Regeling briefadres gemeente Barendrecht 2022

Ondertekening

Toelichting op de Regeling briefadres gemeente Barendrecht 2022

Per 1 januari 2022 is de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) gewijzigd. Artikel 2.23, lid 2 verplicht dat er een adres van de gemeente als briefadresgever aanwezig moet zijn, indien het woonadres ontbreekt en geen aangifte wordt gedaan van een briefadres. Hiermee is de bevoegdheid van het college gewijzigd in een wettelijke verplichting tot ambtshalve registratie van een persoon op een briefadres. Als een persoon geen vast woonadres heeft en ook geen geschikte briefadresgever kan vinden moet de gemeente zelf als briefadresgever optreden of een in de gemeente gevestigde instelling in Nederland aanwijzen waarin beschermd wonen of opvang plaatsvindt, als bedoeld in artikel 1.1.1. van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Hieronder volgt de artikelsgewijze toelichting op de regeling briefadres.

Toelichting artikel 2, lid 1

Het uitgangspunt is dat de aangever ingeschreven wordt op een woonadres en bij het ontbreken hiervan op een briefadres. Om te bepalen of de aangever een woonadres heeft wordt dit vastgesteld aan de hand van de definitie van artikel 1.1, onder o, Wet BRP: ‘Een woonadres is het adres waar iemand woont of naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten’. Wanneer het onduidelijk is waar de aangever gaat verblijven, maar wel duidelijk is dat deze in de gemeente Barendrecht verblijft, kan er gedurende de onderzoeksperiode een ambtshalve briefadres verstrekt worden.

Op grond van artikel 2.43 Wet BRP kan iemand die voor een periode meer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dit geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland bij zijn woongemeente. Op grond van deze aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst in de BRP opgeschort vanwege emigratie.

Toelichting artikel 2, lid 2

Er zijn een aantal wettelijke uitzonderingen op de regel van inschrijving op een woonadres.

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38 jo. artikel 2.39 Wet BRP, in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen (huizen van bewaring, gevangenissen, gecombineerde inrichtingen, bijzondere inrichtingen en overige diensten). In de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college is eveneens bevoegd, om op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen. Deze instellingen moeten in Nederland zijn gevestigd, zoals bedoeld in artikel 2.42, onder b, Wet BRP.

Toelichting artikel 2, lid 3

Wanneer de burgemeester van oordeel is dat om veiligheidsredenen het niet wenselijk is dat burger in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1, in plaats van een woonadres een briefadres heeft, kan er een uitzondering gemaakt worden.

Toelichting artikel 3, lid 1

De aangifte briefadres wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

Toelichting artikel 3, lid 2

Bij de aangifte dient de reden van het briefadres en de te verwachte duur worden opgenomen op het aangifteformulier briefadres. Indien het gaat om een verblijf in een instelling of op een adres waarvan het opnemen van een woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is, zal er een schriftelijke instemmingsverklaring noodzakelijk zijn van het hoofd van de instelling of van de burgemeester.

Toelichting artikel 3, lid 3

De identiteit van de aanvrager voor het briefadres moet deugdelijk worden vastgesteld, zoals bedoeld in artikel 2.4, lid 3 jo artikel 2.20, lid 4 Wet BRP. Voor een aangifte briefadres betekent dit dat er online hiervoor een afspraak gemaakt kan worden op de gemeentelijke website. Bij de afspraak en aangifte briefadres moet er een geldig identiteitsbewijs, zoals bepaald in artikel 1 WID, worden overlegd. Indien de aanvrager naar een zorginstelling of penitentiaire inrichting gaat kan er online op de gemeentelijke website een briefadres aangevraagd worden. Er zal dan ook een schriftelijk bewijs moeten worden overlegd van deze instelling of inrichting. Bewijs kan worden geüpload bij de aangifte briefadres die door middel van Digitale Identiteit (DigiD) wordt ingediend.

Toelichting artikel 3, lid 4

Bij een aangifte briefadres wordt er door de medewerker van cluster Dienstverlening vastgesteld of de aangever in aanmerking komt voor inschrijving in de BRP, op grond van artikel 2.38 en 2.39 Wet BRP. Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de persoon langer buiten Nederland verblijft dan een periode van 2/3e deel van een jaar. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres.

Toelichting artikel 3, lid 5

Aangifte briefadres bij een natuurlijk persoon

Bij een aangifte briefadres bij een natuurlijk persoon dient er een schriftelijke instemmingsverklaring van de briefadresgever gevoegd te worden, zoals bedoeld in artikel 2.45, lid 2 Wet BRP, inclusief een (kopie) van een geldig identiteitsbewijs, zoals bedoeld in artikel 1 WID.

Aangifte briefadres bij een instelling

Bij een aangifte briefadres bij een instelling zoals bedoeld in artikel 2.40, lid 3 Wet BRP en de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling BRP, dient er door het hoofd van de aangewezen instelling tijdig aan betrokken persoon een schriftelijke mededeling van de mogelijkheid tot aangifte van een briefadres worden gedaan, artikel 2.40, lid 5 Wet BRP.

Aangifte briefadres op het adres van de gemeente Barendrecht

Bij een aangifte briefadres op het adres van de gemeente Barendrecht dient er een schriftelijke instemmingsverklaring aanwezig te zijn. Deze instemmingsverklaring omvat een besluit tot wel of geen toekenning tot het briefadres. Deze beoordeling wordt gedaan door een medewerker Backoffice, van het cluster Dienstverlening van de gemeente Barendrecht. De medewerkers zijn gemandateerd door het college en zijn hierdoor bevoegd om de aangiften in behandeling te nemen en hierover een beslissing te nemen (zie hiervoor ook de mandaatbesluitregeling van de gemeente Barendrecht).

Toelichting artikel 3, lid 6

Een briefadres kan niet worden gehouden bij iemand van wie de verblijfplaats (categorie 08 op de persoonslijst van betrokkene) in de BRP in onderzoek staat. Immers de verplichtingen van de briefadresgever kunnen pas vervuld worden wanneer deze zelf op het adres woonachtig is. Wanneer daar nog geen uitsluitsel over is, zal de aangever een andere briefadresgever moeten zoeken of zal, indien dit niet mogelijk is, de gemeente als briefadresgever optreden.

Toelichting artikel 3, lid 7

De briefadresgever verstrekt op grond van artikel 2.45, lid 4 Wet BRP, op verzoek van het college, desgevraagd in persoon, binnen een door het college in het verzoek te noemen termijn, ter zake de inlichtingen en legt de geschriften over die noodzakelijk zijn voor de registratie van het briefadres en de bijhouding met betrekking tot de BRP.

De briefadreshouder verstrekt op grond van artikel 2.45, lid 1 Wet BRP, op verzoek van het college, binnen een door het college in het verzoek te noemen termijn, ter zake de inlichtingen en legt de geschriften over die noodzakelijk zijn voor de bijhouding met betrekking tot hem van de basisregistratie personen. De betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.

Toelichting artikel 3, lid 8

Een briefadresgever kan alleen een rechtspersoon zijn wanneer deze door het college wordt aangewezen, zoals bepaald in artikel 2.40, lid 4 Wet BRP. Denk hierbij aan een opvanginstelling of beschermd wonen. Commerciële aanbieders zijn uitgesloten en zullen niet als briefadreshouder worden aangewezen.

Toelichting artikel 3, lid 9

Het briefadres is een adres waar de bestemde geschriften of inlichtingen daarover door de betrokken briefadreshouder in ontvangst worden genomen. Het moet een bestaand adres zijn van een natuurlijk persoon, instelling of aangewezen rechtspersoon, de zogeheten briefadresgever (artikel 2.40 Wet BRP). De briefadresgever moet ervoor zorgen dat de post van de overheid (bijvoorbeeld een stempas, belastingformulier of dagvaarding) de persoon in kwestie bereikt. Bij gebruik van het gemeentelijke briefadres Barendrecht mag het briefadres niet worden gebruikt voor:

Commerciële doeleinden;

Registratie van een bedrijf bij de Kamer van Koophandel;

Het aannemen van (post)pakketten.

Een briefadres kan, in tegenstelling op wat de wet regelt en in tegenstelling tot een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden en stond geregistreerd in de BRP. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische instelling verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting.

Toelichting artikel 4, lid 1

De aangifte van het briefadres vindt plaats bij de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Het adres moet dus een bestaand adres zijn in de gemeente Barendrecht.

Toelichting artikel 4, lid 2 en lid 3

Indien het aangifteformulier niet volledig is ingevuld en de instemmingsverklaring van de briefadresgever (natuurlijk persoon, instelling of rechtspersoon) ontbreekt kan er geen juiste beoordeling worden gedaan om tot toekenning van het briefadres over te gaan, de aangifte wordt dan behandeld als een onvolledige aangifte.

Toelichting artikel 4, lid 4

In de gevallen dat een briefadres vanwege veiligheidsreden wordt aangevraagd en dit wordt vastgesteld door de burgemeester, is er een schriftelijke instemmingsverklaring met toelichting van de burgemeester nodig om het briefadres toe te kennen.

