Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2022

Artikel 1 indienen verzoeken om informatie en verlening bijstand

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier of rechtstreeks tot een ambtenaar met een verzoek om:

• a.

  feitelijke informatie van geringe omvang;

• b.

  inzage in of afschrift van documenten die vallen onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van college en die openbaar zijn.

• 2.

  Indien het verzoek naar de aard betrekking heeft op meer dan alleen feitelijke informatie van geringe omvang of informatie bedoeld onder 1.b., of de ambtenaar twijfelt aan de status van de gevraagde informatie, dan stelt de ambtenaar de gemeentesecretaris en de griffier van het verzoek op de hoogte. In die gevallen beslist de gemeentesecretaris in overleg met de griffier hoe er met het verzoek van het raadslid wordt omgegaan.

• 3.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand, die de formele raadsinstrumenten betreft.

• 4.

  De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie.

• 5.

  Indien bij de bijstand bedoeld in het derde lid inhoudelijke ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie vereist is, dan legt de griffier een verzoek hiertoe neer bij de direct verantwoordelijk leidinggevende van de ambtenaar die de ondersteuning kan leveren, of bij de ambtenaar zelf.

Artikel 2 onthouding bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris dan wel de direct verantwoordelijk leidinggevende ambtelijke bijstand zoals bedoeld onder artikel 1 lid 5, tenzij:

• a.

  de werkzaamheden naar de opvatting van de betrokken ambtenaar mogelijk het belang van de gemeente zouden kunnen schaden;

• b.

  de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan de dienst of een onderdeel daarvan opgedragen werkzaamheden in het gedrang kunnen komen.

• 2.

  Indien de ambtenaar op grond van artikel 1 lid 5 rechtstreeks verzocht wordt om ambtelijke bijstand, en één van de situaties van lid 1 onder a. en b. doen zich voor, dan stelt de ambtenaar per omgaande de gemeentesecretaris, respectievelijk de direct verantwoordelijk leidinggevende, hiervan op de hoogte.

• 3.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid aan het raadslid onthouden wordt.

• 4.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt onthouden, dan deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3 heroverweging

Indien het verzoek om inhoudelijke bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris of een leidinggevende wordt onthouden aan het raadslid, dan kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4 conflictregeling

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

• 2.

  In overleg met de gemeentesecretaris wordt gezocht naar een oplossing. Indien er geen oplossing gevonden wordt, dan wordt de burgemeester op de hoogte gesteld. De burgemeester bemiddelt bij het zoeken naar een bevredigende oplossing.

• 3.

  Indien er geen voor alle partijen bevredigende oplossing wordt gevonden, dan kan het probleem voorgelegd worden aan het presidium van de raad en het college.

Artikel 5 limitatieve beperking verzoeken

Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand zonder vooraf bepaald limiet in uren of aantal keren met inachtneming van hetgeen in artikel 2 lid 1 onder b. is bepaald.

Artikel 6 informatie aan portefeuillehouder

De gemeentesecretaris verstrekt de betrokken portefeuillehouder of portefeuillehouders een afschrift van een verzoek om informatie of bijstand door een raadslid of de griffier namens een raadslid, behoudens in gevallen bedoeld in artikel 7.

Artikel 7 geheimhouding

• 1.

  Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

• 2.

  Behoudens de gevallen bedoeld in artikel 2 lid 1, wordt aan het onder lid 1 bepaalde voldaan.

• 3.

  Als er onduidelijkheid is over de reikwijdte van de geheimhouding, dan bemiddelt de burgemeester in overleg met de griffier en de betrokken ambtenaar bij het zoeken naar een oplossing.

• 4.

  Wanneer de betrokken ambtenaar van mening is dat op de gevraagde bijstand waarover geheimhouding is opgelegd artikel 2 lid 1 van toepassing is, is het de ambtenaar toegestaan om deze kwestie voor te leggen aan de gemeentesecretaris.

Artikel 8 hoogte van de bijdrage

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 6 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad, kunnen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie ontvangen.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit maximaal 2.500 (vijfentwintighonderd) euro als basisbedrag voor elke fractie, verhoogd met 500 (vijfhonderd) euro per individueel fractielid, en wordt uitgekeerd op declaratiebasis.

