Verordening op de rekenkamer gemeente Venlo 2023

Geldend van 09-02-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-02-2023

Intitulé

Verordening op de rekenkamer gemeente Venlo 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • wet: Gemeentewet

  • college: college van burgemeester en wethouders van Venlo;

  • raad: gemeenteraad van Venlo

  • presidium: presidium van de gemeenteraad van Venlo;

  • voorzitter: voorzitter van de rekenkamer;

  • lid: lid van de rekenkamer;

  • secretaris: secretaris van de rekenkamer.

Artikel 2 Samenstelling rekenkamer

  • 1.

    De rekenkamer bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden, waaronder de voorzitter.

  • 2.

    De leden hebben voor het rekenkamerlidmaatschap relevante en bij voorkeur complementaire profielen en expertise. Er bestaat binnen de rekenkamer in elk geval kennis op het gebied van beleidsevaluatie en ervaring met het Nederlandse lokaal bestuur.

Artikel 3 Benoeming leden rekenkamer

  • 1.

    De raad benoemt de leden van de rekenkamer voor de wettelijke termijn van 6 jaar. De leden kunnen eenmaal worden herbenoemd.

  • 2.

    De raad besluit op een beargumenteerde voordracht van de rekenkamer ten minste zes maanden voor afloop van de benoemingsperiode over het al dan niet herbenoemen van een lid.

  • 3.

    De rekenkamer overlegt met een vertegenwoordiging van de raad over de voordracht.

  • 4.

    De rekenkamer doet bij de voordracht voor benoeming van leden een verklaring van het kandidaat-lid met een overzicht van de openbare functies en nevenfuncties die het kandidaat-lid bekleedt.

  • 5.

    De rekenkamer hanteert een rooster van aftreden, bedoeld om te zorgen voor continuïteit in de rekenkamer.

Artikel 4 Voorzitterschap

  • 1.

    De raad benoemt een van de leden van de rekenkamer tot voorzitter.

  • 2.

    De rekenkamer benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter die de voorzitter bij afwezigheid vervangt.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit

Indien zich een van de gronden voor ontslag of non-activiteit voordoet als bedoeld in de artikelen 81c en 81d van de wet, of indien zich een onverenigbaarheid van functies voordoet als genoemd in artikel 81f van de wet,

doet de rekenkamer daarvan terstond mededeling aan de raad. Het presidium adviseert hierover indien nodig de raad.

Artikel 6 Personele ondersteuning

  • 1.

    De rekenkamer wordt bijgestaan door een secretaris.

  • 2.

    De secretaris wordt op voordracht van de rekenkamer benoemd en ontslagen door de raad en wordt formatief ondergebracht bij de griffie.

  • 3.

    De secretaris legt verantwoording af over zijn of haar werkzaamheden aan de rekenkamer.

Artikel 7 Financiële middelen

  • 1.

    De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

  • 2.

    De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorige begrotingsjaar in het jaarverslag aan de raad, als bedoeld in artikel 185 lid 3 Gemeentewet.

  • 3.

    De rekenkamer doet jaarlijks vóor 1 juni een voorstel aan de raad voor de benodigde middelen voor een goede uitoefening van haar taken.

  • 4.

    Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

    • de vergoedingen aan de leden;

    • externe onderzoekers en deskundigen die door de rekenkamer worden ingeschakeld;

    • alle overige uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

  • 5.

    Ingeval de raad voornemens is een korting door te voeren op het onderzoeksbudget voor het komend begrotingsjaar wordt daarover tijdig, maar tenminste vier maanden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar, overleg gevoerd met de rekenkamer.

Artikel 8 Onderzoeksprogrammering en onderzoeksplannen

  • 1.

    De rekenkamer informeert de raad en het college periodiek over de voorgenomen onderzoeken.

  • 2.

    De rekenkamer informeert de raad en het college over het onderzoeksplan voor een voorgenomen onderzoek.

Artikel 9 Verzoek

  • 1.

    De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek.

  • 2.

    De rekenkamer bericht de raad binnen een maand of en in hoeverre aan dat verzoek zal worden voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

  • 3.

