Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR690794
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR690794/1
Regeling vervallen per 14-11-2023
Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2022
Geldend van 10-01-2023 t/m 13-11-2023
Intitulé
Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2022Burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude;
- •
gelet op artikel van de Wet basisregistratie personen
- •
gelet op de Verordening gegevensverstrekking BRP Zoeterwoude 2020
- •
overwegende dat op 25 mei 2018 de Algemene verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679) in werking is getreden
BESLUIT:
Vast te stellen het volgende:
Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2022
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Daar waar in deze verordening de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt, dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt (mede) verstaan onder:
- a.
Aangehaakte gegevens: in de basisregistratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet, genoemd in bijlage 3;
- b.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679);
- c.
Basisregistratie: de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet;
- d.
Beheerder: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie en bevolkingsadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;
- e.
Bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisregistratie personen en de aangehaakte gegevens;
- f.
Organen van de gemeente: domeinen en teams van de gemeente Zoeterwoude. Instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur van Zoeterwoude zijn opgelegd en / of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken en de daaraan gelijkgestelden;
- g.
Protocolplicht: De verplichting om bij te houden welke gegevens aan wie, waarom en wanneer verstrekt zijn.
- h.
Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
- i.
Verordening: de Verordening gegevensverstrekking BRP Zoeterwoude 2020.
Artikel 2 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
-
1. Met het oog op het met elkaar in verband brengen van registraties, worden aan beheerders van andere gemeentelijke registraties, gegevens verstrekt.
-
2. De gegevens die per beheerder worden verstrekt en ten behoeve van welk doel, zijn in bijlage 1 vastgelegd.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot toegang en gebruik
Artikel 3 Verstrekkingen aan organen van de gemeente
Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan een orgaan van de gemeente gegevens uit de basisregistratie personen en uit de bevolkingsadministratie.
Artikel 4 Bevoegdheden beheerder bevolkingsadministratie
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
- a.
de verbanden met andere gemeentelijke registraties;
- b.
de toegang tot de bevolkingsadministratie;
- c.
verstrekkingen aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie;
- d.
de aangehaakte gegevens voor zowel de taken van het college alsmede de taken van de burgemeester en de toegang tot aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie;
- e.
het pakket van aangehaakte gegevens.
Artikel 5 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke taken
-
1. Het college van burgemeester en wethouders, dan wel de door het college aangewezen beheerder, is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke taken persoonsgegevens uit de basisregistratie en de bevolkingsadministratie te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taken.
-
2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse toegang (raadplegen) tot de basisregistratie en bevolkingsadministratie, door systematische verstrekkingen, eenmalige verstrekkingen en selectie.
-
3. De organen van de gemeente waaraan gegevens worden verstrekt, de categorie van personen waarvan gegevens worden verstrekt en de grondslag zijn vermeld in bijlage 1. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in de matrix bijlage 3.
Artikel 6 Toegang tot de bevolkingsadministratie
-
1. Toegang tot de basisregistratie en bevolkingsadministratie hebben:
- a.
de beheerder;
- b.
degenen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie, voor de taakuitoefening in de gemeente;
- c.
de verwerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen verwerker en de gemeente;
- d.
beheerders van andere gemeentelijke registraties, ter uitvoering van hun taken. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een autorisatieverzoek vastgelegd.
- a.
-
2. De verantwoordelijke kan andere gemeentelijke organen toegang verlenen tot de bevolkingsadministratie. In het autorisatieverzoek worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:
- •
het doel waarvoor de gegevens uit de bevolkingsadministratie nodig zijn;
- •
de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;
- •
het autorisatieprofiel met een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;
- •
de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.
- •
-
3. De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Artikel 7 Verstrekking aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie
-
1. Aan organen van de gemeente kunnen (systematisch) gegevens of selecties van gegevens worden verstrekt, als daarin is voorzien in bijlage 1.
-
2. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens betreffende de systematische verstrekkingen aan organen van de gemeente, worden in een verantwoording vastgelegd.
-
3. Bij het verzoek worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:
- •
het doel waarvoor de gegevens nodig zijn;
- •
de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;
- •
een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;
- •
de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.