• 3.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, worden declaraties op grond van lid 2 vergoed naar rato van het aantal maanden dat een fractie deel uitmaakt van de raad.

Artikel 9 besteding fractiebijdrage

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  Onder de mogelijkheid tot besteding van het in artikel 8 lid 1 bedoelde bedrag, vallen tenminste de activiteiten van de fractie/fractieleden voor:

• a.

  thematische bijeenkomsten en vergaderingen;

• b.

  abonnementen en contributies;

• c.

  administratieve kosten van de fractie;

• d.

  andere faciliteiten van een fractie;

• e.

  personele ondersteuning voor de fractie, zoals de inhuur van een notulist of een fractie-assistent. Onkosten die de fractie-assistent bij het ondersteunen van de fractie heeft, zoals telefonische kosten, reiskosten;

• f.

  advertenties, folders en andere fractie-uitingen;

• g.

  trainingen van de fractie of fractieleden c.q. schaduwfractieleden;

• h.

  onderhoud van het website-gedeelte specifiek voor fractie-uitingen;

• 3.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen, waaronder fiscale regels;

• b.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie en die voldoen aan de definitie van lid 1 van dit artikel, op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• c.

  giften;

• d.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

• e.

  opleidingen voor raads- en commissieleden, met uitzondering van commissieleden niet zijnde raadsleden.

Artikel 10 verandering in grootte van een fractie

• 1.

  Bij splitsing van een fractie blijft het op grond van artikel 8 te verstrekken basisbedrag bij de fractie die de oorspronkelijke naam van de gesplitste fractie behoudt. Het raadslid dat niet langer bij de fractie hoort, of de raadsleden die dit betreft, houden wel hun individuele bijdrage zoals bedoeld in artikel 8 lid 2. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan afgeweken worden.

• 2.

  Onder de oorspronkelijke naam van de fractie wordt verstaan de lijstnaam waaronder de betreffende partij aan de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen heeft deelgenomen.

• 3.

  Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op het basisbedrag van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 11 verantwoording

• 1.

  De fractievoorzitter is belast met het indienen van de declaratie van een fractie bij de griffier. Hij/zij onderbouwt de declaratie met deugdelijke bewijsstukken en tekent de declaratie voor akkoord, ten teken dat voldaan is aan de voorwaarden genoemd in artikel 9 van deze verordening.

• 2.

  De griffier maakt na afloop van ieder kalenderjaar van alle ingediende declaraties een totaalverantwoording, voert interne controle uit op de declaraties en doet hiervan verslag aan de raad binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar in een rapport. Declaraties uit een bepaald jaar, die binnen twee weken na afsluiting van dat jaar worden ingediend, kunnen nog worden geboekt op het budget van dat voorgaande jaar.

• 3.

  De externe controle van de totaalverantwoording van de ingediende declaraties vindt plaats door de accountant in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente. Deze maakt hierbij gebruik van het rapport van de griffier. De accountant wordt niet gevraagd een separate accountantsverklaring over de declaraties af te geven; wel heeft de accountant de mogelijkheid hierover in zijn rapport van bevindingen bij de jaarrekening verslag te doen.

• 4.

  De griffier geeft op verzoek van een fractie of op eigen initiatief de stand op van de hoogte van het bedrag dat elke fractie resteert, lopende het jaar. De griffier geeft een waarschuwing af indien een fractie het maximum te declareren bedrag benadert. Teveel gedeclareerde en uitbetaalde bedragen, op basis van het verslag bedoeld in lid 2, worden door de fractie teruggestort naar de gemeentelijke rekening dan wel verrekend met het bedrag voor deze fractie in het navolgende kalenderjaar.

Artikel 12 hardheidclausule

De raad kan afwijken van deze verordening indien naleving zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 13 inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2022.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Hoorn 2022.

Hoorn, 31 mei 2022

de griffier,                              de voorzitter,

Bekendmaking:

• •

  door opname in het Gemeenteblad

Toelichting bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2022

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet.

Paragraaf 1Ambtelijke bijstand

Artikel 1indienen verzoeken en verlening bijstand

De ontvlechting van posities van raad en college leidt noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat de medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Bijstand kan zowel inhouden: geven van informatie, inzicht krijgen in dossiers. Maar ook: feitelijke ondersteuning door opstellen van (benodigde) teksten of schetsen/kaarten, etc.

Omdat bijstand op vele manier kan worden gevraagd is er een duidelijke afspraak nodig hoe een raadslid aan de gevraagde informatie kan komen.

Bijstand wordt verdeeld in een beperkt aantal categorieën. De mogelijkheden vergen elk een eigen aanpak. De geldende ‘gedragsregels’ in de onderhavige opties zijn om misverstanden te voorkomen zo eenvoudig mogelijk gehouden:

• 1.

  (informatie) de simpele, feitelijke vragen over gemeentelijke aangelegenheden kunnen indien deze niet al door de griffier of griffiemedewerkers kunnen worden ondervangen aan een ambtenaar worden voorgelegd. In de meeste gevallen kan dit direct bij de behandelende ambtenaar of dienst (interim) vervanger.

• 2.

  (informatie) inzage in of het krijgen van een afschrift van documenten die vallen onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van college en die openbaar zijn. Deze komen veelal ook direct bij de behandelend ambtenaar terecht. In de meeste gevallen zal het hierbij gaan om genomen collegebesluiten en achterliggende stukken. Let wel: vertrouwelijke documenten kunnen ook worden ingezien door raadsleden (onder geheimhoudingsplicht), maar daarvoor geldt de wat zwaardere procedure.

• 3.

  (informatie) verzoeken om informatie die in politieke of procedurele zin (vertrouwelijke status of b.v. politiek gevoelig) verder gaan dan de vragen onder 1 en 2 bedoeld, worden al dan niet via de ambtenaar voorgelegd aan griffie en gemeentesecretaris. In overleg wordt voldaan aan het verzoek tot inzage of andere informatie.

• 4.

  (bijstand) kortdurende assistentie of advies bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand, bij uitoefenen van de formele raadsinstrumenten zoals het stellen van raadsvragen e.d.: de vraag wordt ingediend bij de griffie. Mocht er los van de bijstand van de griffiemedewerkers hulp van inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaren nodig zijn, dan loopt een verzoek daartoe via de griffie. De griffie legt het verzoek neer bij de direct leidinggevende van de ambtenaar.

• 5.

  (bijstand) langdurende assistentie of advies bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand zoals het begeleiden van tijdelijke werkgroepen of werkbezoeken worden ook ingediend bij de griffie. Het kan gaan om een enkel raadslid dat een verzoek heeft, het zal vaak ook gaan om leden van meerdere fracties omdat het verzoek uit een commissie of raad komt.

• 6.

  (melden onthouden bijstand) langdurende assistentie of advies bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand kunnen door een leidinggevende onthouden worden (gemotiveerd) als hiervoor de capaciteit ontoereikend is of de werkzaamheden een onredelijke groot beslag op de ambtelijke organisatie leggen. Overleg met de gemeentesecretaris en griffier is logisch in deze gevallen. Gestreefd wordt een oplossing te vinden die wel haalbaar is.

• 7.

  (melden onthouden bijstand) assistentie of advies bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand die mogelijk het belang van de gemeente kunnen schaden worden bij gemeentesecretaris en griffier gemeld. Gestreefd wordt een oplossing te vinden die wel haalbaar is.

• 8.

  (melden onthouden bijstand) In geval van onthouding van informatie of bijstand, wordt de burgemeester ingeschakeld voor heroverweging –indien het raadslid hieraan behoefte heeft.

• 9.

  (melden onthouden bijstand) In geval van geschillen wordt de raad respectievelijk het college als verantwoordelijk werkgevers en verantwoordelijke bestuursorganen geïnformeerd.

Het leek in de eerste versie van deze verordening goed de gemeentesecretaris een spilfunctie te geven bij het inschakelen van ambtelijke bijstand. In de praktijk is gebleken dat veel op lagere niveaus al wordt opgelost. De gemeentesecretaris is ook niet de eerst aangewezene die zich moet buigen over het al dan niet toestaan van het geven van antwoord op eenvoudige informatieve vragen.

Dit wordt anders als vragen een politiek gevoelig karakter hebben.

