Instructie voor de griffier van de gemeente Staphorst 2023

1. De griffier is eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadscommissies, het presidium en de raadsvoorzitter;

2. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;

3. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad;

4. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies en het presidium terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies en het presidium.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie;

2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand;

3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren;

4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie;

5. De griffier beheert de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamercommissie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad;

2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris;

3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de lange termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college;

4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening;

5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen;

2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming;

3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken factoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad;

4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester;

5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

1. De griffier draagt er, in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand;

2. De griffier is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de raad en de raadscommissies bij de aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen.

1. De raad stelt voor de uitvoering van haar volksvertegenwoordigende taken eigen budgetten vast. De griffier treedt hierbij op als budgethouder;

2. De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening

1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad, de voorzitter van de werkgeverscommissie en zo mogelijk aan het presidium;

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.