Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2022

Ondertekening

Protocol geheimhouding Westland 2024

Dit protocol is een bijlage van het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Westland. Hierin zijn procedures rondom geheimhouding opgenomen. Dit protocol is tot stand gekomen op basis van onderzoek van de rekenkamer en best practices uit andere gemeenten. In de nieuwe geheimhoudingsregeling (per 1 april 2023)[1] wordt het opleggen van geheimhouding en het verstrekken van de geheime informatie nadrukkelijker van elkaar losgekoppeld. Ook is er onderscheid gemaakt in mondelinge en schriftelijke geheime informatie.

1. Achtergrond en hoofdlijnen

“De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden[2], tenzij…”

De gemeente Westland wenst op een heldere en eenduidige wijze om te gaan met besloten vergaderingen en geheimhouding van (delen van) stukken. Daarom is het belangrijkste uitgangspunt van dit protocol het beginsel ‘openbaar, tenzij…’. Vergaderingen en stukken zijn openbaar tenzij er op basis van uitzonderingsgronden[3] gedefinieerd in de Wet open overheid (Woo) geheimhouding wordt opgelegd.

Doelen van dit protocol zijn:

• -

  Duidelijkheid verschaffen over hoe de gemeente Westland omgaat met geheimhouding;

• -

  De werkwijze rondom geheimhouding vastleggen zodat het voor alle gremia helder is welke rol en verantwoordelijkheid zij hebben, waardoor het risico op procedurefouten en op het niet voldoen aan wet- en regelgeving wordt geminimaliseerd.

1.1. Motivatie geheimhouding

Het opleggen van geheimhouding op (delen van) stukken en (delen van) vergaderingen dient zorgvuldig, begrijpelijk en specifiek per stuk gemotiveerd te worden op basis van een grond uit artikel 5.1 van de Woo. In de motivatie wordt verwezen naar het betreffende artikel en er wordt ook expliciet gemaakt waarom het artikel van toepassing is.

Het is de taak van de bestuursadviseurs en de griffie om te verifiëren of voldaan is aan het criterium van zorgvuldige, begrijpelijke en specifieke motivatie. Als dit naar de mening van de griffier of de relevante griffiemedewerker niet het geval is, wordt overleg gevoerd met degene die geheimhouding wenst op te leggen danwel de motivatie heeft opgesteld.

Ook voor inwoners moet het duidelijk zijn waarom de raad of een raadscommissie in beslotenheid vergadert, of waarom er geheimhouding is opgelegd op een stuk. De bestuursadviseurs en de griffie zorgen er daarom voor dat bij geheime stukken of een besloten raads(commissie)vergadering een begrijpelijke motivatie op een openbaar en voor de inwoner duidelijk gedeelte op de gemeentelijke website komt te staan. Op deze wijze kunnen inwoners kennisnemen van de afwegingen achter het opleggen van geheimhouding of het vergaderen achter gesloten deuren.

1.2. Termijn geheimhouding

Bij de besluitvorming en de motivatie van geheimhouding dient de termijn van geheimhouding te worden gespecificeerd en gemotiveerd. De termijn van geheimhouding wordt omschreven door middel van een specifieke processtap waarna de geheimhouding eindigt, door een einddatum te geven of op een andere relevante manier. Op deze wijze wordt ook voor geheime stukken het adagium ‘openbaar, tenzij…’ nageleefd. Alleen in gemotiveerde uitzonderingsgevallen wordt geen termijn van geheimhouding bepaald.

1.3. ‘Geheim en vertrouwelijk’

De Gemeentewet hanteert het begrip ‘geheim’ en niet het begrip ‘vertrouwelijk’. Uit jurisprudentie blijkt dat ‘vertrouwelijkheid’ en ‘geheimhouding’ (in juridische zin) hetzelfde zijn[4]. Desalniettemin kan bij het gebruik van de termen ‘vertrouwelijk’ en ‘niet openbaar’ onduidelijkheid ontstaan over de juridische gevolgen. Daarom dienen alleen de termen ‘geheim’ of ‘openbaar’ te worden gehanteerd.