- •
-
4. De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken, overeenkomstig bijlage 1 van deze regeling.
Artikel 8 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan medewerkers van de gemeente Zoeterwoude worden slechts telefonisch gegevens verstrekt als de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd of het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
- a.
informatie te leveren aan medewerkers Burgerzaken ter uitvoering van de taken die verband houden met de administraties die bij deze organisatie moeten worden gevoerd;
- b.
de organen van de gemeente te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die organen;
- c.
het bijhouden van een zaak of verzoek van een inwoner;
- d.
statistische informatie te leveren.
Artikel 10 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden, voor zover niet verkregen onder de regelgeving tot de datum van de invoering van de wet,
- •
verkregen door opgave van de ingezetene
- •
door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens
- •
geregistreerd door medewerkers van Burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen
- •
verkregen van overheidsorganen en derden.
Artikel 11 Toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie
Op de toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie zijn de bepalingen van artikel 5, 6 en 7 van deze regeling van toepassing.
Artikel 12 Verwijdering en vernietiging van gegevens
-
1. Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie slechts verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De gegevens worden niet vernietigd wanneer deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van wettelijke of gemeentelijke taken.
-
2. Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
Artikel 13 Rechten en plichten van de burger
Verzoeken ten aanzien van inzage in aangehaakte gegevens waaronder mede wordt verstaan verzoeken tot rectificatie, worden behandeld overeenkomstig hetgeen in de artikelen 15, 16, 17, 19 en 22 van de AVG is bepaald.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
Artikel 14 Beveiliging
De beheerder voor de verwerking van gegevens in de bevolkingsadministratie draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de bevolkingsadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Artikel 15 Terugmeldplicht
-
1. Een orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.
-
2. De gegevensbeheerder BRP regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in artikel 2.34 van de Wet en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.
Artikel 16 Protocolplicht
-
1. De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaar volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met artikel 3.11 van de Wet.
-
2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.
Artikel 17 Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel
-
1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van publicatie;
-
2. De Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude van 7 december 2021 wordt ingetrokken met ingang van de dag van in werking treden deze regeling;
-
3. Deze regeling kan worden aangehaald als: Privacyreglement BRP en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2022
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 december 2022.
De burgemeester,
De secretaris,
Bijlage 1 behorend bij artikel 1 Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Deze bijlage 2 behoort bij artikel 1 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens (Naam gemeente) 2018 en bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt. De kolommen 6 t/m 9 bevatten de wijze waarop gegevens kunnen worden verstrekt.
- 6.
Ad hoc bevragingen/inzage = rechtstreekse inzage in Key2Burgerzaken
- 7.
mutatieberichten of datadistributie = systematische verstrekking
- 8.
Selectieverstrekking = op verzoek een selectie vanuit Key2Burgerzakan met Cognos
- 9.
AA = Ad hoc verstrekking via mail/telefoon
De cijfers in de kolom 6 t/m 8 verwijzen naar de gebruikersprofielen/autorisatie (in bijlage 3).
Bijlage 3 behoort bij artikel 2 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens (Naam gemeente) 2018 en bevat een overzicht van de gegevens die verstrekt kunnen worden voor de uitvoering van de taken zoals die genoemd zijn in bijlage 2.
Wanneer dit een ‘ aangehaakt gegeven’ betreft is het gegeven vermeld in rood.
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Organisatieonderdeel |
Taak |
Doelomschrijving |
Categorie(ën) van betrokkenen |
Rechtmatige grondslag |
Ad hocvragen/ inzage |
Mutatieberichten of Datadistributie |
Selectieverstrekking |
AA = Ad hoc mail / tel. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bestuurssecretariaat, domein Concern en bestuurszaken |
Jubilea overzichten: 50, 60, 65 en jarige huwelijken 90, 100, 100+ jarigen Koninklijke onderscheidingen |
Felicitaties van burgemeester via brief of persoonlijk bezoek. Voorbereiden verlenen koninklijke onderscheidingen |
Personen die aan de criteria voldoen |
Lokale taak. Wet instelling Orde van de Nederlandse Leeuw en Orde van Oranje-Nassau |
1 |
|
1 |
AA |
Bestuurssecretariaat, domein Concern en bestuurszaken |
Veteranen |
Verzenden uitnodigingen |
Personen die aan de criteria voldoen |
Lokale taak |
1 |
|
1 |
AA |
Domein Concernzaken |
Enquêtes inwoners |
Verzenden uitnodigingen om deel te nemen aan een enquête |
Personen die aan de criteria voldoen |
Lokale taak |
1 |
|
1 |
AA |
Burgerzaken, domein Samenleving |
Verkiezingen |
Organisatie verkiezingen en referenda Verifiëren van persoonsgegevens van de volmachtgever en gemachtigde. Controle van het aantal verleende volmachtigden |
(Kandidaat) stembureauleden |
Kieswet (E4) |
26 |
26 |
26 |
AA |
Burgerzaken, domein Samenleving |
Burgerlijke Stand |
Onderzoek in verband met het opmaken van een akte. Registreren van gegevens, verstrekken van afschriften/uittreksels en verklaringen. Voorbereiden huwelijken en geregistreerde partnerschappen. |
Personen waarvan gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden tbv burgerlijke stand |
Boek 1 en Boek 10 BW, Wet op de lijkbezorging, Privacyprotocol Babs |
27 |
27 |
27 |
AA |
Burgerzaken/KCC, domein Samenleving |
reisdocumenten, rijbewijzen, VOG |
Registreren gegevens, verwerken aangiften, mutaties en aanvragen |
Ingeschrevenen en verzoekers |
Wet BRP, Paspoortwet, Reglement rijbewijzen |
1,24 |
1,24 |
1,24 |
AA |
Burgerzaken/KCC, domein Samenleving |
Naturalisatie en optie |
Behandelend verzoeken tot naturalisatie of optie. Verstrekken informatie. |
Personen die niet de Nederlandse nationaliteit hebben en hun kinderen. |
Wet op het Nederlanderschap, besluit verkrijging en verlies Nederlanderschap |
25 |
25 |
25 |
AA |
Burgemeester |
Bijzondere opneming psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ) |
Opname personen in psychiatrisch ziekenhuis, op de hoogte stellen van wettelijk vertegenwoordiger of naaste familie, inlichten inspecteur van het Staatstoezicht op de volksgezondheid en de Officier van Justitie |
Op te nemen personen, echtgenoten, wettelijke vertegenwoordiger of naaste familie van de persoon |
Wet zorg en dwang |
14 |
|
|
AA |
Zorg, Werk, Inkomen, domein Samenleving |
Gehandicaptenparkeerkaarten |
Behandelen aanvragen gehandicaptenparkeerkaarten |
Aanvragers |
Gehandicapten parkeerregeling Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer |
13 |
13 |
13 |
AA |
Zorg, Werk, Inkomen, domein Samenleving |
Mo, Uitkeringen, schuldhulpverlening, voorzieningen gehandicapten, maatschappelijke ondersteuning, zorg voor ouderen en jongeren |
Behandelen aanvragen, toekennen voorzieningen en uitkeringen. Ondersteuning, participatie en jeugdzorg. Sociale Werkvoorziening. Maatschappelijke zorg |
Aanvragers en huisgenoten |
WMO, Jeugdwet, participatiewet, Wajong, besluit bijstandverlening zelfstandigen, Wet IOAW, Wet IOAZ, wkkp |
5,12, 21,22, 23 |
5,12, 21,22, 23 |
5,12, 21,22, 23 |
AA |
Maatschappelijk Beleid, domein Samenleving |
welzijnsbezoeken |
De uitvoering van welzijnsbezoeken |
Inwoners die aan de criteria voldoen |
Wet maatschappelijke ondersteuning |
5b, 12b |
5b,12b |
5b, 12b |
AA |
Opsporingsambtenaren en toezichthouders, domein Samenleving . Opsporingsambtenaren en toezichthouders Team Vergunningen, Handhaving en Veiligheid, domein Ruimte |
Opsporen strafbare feiten, misbruik en fraude |
Controle ter voorkoming en nemen maatregelen bij misbruik, plegen strafbare feiten en fraude |
betrokkenen |
Omgevingswet, Participatiewet, WWB, WMO, Wajong, Wet BRP Besluit Minister van Veiligheid en Justitie tot aanwijzing buitengewoon opsporingsambtenaren. Aanwijzingsbesluit Toezichthouders van het gemeentebestuur |
4 |
4 |
4 |
AA |
Team buitenruimte, domein Ruimte |
Verkeersveiligheid |
