Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht

Artikel 2 Bevoegdheden raadscommissies

• 1.

  Aan de raadscommissies zijn de volgende bevoegdheden toegekend: het voorbereiden van besluitvorming door de raad, het voeren van een opiniërend debat onderling en het voeren van overleg met het college respectievelijk de burgemeester.

• 2.

  Na behandeling van een raadsvoorstel in de raadscommissie wordt het advies voor de verdere behandeling in de raad bepaald – hamerstuk (A punt) of bespreekpunt (B punt) – en wordt tevens het advies voor de bijbehorende tijd voor behandeling in de raad voorgesteld.

Artikel 3 Benaming en portefeuilleonderdelen raadscommissies

Het vaststellen en wijzigen van het aantal raadscommissies, de benaming ervan en de daarin ondergebrachte portefeuille- en/of beleidsonderdelen is een bevoegdheid van de raad. Het overzicht van de raadscommissies en de daarin ondergebrachte portefeuille- en/of beleidsonderdelen is als Bijlage 1 in bij deze verordening gevoegd.

Artikel 6 Commissieleden, niet zijnde raadsleden

• 1.

  Ook niet-raadsleden kunnen door de raad worden benoemd als commissielid.

• 2.

  De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 3.

  Van artikel 15 eerste lid, aanhef en onder d Gemeentewet kan het dagelijks bestuur ontheffing verlenen.

• 4.

  Elke fractie kan maximaal 4 niet-raadsleden door de raad laten benoemen als commissielid.

• 5.

  Een commissielid kan tevens fractiemedewerker zijn.

• 6.

  Een fractie bestaat, naast raadsleden, uit niet meer dan zes fractiemedewerkers en/of commissieleden tezamen.

• 7.

  Bij benoeming van nieuwe commissieleden, niet zijnde raadsleden, stelt de raad een commissie geloofsbrieven in bestaande uit drie raadsleden.

• 8.

  Deze commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuwe commissieleden, niet zijnde raadsleden, en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming van de commissieleden, niet zijnde raadsleden.

Artikel 7 Einde lidmaatschap

• 1.

  De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  Het lidmaatschap van een commissielid eindigt op het moment dat niet meer wordt voldaan aan de in art. 6 lid 2 gestelde eisen.

• 3.

  De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgesteld.

• 4.

  Als een fractie niet langer is vertegenwoordigd in de raad vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd, van rechtswege.

• 5.

  Een commissielid en commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad.

• 6.

  Het ontslag van een commissielid gaat in op de door het commissielid aangegeven datum, welke datum uiterlijk een maand na de schriftelijke mededeling gelegen kan zijn. Wanneer er geen datum is aangegeven eindigt het commissielidmaatschap op de datum van ontvangst van het ontslag.

• 7.

  Het ontslag van een commissievoorzitter gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

Artikel 8 Fractiemedewerkers

• 1.

  Een fractie kan fractiemedewerkers aannemen.

• 2.

  De fractie meldt een fractiemedewerker aan bij de griffier. De aanmelding wordt ter goedkeuring aan het dagelijks bestuur voorgelegd. Onderdeel van de aanmelding is het overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag.

• 3.

  Op fractiemedewerkers rust de verplichting tot geheimhouding, indien en voor zover deze verplichting ook voor raadsleden geldt. Een fractiemedewerker ondertekent hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

• 4.

  De fractie meldt een fractiemedewerker af bij het dagelijks bestuur wanneer deze uitdienst treedt.

Artikel 9 Bevoegdheden raadscommissie

• 1.

  Elk(e) (lid van de) raadscommissie is bevoegd om feitelijke informatie en technische vragen te stellen buiten de vergadering om aan de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De door commissieleden gevraagde adviezen of de inlichtingen worden desverlangd schriftelijk gegeven.

• 3.

  Elke raadscommissie is bevoegd deskundigen buiten het gemeentepersoneel te raadplegen en aan haar beraadslagingen over een bepaalde zaak met adviserende stem te doen deelnemen. Indien hiermee kosten zijn gemoeid wordt eerst overlegd met de griffier.

Artikel 10 Dag en tijdstip van de vergaderingen

• 1.

  De raadscommissie(s) vergaderen volgens het door het dagelijks bestuur vastgestelde vergaderschema.

• 2.

  Ontvangt de commissievoorzitter een verzoek van tenminste drie leden van verschillende fracties om een extra vergadering te beleggen, dan heeft die vergadering zo spoedig mogelijk plaats.

Artikel 11 Agenda

• 1.

  De raadscommissie stelt per agendering het behandeladvies met bijbehorende behandeltijd en prioritering vast.

• 2.

  De commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitter van de raadscommissie stellen op basis van voorstellen uit de raadscommissie de voorlopige agenda voor de raadscommissie op.

• 3.

  Voor de vergadering wordt door of namens de commissievoorzitter een digitale oproep en voorlopige agenda verzonden. Het inhoudelijke deel van de voorlopige agenda en bijbehorende stukken worden veertien dagen voor aanvang van de vergadering op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Het procedurele deel met bijbehorende stukken worden zeven dagen voor aanvang van de vergadering aan de voorlopige agenda in het raadsinformatiesysteem toegevoegd.