1.4. Bewaking uitvoering geheimhoudingsprotocol

De gemeenteraad en het college zijn verantwoordelijk voor het proces van opleggen, opheffen van geheimhouding op stukken en beraadslaging en het houden van besloten vergaderingen. De griffie is namens de raad aangewezen voor de bewaking van de kwaliteit van het proces rondom geheimhouding en de bestuursadviseurs doen dit voor het college. De griffie en de bestuursadviseurs stemmen minimaal twee keer per jaar af over het proces rondom geheimhouding en over het register van geheime stukken. De griffie zal initiatief nemen voor het maken van het periodieke overleg.

1.5. Sanctie bij schending van de geheimhouding

Omdat voor het opleggen van geheimhouding op bepaalde informatie in het algemeen een goede reden bestaat, is het van belang dat iedereen zich aan de opgelegde geheimhoudingsplicht houdt. Toch zou het kunnen gebeuren dat een individueel lid van een orgaan waaraan geheime informatie is verstrekt, deze informatie met anderen deelt of openbaar maakt. Voor deze situatie biedt de wet de mogelijkheid om een sanctie op te leggen wegens schending van de geheimhoudingsplicht. Dit is geregeld in artikel 89, vijfde lid, van de Gemeentewet. De raad kan in geval van schending van de geheimhoudingsplicht door een lid van dit orgaan of van een door dit orgaan ingestelde commissie, besluiten om het betreffende lid voor maximaal drie maanden uit te sluiten van toegang tot stukken waarop geheimhouding rust. Dit besluit staat volledig los van eventuele strafbaarheid op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

2. Vergaderorde besloten vergaderingen

In dit hoofdstuk wordt de vergaderorde van besloten vergaderingen weergegeven. Dit betreft zowel raadsvergaderingen als commissievergaderingen[5]. Deze vergaderorde is een aanvulling op het vastgelegde in diverse verordeningen en gedragscodes[6].

2.1. Voorbereiding

Het orgaan met een voornemen om een onderwerp op de agenda te plaatsen van de raad/raadscommissie waar (gedeeltelijk) geheimhouding op wordt gelegd, stemt dit vroegtijdig af via het bestuurlijk vooroverleg (BVO), zodat in de agendacommissie duidelijke procesafspraken gemaakt kunnen worden.

2.2. Verzending agenda

De oproep voor een besloten raadsvergadering of raadscommissie wordt door de betreffende voorzitter verzonden aan de leden van de raad of commissie. De agendacommissie met het BVO van een raadscommissie stelt de agenda op voor een besloten vergadering. De agenda wordt tegelijk met de oproep verzonden aan de leden van de vergadering. De agenda met de agendapunten dient openbaar gemaakt te worden. In de omschrijving dient de motivering voor de beslotenheid aangegeven te worden.

2.3. Vergadering openen

Alle vergaderingen van de raad en raadscommissie worden in openbaarheid geopend. Dit gebeurt door middel van het plaatsen van het agendapunt “Voortzetting van de vergadering in beslotenheid” op de openbare raads- of commissieagenda. In de raadsvergadering of de raadscommissie worden de deuren gesloten als ten minste een vijfde van de aanwezige leden die de presentielijst hebben getekend daarom verzoekt, of indien de voorzitter het nodig acht. De voorzitter verzoekt de aanwezige ambtenaren, pers en publiek de raadzaal te verlaten. In beslotenheid kan diegene die een verzoek tot beslotenheid heeft gedaan dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of commissie of er in beslotenheid wordt vergaderd. Indien de raad of de commissie instemt dan opent de voorzitter de besloten vergadering. Zo niet, dan worden de deuren weer geopend en vergadert de raad of de raadscommissie in openbaarheid.

