Verordening auditcommissie gemeente Waalre 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

• b.

  rekenkamer: de rekenkamer als ingesteld op grond van artikel 81a van de Gemeentewet.

• c.

  accountant: de accountant, aangesteld conform artikel 213 Gemeentewet.

• d.

  raad: de gemeenteraad van de gemeente Waalre.

Artikel 2 Doelstelling en taken

• 1.

  De auditcommissie is een technische adviescommissie zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet, ingesteld door de raad.

• 2.

  Het doel van de adviescommissie is de kader stellende en controlerende taak van de raad te versterken.

• 3.

  Door zijn apolitieke aard kan de commissie voorzien in de behoefte om de technische voorbereiding ten aanzien van financiële stukken te behandelen, wat bijdraagt aan een efficiënte behandeling in de (besluitvormende) raadsvergadering.

• 4.

  De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid. Onder de hier bedoelde activiteiten worden in ieder geval de volgende taken begrepen:

  • a.

    overleggen namens en advisering aan de raad over de aanbesteding, selectie en aanwijzing van de externe accountant;

  • b.

    opdrachtverlening aan de accountant;

  • c.

    bepalen van onderzoeksonderwerpen voor de tussentijdse controle van de accountant;

  • d.

    onderhouden van het contact met de accountant, o.a. over de bevindingen van de accountant, de accountantsrapporten en de controleverklaring;

  • e.

    advisering aan de raad, zoals bedoeld in artikel 2 lid 3, over de kadernota, begroting, jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording), jaarverslag en turaps;

  • f.

    het goede gesprek voeren met het college, namens de raad, over het normenkader met daarin alle relevante externe en interne wet- en regelgeving ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, alsmede de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens.

  • g.

    in gesprek gaan met het college over de rechtmatigheids- en horizontale verantwoording;

  • h.

    bevorderen dat onderzoeken van de accountant, het college en de ambtelijke organisatie op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid worden afgestemd op onderzoeken van de rekenkamercommissie, om doublures te voorkomen;

  • i.

    adviseren over kwaliteitsverbetering van de planning- en control cyclus;

  • j.

    adviseren over de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

  • k.

    adviseren over alle overige financieel gerelateerde onderwerpen waarvan de commissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de commissie van meerwaarde is ter versterking van de kader stellende en controlerende taak van de raad.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1.

  De gemeenteraad benoemt de leden van de auditcommissie.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit ten minste drie leden en maximaal het aantal leden dat gelijk is aan het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad.

• 3.

  Het uitgangspunt is dat iedere fractie in de auditcommissie vertegenwoordigd is.

• 4.

  Lid van de auditcommissie kunnen zijn: raadsleden en fractievertegenwoordigers. Met inachtneming van 3.5.

• 5.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter; zij dienen raadsleden te zijn.

• 6

  De raadsgriffier is secretaris van de auditcommissie.

• 7.

  Het lidmaatschap van de commissie vangt aan bij het begin van een zittingsperiode van de raad en eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad. Tussentijds kan het lidmaatschap van een lid van de commissie eindigen door het verlies van de hoedanigheid van raadslid/fractievertegenwoordiger, door ontslagname van het lid, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 8.

  De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de raadsgriffier, de financieel adviseurs, de portefeuillehouder financiën en het eerste ambtelijke aanspreekpunt (in casu de businesscontroller/ organisatiestrateeg).

• 9.

  De commissie kan besluiten te vergaderen zonder adviseurs.

• 10.

  De commissie kan andere interne adviseurs (waaronder de gemeentesecretaris) en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4 Werkwijze

• 1.

  De commissie vergadert zo vaak zij dit nodig oordeelt voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2.

  De commissie kan slechts advies uitbrengen wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  Van de vergaderingen van de commissie wordt onder verantwoordelijkheid van de griffier een verslag gemaakt, waarin de auditcommissie haar (technische) bevindingen deelt. Het verslag wordt uiterlijk twee weken na de vergadering schriftelijk vastgesteld door de commissie.

• 4.

  Indien de commissie niet tot een eensluidend oordeel komt, wordt ook het minderheidsstandpunt vermeld.

• 5.

  Indien advies gegeven wordt over een voorliggend voorstel, wordt dit deel van het verslag in een apart document bij de stukken op de raadsagenda gevoegd.

• 6.

  In de laatste vergadering van de zittingsperiode wordt een overdrachtsdocument opgesteld ten behoeve van de nieuwe raad en leden van de auditcommissie. Een (zelf) evaluatie maakt onderdeel uit van het overdrachtsdocument. Hierin wordt tenminste aandacht besteed aan het niet-politieke karakter van de commissie, de inhoudelijke kwaliteit van de adviezen en de kwaliteit van de samenwerking onderling én met alle samenwerkingspartners. Waar nodig worden aanbevelingen gedaan om het functioneren van de commissie naar de toekomst toe te verbeteren.

Artikel 5. Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt;

• 2.

  De verslagen, waarin de adviezen van de commissie zijn opgenomen, worden tijdig en volledig ter kennis gebracht aan de raad.

• 3.

  De agenda en het verslag van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders besluit.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van haar bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening auditcommissie gemeente Waalre 2023.