Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad – gemeente Borger-Odoorn – 2023-II

1. De voorzitter draagt ten minste zes dagen voor een vergadering zorg voor een schriftelijke oproep van de leden van de raad door plaatsing van die oproep op de gemeentelijke raadswebsite, zulks onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na plaatsing van de oproep als bedoeld in lid 1 een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken geplaatst op de gemeentelijke raadswebsite; de leden van de raad worden via een e-mailbericht daarop geattendeerd.

3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 9, derde lid, van toepassing.

4. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

3. In het KlantContactCentrum van het gemeentehuis van Borger-Odoorn is voor een ieder die zelf niet over een toegang tot de gemeentelijke raadswebsite beschikt een voorziening aanwezig waarmee tijdens kantooruren toegang kan worden verkregen tot deze raadswebsite.

4. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

1. Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke raadswebsite

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij horende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15 van de Verordening op de raadscommissie – gemeente Border-Odoorn – 2023.

1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

3. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Het derde lid is niet van toepassing op:

• a.

  de rapporteur van een door de raad ingestelde commissie;

• b.

  een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover.

5. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. Tijdens de raadsvergadering wordt burgers en organisaties de gelegenheid de raad toe te spreken over op de agenda van de betreffende vergadering opgenomen voorstellen en onderwerpen die niet reeds eerder in de raadscommissie zijn behandeld.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft gestaan;

b. benoemingen, keuzes, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

d. de bij de raad ingekomen stukken als bedoeld in artikel 21;

e. onderwerpen ten aanzien waarvan in een eerdere raadsvergadering of raadscommissie reeds recent spreekrecht heeft opengestaan.

3. De gelegenheid om in te spreken over een specifiek agendapunt wordt geboden bij aanvang van dat agendapunt en direct na de eerste termijn.

4. Insprekers kunnen per geboden gelegenheid gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren en één individuele inspreker heeft een maximale spreektijd van vijf minuten bij aanvang van het agendapunt en twee minuten direct na de 1e termijn. Wanneer er meer dan zes insprekers zijn wordt de gezamenlijke maximale spreektijd van dertig minuten door de voorzitter gelijkelijk over de insprekers verdeeld.

5. De voorzitter kan in bijzondere omstandigheden een ruimere spreektijd toekennen dan die in lid 4 is aangegeven.

6. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk tot 12 uur ’s middags voor aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, woonplaats en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

7. De voorzitter kan in bijzondere omstandigheden spreekrecht toestaan indien niet voldaan wordt aan de in lid 6 gestelde termijn.

8. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in de besluitenlijst vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden.

3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

4. Bij hoofdelijke stemming roept de voorzitter de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder volgens de volgorde van de presentielijst.

5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.

6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.

3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.

1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.

3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

1. De griffier draagt zorg voor besluitenlijsten van raadsvergaderingen.

2. Uit een besluitenlijst blijkt in ieder geval:

• a.

  de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;

• e.

  de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen, en

• f.

  bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 13 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

3. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.

4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

5. Elektronisch beschikbare besluitenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst.

1. De griffier draagt zorg voor de toezeggingenlijst van raadsvergaderingen

2. De toezeggingenlijst bevat in elk geval:

• a.

  een omschrijving van de toezegging;

• b.

  datum van de vergadering;

• c.

  naam van de degene die de toezegging gedaan heeft;

• d.

  planningsdatum met betrekking tot de afdoening.

1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst. De lijst van ingekomen stukken wordt maandelijks als apart agendapunt geagendeerd voor de raadsvergadering.

2. De stukken worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

• a.

  stukken ter kennisname;

• b.

  stukken in handen van het college ter afdoening;

• c.

  stukken in handen van het college voor advies;

overig. Deze lijst wordt maandelijks aan de leden van de raad beschikbaar gesteld en de ingekomen stukken worden op elektronische wijze aangeboden aan de leden van de raad. Daarbij wordt, op voorstel van de griffier, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken aangegeven.

Indien de leden van de raad een andere wijze van afdoening voorstaan dan de griffier heeft geadviseerd, wordt dit aangegeven bij de behandeling van de Lijst Ingekomen Stukken in de raadsvergadering. Na behandeling van de Lijst Ingekomen Stukken in de raadsvergadering stelt de raad op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. Het verzoek tot agenderen van een ingekomen stuk voor een commissievergadering wordt voorgelegd aan de agendacommissie

3. Alleen stukken die expliciet zijn geadresseerd aan de raad of per adres van de griffier, met uitzondering van folders, uitnodigingen, commerciële uitingen en dergelijke bestemd voor de griffier, worden opgenomen op de lijst als bedoeld in het vorige lid.

4. Stukken die expliciet zijn gericht aan de burgemeester of het college, waarvan de raad tegelijk een afschrift ontvangt, zijn geen stukken in de zin van de lijst van ingekomen stukken.

5. Stukken waarbij de adressering niet duidelijk is of waarbij een stuk tegelijk ook aan een ander bestuursorgaan binnen de gemeente is gericht, worden beschouwd als een stuk gericht aan het andere bestuursorgaan.

6. De voorzitter kan ongetekende, onbegrijpelijke en beledigende stukken zonder nadere mededelingen terzijde leggen. Indien de inhoud de persoonlijke levenssfeer van individuele burgers raakt, worden deze alleen ter inzage gelegd voor de leden.

7. De indieners van de ingekomen stukken ontvangen van de griffier een ontvangstbevestiging met informatie over het behandelingsvoorstel en de verdere procedure.

8. De griffier heeft het mandaat aan de raad gerichte brieven waarvan het onderwerp niet tot de bevoegdheid van de raad behoort, ter afdoening naar het juiste bestuursorgaan door te geleiden.

9. De griffier heeft het mandaat te besluiten ten aanzien van verzoeken in de zin van de Wet open overheid (Woo) gericht aan de gemeenteraad.

10. De griffier heeft het mandaat die maatregelen te nemen die nodig zijn om te zorgen dat bij de afhandeling van aan de raad gerichte brieven waarvan het onderwerp tot de bevoegdheid van de raad behoort, wettelijke termijnen niet worden overschreden.

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.