2.4. Aanwezigen

In een besloten raads- of commissievergadering zijn aanwezig de voorzitter, (commissie)raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Indien de voorzitter het nodig acht kunnen ook aanwezig zijn: de notulist, de bodedienst, een medewerker ten behoeve van beeld- en geluidvoorziening en eventuele door de voorzitter aan te wijzen ambtenaren (ambtenaren die bij het onderwerp betrokken zijn of adviseurs). De voorzitter verzoekt verder aanwezige ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten.

2.5. Geheimhouding op beraadslaging

Als er in beslotenheid is vergaderd, zijn gezien hoofdstuk Va van de Gemeentewet de beraadslagingen van rechtswege geheim. Hier is geen expliciet besluit voor nodig. De raad of raadscommissie kan op wat er in een besloten vergadering is besproken (de zogenoemde mondelinge beraadslaging) de geheimhouding ook opheffen.

Op het moment dat tijdens een besloten vergadering geheime informatie mondeling gedeeld wordt met de aanwezigen, dan is het, in tegenstelling tot schriftelijke geheime informatie, niet noodzakelijk om deze mondelinge geheime informatie te delen met de gehele raad. Verder kunnen zich uiteraard nog steeds situaties voordoen waarin bijvoorbeeld de burgemeester of de commissaris van de Koning geheime informatie wil bespreken met enkele leden van de raad. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan alle fractievoorzitters. Dit blijft ook na de wetswijziging mogelijk

2.6. Verslaglegging vergadering

Van de besloten raads- of commissievergadering wordt een notulen/verslag/besluitenlijst opgesteld. De verslaglegging van een besloten raads- of commissievergadering wordt in een volgende (deels) besloten vergadering vastgesteld. De verslaglegging wordt in een geheim gedeelte op iBabs geplaatst.

3. Geheimhouding (passages van) stukken

In dit hoofdstuk worden de afspraken over geheime stukken weergegeven.

3.1. Geheime stukken ter kennisgeving

Geheime (delen van) stukken die alleen ter kennisname aan de raad of commissie worden aangeboden, worden in een besloten gedeelte op iBabs geplaatst en beschikbaar gemaakt voor raads- en commissieleden.

3.2. Voorbereiding indienen (passages van) geheime stukken

Het orgaan met een voornemen om stukken onder geheimhouding aan te bieden aan een raadscommissie of de raad stemt dit vroegtijdig via BVO af met andere organen. In deze afstemming wordt besproken:

• 1.

  Dat de stukken met geheimhouding voor de eerstvolgende vergadering worden aangeboden en welke aanlevertermijn daarbij in acht moet worden genomen om de raads- en commissieleden voldoende voorbereidingstijd te geven;

• 2.

  Op welk moment en op welke manier de stukken bij de griffie worden aangeleverd voor verdere verspreiding naar raads- of commissieleden;

• 3.

  Wat de motivatie is voor de geheimhouding (zie ook artikel 1.3);

• 4.

  Tot welk moment de geheimhouding in stand dient te blijven (zie ook artikel 1.4).

3.3. Verspreiding van geheime stukken

De stukken, of passages van stukken, waarop geheimhouding is gelegd, en die ter besluit- of meningsvorming aan de raad of commissie worden voorgelegd, worden door de griffie in een besloten gedeelte op het raadsinformatiesysteem (iBabs) geplaatst. Deze stukken worden voor raads- en commissievergaderingen toegankelijk gemaakt voor raads- en steunraadsleden, de voorzitters, de griffie en ambtenaren werkzaam bij bureau gemeentesecretaris (BGS).

De raad besluit in uitzonderlijke situaties dat bepaalde geheime stukken tijdens kantooruren ter inzage liggen bij de griffie in plaats van publicatie op iBabs. In dit geval wordt door de griffie een register bijgehouden van personen die inzage hebben in de stukken. Er is een griffiemedewerker aanwezig tijdens de inzage. Er mogen tijdens de inzage geen kopieën of foto’s worden gemaakt van de stukken.