• 4.

  De aanwezigheid bij de vergadering van de op de agendaonderwerpen betrekking hebbende portefeuillehouders binnen het college, of een ander lid van het college, is vereist.

• 5.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast.

Artikel 12 Quorum en ordevoorstellen

• 1.

  Een vergadering van een raadscommissie wordt niet gehouden als niet, behalve de commissievoorzitter, tenminste drie commissieleden uit drie verschillende fracties, welke fracties tezamen minimaal 50% van het totale aantal zetels in de raad vertegenwoordigen, aanwezig zijn. Wanneer ten gevolge van de toepassing van deze bepaling een vergadering geen doorgang heeft gevonden, wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering gehouden, ongeacht het aantal dan aanwezige commissieleden. In deze vergadering worden uitsluitend onderwerpen behandeld die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld.

• 2.

  Voor het tot stand komen van een besluit over de orde is bij stemming de meerderheid vereist van de commissieleden die aan de stemming hebben deelgenomen.

Artikel 13 Aantal spreektermijnen

• 1.

  De beraadslaging over een raadsvoorstel geschiedt in beginsel in ten hoogte twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. Over een ander agendapunt, bijvoorbeeld een raadsbrief, wordt in beginsel in één termijn beraadslaagd, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Elke spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Een commissielid mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over raadsvoorstel of onderwerp.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde raadsvoorstel of onderwerp het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14 Spreektijd

• 1.

  Er is een spreektijdregeling voor vergaderingen van raadscommissies. De spreektijdregeling is als Bijlage 2 bij deze verordening gevoegd.

• 2.

  Zodra de spreektijd is verstreken, nodigt de commissievoorzitter de spreker uit zijn rede te beëindigen. Deze is gehouden aan de uitnodiging gevolg te geven.

• 3.

  Voldoet de spreker niet aan de in het tweede lid bedoelde uitnodiging, dan ontneemt de commissievoorzitter hem het woord.

Artikel 15 Openbaar of geheim, verslagen

• 1.

  De raadscommissies vergaderen in het openbaar. In bijzondere situaties, als het openbaar belang zich verzet tegen een openbare behandeling van een onderwerp of een particulier onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad, kan de commissie gemotiveerd in beslotenheid vergaderen.

• 2.

  Vergaderen in beslotenheid kan op voorstel van de commissievoorzitter, de commissieleden of het college respectievelijk de burgemeester geschieden.

• 3.

  Wanneer een commissie in het openbaar vergadert, kan zij op verzoek van tenminste twee commissieleden van verschillende fracties besluiten tot een besloten vergadering indien blijkt dat een der omstandigheden als in het eerste lid genoemd, zich voordoet.

• 4.

  Het dagelijks bestuur besluit over de wijze waarop verslag gedaan wordt van commissievergaderingen.

• 5.

  Indien notulen van een openbare commissievergadering worden gemaakt dan zijn deze openbaar. De notulen van commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk publiekelijk beschikbaar in conceptvorm via het raadsinformatiesysteem

• 6.

  Ten aanzien van stukken, die ter behandeling in een besloten vergadering zijn overgelegd, het verhandelde in en de notulen van een besloten vergadering, is voor wat de geheimhouding betreft artikel 34 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Utrecht van toepassing, met dien verstande dat in de plaats van de raad de betreffende raadscommissie treedt en de geheimhouding niet geldt tegenover raadsleden, de burgemeester, wethouders, (commissie)griffier en gemeentesecretaris. Evenmin zijn laatstbedoelde notulen geheim voor de bij een besloten vergadering aanwezige andere personen voor zover betreft de verslaggeving van die onderdelen, waarvan deze personen de behandeling hebben bijgewoond.

• 7.

  De raadscommissie, besloten bijeen zijnde, kan om redenen van algemeen belang unaniem besluiten dat van hetgeen besproken in die besloten vergadering, beknopte notulen dan wel genomen conclusies openbaar worden gemaakt.

• 8.

  De conceptnotulen van een vergadering worden de daaropvolgende openbare vergadering, met eventuele op- of aanmerkingen vanuit de commissie door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 16 Toehoorders en pers

• 1.

  De vergaderingen van raadscommissies zijn, met inachtneming van het bepaalde in artikel 12, eerste lid, openbaar toegankelijke voor toehoorders en pers.

• 2.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 3.

  Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 4.

  Een persoon, niet zijnde lid van de raadscommissie, die het woord wenst te voeren ter toelichting van zijn standpunt ten behoeve van een aan de orde zijnde agendapunt in een commissievergadering, kan dat enkel doen in een mogelijk met het betreffende onderwerp samenhangende raadsinformatiebijeenkomst welke plaatsvindt voorafgaand aan de commissievergadering.

Artikel 17 Geluid en beeldregistratie

• 1.

  Er worden geluids- en beeldregistraties van de openbare commissievergadering gemaakt die worden getoond, uitgezonden en bewaard op internet. Aanwezigen kunnen in beeld komen.

• 2.

  Derden die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluids- en/of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.