Verder bleken er in de praktijk van de laatste jaren vaak vragen te leven bij ambtenaren over de exacte procedure: wat mag wel en wat mag niet? Wanneer wordt een leidinggevende ingeseind, wanneer de gemeentesecretaris of de griffier? Dit nieuwe artikel geeft daarom een helderder omschrijving van de diverse mogelijkheden en betrokken ambtenaren en bestuurders.

Artikelen 2 en 3 onthouding bijstand en heroverweging

In eerdere gevallen werd gesproken over ‘weigering’ van het geven van informatie en bijstand. De term ‘onthouden’ leek meer op zijn plaats omdat er maar een beperkt aantal gevallen zijn waarin het raadslid iets mag worden ‘onthouden’. Het recht op inzage –ook in dossiers van het college waar geheimhouding op rust- is wettelijk vastgelegd en gaat ook verder dan de inzage die op grond van de WOB verkregen kan worden. Dit doet recht aan de status van raadsleden die op grond van informatie kun politieke verantwoordelijke werk goed kunnen doen. Het doet ook recht aan de versterking van de informatieplicht (ook actieve informatieplicht) bij de invoeringswet van de dualiseringsoperatie in 2002. De gronden voor onthouding zijn hierboven bij de toelichting op vraag 1 al in beeld gebracht.

Ook de rollen van burgemeester, griffier, gemeentesecretaris, leidinggevende en ambtenaar zijn duidelijker in beeld gebracht in deze regeling. De burgemeester beoordeelt een verzoek om heroverweging van het besluit een raadslid geen informatie of andere bijstand te geven. Als voorzitter van zowel raad als college kan hij een geval van diverse kanten beoordelen.

Artikel 4conflictregeling

Indien –naar de mening van het raadslid– op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om informatie of assistentie gehoor wordt gegeven, kan dit leiden tot een politiek-bestuurlijk conflict. Omdat de rechter in deze veelal politiek getinte conflicten geen of slechts een terughoudende rol kan spelen, is het logisch intern een oplossing te zoeken. Het gaat overigens om de bijstand zowel voor simpele feitelijke vragen, inzicht in dossiers, maar ook de inhoudelijk ‘zwaardere’ bijstand bij voorstellen en initiatieven vanuit fracties.

De rol van de burgemeester als degene die conflicten over bijstand ‘oplost’ leek bij het begin van de invoering van dualisme dan ook een goed idee. In de huidige tijd waarin de burgemeester ook steeds meer politieke verantwoording draagt en portefeuilles heeft, lijkt het wat logischer het gehele college en presidium (de fractievoorzitters) hierbij te betrekken als een casus aanleiding geeft tot conflicten.

Het zal overigens gaan om hoge uitzonderingsgevallen. De burgemeester speelt nog wel een belangrijke rol bij het beoordelen van een eerste verzoek om heroverweging. Zo’n verzoek van een raadslid kan nog steeds door hem behandeld worden.

Artikel 5 limitatieve beperking verzoeken

Er is niet voor gekozen om aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. Wel is er een bepaling opgenomen die ingaat op verzoeken die onevenredig veel beslag leggen op de organisatie. Het wordt aan de raadsleden zelf overgelaten zich ook in dit opzicht te houden aan de geldende spelregels zoals verwoord in de Gedragscode, het Reglement van Orde en de onderhavige verordening.

Artikel 6informatie aan portefeuillehouder

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.

Of in voorkomende gevallen altijd de verantwoordelijk wethouder moet worden ingeseind dat verzoeken om informatie ‘spelen’, is landelijk nog onderwerp van discussie. In de praktijk van de gemeente Hoorn is een ongeschreven regel gegroeid dat het raadslid de wethouder(s) of portefeuillehouders wiens onderwerp het aangaat zelf informeert.

Een enkele keer gebeurt dit niet, of pas later in het proces, omdat het raadslid niet weet of er in politieke zin iets met de verkregen informatie gedaan zal worden. Soms moet een raadslid nog terug naar de fractie voor nader overleg. In het kader van effectiviteit van bestuur is het dan ook logisch dat het aantal personen dat betrokken wordt bij een verzoek om inlichtingen of assistentie beperkt blijft.

Artikel 7geheimhouding

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft uiteraard onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het geven van informatie of het verlenen van ambtelijke bijstand aan raadsleden hoort tot de normale uitoefening van zijn taak.