3.4. Aanduiding op geheime stukken

De stukken, of passages van stukken, waarop geheimhouding is gelegd, worden op elke geheime pagina voorzien van het watermerk of stempel ‘geheim’.

3.5. Opleggen van geheimhouding op stukken en ter oordeels- of besluitvorming

Geheimhouding op (delen van) een stuk kan worden opgelegd door de raad, een raadscommissie, het college en de burgemeester. Op het moment dat schriftelijke geheime stukken van het college en de burgemeester aan één of enkele raadsleden wordt verstrekt, dan moet de betreffende geheime informatie ook aan alle andere raadsleden worden verstrekt. Dit geldt ook voor geheime documenten die met een commissie worden gedeeld. Deze moeten ook met de gehele raad worden gedeeld. Verder bestaat de mogelijkheid dat er documenten in een besloten vergadering op tafel komen, waarvan na behandeling besloten dient te worden deze stukken geheim te houden. De commissie dient te besluiten geheimhouding op de stukken te leggen. Dit gebeurt op voorstel van de commissievoorzitter.

In beginsel is het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd als enige bevoegd om die geheime informatie met anderen te delen. Voor aan de raad verstrekte informatie geldt een uitzondering. Alleen de raad mag deze geheime informatie na verstrekking aan hem nog met anderen delen. Echter heeft de raad afgesproken dat het college de kring mag uitbreiden/informatie mag delen als dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is. Het college maakt hiervan wel melding richting de raad.

3.6. Opheffen van geheimhouding op een stuk ter besluitvorming aan raad

In beginsel zijn de raad, het college, de burgemeester en commissies bevoegd de geheimhouding op te heffen ten aanzien van informatie waarop zijzelf geheimhouding hebben gelegd. Hierop zijn twee uitzonderingen:

• 1.

  Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd mag de geheimhouding ook door het orgaan dat die commissie heeft ingesteld worden opgeheven;

• 2.

  Als geheime informatie aan de raad is verstrekt, is de raad exclusief bevoegd de geheimhouding op te heffen.

De agendacommissie agendeert ter besluitvorming de opheffing van de geheimhouding in een openbare raadsvergadering. De agendacommissie doet dat niet, alvorens het orgaan dat de geheimhouding had opgelegd daarover is gehoord. Indien de opheffing van de geheimhouding ter vergadering tot opmerkingen leidt, dan wordt daar in beslotenheid over vergaderd.

3.7. Register van geheime stukken

De griffie houdt een register met geheime stukken bij. Dit register wordt tussentijds gemonitord en geactualiseerd.

Waar nodig wordt een opheffingsbesluit voorgesteld aan het betreffende orgaan. Gezien het adagium “openbaar, tenzij…”, is het doel om geheime stukken niet langer dan noodzakelijk geheim te houden. In het reguliere overleg tussen de griffie en de bestuursadviseurs is het register met geheime stukken een vast agendapunt.

3.8 Woo-verzoeken

Als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld, is de raad als enige bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Om deze reden dient de raad een besluit te nemen over het opheffen van de geheimhouding over het document waarnaar in het Woo-verzoek wordt gevraagd. Voordat er een besluit wordt genomen, is er overleg geweest met het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

Indien de raad of commissie zelf geheimhouding heeft opgelegd op bepaalde informatie en hierover komt een Woo-verzoek binnen, dan wordt het verzoek doorgestuurd aan het orgaan dat bevoegd is de geheimhouding op te heffen. De commissie of het orgaan dat de commissie heeft ingesteld dient te beoordelen of geheimhouding nog nodig is. Zo ja, dan blijft er geheimhouding op de informatie rusten en moet het college het Woo-verzoek afwijzen.

Zo nee, dan heft de commissie of het andere bevoegde orgaan de geheimhouding op.

Toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De raad kiest dan zelf een plaatsvervangend voorzitter. Het langstzittende raadslid neemt het voorzitterschap over indien zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter afwezig zijn.

