Gemeente Rhenen - Subsidieregeling Grote evenementen Rhenen 2023

Artikel 1 Doelstelling

Op grond van deze subsidieregeling kan het college een subsidie verlenen voor bestaande grote evenementen in 2023 die een bijdrage leveren aan saamhorigheid en verbinding tussen de inwoners van de gemeente Rhenen (waaronder de kernen Rhenen, Achterberg en Elst vallen).

Artikel 2 Begripsomschrijvingen

In deze subsidieregeling wordt verstaan onder:

• •

  APV: Algemene plaatselijke verordening Rhenen 2020.

• •

  Asv: Algemene subsidieverordening Rhenen 2019.

• •

  College: het college van burgemeester en wethouders.

• •

  Aanvrager: de organisatie die een subsidie aanvraagt.

• •

  Subsidie: Subsidie als bedoeld in artikel 4:21 Awb, inhoudende de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

• •

  Evenement: een openbaar toegankelijke, tijdelijke gebeurtenis van recreatieve en/of toeristische aard.

• •

  Klein evenement: volgens de APV Rhenen is dit een evenement met een buurtgericht karakter, plaatsvindend op één dag waarbij niet meer dan 100 personen worden verwacht.

• •

  Groot evenement: volgens de APV Rhenen is dit een evenement dat volgens de risicoscan van de Veiligheidsregio Utrecht als C-evenement of grote B-evenement wordt aangemerkt en/of regelmatig terugkerende evenementen die als zodanig door de burgemeester zijn aangewezen.

• •

  Raad: gemeenteraad van Rhenen.

• •

  Wet: de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 3 Reikwijdte

Tenzij in deze subsidieregeling anders is bepaald, gelden naast deze subsidieregeling de in de wet en in andere wettelijke voorschriften met betrekking tot subsidies opgenomen bevoegdheden en verplichtingen.

Artikel 4 Beschikbare middelen

Het totale subsidiebedrag van € 120.000, - is beschikbaar voor 2023. Als na de subsidieverstrekking een restantbedrag overblijft, dan vloeit dit terug in de algemene reserve. Als na evaluatie zowel het college als de raad hier een incidenteel of langdurig vervolg op wil geven, wordt dat geregeld in een nieuw bestuurlijk besluit.

Artikel 5 Criteria

• •

  Subsidie kan alleen aangevraagd worden voor de organisatie van een bestaand groot evenement.

• •

  Het evenement:

  • •

    vindt plaats in de gemeente Rhenen.

  • •

    is met name bedoeld voor inwoners van Rhenen

  • •

    is openbaar en voor iedereen toegankelijk.

  • •

    vindt plaats in 2023.

• •

  De aanvrager van het evenement is een vereniging of stichting zonder winstoogmerk.

• •

  Subsidieverstrekking is primair bedoeld voor een evenement dat zonder gemeentelijke subsidie financieel niet haalbaar zou zijn. Om dit te kunnen beoordelen moeten bij het aanvraagformulier bijlagen, zoals de laatst vastgestelde jaarrekening en een begroting van eventuele eerdere edities van het evenement, meegestuurd worden. En moet het tekort aangetoond worden.

• •

  Er moet sprake zijn van een reële exploitatiebegroting, passend bij de aard en uitstraling van het grote evenement.

• •

  Kosten in verband met verstrekking van consumpties, catering, reis- en verblijfkosten, cadeaus, presentjes en prijzen zijn niet subsidiabel.

• •

  In het aanvraagformulier moet aannemelijk gemaakt worden dat het gaat om een duurzaam evenement (dus niet éenmalig).

• •

  Uit het aanvraagformulier moet blijken dat de aanvrager zelf voldoende inspanningen heeft verricht om financiering te vinden.

• •

  In de aanvraag moet worden aangegeven op welke manier het evenement bijdraagt aan het bevorderen van saamhorigheid, verbinding tussen de inwoners en op welke manier het ook jeugdige inwoners aantrekt.

• •

  Er wordt door de aanvrager ruimte bekendheid (passend bij de aard/uitstraling van het evenement) gegeven aan het evenement, zodat een redelijke publieke belangstelling dan wel deelname wordt verondersteld.

• •

  Het evenement wordt door de aanvrager afgestemd met andere aangevraagde evenementen voor wat betreft plaats, datum en tijdstip (bijvoorbeeld met de evenementencoördinator en de evenementenkalender van de gemeente Rhenen en via het Cultuurplatform).