    Indien de rekenkamer niet beschikt over (voldoende) budget om gehoor te geven aan een verzoek van de raad, zal de rekenkamer met de raad in overleg treden over het verstrekken van budget door de raad.

Artikel 10 Rapportage en raadsbehandeling

  • 1.

    De rekenkamer rapporteert, in overeenstemming met artikel 185 Gemeentewet, schriftelijk over de uitgevoerde onderzoeken, inclusief eventuele aanbevelingen aan raad, college of andere partijen binnen of buiten het gemeentebestuur.

  • 2.

    De definitieve rapporten worden door de rekenkamer voor behandeling aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt.

  • 3.

    De raad agendeert het rapport voor behandeling en kan de rekenkamer uitnodigen voor een toelichting.

Artikel 11 Werkwijze rekenkamer

  • 1.

    De rekenkamer stelt een Reglement van Orde vast en brengt dit ter kennis van de raad en het college. Dit wordt ook openbaar gemaakt op de website of webpagina van de rekenkamer.

  • 2.

    De rekenkamer stelt een Notitie Werkwijze vast en brengt deze ter kennis van de raad en het college. Deze wordt ook openbaar gemaakt op de website of webpagina van de rekenkamer.

  • 3.

    In de Notitie Werkwijze worden in elk geval de volgende zaken geregeld:

    • gehanteerde selectiecriteria voor onderzoeksonderwerpen;

    • onderzoeksaanpak en wijze van rapporteren;

    • samenwerking en afspraken met college en ambtelijke organisatie, inclusief ambtelijke en bestuurlijke hoor en wederhoor op concept-rapporten;

    • het overleg van rekenkamer en raad over het aandragen van onderzoekssuggesties, de raadsbehandeling van rekenkamerrapporten, de bruikbaarheid van rekenkamerrapporten, de periodieke evaluatie van de rekenkamer, de procedure voor de voordracht voor (her)benoeming van rekenkamerleden en de betrokkenheid daarbij van de raad, en alle andere relevante gespreksonderwerpen;

    • onderzoeksprogrammering, jaarplan en jaarverslag;

    • aanstelling, aansturing, positie, organisatorische inbedding en takenpakket van de secretaris.

  • 4.

    De rekenkamer vergadert in beslotenheid. De rekenkamer kan daarnaast openbare informatieve vergaderingen beleggen.

Artikel 12 Vergoeding leden

  • 1.

    De voorzitter ontvangt een maandelijkse vergoeding voor zijn of haar werkzaamheden van 1250 euro.

  • 2.

    De overige leden ontvangen een maandelijkse vergoeding voor hun werkzaamheden van 700 euro.

  • 3.

    De in het eerste en tweede lid genoemde bedragen worden jaarlijks herzien met het hiervoor toepasselijke indexcijfer dat voor het raadsbudget in de begroting wordt gehanteerd.

  • 4.

    De maandelijkse vergoedingen zijn inclusief reiskosten van en naar Venlo, maar exclusief eventuele andere reis- en verblijfkosten of overige onkosten die niet onder de maandelijkse vergoeding vallen en die samenhangen met de rekenkamerwerkzaamheden.

  • 5.

    Bij ontstentenis van de voorzitter langer dan een maand is artikel 12 eerste lid van toepassing op de waarnemend voorzitter.

Artikel 13 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 1 februari 2023.

  • 2.

    Tegelijkertijd vervalt de Verordening op de rekenkamercommissie 2018.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening rekenkamer gemeente Venlo 2023.

-----------------

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP DE VERORDENING

Artikel 2

In het nieuwe artikel 81a Gemeentewet is vastgelegd dat de raad een rekenkamer instelt. Dit is dus niet optioneel, zoals het geval was vóór de invoering van het Wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, en hoeft dus niet meer in de verordening te worden geregeld.