Toelichting artikel 4, lid 5 en lid 6

De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende informatie en/of benodigde stukken, zoals bijvoorbeeld de instemmingsverklaring bij een aangifte briefadres bij een particulier, een instelling of als er een toelichting, verklaringen nodig zijn voor instemming om een briefadres te houden op het adres van de gemeente Barendrecht. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen. Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen de aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat aan de aangifte briefadres geen gevolg wordt gegeven wegens het ontbreken van de gevraagde documenten, met inachtneming van artikel 2.60 Wet BRP. Hiertegen is bezwaar mogelijk.

Het is toegestaan om in de mededeling tot aanvulling van gegevens (4:5 Awb) al melding te maken van het voornemen om aan de aangifte geen gevolg te geven (4:7 Awb) in het geval dat niet voldaan wordt aan de aanvulling.

Toelichting artikel 5, lid 1 en lid 2

De verplichting tot ambtshalve inschrijving van het college gaat in ‘op het moment dat het college kennis krijgt van de situatie die tot het ambtshalve handelen noopt’. Dit betekent dat zodra het college op de hoogte wordt gesteld van de aanwezigheid van een persoon in de gemeente, die niet als ingezetene met een woonadres in de BRP is ingeschreven, maar gezien zijn feitelijk en rechtmatig verblijf wel als ingezetene in de BRP zou moeten worden opgenomen, en zelf niet in staat of bereid is tot aangifte van een briefadres, het college ambtshalve dient over te gaan tot opneming van een briefadres van deze persoon. Het briefadres wordt dan gehouden op het adres van de gemeente Barendrecht.

Toelichting artikel 6, lid 1 en lid 2

Bij een briefadres op het adres van de gemeente Barendrecht wordt er door het college op toegezien dat de briefadreshouder op verzoek van het college, binnen een door het college in het verzoek te noemen termijn, ter zake de inlichtingen verstrekt die noodzakelijk zijn voor de bijhouding met betrekking tot de registratie van het briefadres en inschrijving in de BRP. De betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.

Voorafgaand wordt de briefadreshouder geïnformeerd over het bereikbaar moeten zijn voor het college en het komen afhalen van de post en dat tussentijdse controle en bijbehorende contactmomenten zullen plaatsvinden om erop toe te zien dat de briefadreshouder niet op een briefadres blijft staan ingeschreven terwijl deze een woonadres heeft. Indien de briefadreshouder niet kan worden bereikt, of de briefadreshouder niet reageert op verzoeken van het college om contact op te nemen aangaande de briefadresregistratie in de BRP, dan zal de briefadreshouder in onderzoek geplaatst worden op zijn persoonslijst, in categorie 08 verblijfplaats. Hiermee wordt duidelijk voor afnemers van de BRP dat deze persoon bij ons niet meer in beeld is en bij geen reactie een ambtshalve uitschrijving zal plaatsvinden van betrokkene in de BRP.

Toelichting artikel 6, lid 3

Indien de burgemeester een inschrijving van een briefadres voor een beperkte termijn noodzakelijk achtte vanwege veiligheidsredenen, controleert het college aan het einde deze termijn of het briefadres nog noodzakelijk is.

Toelichting artikel 6, lid 4

De briefadreshouder dient er zelf alles aan te doen om een vaste verblijfplaats (woonadres) te vinden en is verplicht binnen vijf dagen na wijziging van zijn adres aangifte van verhuizing te doen, op grond van artikelen 2.38 en 2.39 van de Wet BRP. Bij vertrek naar het buitenland dient de briefadreshouder binnen vijf dagen voor het vertrek schriftelijk aangifte te doen op grond van artikel 2.43 Wet BRP, met uitzondering als er bewoners achterblijven met hetzelfde woonadres of de aangifte een minderjarig persoon betreft, dan dient de briefadreshouder de aangifte persoonlijk te doen, op grond van artikel 2.43, lid 3 en 4 Wet BRP.

Toelichting artikel 7

In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling.

Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

Uitgangspunt is inschrijven met een woonadres maar wanneer hierdoor voor de aangever een ernstig nadeel ontstaat wordt gekeken of de nadelige effecten van de inschrijving met een woonadres weggenomen kunnen worden. Indien dit niet mogelijk is zal de aanvrager alsnog met een briefadres worden ingeschreven. De hardheidsclausule kan ook worden toegepast in gevallen waarin iemand langdurig vermist is. Hiervoor wordt het protocol vermiste personen van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) gevolgd.

De hardheidsclausule wordt niet toegepast wanneer er sprake is van (woon)fraude.