Indien hij dit gedeelte van zijn taak onder de opgelegde geheimhouding niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Het kan de ambtenaar wel in een lastige rol brengen, als hij het idee heeft dat informatie van hem wordt gebruikt om zijn ‘eigen’ wethouder politiek onder druk te zetten. Beide partijen –zowel het betrokken raadslid als de ambtenaar- moeten zich bewust zijn van de dubbele gerichtheid van ambtenaren in deze gevallen. Terughoudendheid met vragen die zeer politiek van aard zijn aan ambtenaren moet dan ook worden nagestreefd. Voor twijfelgevallen is in lid 4 aangegeven dat het opleggen van geheimhouding niet betekent dat de ambtenaar die van mening is dat een grond voor onthouding van bijstand aan de orde is, daarover niet toch met de gemeentesecretaris of de griffier kan overleggen.

In lid 3 is aangegeven dat als er toch problemen rond de geheimhouding ontstaan voor de ambtenaar de secretaris en voor het raadslid en de wethouder de burgemeester de eerstaangewezene is voor bemiddeling om hier uit te komen.

Paragraaf 2Fractieondersteuning

Artikel 8hoogte van de bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Er is gekozen voor een basisbedrag dat voor alle fracties gelijk is en een extra bedrag per fractielid waarmee recht wordt gedaan aan het verschil in fractiegrootte. Het gaat hierbij om een rekensleutel om de fractiebijdrage te kunnen bepalen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat een fractielid persoonlijk rechten doet gelden op het bedrag per fractielid.

Artikel 9besteding

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage partij- of verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Een uitzondering wordt gemaakt voor opleidingskosten van raadscommissieleden die geen raadslid zijn maar wel namens een fractie in de raadscommissie zijn benoemd.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 10verandering in grootte van een fractie

Bij veranderende verhoudingen in de raad door splitsing blijft de oorspronkelijke fractie het basisbedrag ontvangen, tenzij deze fractie ophoudt te bestaan. De afgesplitste raadsleden behouden hun individuele bijdrage. Uitzonderingen kunnen ervoor zorgen dat er wel recht blijft bestaan op de fractievergoeding. Dit kan het geval zijn als een raadslid zelf de kiesdeler heeft gehaald, een hele fractie onder een andere naam verder gaat of als er een fusie plaatsvindt. De raad besluit of sprake is van een uitzondering.

Artikel 11verantwoording

Bedragen worden uitgekeerd op declaratiebasis. Dat betekent dat op het moment van declareren wordt bezien of een uitgave rechtmatig is. Belangrijk hierbij is dat de declaratie is onderbouwd met deugdelijke bewijsstukken.

Elke declaratie moet voordat die wordt ingediend, worden getekend door de fractievoorzitter, ten teken dat die akkoord gaat met de indiening en dat de uitgaven passen binnen het bestedingsdoel van deze verordening (artikel 9). De griffier maakt jaarlijks van de ingediende declaraties van de fracties een verslag dat uiterlijk in maart van het volgende jaar wordt uitgebracht aan de raad of het presidium namens de raad.

Er is niet gekozen voor een specifieke accountantsverklaring bij dit verslag. De desbetreffende uitgaven zijn opgenomen in de gemeentelijke administratie en jaarrekening en zijn in die zin al object van de reguliere accountantscontrole. De accountant heeft altijd de mogelijkheid om hierover in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole te rapporteren. De raad heeft indien gewenst elk jaar via het controleprotocol de mogelijkheid de accountant te verzoeken extra het zoeklicht te richten op deze uitgaven.

Artikel 12hardheidsclausule

Het uitgangspunt is zijn de afspraken zoals opgenomen de verordening. Er zijn situaties denkbaar waarbij het strikt naleven van deze afspraken, in verhouding tot het doel waarvoor deze verordening is opgesteld, dusdanig nadelige gevolgen heeft voor een fractie, groepering of individueel raadslid dat toepassing van (delen van) de verordening in het specifieke geval onredelijk is. In zo’n geval kan de raad besluiten in het individuele geval af te wijken van de verordening.

Artikel 13slotbepaling

Dit artikel behoeft geen toelichting.