De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

De werkgeversfunctie van de griffier is overgedragen aan het seniorenconvent. Artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad bestuurscommissies kan instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door de raad zijn overgedragen. In het kader van deze begripsbepaling wordt met het overdragen van de werkgeversfunctie gedoeld op mandatering.

Artikel 2. De agendacommissie

Er is een agendacommissie zoals alhier aangegeven. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de agendacommissie. De burgemeester zal als voorzitter van de raad als toegevoegd adviseur van de agendacommissie fungeren. Hiermee wordt beoogd dat de adviseur-burgemeester ook voor de agendacommssie een belangrijke schakel en verbinder kan zijn in het bestuurlijke samenspel tussen raad en college.

De agendacommissie heeft geen rol bij vraagstukken van politieke aard. De agendacommissie richt zich puur op de agenda’s en op procedures en formaliteiten ten aanzien van agenda’s. Het staat de agendacommissie overigens in het algemeen vrij om in de richting van de raad uitspraken en aanbevelingen te doen over de gang van zaken rond vergaderingen alsook omtrent de informatievoorziening en de werkwijze van de raad en de door de raad ingestelde raadscommissies.

Artikel 3. De werkgeverscommissie

Dit arikel is vervallen; namens de raad zal het seniorenconvent als werkgever van de griffier functioneren.

Artikel 4. Seniorenconvent

Dit overleg bespreekt vertrouwelijk aangelegenheden onder voorzitterschap van de burgemeester.

Het overleg regelt zelf zijn werkwijze. Spoedeisende kwesties, bijvoorbeeld tijdens een schorsing in de raadsvergadering, kunnen onderwerp voor het seniorenconvent zijn. Er is geen oproeptermijn.

Artikel 5. De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 van de Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

De in het vierde lid opgenomen bepaling over gevraagd en ongevraagd advies geven aan de agendacommissie is een verruimende maatregel binnen de wettelijke taken van de griffier, zoals neergelegd in Hoofdstuk VII paragraaf 3 van de Gemeentewet.

Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

Vooraf

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet).

Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Eerste en tweede lid

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Derde lid

Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen.

Dit lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang om dat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.

Vierde en vijfde lid

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

Zesde lid

De procedure wordt van overeenkomstige toepassing verklaard voor steunraadsleden. Zij worden weliswaar op voordracht van de fracties benoemd, maar ook voor hen gelden de voorwaarden die gelden voor raadsleden alvorens zij door de raad worden beëdigd.

Artikel 7. Benoeming wethouders

Dit artikel geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd, de incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden.

Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode politieke ambtsdragers speelt hierbij een rol. Daarnaast kan een verklaring omtrent het gedrag (VOG) worden gevraagd. De raad kan aangeven dat zij deze procedure wil volgen bij de benoeming van wethouders. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Het is mogelijk om deze VOG via een spoedprocedure uit te laten voeren.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet). In het geval de coalitie in de raad een meerderheid heeft van één stem kan het verstandig zijn eerst als raadslid ontslag te nemen en een nieuw raadslid te benoemen. Het vooraf ontslag nemen als raadslid is een risico. Het kan immers gebeuren dat deze persoon of niet tot wethouder wordt benoemd of dat de geloofsbrieven niet worden goedgekeurd..

Artikel 8. Fracties

Eerste en tweede lid

De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie.

Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

• -

  kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet;

• -

  personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;

• -

  als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het seniorenconvent, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door steunraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Vijfde lid

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde. Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt.

Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda

In artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Op grond van artikel 17, tweede lid Gemeentewet vergadert de raad ook indien de burgemeester dat nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad daarom schriftelijk met opgave van redenen verzoekt. Het spreekt voor zich dat in die situatie men niet aan de genoemde termijnen gehouden kan worden.

Artikel 10. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 9. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Bewaakt moet worden dat door tijdgebrek agendapunten worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. De agendacommissie bepaalt tevoren dat de agenda korter moet danwel dat er op twee avonden vergaderd moet worden.

Het tweede lid ziet op stukken waarop op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. Zij blijven onder de berusting van de griffier die raadsleden op verzoek inzage verleent. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding gewaarborgd blijft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Het derde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via de agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing.

Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep (digitaal) ter inzage aangeboden.De stukken zullen doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wob.

Onder de stukken als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.).

Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding gewaarborgd blijft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst.

Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 13. Vergaderfrequentie

Uitgangspunt is en blijft dat de raad zijn vergadering in één zitting kan afronden. Uitzonderingen zijn mogelijk. De eerste inschatting van de tijdsduur kan worden genomen in de agendacommissie. Bij aandachtvragende onderwerpen kan tevoren een inschatting worden gemaakt van b.v. meer insprekers dan gebruikelijk. Ook het aantal agendapunten kan dan aanleiding geven tevoren al aan te geven de vergadering eerder te starten of op de avond erna voort te zetten.

Artikel 14. Presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Met name indien de besluitvorming zonder hoofdelijke stemming plaats heeft, is het van belang dat vaststaat welke leden aan de besluitvorming hebben deelgenomen. Door een strikte toepassing van het tweede lid kunnen problemen worden voorkomen. Blijkt bij stemming een raadslid dat wel de presentielijst heeft getekend en zich niet bij de griffier heeft afgemeld, niet in de raadzaal aanwezig, dan meldt de voorzitter dat op de terugkeer van dat lid wordt gewacht alvorens met de stemming te beginnen.

Artikel 15. Openbare vergadering, opening en sluiting

De voorzitter kan na de opening mededelingen doen. In het geval een lid van de raad een mededeling heeft, verzoekt hij de voorzitter voor de aanvang van de raadsvergadering namens hem die mededeling te doen. De mededelingen zijn kort en zakelijk.

Artikel 16. Secretaris

Dit betreft de mogelijkheid de secretaris via een doorlopende uitnodiging aanwezig te laten zijn bij iedere vergadering.

Artikel 17. Aantal spreektermijnen

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 28).

Artikel 18. Spreektijd

Het mag tot de taak van de agendacommissie gerekend worden om de raad te adviseren of er een spreektijdenregeling is, te bepalen welke ‘op zich zelf staande’ moties - die tijdig voor de agendacommissievergadering moeten zijn ingediend - in de raadscommissies geagendeerd zullen worden, welke agendapunten worden vastgesteld en of er bij belangwekkende onderwerpen een noodzaak is voor een tweede vergaderdag. Belangwekkende of zwaarwegende onderwerpen zien op onderwerpen die de gemoederen in de gemeente bezig houden.

Hierbij valt te denken aan onderwerpen als de bouw van een nieuw gemeentehuis, de opname van asielzoekers e.d. Of er sprake is van zwaarwegende gevallen is ter beoordeling van de voorzitter van de raad. Het verstrijken van de spreektijd van het college mag niet leiden tot onbeantwoorde vragen van raadsleden. Vragen van raadsleden dienen altijd beantwoord te worden, de voorzitter van de raad dient dit te bewaken en kan zo nodig tijd toevoegen.

De spreektijdenregeling is niet van toepassing op de raad voor de voortgangsrapportage CWP en de begrotingsraad. Daarvoor geldt immers een specifieke regeling met ruimere spreektijden en een langere vergaderduur.

Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

De raad kan op grond van artikel 5 bepalen dat de griffier, deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede, lid van de Gemeentewet.

Artikel 20. Spreekrecht burgers

Het is een democratisch recht aan burgers spreekrecht te verlenen. Dit spreekrecht is verbonden aan een punt dat op de raadsagenda is geplaatst. De raad neemt hetgeen is ingebracht mee in zijn beraadslagingen. Mocht blijken dat insprekers over eenzelfde onderwerp willen spreken, zal bij de aanmelding door de griffie erop worden gewezen dat men zijn bijdrage kan bundelen. De voorzitter zal bij het inspreken daar ook aandacht aan geven en voorstellen tot samenvoeging doen.

Het aantal insprekers is in tijd genomen niet onbeperkt. Zijn het er naar het oordeel van de voorzitter te veel dan bepaalt hij of de vergaderduur met een half uur wordt verlengd.

Zijn er geen insprekers dan blijft de tijd staan bij de in artikel 18, vierde lid bepaalde tijd onder het kopje ‘overig’. De aan sprekers toebedeelde tijd van vier minuten is gelijk aan de tekst van één A4 waarmee de inspreker zijn punt voldoende kan maken.

Artikel 21. Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 39).

Artikel 22. Storen in rede/afwijken van onderwerp

Zie artikel 22.

Artikel 23. Belediging en ordeverstoring

Zie artikel 23.

Artikel 24. Schorsing van de vergadering

Dit artikel en de twee voorgaande artikelen zijn een uitwerking van het bepaalde in artikel 26 Gemeentewet, waarin de voorzitter wordt opgedragen te zorgen voor de handhaving van de orde en de eigenstandige bevoegdheid is toegekend zowel toehoorders als een lid van de raad bij ordeverstoring het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De burgemeester kan de raad voorstellen betrokkene te laten verwijderen. Zonder beraadslaging wordt dit voorstel aanvaard of afgewezen. Bij aanvaarding daarvan verlaat het lid onmiddellijk de vergadering. Bij herhaling van dit gedrag kunnen toehoorders en kan het lid voor maximaal drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Paragraaf 3. Stemmingen

Artikel 25. Stemverklaring

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.

Artikel 26. Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid, van de Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.

De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen.

Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

In gemeenten kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het raadslid gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk op grond van de Gemeentewet.

In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.

Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties

Er is geen verschil in procedure tussen een amendement en een motie. Zowel een amendement als een motie komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Te beginnen met een amendement en eventueel gevolgd door een motie.

Artikel 29. Stemming over personen

Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.

Indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt" (artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.

Dit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen (die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een andere naam dan hun eigen naam invullen.

De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

• -

  een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;

• -

  een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht.

Tenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.

Artikel 30. Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet). Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben.

De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen.

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt. Dit wordt weergeven in het zesde lid.

Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een geluidsopname van de raadsvergadering, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen -voorzien van tijdscodes- en een besluitenlijst.

Artikel 31. Ingekomen stukken

Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie, doorsturen naar het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren.

Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Wil een raadslid een ingekomen stuk in een commissie inhoudelijk behandelen, dan verzoekt hij daarom met een duidelijke opgave van redenen. Zowel de overige raadsleden als het college moeten zich op basis van de concrete motivering terdege op de behandeling kunnen voorbereiden. Wat betreft de agendering en behandeling van de antwoorden van het college op inwonersbrieven aan de raad (en het college) is aan het slot van dit artikel bepaald dat er per raadscommissie een overzicht op de agenda zal zijn met die antwoorden. Voordeel hiervan is dat fracties en college dan weten dat hier vragen over kunnen worden gesteld en dat inwoners op dit punt bij de commissie kunnen komen inspreken. Door deze gang van zaken in het onderhavige reglement op te nemen wordt geregeld dat de raad met deze afdoening door de door de raad ingestelde raadscommissies akkoord wenst te gaan.

De lijst van ingekomen stukken wordt minimaal wekelijks aangevuld en in het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Maandelijks worden raadsleden geattendeerd op de lijst van ingekomen stukken en de mogelijkheid tot het aanpassen van de voorgestelde procedurele wijze van afdoening.

Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen

Artikel 32. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 33. Verslag besloten vergadering

In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier. Evenals bij de artikelen 10, tweede lid en 11 geldt bij dit artikel dat ook digitale inzage kan worden verschaft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Artikel 34. Opheffing geheimhouding

In de in het artikel aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen.

Paragraaf 6. Toehoorders en pers

Artikel 35. Toehoorders en pers

De hier aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Artikel 36. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts van af een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 37. Amendementen en subamendementen

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorgesteld besluit van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn.

Artikel 38. Moties

In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Dit kan bij ieder agendapunt waarin een besluit wordt genomen of beantwoording plaatsvindt van een vraag.

Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 39 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Wel kan de agendacommissie bij de opstelling van de agenda de dan al ingediende zelfstandige motie beoordelen aan de hand van bij voorbeeld actualiteit en spoedeisendheid.

In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.

Artikel 39. Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven.

Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

De Gemeentewet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (art. 147a, eerste lid). De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen. Wel kan de raad voorzien in een zekere inhoudelijke toets. Daarbij kan worden gedacht aan het beantwoorden van de vraag of het voorstel wel de uitoefening van een raadsbevoegdheid betreft (en niet een collegebevoegdheid).

Het tweede lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst, maar de voorzitter plaatst het voorstel echter niet meer op de agenda, nadat de oproep verzonden is.

Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond van artikel 10, derde lid van dit Reglement het initiatiefvoorstel toch aan de agenda toe te voegen. Het is aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld nu het op de agenda staat.

Artikel 40. Collegevoorstel

Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven.

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden.

De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissie overlaten.

Artikel 41. Interpellatie

Dit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid. In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek. Door de toevoeging in het tweede lid wordt hiervoor gezorgd. De toelichting bij het artikel over het initiatiefvoorstel over de stuurgroep Leemhuis en de (verplichte) aanwezigheid van collegeleden is ook op dit artikel van toepassing.

Artikel 42. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is.

Verzoeken ex artikel 42 worden door tussenkomst van de griffier bij de voorzitter ingediend. Het moet gericht zijn aan de voorzitter van de raad.

De leden van de raad hebben een aantal mogelijkheden om het college en de burgemeester te vragen verantwoording af te leggen omtrent het gevoerde bestuur. Voor het vragenrecht geldt, dat het daarbij vooral om vragen met een informatieve strekking gaat.

Over de verantwoordingsplicht bepaalt de Gemeentewet in artikel 169, lid 1 dat de leden van het college tezamen en ieder afzonderlijk aan de raad verantwoording verschuldigd zijn voor het door het college gevoerde bestuur. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (Gemeentewet artikel 169, lid 2).

Ook geven zij de raad mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen waarvan het verstrekken niet in strijd is met het openbaar belang (artikel 169, lid 3). Een soortgelijke bepaling komt in artikel 180, lid 3 voor de burgemeester voor.

Ten aanzien van de uitoefening van specifieke collegebevoegdheden is in artikel 169, lid 4 Gemeentewet bepaald dat het college de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van die bevoegdheden geeft indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit voordat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

Een medewerker van de griffie zal datum en tijdstip van indiening van de vragen registreren. In de praktijk vindt de verspreiding van de vragen door tussenkomst van de griffier plaats. Bij hem worden de vragen, gericht aan de voorzitter, ingediend. Het college is verantwoordelijk voor beantwoording van vragen en met inachtneming van de termijn voor de beantwoording.

Artikel 43. Inlichtingen

Dit arikel is vervallen.

Artikel 44. Vragenhalfuur

Het Vragenhalfuur voor de raad (als nadere uitwerking van het vragenrecht van de raad op grond van artikel 155, lid 1 van de Gemeentewet) vindt direct na de opening van de raadsvergadering en voor de vaststelling van de agenda plaats. Het Vragenhalfuur heeft geen betrekking op voorstellen en onderwerpen die elders worden behandeld op de raadsagenda. De onderwerpen tijdens een Vragenhalfuur hebben betrekking op dringende, actuele kwesties die niet kunnen wachten tot een volgende commissie- of raadsvergadering, zulks ter beoordeling van de voorzitter van de raad. De vragen zijn kort en kernachtig.