Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR689954
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR689954/1
Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023
Geldend van 01-01-2023 t/m heden
Intitulé
Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek,
Gelet op de bevoegdheid als bedoeld in artikel 16 sub c van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek met kenmerk 21.0005019 (GR) om regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam;
BESLUIT
tot vaststelling van de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 als volgt:
Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Artikel 1.1
Deze regeling bevat regels voor de inrichting van de ambtelijke organisatie in hoofdlijnen.
Artikel 1.2
De ambtelijke organisatie is één en ongedeeld. Zij is opgebouwd volgens het concernmodel, waarin onderscheiden worden een directeur, een aantal uitvoerende eenheden en de concernstafeenheid bedrijfsvoering.
Artikel 1.3
De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op integraal management, op integrale advisering en op consequente doorvoering van het mandateren van taken en bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau.
De bedrijfsvoering kenmerkt zich bij integraal management door:
- •
werken vanuit expliciete doelstellingen;
- •
verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de inzet van de toegekende bedrijfsmiddelen;
- •
een planmatige werkwijze ter optimalisering van doelgerichtheid, doelmatigheid en kwaliteit van proces en product;
- •
centrale coördinatie van beleidsuitvoering en beschikbaarstelling van bedrijfsmiddelen;
- •
integrale financiële huishouding.
De integrale advisering komt tot uiting in adviezen aan de bestuursorganen waarin:
- •
alle redelijkerwijze relevante facetten waaronder in ieder geval juridische, communicatieve organisatorische en financiële aspecten, zijn betrokken;
- •
invalshoeken vanuit alle relevante terreinen van publieke en privaat belang zijn betrokken en tot uiting gebracht;
- •
alternatieven in beeld worden gebracht, relevante afwegingsfactoren worden genoemd en een eenduidige keuze wordt voorgesteld.
Artikel 1.4
Het dagelijks bestuur is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie. Indien sprake is van nieuw beleid of wijziging van taken met gevolgen voor de bedrijfsvoering, wordt daaraan inhoud gegeven in een door het bevoegde orgaan vastgestelde bestuursopdracht.
Artikel 1.5
De verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie wordt als volgt gedragen:
- 1.
Het dagelijks bestuur besluit op voorstel van de algemeen directeur tot het instellen en opheffen van eenheden en draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer ervan.
- 2.
Onder toezicht en verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur is de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder de inrichting en het beheer ervan, opgedragen aan de algemeen directeur. Deze taak wordt nader uitgewerkt in Paragraaf 3 van deze regeling.
- 3.
Onder aansturing van de algemeen directeur is de dagelijkse leiding van de eenheden opgedragen aan de managers. Zij vormen samen het managementteam onder voorzitterschap van de algemeen directeur, waarin alle zaken betreffende de bedrijfsvoering aan de orde worden gesteld. De bestuurssecretaris voert het secretariaat van de managementteam en bewaakt de afspraken.
- 4.
Onder voorzitterschap van de algemeen directeur vindt overleg plaatst met de manager bedrijfsvoering en de manager beleid en bestuur over de concernaangelegenheden. Zij vormen samen het concernteam. De bestuurssecretaris voert het secretariaat van het concernteam en bewaakt de afspraken.
- 5.
De algemeen directeur treedt op als bestuurder zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 onder e van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Indien op het niveau van een eenheid een structuur voor medezeggenschap als bedoeld in de WOR wordt ingesteld treedt de door het dagelijks bestuur aan te wijzen manager op als WOR bestuurder.
Paragraaf 2 Plaats en taak van de eenheden
Artikel 2.1
Bij de eenheden berusten de ambtelijke taken op één of meer toegewezen terreinen. De eenheden zijn verantwoordelijk voor hun resultaten op inhoud en bedrijfsvoering.
Artikel 2.2
In de eenheden worden primaire processen, gericht op de levering van publieke producten en diensten aan de samenleving, bijeengebracht op basis van samenhang en herkenbaarheid voor de burger. De verantwoordelijkheid voor en zeggenschap over de voor het productieproces benodigde middelen (geld, personeel en informatie) maken binnen door de bestuursorganen vastgestelde kaders van deze samenhangende taakopdracht een onvervreemdbaar onderdeel uit. De algemeen directeur geeft uitvoering aan de door de bestuursorganen vastgestelde kaders.
Artikel 2.3
Bij de eenheden ligt, binnen vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:
- •
het dagelijks beheer;
- •
de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;
- •
de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;
- •
planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;
- •
het afleggen van verantwoording aan het dagelijks bestuur en aan de algemeen directeur over de verrichte activiteiten;
- •
de periodieke evaluatie van de activiteiten;
- •
inschakeling van andere eenheden bij sector overstijgende processen;
- •
afstemming met en terugkoppeling aan de verantwoordelijke bestuursorganen en bestuurders.
Artikel 2.4
De concernstafeenheid bedrijfsvoering ondersteunt de overige eenheden door het leveren van dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen. De ondersteuning vindt plaats binnen de algemene taakstelling en binnen de kaders van de begroting.
Artikel 2.5
Tot het takenpakket van de concernstafeenheid bedrijfsvoering behoren in elk geval:
- •
de uitvoering van de financiële administratie van de Regio Gooi en Vechtstreek;
- •
de uitvoering van de personeelsadministratie van de Regio Gooi en Vechtstreek met inbegrip van de salarisadministratie en de uitvoering van de rechtspositieregelingen;
- •
de uitvoering van het informatiebeleid van de Regio Gooi en Vechtstreek, zowel voor wat betreft het beheer van informatiedragers als voor wat betreft de inrichting en het beheer van de technische voorzieningen voor automatisering en applicaties;
- •
het beheer van gebouwen en kantoorvoorzieningen;
- •
het verzamelen en verstrekken van informatie uit voornoemde administraties aan de algemeen directeur en de managers van de eenheden die zij ten behoeve van de sturing van processen en de verantwoording aan bestuursorganen nodig hebben;
- •
de juridische kwaliteitszorg en advisering op het strategisch, tactisch en operationeel niveau;
- •
de juridische ondersteuning bij klachtenprocedures, bezwaar- en beroepszaken en het juridisch (doen) bijstaan en vertegenwoordigen van de Regio in en buiten rechte;
- •
de coördinatie van het integrale kwaliteitsbeleid, het beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem, alsmede het analyseren van processen en producten en de organisatie van verbeterprocessen, vanuit de ondersteunende en adviserende rol.
Paragraaf 3 Aansturing, positie en functie algemeen directeur
Artikel 3.1
De algemeen directeur staat op grond van artikel 24 van de GR aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Hij is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur.
Artikel 3.2
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor:
- •
een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering;
- •
een omgevingsgerichte visie;
- •
een goed bedrijfsklimaat en gemotiveerde medewerkers.
Artikel 3.3
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de totstandkoming van adequate advisering aan de bestuursorganen. Als zodanig draagt hij zorg voor:
- •
vertaling van maatschappelijke wensen en bestuurlijke inzichten bij de ontwikkeling;
- •
voorbereiding en uitvoering van het beleid door de ambtelijke organisatie (sturingstaak);
- •
beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording conform het door de bestuursorganen vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen (bewakingstaak);
- •
toetsing van de door de eenheden ingediende voorstellen en de uitgevoerde werkzaamheden aan de door het dagelijks bestuur verstrekte opdrachten, dan wel het vastgestelde beleid (toetsingstaak).
Artikel 3.4
Ter waarborging van een wettelijke onafhankelijke adviesrol en scheiding van functies zijn bij het stafbureau van de algemeen directeur ondergebracht:
- •
de Functionaris Gegevensbescherming;
- •
de Toezichthouder Wet maatschappelijke ondersteuning;
- •
de Verbijzonderde Interne Controle.
Artikel 3.5
Geschillen over de bedrijfsvoering of over inhoudelijke aspecten van advisering, waarvoor het overleg tussen verschillende eenheden geen oplossing heeft gebracht, worden ter beslissing voorgelegd aan de algemeen directeur. In advisering aan de algemeen directeur wordt melding gemaakt van de verschillende visies en alternatieven. Bij geschillen met een bestuurlijk dan wel politieke component schaalt de algemeen directeur op naar het algemeen bestuur.