De raad bepaalt het aantal leden van de rekenkamer (artikel 81b). In de huidige situatie kent de rekenkamercommissie naast drie raadsleden drie externe leden, die elk gemiddeld één onderzoek per jaar (bege)leiden. Hoeveel leden straks nodig zijn, hangt onder meer af van de vraag of de uitvoering van onderzoek wordt uitbesteed of niet. Dat is een afweging die de rekenkamer zelf maakt, en die kan variëren door de tijd heen. Het is verstandig om daarom op dit punt enige flexibiliteit in te bouwen, vandaar dat in deze verordening sprake is van 3 tot 5 leden. Rekenkamer en raad kunnen dan in overleg het aantal leden aanpassen.

Artikel 3

De raad benoemt de leden van de rekenkamer. Omdat de rekenkamer over haar eigen werkwijze gaat, moeten de zittende leden de ruimte krijgen om het vereiste profiel voor een nieuw aan te stellen lid op te stellen en op basis daarvan de selectieprocedure te voeren en een voordracht aan de raad te doen. Gezien het feit dat de rekenkamer een instrument is van de raad, is invloed van de raad hierop gewenst. Lid 3 stelt dat de rekenkamer met een vertegenwoordiging van de raad overlegt over de voordracht. In de Notitie Werkwijze wordt deze procedure nader uitgewerkt.

De beoogde onafhankelijkheid van de leden van de rekenkamer wordt door de Gemeentewet op uiteenlopende manieren gewaarborgd. Dat geschiedt onder andere door een wettelijk bepaalde benoemingstermijn van 6 jaar (artikel 81c lid 1), maar ook door de regeling van onverenigbare betrekkingen in artikel 81f, de verplichting in de raadsvergadering een eed of verklaring en belofte van zuivering en van trouw aan de Grondwet af te leggen (artikel 81g), en door de toekenning van een vergoeding voor werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten (artikel 81k), die in artikel 12 van deze verordening aan de orde komen.

De benoemingstermijn van de rekenkamerleden is dus wettelijk bepaald op 6 jaar, maar het is aan de raad om te bepalen of en zo ja hoe vaak herbenoeming mogelijk is. In deze verordening (artikel 3, lid 1) wordt het mogelijk gemaakt om een rekenkamerlid eenmaal te herbenoemen. Als het einde van de eerste termijn van een lid nadert, kan de rekenkamer hem of haar voordragen voor herbenoeming. Dat is geen automatisme, maar moet worden beargumenteerd door de rekenkamer. Als de rekenkamer geen voordracht doet voor herbenoeming, wordt de vacature opengesteld. Voor beide gevallen geldt dat de raad beslist over de (her)benoeming.

Artikel 4

Op grond van artikel 81c lid 2 Gemeentewet benoemt de raad de voorzitter van de rekenkamer in functie. Als de voorzittersfunctie vrij komt, kan de rekenkamer een van de zittende leden voordragen als voorzitter. Hiervoor geldt dezelfde procedure als voor de voordracht van reguliere leden. De raad beslist over de benoeming tot voorzitter. Als de rekenkamer geen zittend lid als voorzitter voordraagt of als de door de rekenkamer voorgedragen kandidaat-voorzitter niet wordt benoemd, wordt de voorzittersvacature opengesteld.

Artikel 5

De limitatieve opsomming van ontslaggronden in artikel 81c lid 6 en lid 7 Gemeentewet moet worden gezien in het licht van de door de wetgever gewenste onafhankelijkheid van de rekenkamer. De ontslaggronden van artikel 81c lid 6 worden in het algemeen gehanteerd bij organen die onafhankelijk moeten zijn ten opzichte van het orgaan dat benoemt of ontslaat, zoals de Nationale ombudsman. De raad mag een lid van de rekenkamer uitsluitend ontslaan op diens verzoek of indien zich ten minste één van de in het zesde lid opgesomde omstandigheden voordoet. De in het zevende lid bedoelde gronden kunnen leiden tot ontslag. Hier heeft de raad dus – anders dan bij de dwingend geformuleerde ontslaggronden uit het zesde lid – een zekere beleidsvrijheid. Of wordt overgegaan tot ontslag hangt af van de ernst van de situatie. In dit artikel wordt daarom expliciet een rol voor het presidium geschapen. Daarnaast is er de mogelijkheid om leden op non-actief te stellen in de omstandigheden genoemd in artikel 81d.

