Besluit van provinciale staten van Utrecht en de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 8 februari 2023, nummer UTSP-1400676291-4397, tot vaststelling van de Verordening Fractieondersteuning provincie Utrecht 2023

1.1. De fracties in provinciale staten ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor hun functioneren als geheel.

1.2. De in lid 1 genoemde bijdrage kan slechts worden verleend aan een Stichting die als enige statutaire doel heeft de fractie te ondersteunen.

1.3. Onder fractie als geheel wordt verstaan de statenleden, commissieleden, fractiemedewerkers.

1.4. De gedragscode Integriteit statenleden provincie Utrecht 2023-2026 is tevens van toepassing op deze verordening en biedt een toetsingskader voor artikel 3.

1.5. De bijdrage is in 2022 per zittingsjaar (met daarna jaarlijkse indexering):

€ 39.072,59,-- voor de eerste zetel van een fractie;

€ 3684,-- voor elke volgende zetel van een fractie.

1.6. De bedragen voor de vaste en de variabele bijdrage worden jaarlijks herzien aan de hand van het CBS-indexcijfer Cao-lonen contractuele kosten en arbeidsduur, geldende voor de maand september.

1.7. De Algemene subsidieverordening provincie Utrecht is niet van toepassing.

2.1. Bij het begin van het kwartaal stort de provincie de bijdrage voor de betreffende fractie op de rekening van de Stichting.

2.2. Een storting vindt niet plaats, zodra bij de jaarlijkse verantwoording, blijkt dat het saldo van die rekening, inclusief de “kleine kas”, meer bedraagt dan 150% van de jaarlijkse bijdrage (berekend op basis van het 1e Statenjaar) ten behoeve van die fractie. Betaling wordt hervat zodra de fractie aantoont dat het saldo onder de 150% is gezakt.

2.3. Op het einde van de statenperiode mag een fractie geen cumulatief tekort hebben. Bij een tussentijdse verantwoording mag een fractie geen cumulatief tekort hebben dat groter is dan 20% van de jaarlijkse vergoeding. De Stichting moet dan binnen 2 maanden na einde boekjaar een herstelplan bij de griffie indienen. De uitbetalingen van voorschotten worden opgeschort totdat een herstelplan is ingediend.

3.1. De fracties besteden de bijdrage aan activiteiten die fractie-gerelateerd zijn en een inhoudelijke relatie met de statenwerkzaamheden hebben. Hiertoe worden in ieder geval gerekend uitgaven voor personele ondersteuning en voor fractie-activiteiten.

3.2. Het hanteren van een “kleine kas” is toegestaan voor incidenteel gebruik en er mag maximaal € 100,- in kas zitten.

3.3. De bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

• •

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen

• •

  uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden toekomen of op grond van enig andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoedingen van overheidswege, incl. uitgaven in verband met verkiezingen.

• •

  betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde zonder winstoogmerk, reële declaratie of arbeidsovereenkomst.

• •

  giften en leningen.

• •

  Werkzaamheden in opdracht van de fractie door statenleden en commissieleden, door hun partners en familieleden tot en met de derde graad van bloed- en aanverwantschap, of hun bedrijven.

3.4. Indien bestedingen in strijd zijn met artikelen 3.1 en/of 3.2, dan is dat deel van de besteding door de provincie terugvorderbaar.

3.5. De fractie blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de juiste besteding van de financiële bijdrage.

4.1. De fractie draagt zorg voor correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen in dit artikel berust bij de Stichting.

4.2. Elke uitgave ten laste van het fractiebudget wordt verantwoord via een door de fractie ingehuurd administratiekantoor.

4.3. Bij gebruik van het digitaal verantwoordingssysteem bestaat de verantwoording uit:

• •

  bij overboekingen het uploaden van een factuur of nota.

• •

  bij fysieke aankopen of uitgave met betaalpas, het uploaden van de originele (aankoop)bon.

4.4. Bij gebruik van het digitaal verantwoordingssysteem gebeurt het uploaden van de onder 4.3 genoemde bewijsstukken zo spoedig mogelijk.

4.5. Alle uitgaven van de fracties ten laste van het fractiebudget worden gepubliceerd op de website van Provinciale Staten van Utrecht.

4.6. Financieel verslag, bestaande uit Balans, Exploitatierekening en bewijs bank-/spaarsaldo

4.6.1. De fracties dienen uiterlijk 31 mei een financieel verslag in bij de griffie, met daarin alle feitelijke inkomsten en uitgaven uit het voorafgaande zittingsjaar (begin 2e kwartaal voorgaande kalenderjaar tot en met eind 1e kwartaal lopende kalenderjaar).

4.7. Indien genoemde verslagen of aan te leveren informatie niet tijdig worden ingediend, wordt de uitbetaling van de financiële bijdrage vanaf het derde kwartaal opgeschort totdat aan de verplichting is voldaan.

4.8. De concerncontroller beoordeelt de juistheid van besteding van de verstrekte fractievergoeding en rapporteert zijn bevindingen aan de griffier.

4.9. De griffier doet een voorstel via de Financiële AuditCommissie aan PS, tot vaststelling van de fractieverantwoordingen over het voorgaande zittingsjaar.

5.1. De leden, die door het centraal stembureau op dezelfde lijst verkozen zijn verklaard, worden bij aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

5.2. Vindt in een fractie een splitsing plaats die leidt tot de vorming van één of meer nieuwe fracties, dan worden de financiële tegemoetkomingen als genoemd in deze verordening van de daarbij betrokken fracties vastgesteld op de bedragen die worden gevonden door de tegemoetkoming, welke aan de ongesplitste fractie zou toekomen, te verdelen naar evenredigheid van de aantallen bij de splitsing betrokken leden.

5.3. Ontstaat een nieuwe fractie door samenvoeging, dan kan de tegemoetkoming van de nieuwgevormde fractie niet groter zijn dan de tegemoetkoming die toekomt aan een fractie van gelijke grootte als bedoeld in artikel 1, tweede lid.

5.4. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan Provinciale Staten.

5.5. Teneinde voldoening aan verplichtingen die tegenover medewerkers van de oorspronkelijke fractie bestaan, mogelijk te maken, kan het fractievoorzittersconvent, in afwijking van het tweede en derde lid, een tijdelijke regeling treffen.

5.6. Van wijzigingen in de samenstelling van een fractie als hiervoor bedoeld, doet de betrokken fractievoorzitter mededeling aan de voorzitter van de Staten.

5.7. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen in dit artikel berust bij de Stichting.

5.8. Indien een fractie ophoudt te bestaan, wordt binnen een maand na de desbetreffende datum een eindverantwoording opgemaakt en worden de niet-bestede gelden teruggestort naar de provincie Utrecht.

6.1. In een verkiezingsjaar wordt de hoogte van de fractievergoeding als volgt bepaald:

• •

  De fractievergoeding wordt naar rato van het aantal zittingsmaanden toegekend.

• •

  De bevoorschotting vindt in een verkiezingsjaar plaats in de eerste week van januari ten behoeve van de Staten in oude samenstelling en in de eerste week van april in nieuwe samenstelling.

6.2 Fracties die na verkiezingen in Provinciale Staten terugkeren leggen uiterlijk op 31 mei van het verkiezingsjaar verantwoording af over het hele boekjaar, zoals opgenomen in artikel 4.

6.3. Fracties die na verkiezingen niet terugkeren in Provinciale Staten

• •

  leveren uiterlijk 31 mei van het verkiezingsjaar een jaarverslag over het voorafgaande boekjaar, overeenkomstig artikel 4.

• •

  Stichtingen en hun banktegoed mogen niet eerder worden opgeheven dan nadat PS het jaarverslag en de definitieve vergoeding heeft vastgesteld, en eventuele restanten zijn verrekend.

6.4. Het saldo aan niet bestede provinciale middelen wordt uiterlijk aan het eind van het verkiezingsjaar geretourneerd aan de provincie.

6.5. Na de finale controle over de hele statenperiode worden de boeken gesloten.

6.6. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen in dit artikel berust bij de Stichting.