Verkeersveiligheid bevorderende acties. Behandelen aanvragen gehandicaptenparkeerplaats |
Personen die in aanmerking komen om deel te nemen aan acties ter bevordering van verkeersveiligheid. Personen die een gehandicapten- parkeerplaats aanvragen. |
Lokale taak Provinciaal verkeer- en vervoerplan Zuid-Holland, APV, ouderenbeleid |
11 |
111 |
11 |
AA |
Maatschappelijk beleid, domein Samenleving en SP71 |
Leerlingenvervoer en leerplicht |
Vergoeding kosten leerlingenvervoer, regelen van vervoer en leerplichtadministratie. Controle op absoluut en relatief schoolverzuim van leerplichtige jongeren |
Leerling, ouders, voogden, verzorgers van leerlingen |
Wet op het primair onderwijs, leerplichtwet, wet op het voortgezet onderwijs, wet educatie en beroepsonderwijs, wet op de expertisecentra |
17 |
17 |
17 |
AA |
Ruimtelijke ontwikkeling + Ruimtelijk Beheer, Domein Ruimte Omgevingsdienst West Holland |
Omgevingsvergunnning |
Behandelen aanvragen vergunningen en meldingen op het terrein van bouwen, ruimte, natuur, monumenten en milieu |
Aanvragers en melders |
Wet alg bepalingen omgevingsrecht, Woningwet, Huisvestingswet, besluit brandveiligheid gebruik bouwwerken, wet milieubeheer, APV |
10 |
10 |
10 |
AA |
Vergunningen handhaving en veiligheid, domein Ruimte |
Algemene Plaatselijke Verordening (APV) |
Behandelen vergunningen APV, winkeltijden, drank-en horeca, kansspelen |
Aanvragers, melders,minderjarige kinderen van exploitanten. Leidinggevenden van eenn inrichting waarin een of meerdere speelautomaten aanwezig zijn. |
APV, drank- en horecawet, wet op de kansspelen, winkeltijdenwet |
6,7,8, 11 |
6,7,8, 11 |
6,7,8, 11 |
AA |
Burgerzaken/KCC, domein Samenleving |
Gevonden voorwerpen |
Registreren en al het mogelijke doen om de rechtmatige eigenaar te traceren |
Personen die voorwerpen vinden of op zoek zijn. Personen van wie vermoed wordt de rechtmatige eigenaar te zijn |
Boek 5 Burgerlijk Wetboek, Besluit gevonden voorwerpen |
16 |
16 |
16 |
AA |
Vergunningen, handhaving en veiligheid, domein Ruimte |
Crisisbeheersing / rampenbestrijding |
Verstrekken van slachtofferinformatie tijdens en na een crisis. Bevorderen samenwerking tussen gemeenten, geneeskundige hulpverlening en politie |
Slachtoffers crisis, familieleden van slachtoffers |
Wet veiligheidsregio’s |
15 |
15 |
15 |
AA |
Team informatie, domein Concern en bestuurszaken |
Registratie zaken |
Registratie van zaken en dispensatie niet-openbare archiefstukken |
betrokkenen |
Archiefwet |
18 |
18 |
18 |
AA |
Team Ontwikkeling, Fysieke Leefomgeving, domein Ruimte |
Tijdelijke verhuurvergunning Huisvesting |
Behandelen van aanvragen voor tijdelijke verhuurvergunningen, heffen van leges |
Aanvragers en gemachtigden van aanvragers |
Leegstandswet Huisvestingswet |
9 |
9 |
9 |
AA |
Team Ontwikkeling, Fysieke Leefomgeving, domein Ruimte |
Projecten in het kader van de energietransitie |
Communicatie met eigenaren en gebruikers van woningen en bedrijven ter bevordering van duurzaamheid |
Eigenaren en huurders van panden in de gemeente |
Klimaatwet |
1 |
1 |
1 |
AA |
Service Eenheid Financiën SP71 |
Gemeentelijke financiële administratie |
Innen en betalen facturen, innen gemeentelijke belastingen en heffingen |
Debiteuren en crediteuren |
Verordening onroerende zaakbelasting, verordening rioolheffing, Legesverordening, Verordening afvalstoffenheffing en reinigingsrechten, verordening liggeld, verordening marktgeld, verordening lijkbezorgingsrechten, verordening precario |
1 |
1 |
1 |
AA |
Service Eenheid Personeelszaken SP71 |
Pensioenen raadsleden, wethouders en wachtgelden gemeentepersoneel |
Behandelen aanvragen en registratie van pensioenen en wachtgelden aan gemeenteambtenaren, wethouders en raadsleden |
Ex-personeel en ex-raadsleden en bestuurders |
ambtenarenwet, gemeentewet, grondwet, algemene pensioenwet politieke ambtsdragers, rechtspositieregeling, rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, collectieve arbeidsvoorwaardenregeling |
19 + 20 |
19 + 20 |
19 + 20 |
AA |
Service Eenheid Juridische Zaken SP71 |
Ondersteuning |
Ondersteuning bij juridische zaken |
Betrokkenen bij een bezwaar- of beroepsprocedure |
Diverse wetgeving |
1 |
1 |
1 |
AA |
DIV, domein Concern en bestuurszaken |
Dispensatie niet openbare archiefstukken |
Behandelen van aanvragen om inzage in niet openbare gemeentelijke archiefstukken |
Personen van wie gegevens in een archiefstuk voorkomen en van wie gegevens moeten worden geverifieerd |