• •

  De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor de tijdige melding- c.q. vergunningsplicht, die voor het betreffende evenement gelden. Deze vergunning kan worden aangevraagd, of melding kan worden gedaan, via de website van gemeente Rhenen. De looptijd van de procedure voor een groot evenement is 5 maanden.

• •

  We vragen aan aanvragers om bij de organisatie van het evenement zo veel als mogelijk milieubewuste keuzes te maken en lokaal en duurzaam in te kopen.

Artikel 6 Samenwerking

Het is wenselijk dat de aanvrager (indien mogelijk) binnen het evenement samenwerkt met andere verenigingen of stichtingen. Dit kan worden aangegeven in het aanvraagformulier.

Artikel 7 Verdeling

Organisaties kunnen tot uiterlijk 31 mei 2023 via de subsidieregeling compensatie vragen voor het tekort op hun begroting. Dit tekort moet bij de aanvraag aangetoond worden. De subsidie bedraagt maximaal 15% van de begrote kosten tot een maximum van € 75.000.

Artikel 8 Aanvraag

• 1.

  De subsidieaanvraag verloopt via het digitale aanvraagformulier.

• 2.

  De aanvraagperiode loopt van 1 januari tot 31 mei 2023.

• 3.

  Aanvragers ontvangen binnen 10 werkdagen per mail een eerste reactie op de aanvraag waarin nog aanvullende vragen gesteld kunnen worden.

• 4.

  Het besluit op de aanvraag vindt binnen vier weken na aanvraag plaats en op volgorde van binnenkomst. Over aanvragen van een subsidie van € 7.500 of meer neemt het college van burgemeester en wethouders een besluit.

• 5.

  Aanvragers zijn zelf verantwoordelijk voor de check van de noodzaak van een evenementenvergunning. Zie hiervoor www.rhenen.nl/belasting-en-vergunningen/evenementenvergunning-aanvragen.

• 6.

  Vaststelling subsidie

  • a.

    Subsidies tot en met € 7.500 worden door burgemeester en wethouders verleend en direct ambtshalve vastgesteld. Wel moeten aanvragers binnen 8 weken na afloop van het evenement een verslag insturen voorzien van beeldmateriaal.

  • b.

    Bij subsidies van meer dan € 7.500 dient de subsidieontvanger uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, een aanvraag tot vaststelling in. Bij deze aanvraag moet via een verslag, exploitatiebegroting en beeldmateriaal aangetoond worden dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Vaststelling vindt binnen 13 weken na de aanvraag tot vaststelling plaats, nadat de gevraagde inlichtingen zijn verstrekt. Als de subsidie lager wordt vastgesteld, doordat onvoldoende is aangetoond hoe het bedrag is besteed, of als er uiteindelijk minder subsidie nodig was, moet het verschil terugbetaald worden.

Artikel 9 Weigeringsgronden

Een subsidie kan door het college worden geweigerd of ingetrokken, indien:

• a.

  Niet, of in onvoldoende mate, wordt voldaan aan de criteria die worden gesteld in artikel 5, 8 en 10 van deze subsidieregeling.

• b.

  Het aannemelijk is dat er geen vergunning wordt verleend aan het evenement.

• c.

  Het evenement in strijd is met het gemeentelijk beleid.

• d.

  Het evenement financieel niet haalbaar wordt geacht.

Artikel 10 Verplichtingen

• 1.

  Bij publiciteit over het evenement en op pr-materiaal voor het evenement wordt vermeld dat het evenement mede mogelijk is/wordt gemaakt door de gemeente Rhenen. Dit mag uitsluitend worden gedaan nadat zowel de subsidie is verstrekt en de vergunning is verleend.

• 2.

  Het college heeft te allen tijde de bevoegdheid om de verleende of vastgestelde subsidie alsnog in te trekken, op grond van het bepaalde in artikel 4.49 lid 1 onder a van de Awb. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn, als het evenement door onvoorziene omstandigheden niet door kan gaan. Alleen de kosten die al gemaakt zijn, voorafgaand aan het moment van annulering van het evenement, kunnen in dat geval worden gedekt uit de verleende subsidie.

Artikel 11 Afwijkingsmogelijkheid

• 1.

  Het college kan afwijken van één of meerdere bepalingen als de uitvoering daarvan leidt tot onwenselijk of onvoorziene effecten die in strijd zijn met de doelstellingen van deze regeling.

• 2.

  In gevallen waarin deze subsidieregeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na publicatie en wordt ingetrokken per 1 januari 2024.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Subsidieregeling grote evenementen Rhenen 2023’.