Artikel 3.6
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het functioneren van de managers. Zij verstrekken de algemeen directeur (on)gevraagd alle inlichtingen. De algemeen directeur kan, indien hij dit voor de vervulling van zijn functie nodig acht, aanwijzingen geven.
Artikel 3.7
- 1.
Bij langdurige afwezigheid of belet wordt de algemeen directeur vervangen door een dan te benoemen plaatsvervangend algemeen directeur.
- 2.
Het dagelijks bestuur benoemt bij langdurige afwezigheid of belet een manager als de plaatsvervangend algemeen directeur op voordracht van de portefeuillehouder personeelszaken, gehoord hebbende de voorzitter en na initiatief hiertoe van de bestuurssecretaris.
- 3.
Bij (kortdurende) afwezigheid van de algemeen directeur worden zijn of haar leidinggevende taken verricht door een door het dagelijks bestuur aangewezen manager.
- 4.
Bij (kortdurende) afwezigheid van een manager worden zijn of haar leidinggevende taken verricht door een door de algemeen directeur aangewezen (team)manager.
Paragraaf 4 Aansturing, positie en functie managers van eenheden
Artikel 4.1
De eenheden worden geleid door een manager. Managers zijn als zodanig verantwoording schuldig aan de algemeen directeur.
Artikel 4.2
Artikel 3.2 is van overeenkomstige toepassing op de managers.
Artikel 4.3
De managers dragen er zorg voor dat binnen het taakgebied van hun eenheid beleid wordt voorbereid en na vaststelling uitgevoerd met inachtneming van artikel 2.3 van deze regeling. De managers zijn verantwoordelijk voor beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording conform het door de bestuursorganen vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen. De managers leggen over de bereikte resultaten en de inzet van beschikbaar gestelde middelen binnen hun eenheid verantwoording af aan de algemeen directeur.
Paragraaf 5 Concerncontroller
Artikel 5.1
Binnen de organisatie is een concerncontroller werkzaam die wordt aangestuurd door de algemeen directeur.
Artikel 5.2
De concerncontroller is belast met het tot stand brengen en in stand houden van de beheersing (control) van bedrijfsprocessen door een kwalitatief goede informatievoorziening voor en verantwoording aan de verschillende besluitvormende gremia in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. De concerncontroller is verantwoordelijk voor:
- •
het ontwikkelen van kaderstellend beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering;
- •
het voeren van procesregie op strategische integrale ontwikkelingen vanuit de optiek van bedrijfsvoering;
- •
verbetering van de bedrijfsvoering door het doen van aanbevelingen en het laten uitvoeren van verbijzonderde interne controles.
Artikel 5.3
De concerncontroller kan rechtstreeks aan het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rapporteren. De concerncontroller heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering.
Paragraaf 6 Mandaat
Artikel 6.1
Het dagelijks bestuur kan de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden mandateren aan een ambtenaar, tenzij de regeling waarop die bevoegdheid steunt zich daartegen verzet. Ondermandaat is mogelijk, tenzij het oorspronkelijke mandaatbesluit zich daartegen verzet.
Artikel 6.2
Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.
Artikel 6.3
Besluiten tot mandatering worden door het bevoegde bestuursorgaan schriftelijk vastgelegd in het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2022 met bevoegdhedenregister en het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022 met bevoegdhedenregister.
Artikel 6.4
De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het bevoegde bestuursorgaan uitgeoefend.
Paragraaf 7 Advisering
Artikel 7.1
Het opdrachtgeverschap van het dagelijks bestuur aan de ambtelijke organisatie betekent dat van de organisatie een product wordt gevraagd op basis van een inhoudelijke beschrijving, op basis van vooraf bepaalde eisen en randvoorwaarden.
Artikel 7.2
De advisering aan bestuursorganen is onafhankelijk, integraal en gebaseerd op de eigen professionaliteit en deskundigheid van de medewerker, die daarbij de instructies van de algemeen directeur en managers in acht neemt.
Artikel 7.3
Indien er bij advisering die de inhoudelijke betrokkenheid van meerdere eenheden vereist, sprake is van een geschil met betrekking tot de vereiste eenduidigheid van de advisering vindt overleg plaats tussen de managers van deze eenheden. Indien het geschil niet of niet geheel wordt opgelost, beslist de algemeen directeur.
Artikel 7.4
Bedrijfsprocessen worden door de algemeen directeur enkelvoudig en eenduidig toegewezen aan een eenheid. De manager van de eenheid wijst het onderwerp toe aan een of meerdere medewerkers binnen zijn eenheid. De aldus aangewezen procesverantwoordelijke draagt zorg voor uitvoering van alle activiteiten die in dit proces worden vereist, met inbegrip van de advisering aan de bestuursorganen.
Paragraaf 8 Projectorganisatie en projectmatig werken
Artikel 8.1
Indien een bestuurlijke opdracht:
- •
een bijzonder karakter draagt;
- •
van grote omvang is, begrensd is in tijd en leidt tot een uniek product;
- •
een inzet van de organisatie vraagt die eenheden overstijgend is en die de spankracht van de reguliere structuur en werkwijze te boven gaat,
is de algemeen directeur bevoegd om een projectorganisatie in het leven te roepen die rechtstreeks verantwoording schuldig is aan de algemeen directeur.
Artikel 8.2
Indien geen afzonderlijke projectorganisatie als bedoeld in het vorig lid wordt ingesteld kan een bestuurlijke opdracht binnen de ambtelijke organisatie projectmatig worden behandeld. In dat geval wijst de algemeen directeur een ambtelijk trekker aan.
Paragraaf 9 Slotbepalingen
Artikel 9.1
Deze regeling kan worden aangehaald als “Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023".
Artikel 9.2
- 1.
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.
- 2.
Deze regeling wordt bekendgemaakt in het Blad gemeenschappelijke regeling om in werking te kunnen treden.
Artikel 9.3
- 1.
Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek met kenmerk 16.0004382 zoals vastgesteld door het dagelijks bestuur op 7 juli 2016 ingetrokken.
- 2.
Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt het besluit tot aanwijzing van een eerste en tweede plaatsvervangend algemeen directeur met kenmerk 22.0001241 zoals vastgesteld door het dagelijks bestuur op 14 juli 2022 ingetrokken.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de parafencyclus van het dagelijks bestuur van 2022.
Bussum, 22 december 2022,
M. van der Linden
secretaris
G. van den Top
voorzitter
Toelichting
De Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 vervangt de versie van 7 juli 2016.
Onder aansturing van de algemeen directeur is de dagelijkse leiding van de eenheden opgedragen aan de managers. Zij vormen samen het managementteam (MT) onder voorzitterschap van de algemeen directeur, waarin alle zaken betreffende de bedrijfsvoering aan de orde worden gesteld.
Het MT is een adviserend orgaan en een platform van collegiale afstemming rond de bedrijfsvoering. Het streeft naar een zo breed mogelijk draagvlak voorafgaande aan de beslissingen die de algemeen directeur vanuit zijn functie neemt of voorafgaand aan een besluit van het bevoegde bestuursorgaan al dan niet na instemming, advies van of overleg met de ondernemingsraad.
Daarnaast bestaat het concernteam, dat is samengesteld uit de algemeen directeur, manager bedrijfsvoering en de manager bestuur en beleid. Hierbij wordt in deze regeling aangesloten bij de bestaande praktijk. Onder voorzitterschap van de algemeen directeur worden in het concernteam de concernaangelegenheden besproken met de manager bedrijfsvoering en de manager bestuur en beleid mede in relatie tot de ontwikkelingen die zich voordoen in de regionale bestuurlijke samenwerking.
De bestuurssecretaris voert het secretariaat van beide overleggen en bewaakt de afspraken in samenhang met de interne en externe (bestuurlijke)advies, instemmingsprocedures en besluitvorming.
De managers hebben een integrale verantwoordelijkheid voor de eenheid waarvoor zij zijn aangewezen. De eenheden zijn verantwoordelijk voor de resultaten zowel wat betreft inhoud als wat betreft de bedrijfsvoering. De eenheid bedrijfsvoering is de concernstafeenheid die niet alleen de eenheden van advies en ondersteuning voorziet, maar ook de algemeen directeur ondersteunt bij de uitvoering van de bewakings- en toetsingstaken. Van belang is dat de concernstafeenheid bedrijfsvoering tijdig door de managers en adviseurs de overige eenheden wordt betrokken bij mutaties in de bedrijfsvoering en veranderingen in de taken.
De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur.
Mede ter realisatie van de in artikel 3.3. genoemde (bewaking- en toezicht) taken en ter waarborging van de onafhankelijkheid zijn met inachtneming van specifieke wettelijke vereisten enkele functies met een ‘status aparte’ bij het stafbureau van de algemeen directeur ondergebracht:
- •
de Functionaris Gegevensbescherming;
- •
de Toezichthouder Wet maatschappelijke ondersteuning;
- •
de Verbijzonderde Interne Controle.
Voorgaande is de uitkomst van de organieke herijking in 2022 van de functies die bij het stafbureau zijn ondergebracht. De samenstelling van het stafbureau van de algemeen directeur beperkt zich nu tot de voormelde functies.
De managers dragen er zorg voor dat binnen het taakgebied van hun eenheid de aanpak wordt voorbereid en na vaststelling uitgevoerd. De managers zijn verantwoordelijk voor voorbereiding, uitvoering en verantwoording conform door de bestuursorganen vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen. De managers leggen over de bereikte resultaten en de inzet van beschikbaar gestelde middelen binnen hun eenheid in de P&C cyclus via kwartaalgesprekken rechtstreeks verantwoording af aan de algemeen directeur.
De begrippen bestuur, bestuurders en bestuursorganen worden uitgelegd overeenkomstig de taak- en bevoegdhedenomschrijving van de verschillende organen in de GR.
Er zijn binnen de regio verschillende politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheden te onderscheiden met autonome wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van gemeenteraden en de colleges naast die van de coördinerende en adviserende portefeuillehoudersoverleggen en het besluitvormende algemeen bestuur en dagelijks bestuur. Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en ‘opdrachtnemer’ in relatie tot de deelnemende gemeenten met de bijbehorende bevoegdheden. Het dagelijks bestuur gaat over de organisatie en het personeel. Het algemeen bestuur gaat over de aanvaarding van opdrachten en de vertaling van de taken en de opdrachten van de deelnemende gemeenten in de Regiobegroting en is het platform waarbinnen de belangen van de deelnemende gemeenten als opdrachtgevers worden behartigd. De portefeuillehoudersoverleggen bundelen de belangen van de deelnemende gemeenten samen in een collectief opdrachtgeverschap waarbij overleg en afstemming plaatsvindt.
Van de managers wordt verwacht dat zij goede kennis hebben van de regionale- en gemeentelijke ambtelijke en bestuurlijke verantwoordings- en bevoegdheidslijnen en de hierbij te doorlopen interne en externe processen en procedures.
De adviseurs en de medewerkers worden hierbij door de manager aangestuurd en zo nodig aangesproken. Het werken bij een samenwerkingsverband van gemeenten vraagt goede kennis van de complexe ‘gelaagdheid’ van de regionaal en lokaal verdeelde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Bij langdurige afwezigheid of belet wordt de algemeen directeur vervangen door de dan te benoemen plaatsvervangend algemeen directeur. Dit zijn uitzonderlijke situaties waarbij gedacht moet worden aan langdurige ziekte, sabbatical, schorsing en dergelijke. Het dagelijks bestuur bepaalt bij langdurige afwezigheid of belet welke manager van de eenheden optreedt als de plaatsvervangend algemeen directeur. Bij (kortdurende) afwezigheid van de algemeen directeur wijst het dagelijks bestuur een manager aan als plaatsvervangend directeur. Bij (kortdurende) afwezigheid van een manager wijst de algemeen directeur een (team)manager aan als plaatsvervangend manager.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl