Beleidsregels openbaarmaking door de Gemeenteraad van Zaanstad

Geldend van 29-12-2022 t/m heden

Intitulé

Beleidsregels openbaarmaking door de Gemeenteraad van Zaanstad

Gelet op hoofdstuk 3 van de Wet open overheid,

In aanmerking nemende dat de Gemeenteraad van Zaanstad, gelet op het bepaalde in artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht, inzicht wenst te geven in zijn openbaarmakingsbeleid met het oog op de hem in hoofdstuk 3 van de Wet open overheid opgedragen actieve openbaarmakingsverplichting.

Stelt de Beleidsregels openbaarmaking door de Gemeenteraad van Zaanstad vast:

1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    de Gemeenteraad:

    Het bestuursorgaan Raad – als bedoeld in artikel 6 en 7 van de Gemeentewet – van de Gemeente Zaanstad;

  • b.

    openbaarmakingsbesluit:

    een schriftelijke beslissing van de Gemeenteraad die strekt tot openbaarmaking van in het besluit genoemde documenten;

  • c.

    uitzonderingen:

    de gronden genoemd in hoofdstuk 5 van de Wet open overheid, en

    de gronden genoemd in de wetten vermeld in de bijlage bij de Wet open overheid;

  • d.

    milieu-informatie:

    hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer;

  • e.

    belanghebbende:

    degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken zoals bedoeld in artikel 1:2 Awb.

  • f.

    zienswijze:

    zienswijze van een belanghebbende als bedoeld in artikel 4:15 van de Awb

  • g.

    verzoek tot openbaar maken:

    een verzoek tot openbaar maken van overheidsinformatie als bedoeld in artikel 4.1 van de Wet open overheid;

  • h.

    AVG:

    Algemene Verordening Gegevensbescherming;

  • i.

    Awb:

    Algemene wet bestuursrecht;

  • j.

    Woo:

    Wet open overheid

  • k.

    raadsfracties:

    de raadsleden, steunfractieleden en fractie-assistenten die samen optreden als politieke groepering in de raad die erkend is door de voorzitter van de Raad.

2. Algemene uitgangspunten

  • 2.1

    De Gemeenteraad verschaft uit eigen beweging informatie over de uitvoering van zijn taak, daaronder begrepen de voorbereiding en besluitvorming daarvan met het oog op

  • (i.)

    het tijdig en afdoende informeren van het publiek over informatie in documenten die bij de gemeenteraad berust,

  • (ii.)

    transparantie over zijn taak,

  • (iii.)

    het afleggen van verantwoording over de wijze waarop Gemeenteraad van zijn bevoegdheden gebruik maakt,

  • (iv.)

    het effectueren van het beleid van de Gemeenteraad.

  • 2.2

    Het openbaar maken van informatie door de Gemeenteraad blijft achterwege voor zover artikel hoofdstuk 5 van de Woo, de AVG, wetgeving genoemd in de bijlage bij de Wet open overheid andere wet- en regelgeving, en/of bijzondere omstandigheden zoals bedoeld in artikel 4:84 Awb zich hiertegen verzetten.

  • 2.3

    Namen van personen worden niet openbaar gemaakt met uitzondering van de namen van medewerkers van de gemeente Zaanstad die een openbare taak uitoefenen en persoonsgegevens van medewerkers aan wie mandaat is verleend voor het nemen van besluiten. Voor zover de naam van een natuurlijke persoon deel uitmaakt van de bedrijfsnaam, wordt de bedrijfsnaam niet gepubliceerd.

  • 2.4

    Het openbaar maken van documenten vindt plaats op de daarvoor ingerichte website van de raad. Wanneer artikel 3.3 van de Woo in werking is getreden, dan plaatst de gemeenteraad de informatie die in één van de informatiecategorieën valt als bedoeld in artikel 3.3 van de Woo op de website die het Rijk daarvoor het aangewezen: https://open.overheid.nl.

  • 2.5

    Het beheren, bewaren en tijdig vernietigen van informatie gebeurt overeenkomstig vastgestelde Archiefwet en –regelgeving.

  • 2.6

    Bepalingen in deze beleidsregels zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend bij de gemeenteraad.

3. Besluit en procedure actief openbaar maken

  • 3.1

    • 1.

      Van de openbaar making wordt een besluit genomen als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb. De wijze waarop het besluit wordt kenbaar gemaakt sluit aan bij de wijze waarop de brief ontvangen is.

    • 2.

      Artikel 3.1, eerste lid is niet van toepassing als het informatie betreft die is opgenomen in één van de informatiecategorieën van artikel 3.3 van de Woo.

  • 3.2

    Voorafgaande aan het besluit tot openbaarmaking van een document (bijvoorbeeld een brief of een advies) wordt een belanghebbende, die bij de inhoud van dat document is betrokken, in beginsel om een zienswijze gevraagd. Dat kan bij een brief bijvoorbeeld degene zijn die de brief schrijft, maar ook iemand anders die in de brief genoemd staat of over wie de brief gaat. De wijze waarop de zienswijze wordt opgevraagd sluit aan bij de wijze waarop de brief ontvangen is.

    • a.

      Uitgangspunt bij het opvragen van zienswijzen is dat zoveel mogelijk moeite wordt gedaan om de belanghebbenden daarbij persoonlijk te woord te staan.

    • b.