Artikel 6

De rekenkamer heeft een secretaris die ambtelijke ondersteuning biedt. Deze secretaris legt verantwoording af over zijn/haar werkzaamheden aan de rekenkamer en wordt aangestuurd door de rekenkamervoorzitter.

In de Wet versterking decentrale rekenkamers is de mogelijkheid (die rekenkamercommissies hadden) om de secretaris bij de griffie onder te brengen behouden gebleven. Artikel 81j, derde lid van de Gemeentewet stelt: ‘De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, verrichten niet tevens werkzaamheden voor een ander orgaan van de gemeente, met uitzondering van de op de griffie werkzame ambtenaren.’ In dit geval benoemt niet het college deze ambtenaren (zoals gesteld in artikel 81 j, tweede lid) maar de raad. De griffier neemt de rechtspositionele besluiten over de secretaris in overleg met de rekenkamervoorzitter. De griffier en de rekenkamervoorzitter zorgen er in gezamenlijkheid voor dat de secretaris organisatorisch zodanig wordt ingebed in de griffie (qua voorzieningen en arbeidsvoorwaarden) dat deze zijn/haar werk goed kan doen.

Artikel 7

Dit artikel is in grote lijnen identiek aan artikel 10 in de huidige Verordening op de rekenkamercommissie 2018. Toegevoegd is lid 3, dat aangeeft dat de rekenkamer in de voorbereiding op de gemeentelijke begroting een verzoek om budget moet indienen bij de raad. De procedure hiervoor zal in 2023 nader moeten worden ingericht, in overleg met de griffier en de ambtelijke organisatie.

Artikel 8

Met het vastleggen van de verplichting om raad en college te informeren over voorgenomen onderzoeken en om per onderzoek het onderzoeksplan vooraf ter beschikking te stellen, wordt tot uitdrukking gebracht dat de raad hecht aan een zorgvuldige werkwijze en een zorgvuldige omgang met het gemeentebestuur door de rekenkamer.

Artikel 9

Artikel 182 lid 2 Gemeentewet stelt dat de raad de rekenkamer kan verzoeken om een onderzoek in te stellen. In dit artikel is vastgelegd hoe de rekenkamer omgaat met een dergelijk verzoek.

Artikel 10

Artikel 185 lid 1 Gemeentewet stelt dat de rekenkamer haar bevindingen en haar oordeel vastlegt in rapporten. In dit artikel is vastgelegd hoe rekenkamer en raad omgaan met deze rapporten. Om te garanderen dat er behandeling en besluitvorming over de rekenkamerrapporten door de raad plaatsvindt, is in artikel 10 lid 3 van deze verordening vastgelegd dat de rapporten altijd worden geagendeerd.

Artikel 11

De rekenkamer bepaalt haar eigen werkwijze, en legt deze vast in een openbare Notitie Werkwijze. In artikel 11 lid 3 van deze verordening worden de noodzakelijke elementen van een dergelijke notitie opgesomd.

Artikel 12

In 2018 heeft de raad de verordening op de rekenkamercommissie aangepast en daarin vaste maandvergoedingen vastgesteld voor de externe leden van de rekenkamer, ter hoogte van €1200 voor de voorzitter en € 650 voor de leden. De mogelijkheid om daarnaast onderzoeksuren te declareren is afgeschaft. Ondanks het feit dat de verordening er wel de mogelijkheid toe bood, zijn de vergoedingen in de afgelopen jaren niet geïndexeerd. Om die reden worden in deze verordening de maandvergoedingen voor de leden met €50 verhoogd.

De rekenkamerleden worden geacht flexibel te zijn en gemiddeld ongeveer een dagdeel per week beschikbaar te zijn voor het rekenkamerwerk, meestal in de avonduren. Behalve aanwezigheid bij de reguliere maandelijkse rekenkamervergadering betreft het met name de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van onderzoeken en opstellen van rapporten. Voor de voorzitter, die daarnaast de secretaris aanstuurt en het gezicht naar buiten is, is dit ongeveer een dag per week.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 januari 2023 .

De griffier De voorzitter

Geert van Soest Antoin Scholten