Nadere regel subsidie verduurzaming evenementen gemeente Utrecht

Artikel 1 Definities

De nadere regel verstaat onder:

• a.

  Begroting: Schatting vooraf van de inkomsten en uitgaven van het initiatief.

• b.

  Dekkingsplan: een weergave van hoe je het totaalbedrag uit je gemaakte begroting gaat financieren.

• c.

  Duurzaamheid: maatregelen die zijn getroffen om initiatieven op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren. Denk hierbij aan materiaalgebruik, water, energie, mobiliteit en eten en drinken.

• d.

  Evenement: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke bijzondere gebeurtenis, al dan niet met een openbaar dan wel besloten karakter, op of aan de openbare plaats of het openbaar water, met uitzondering van:

  • I.

    betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

  • II.

    markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h van de Gemeentewet;

  • III.

    Een buurt- en/of straatfeest.

• e.

  Evenementenbranche: groep bedrijven en/of instellingen die werkzaam zijn in de organisatie van of toelevering voor evenementen.

Artikel 2 Doel

Deze nadere regel heeft als doel ondernemers die werkzaam zijn in de evenementenbranche (cultuur en sport) te ondersteunen bij maatregelen die leiden tot structureel duurzamere evenementen en zo bij te dragen aan het in stand houden van een divers evenementenlandschap in Utrecht. In de evenementenbranche is er als gevolg van snel stijgende kosten voor energie, materiaal en personeel weinig financiële ruimte om in duurzaamheid te investeren. Er zijn tal van aspecten waarmee de branche een slag kan en wil slaan. Denk hierbij aan materiaalgebruik, verminderen van afval en/of stimuleren van hergebruik van afval, water, energie, mobiliteit, eten en drinken. Aan de regeling is een (niet uitputtend) overzicht gekoppeld van maatregelen die voor de subsidie in aanmerking komen. Ook het bekostigen van het inwinnen van gespecialiseerd advies of de aankoop van duurzame materialen komt voor subsidie in aanmerking.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

1. de aanvrager is een rechtspersoon of een natuurlijk persoon met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

2. De aanvrager van de subsidie dient dezelfde te zijn als de aanvrager van de evenementenvergunning.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidistaat.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Voor de subsidieaanvraag gelden de volgende eisen:

• 1.

  De aanvraag wordt vooraf door middel van het online ingevulde aanvraagformulier ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidie.

• 2.

  De aanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.

• 3.

  Het aanvraagformulier gaat vergezeld met de volgende documenten:

  • a.

    Informatie over het evenement met in ieder geval:

    • I.

      Naam evenement;

    • II.

      Korte omschrijving van het evenement;

    • III.

      Wanneer het evenement plaats vindt;

    • IV.

      Waar het evenement plaats vindt;

    • V.

      Hoeveel mensen bereikt worden met het evenement;

    • VI.

      Overzicht van de duurzaamheidsmaatregelen, inclusief onderbouwing, die worden getroffen en/ of welke gespecialiseerde adviezen ter verduurzaming worden bekostigd;

  • b.

    Een begroting en dekkingsplan (inclusief offertes) van de maatregelen onder letter a., sub VI.;

  • c.

    Een recent uittreksel uit het Handelsregister (niet ouder dan 3 maanden).

• 4.

  Aanvragers die voor het eerst subsidie aanvragen of waarvan gegevens zijn gewijzigd of die voor 2020 voor het laatst een subsidieaanvraag hebben ingediend sturen ook mee:

  • a.

    Een kopie bankafschrift of foto bankpas waarop duidelijk het IBAN en de naam van de aanvragende organisatie staan vermeld;

  • b.

    Indien van toepassing: de statuten.

Artikel 7 Indieningstermijn subsidieaanvraag

De aanvragen kunnen tussen 3 april en 1 december 2024 worden ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidie.

Artikel 9 Beoordeling subsidieaanvraag

De aanvragen die tijdig en volledig zijn ontvangen worden in behandeling genomen op volgorde van binnenkomst.

Artikel 10 Besluitvorming

Bij de besluitvorming geldt de volgende procedure:

• 1.

  Tijdig en volledig ontvangen aanvragen worden op volgorde van binnenkomst in behandeling genomen. Burgemeester en wethouders beslissen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen dertien weken na ontvangst van de volledig aanvraag over de aanvraag.

• 2.

  Wanneer aanvragen voldoen aan de eisen uit deze nadere regel wordt de subsidie verleend en direct vastgesteld. Dit wil zeggen, dat er geen verantwoording achteraf plaatsvindt. Wel kan de gemeente achteraf steekproefsgewijs een financiële en inhoudelijke controle uitvoeren op alle relevante bewijsstukken. In de verleningsbeschikking wordt voor het houden van de steekproef een uiterste termijn aangegeven. Dit in verband met het bewaren van de relevante bewijsstukken.

Artikel 11 Voorwaarden aan subsidieverlening

De organisator zorgt zelf voor de vergunningen die nodig zijn voor het uitvoeren van het evenement.

Artikel 12 Verplichtingen aan de subsidieverlening

De aanvrager maakt een overzicht van alle werkelijke inkomsten en alle werkelijke uitgaven. Alle facturen en bonnen van de uitgaven moeten worden bewaard. Deze worden gecontroleerd indien de aanvrager in de steekproef valt.

Artikel 13 Evaluatie

Deze Nadere Regel wordt geëvalueerd bij de Programmaverantwoording 2024

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking op 3 april 2023. De regeling vervalt per 1 december 2024.

Artikel 15 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als Nadere regel subsidie verduurzaming evenementen gemeente Utrecht.