Archiefwet 1995 |
1 |
1 |
1 |
AA |
BSGR |
Gemeentelijke belastingen en heffingen |
Innen van belastingen en heffingen |
Belastingplichtigen, personen die leges moeten betalen |
Gemeentewet, Wet milieubeheer |
2 |
2 |
2 |
AA |
BSGR en team Financiën SP71 |
Waardering onroerende zaken |
Verlenen van beschikkingen voor het vaststellen van de aarde van een onroerende zaak. Het toesturen van beschikkingen. |
Personen die eigenaar, huurder of vruchtgebruiker zijn van een onroerende zaak |
Wet waardering onroerende zaken |
3 |
3 |
3 |
AA |
Toelichting Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2022
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Wetgeving
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
Bevoegdheid college b&w
De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De gemeenteraad heeft op (datum) in de “Verordening BRP de gemeente (Naam gemeente) ” geregeld dat de verstrekkingen aan organen van de gemeente (Naam gemeente) over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening BRP is in werking getreden op de datum waarop de AVG van kracht werd, namelijk 25 mei 2018.
Persoonsgegevens van ‘ eigen inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van (Naam gemeente) aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de Gemeente (Naam gemeente) wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over:
- -
gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn;
- -
gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.
Gegevens van ‘ niet- inwoners’
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Naam gemeente woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente (Naam gemeente) op grond van artikel 3.2 Wet BRP (meest recente besluit van 26 juni 2018, kenmerk 2018-0ooo. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.
De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de GBA. In de toekomst zullen de medewerkers van andere afdelingen dan Burgerzaken alle persoonsgegevens gebruiken en raadplegen via het gegevensmagazijn. De gegevensbeheerder regelt de distributie volgens bijlage 2 van dit reglement.
In bijlage 3 zijn de zelfde gegevens opgenomen als in dit autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP de zelfde gegevens kunnen inzien en gebruiken.
Begripsbepalingen
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.
Basisregistratie
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen.
Orgaan
Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van (Naam gemeente). Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team, domein of afdeling).
Derde
Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Verstrekking aan derden
Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente (naam gemeente). Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.
Indien de doelgroep op een andere wijze bereikt kan worden, wordt aan derden geen persoonsgegevens verstrekt. Een andere wijze is bij voorbeeld het plaatsen van een oproep op sociale media, huis-aan-huis bladen, het verspreiden van flyers, ophangen van affiches, via organisaties die contact hebben met de doelgroep.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Beperkt set aan gegevens
Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wbrp kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Geheimhouding
Verstrekking aan derden blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wbrp verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
Artikel 2 Verstrekking aan een orgaan van de gemeente
Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van (Naam gemeente) aan medewerkers en/of teams/afdelingen van de gemeente (Naam gemeente). Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP).
In bijlage 3 van deze regeling wordt een opsomming opgenomen van alle gegevens, die aangemerkt worden als zogenaamd ‘aangehaakt gegeven’ . De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is artikel 6, lid 1 sub e van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In bijlage 1 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.
Artikel 3 Terugmeldplicht
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.
Dit is verplicht volgens in artikel 2.34 van de Wet BRP.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).
Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Artikel 5 Protocolplicht
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl