Verordening Auditcommissie 2023 gemeente Geertruidenberg

Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie.

Artikel 2 Taak

De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming aan de raad aangaande:

• a.

  De aanwijzing van, alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet.

• b.

  Het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol.

• c.

  Het vaststellen van de rekening en het jaarverslag.

• d.

  Het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant.

• e.

  Het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties en de voortgang met betrekking tot financieel beleid, en de Planning & Control cyclus.

• f.

  Overige door de gemeenteraad aan de auditcommissie opgedragen werkzaamheden.

• g.

  De auditcommissie adviseert de gemeenteraad, hetzij op verzoek hetzij uit eigen beweging, in het kader van de invulling en/of de uitoefening van de controlerende taak van de gemeenteraad.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De auditcommissie bestaat uit ten minste 3 en ten hoogste 7 leden.

• 2.

  Iedere fractie kan een lid aandragen voor de auditcommissie.

• 3.

  De auditcommissie kan bestaan uit raads- en burgerleden.

• 4.

  De raad benoemt een van de leden tot voorzitter.

• 5.

  De auditcommissie wijst uit haar midden een of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

• 6.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of burgerlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 7.

  Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid bedoelde minimum is gekomen voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

Artikel 4 Secretaris

De griffier of diens plaatsvervanger ondersteunt de auditcommissie als secretaris.

Artikel 5 Vergaderingen

De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

Artikel 6 Besluitvorming

• 1.

  Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 2.

  De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4.

  Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7 Bevoegdheden

• 1.

  De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

• 2.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college en de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a.

• 3.

  De auditcommissie is bevoegd een externe deskundige in te schakelen om de commissie van advies te dienen inzake haar werkzaamheden.

• 4.

  De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.

• 5.

  De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

Artikel 8 Uitnodiging bijwonen vergaderingen

• 1.

  De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

• 2.

  Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college daarover.

Artikel 9 Openbare en besloten vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van de auditcommissie worden in het openbaar gehouden.

• 2.

  De deuren worden gesloten als ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden of de voorzitter dit nodig oordelen. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden.

• 3.

  Indien de deuren worden gesloten verlaten alle aanwezigen met uitzondering van de voorzitter, de leden en de secretaris de vergaderruimte.

• 4.

  Als de auditcommissie besluit om besloten te vergaderen beslist zij tevens of en zo ja welke andere dan de in de vorige volzin genoemde personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

Artikel 10 Geheimhouding

Indien omtrent stukken die gericht zijn aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de raadsleden van de auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennismaking onder geheimhouding is toegestaan.