      Voor het opvragen van zienswijzen als bedoeld onder 3.2, aanhef verstuurt de gemeenteraad een voornemen tot openbaarmaking van het document aan de belanghebbende. In het voornemen is een termijn van tien werkdagen opgenomen om de belanghebbende in de gelegenheid te stellen om schriftelijk en gemotiveerd aan de Gemeenteraad aan te geven of zij redenen hebben waarom het document niet openbaar te maken.

    • c.

      Wanneer de gemeenteraad binnen de termijn van tien dagen, als bedoeld onder b, geen bericht van belanghebbende heeft ontvangen, dan stuurt de gemeenteraad éénmaal, schriftelijk een reminder naar de belanghebbende. Dan krijgt de belanghebbende nog één maal drie dagen om aan te geven waarom deze vindt dat de brief niet openbaar zou kunnen worden gemaakt.

  • 3.4

    Na het verstrijken van de termijn als bedoeld in artikel 3.2, beslist de Gemeenteraad ten aanzien van de openbaarmaking van het document. Als de gemeenteraad heeft besloten de informatie te verstrekken, wordt de informatie op de website openbaar gemaakt tegelijk met de bekendmaking van het besluit, tenzij naar verwachting een belanghebbende bezwaar daar tegen heeft, in welk geval de informatie niet eerder wordt verstrekt dan twee weken nadat het besluit is bekendgemaakt.

  • 3.5

    Gedurende de termijn van twee weken als bedoeld in 3.4 kan belanghebbende een bezwaarschrift en voorlopige voorziening instellen tegen het openbaarmakingsbesluit. De gemeenteraad legt belanghebbende duidelijk uit wat de rechtsmogelijkheden zijn en wat de gevolgen zijn van het wel en niet benutten van deze rechtsmogelijkheden. Zoveel mogelijk wordt daarbij de moeite genomen om de belanghebbenden dit mondeling uit te leggen en schriftelijk te bevestigen.

  • 3.6

    De zienswijzemogelijkheid zoals bedoeld in artikel 3.2, onder b vervalt als de belanghebbenden de inhoud van de bevindingen (deels) zelf openbaar heeft gemaakt, of openbaar heeft doen maken (door een ander), of schriftelijk en expliciet aan de Gemeenteraad te kennen heeft gegeven geen bedenkingen te hebben tegen openbaarmaking.

4. Brieven en andere schriftelijke stukken aan de gemeenteraad

  • 4.1

    De Gemeenteraad maakt brieven, antwoorden op brieven en andere schriftelijke stukken zoals petities, referenduminitiatieven, die aan de gemeenteraad zijn gericht, zoveel mogelijk openbaar met in achtneming van het bepaalde in artikel 2.2 en 2.3.

  • 4.2

    Onder brieven en andere schriftelijke stukken als bedoeld in artikel 4.1 worden ook begrepen stukken die de gemeenteraad digitaal ontvangt, zoals per e-mail of digitaal contactformulier.

5. Artikel 51-raadsvragen.

  • 5.1

    De gemeenteraad maakt raadsvragen en de antwoorden daarop openbaar, met inachtneming van artikel 2.2 en 2.3.

6. Openbare vergaderingen: gebruik van het spreekrecht, voor zichtzelf of namens andere (rechts)personen

  • 6.1

    De openbare vergaderingen (Raadsvergaderingen en Zaanstad Beraden) worden live uitgezonden via internet met video en/of audio. De opnamen worden opgeslagen en worden op de website van de gemeenteraad geplaatst*. Omdat de raadsvergadering en het Zaanstad Beraad openbaar zijn, betreft het plaatsen van de gemaakte opnamen achteraf op de internetpagina geen ‘openbaar maken’ en vallen niet onder deze beleidsregels. Wel is hierop het privacyreglement van toepassing dat op de website van Zaanstad beschikbaar is.

    * na 10 jaar worden de opnamen overgebracht naar het digitale archief en blijven ze vanuit daar raadpleegbaar.

  • 6.2

    In afwijking van artikel 2.3 worden namen van personen hier wel openbaar gemaakt.

7.Documenten ten behoeve van raadsvergaderingen

  • 7.1

    Bij de ter inzage legging van de agenda van de raadsvergadering en de daarbij behorende voorstellen zoals die op grond van artikel 19, tweede lid van de Gemeentewet ter inzage worden gelegd, worden de artikelen 2.2 en 2.3 in acht genomen.

  • 7.2

    Bij de ter inzage legging van de agenda van een raadscommissie en de daarbij behorende voorstellen zoals die op grond van artikel 82, vijfde lid overeenkomstig artikel 19 van de Gemeentewet ter inzage worden gelegd, worden de artikelen 2.2 en 2.3 in acht genomen

  • 7.2

    In afwijking van artikel 2.3 worden namen van personen bij artikel 7.1 en 7.2 wel openbaar gemaakt, te weten van personen die inspreken in het Zaanstad Beraad.

8. Verzoeken tot openbaar maken (Woo-verzoeken) gericht aan de gemeenteraad

  • 8.1

    De gemeenteraad maakt verzoeken tot openbaar maken die gericht zijn aan de gemeenteraad en de daarop genomen besluiten met bijbehorende documenten openbaar met inachtneming van artikel 2.2 en artikel 2.3.

9. Aanhaling

  • 9.1

    Dit besluit wordt aangehaald als: “Beleidsregels openbaarmaking door de Gemeenteraad van de gemeente Zaanstad.”

9. Inwerkingtreding

9.1 Dit besluit treedt in werking een dag na publicatie daarvan in het Gemeenteblad van Zaanstad.

Ondertekening