Inkoop- en aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Flevoland

De Veiligheidsregio Flevoland streeft naar een professionele inkooporganisatie. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van het volgen van (Europese) wetten en regels, maar ook van richting geven door middel van aanvullend beleid.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is leidend voor alle inkoopaangelegenheden waarbij de Veiligheidsregio Flevoland als inkopende / aanbestedende dienst optreedt. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een herziening op de eerste versie van het beleid, gebaseerd op het VNG Model inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Met de invoering van de Gewijzigde Aanbestedingswet in juli 2016 is een nieuw regime van kracht geworden op de aanbestedingsnormen dat vraagt om bijhouden en vergroten van kennis en inzicht op het terrein van aanbestedingswetgeving. Dit om bij investeringen en exploitatievragen de juiste beslissingen te kunnen nemen over de te verkiezen inkoopmethode.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt evenals de inkoopprocessen ten minste eenmaal per 4 jaar op basis van een evaluatie herzien en/of opnieuw vastgesteld. Het MT van de Veiligheidsregio Flevoland is verantwoordelijk voor en ondersteunt de uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. De afdeling Bedrijfsvoering van Brandweer Flevoland is verantwoordelijk voor het evalueren en actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces verder inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen en beleidsuitgangspunten te schetsen waarbinnen inkoop in de Veiligheidsregio Flevoland plaatsvindt. De veiligheidsregio leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Daarnaast gaat de Veiligheidsregio Flevoland bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• •

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat de veiligheidsregio om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

• •

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de veiligheidsregio om met het milieu en de maatschappij in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

• •

  Economische uitgangspunten: hoe gaat de veiligheidsregio om met de markt en andere veiligheidsregio’s? (zie verder hoofdstuk 5)

• Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de veiligheidsregio in? (zie verder hoofdstuk 6)

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De Veiligheidsregio Flevoland wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Rechtmatig inkopen

De Veiligheidsregio Flevoland leeft de bestaande wet- en regelgeving na en voldoet aan de beleidsuitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Door in te kopen conform wet- en regelgeving worden bepaalde risico’s tot een minimum beperkt. Bijvoorbeeld het risico om met juridische procedures geconfronteerd te worden door op een verkeerde manier aan te besteden of door het niet duidelijk vastleggen van de wederzijdse verwachtingen, waardoor geschillen rondom contractuele verplichtingen kunnen ontstaan.

Doelmatig inkopen

De veiligheidsregio koopt effectief en efficiënt in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel.

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten koopt de veiligheidsregio in tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Efficiënt inkopen betekent ook dat de inkoopprocessen en het inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig worden geëvalueerd, en waar mogelijk verbeterd.

Daarnaast heeft dit inkoop- en aanbestedingsbeleid als doelstelling om een continue bijdrage te leveren aan het algehele prestatieniveau van de Veiligheidsregio Flevoland.

Betrouwbaar inkopen

De veiligheidsregio wil een betrouwbare en zakelijke inkooppartner zijn en streeft hierbij de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht na, zoals:

• •

  gelijkheid (gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is). Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  non-discriminatie (geen discriminatie op grond van nationaliteit)

• •

  transparantie (de gevolgde procedure dient navolgbaar en dus controleerbaar te zijn)

• •

  proportionaliteit (de eisen, voorwaarden en criteria moeten in verhouding staan tot de opdracht)

• •

  wederzijdse erkenning (diensten en goederen van leveranciers uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze voorzien in de behoefte van de Veiligheidsregio Flevoland).

Klachtenregeling voor leveranciers

Het advies ‘Klachtenafhandeling bij aanbesteden uit de nieuwe aanbestedingswetgeving’ biedt leveranciers en aanbestedende diensten een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen. Er wordt gestimuleerd dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet (onnodig) aan de rechter voorleggen. Het is de bedoeling dat beide partijen van de klachtenafhandeling leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingstrajecten benutten.

Veiligheidsregio Flevoland voorziet in de klachtenregeling door in de aanbestedingsdocumenten duidelijk te vermelden waar en hoe de belanghebbende een klacht kan indienen aangaande de aanbesteding of onderdelen daarvan en sluit hierbij aan bij de landelijke procedure van het IFV.

Innovaties

Veiligheidsregio Flevoland heeft diverse mogelijkheden om gebruik te maken van de kennis van leveranciers. Zowel in de voorbereiding als in de uitvoering van opdrachten voor de veiligheidsregio willen we hen stimuleren tot vernieuwing en verbetering van de te leveren goederen en diensten.

Dit kan leiden tot kwaliteitsverbeteringen en/of kostenverlagingen voor de veiligheidsregio. Daarom

wordt de bij de Veiligheidsregio beschikbare kennis getoetst in de markt en worden aanbieders geconsulteerd bij uitvragen in het kader van aanbestedingen. Bij de uitvoering van opdrachten wordt door de veiligheidsregio maximaal geprofiteerd van deze marktkennis van de leveranciers terwijl de veiligheidsregio de regie kan houden.

Veiligheidsregio Flevoland leeft actuele wet- en regelgeving na en koopt in volgens onderstaande juridische uitgangspunten.

Wet- en regelgeving

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  EU – richtlijn voor de klassieke sector 2014 /24 /EU:

• In deze richtlijn geeft het Europees parlement aan hoe de lidstaten moeten omgaan met overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.

• •

  Aanbestedingswet: Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De Gewijzigde aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Voor meer informatie over Europese drempelbedragen zie hoofdstuk 5.

• •

  Burgerlijk Wetboek: Het Burgerlijk Wetboek is het wettelijk kader voor overeenkomsten.

• •

  Wet op de Veiligheidsregio’s: Het wettelijk kader voor alle veiligheidsregio’s.

Interne regelgeving

De interne regels en procedures die voor inkopen gelden zijn:

• •

  Inkoop- en aanbestedingsbeleid

• Het is vanzelfsprekend dat Veiligheidsregio Flevoland verplicht is om het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te volgen. Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid kan in specifieke situaties noodzakelijk zijn. In het geval van calamiteiten en onvoorziene gebeurtenissen die een gevaar kunnen vormen voor de volksgezondheid, veiligheid of openbare orde en die een bepaalde inkoop vereisen, is het toegestaan om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In alle andere gevallen is afwijken slechts mogelijk en toegestaan op basis van een gemotiveerd besluit van het MT van de Veiligheidsregio Flevoland en voor zover de wet- en regelgeving dit toestaat.

• •

  Budgethoudersregeling

• Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vastgestelde budgethoudersregeling.

• •

  Inkoopvoorwaarden

• Bij aankopen van de veiligheidsregio zijn de inkoopvoorwaarden van Veiligheidsregio Flevoland van toepassing. Deze inkoopvoorwaarden garanderen een levering of uitvoering onder de voor de veiligheidsregio meest gunstige economische en juridische voorwaarden. In bepaalde gevallen kan men vooraf met de Opdrachtnemer overeenkomen om één of meerdere bepalingen te laten vervallen of meer specifiek toe te snijden op de desbetreffende situatie.

Veiligheidsregio Flevoland koopt in volgens onderstaande ethische en ideële uitgangspunten. Dit betekent dat naast de beoordeling op prijs en kwaliteit, ook milieu- en sociale aspecten worden meegenomen bij het inkopen van een product of dienst. Bij kleine opdrachten zal er met passende proportionaliteit gehandeld worden.

Duurzaamheidseisen in te kopen werken, leveringen en diensten moeten ook beoordeeld worden op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid (conform de Aanbestedingswet). Bij inkoop- en aanbestedingstrajecten worden duurzaamheidseisen als volgt meegenomen:

• •

  Bij de start van elk inkooptraject worden de mogelijkheden van duurzaamheid verkend.

• •

  In de aanbestedingsdocumenten worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Waar mogelijk gebeurt dit conform de minimale criteria die zijn opgesteld door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (zie http://www.pianoo.nl).

• •

  Duurzaamheid wordt opgenomen in selectie- en gunningcriteria, zodat duurzaamheid in de beoordeling van leveranciers expliciet kan worden meegenomen.

• •

  Duurzaamheidsafspraken worden, waar mogelijk, expliciet opgenomen in contracten.

Integriteitseisen

De veiligheidsregio stelt maatschappelijke eisen aan haar leveranciers:

• •

  Leveranciers moeten zich houden aan de in Nederland geldende normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en veiligheid.

• •

  Leveranciers dienen integer te zijn en zich niet bezig te houden met criminele of illegale activiteiten. Potentiële leveranciers kunnen hierop getoetst worden.

Eerlijke mededingingseisen

De veiligheidsregio bevordert eerlijke mededinging. Alle potentiële leveranciers hebben gelijke kansen om een opdracht gegund te krijgen. Dit zal bijdragen aan een gezonde marktwerking.. De veiligheidsregio streeft er naar om opdrachten voor het leveren van werken, leveringen en diensten voor regionale bedrijven toegankelijk te maken:

• •

  Bij inkopen onder de Europese drempelbedragen is de veiligheidsregio vrij om, gemotiveerd, regionale bedrijven uit te nodigen om mee te dingen voor een opdracht.

• •

  Bij inkopen boven de Europese drempelbedragen (Europese aanbestedingen) kan de veiligheidsregio kiezen voor een bepaalde inkoopstrategie die het voor regionale bedrijven mogelijk maakt om in te schrijven voor het verkrijgen van de opdracht.

De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden.

Veiligheidsregio Flevoland koopt in volgens onderstaande economische uitgangspunten.

Bepalen waarde van opdracht

Inkoop vindt plaats op basis van een objectieve raming van de totale waarde van de opdracht (excl. BTW), met inachtneming van de hiervoor geldende regels.

De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen en om te kunnen bepalen welk inkoopproces van toepassing is. Bij twijfel of een opdracht net onder of boven een drempelbedrag valt kiest Veiligheidsregio Flevoland ervoor de zwaardere procedure te kiezen. Dit beperkt het risico dat bij controle een procedure achteraf gezien niet goed is gevolgd.

In de tabel is aangegeven welk inkoopproces bij welke drempelbedragen moet worden toegepast. De inkoopprocessen worden in hoofdstuk 6 nader toegelicht.

De Europese drempelbedragen gelden tot 31 december 2021 en zijn, evenals de overige genoemde bedragen, exclusief omzetbelasting. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De gewijzigde bedragen zullen automatisch (zonder formele vaststelling) worden verwerkt in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Bij het bepalen van de inkoopprocedure ten aanzien van sociale en specifieke diensten hanteert de veiligheidsregio het principe van drempelbedragen volgens het schema zoals in de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures.

Collectief inkopen

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in principe over alle inkopen ten behoeve van Veiligheidsregio Flevoland.

Veiligheidsregio Flevoland streeft zoveel als mogelijk samenwerking na en doet dat met verschillende partners. Hierbij valt specifiek te denken aan de, Veiligheidsregio’s Gooi & Vechtstreek en Utrecht, de Landelijke Faciliteit Inkoop Brandweer of andere veiligheidsregio’s wanneer praktisch haalbaar. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

Een aantal voordelen van samenwerking op het gebied van inkoop zijn:

• •

  Het delen van kennis, informatie en ervaring.

• •

  Het creëren van schaalvergroting waardoor een gunstige kwaliteit/prijs verhouding voor de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt.

• •

  Standaardisatie en harmonisatie.

Veiligheidsregio Flevoland koopt in volgens onderstaande organisatorische uitgangspunten. Om dit inkoop- en aanbestedingsbeleid te ondersteunen is er voor gekozen om de werkwijze vast te leggen in processen en rollen en verder te ondersteunen door standaarddocumenten.

Inkoopprocessen

Inkopen gebeurt volgens onderstaande inkoopprocessen.

Rollen en verantwoordelijkheden

Inkoop is niet centraal georganiseerd en kan door elke medewerker worden geïnitieerd. Hieronder is per proces beschreven welke rollen hierbij horen.

Standaarddocumenten en dossiervorming

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de inkoopprocessen en de standaarddocumenten zullen zoveel mogelijk via centraal toegankelijke kanalen, zoals het intranet, beschikbaar worden gesteld.

Een aantal standaarddocumenten en -brieven zijn reeds opgesteld om budgethouders te faciliteren tijdens een inkooptraject. Voorbeelden zijn een Programma van Eisen, nota van inlichtingen en een beoordelingsmatrix.

Alle stukken die betrekking hebben op het inkoop- en aanbestedingsproces, zoals offertes, gunningadviezen en opdrachten of overeenkomsten worden, zo mogelijk al tijdens het aanbestedingsproces, maar in ieder geval zo snel mogelijk na de definitieve gunning van de opdracht of overeenkomst, opgeslagen in het (digitale) archief door de budgethouder of de contractmanager die de taken uitvoert zoals afgestemd met de contracteigenaar / budgethouder. Ook bij het verder professionaliseren van contractbeheer blijft de centrale contractbeheerder verantwoordelijk voor eenduidigheid bij het invoeren van de data.

Opdrachten worden altijd schriftelijk verleend. In alle gevallen worden de Algemene (ICT) inkoopvoorwaarden van Veiligheidsregio Flevoland van toepassing verklaard op de (eventuele) opdracht en moeten ze worden meegezonden.

Bij het bepalen van de inkoopprocedure ten aanzien van sociale en specifieke diensten hanteert de veiligheidsregio het principe van drempelbedragen volgens het schema, zoals in hoofdstuk 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures.