Definitief besluit Verordening systematische toezichtinformatie (PS2022-934)

Ondertekening

Bijlage als bedoeld in artikel 3 van deze verordening Toezichtinformatie Archiefwet

De toezichtinformatie die op grond van artikel 3 van deze verordening wordt verstrekt, geeft informatie over de volgende toezichtcriteria op het terrein van de Archiefwet:

1e. er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten op grond van de artikelen 30.1, 32.2, 37.2 en 40 Aw;

2e. er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) ingeval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan op grond van artikel 4 Aw;

3e. het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem op grond van artikelen 3 Aw, 11 en 12 Ab en 16 Ar;

4e. de in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen van de artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

5e. de in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen van de artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

6e. er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager op grond van de artikelen 31 en 36Aw;

7e. de door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw;

8e. de archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren, zie de artikelen 1, 3 en 21 Aw, 11 Ab, hoofdstuk 2 Ar;

9e. de archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de artikelen 1, 3 en 21 Aw, 12 Ab, hoofdstuk 3 Ar;

10e. de authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema conform de artikelen 17 tot en met 19, 23 en 24 Ar;

11e. de zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten, zie de artikelen 12 tot en met 17 Aw, 9 en 10 Ab;

12e. de overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw;

de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt;

beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten;

beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging;

de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar;

de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en het algemeen belang:

• -

  besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en

• -

  besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen, zie de artikelen 12 tot en met 18 en 19 Aw.

13e. de vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld, zie de artikelen 7 Aw, 6 en 8Ab, hoofdstuk 3a en artikel 59a Ar;

14e. selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de artikelen 3, 5en 9 Aw, 2 tot en met 5 en 8 Ab;

15e. archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld op grond van de artikelen 3, 8 en 10 Aw, 7 en 8 Ab;

16e. archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.