Evenementenbeleid gemeente Waalre 2022

Het college en de burgemeester van Waalre, ieder binnen de eigen bevoegdheden, besluit:

1. Tot actualisatie van het Evenementenbeleid Waalre 2017 waarbij het aanvragen van een meerjarige evenementenvergunning niet meer mogelijk is;

2. Hiertoe het Evenementenbeleid Waalre 2022 vast te stellen.

Inleiding

In de gemeente Waalre worden jaarlijks kleine en middelgrote (terugkerende) evenementen georganiseerd, van buurtfeesten tot aan festivals. De gemeente Waalre vindt het van belang dat in de gemeente evenementen worden gehouden. Het doel van evenementen is het brengen van plezier en vermaak en dat zorgt voor sociale samenhang. Zij dragen bij aan onderlinge verbondenheid van bewoners, bedrijven, verenigingen en andere partijen die in Waalre actief zijn en/of samen evenementen organiseren. Tenslotte is een gevarieerd aanbod aan evenementen positief voor het recreatieve en toeristische imago van de gemeente.

Het evenementenbeleid is voor het laatst vastgesteld op 1 januari 2018. Dit evenementenbeleid is geëvalueerd en de conclusie is dat een actualisatie van het beleid gewenst is. Als onderdeel van het proces tot evaluatie en totstandkoming van dit nieuwe beleid, zijn gesprekken gevoerd met diverse partijen in de gemeente Waalre zoals evenementenorganisatoren en andere betrokkenen zoals hulpdiensten. De evaluatie was er met name op gericht om te bespreken op welke manier het proces beter kan.

Zowel vanuit de gemeentelijke organisatie als de organisatoren is gebleken dat een meerjarige evenementenvergunning (drie jaar), niet de gewenste efficiency heeft gebracht. Met het evenementenbeleid in 2018 is de meerjarige evenementenvergunning geïntroduceerd. De afgelopen jaren is dit product dan ook in de praktijk getest. Uit de praktijk is gebleken een terugkerend evenement toch ieder jaar diverse wijzigingen heeft, waardoor inhoudelijke adviezen toch overnieuw moeten worden gedaan (denk aan adviezen over verkeer, politie en brandweer). De bedoeling was juist dat de inhoudelijke adviezen niet meer overnieuw zouden worden uitgevoerd, meer een globale screening omdat het evenement in zijn geheel al was beoordeeld. Maar een nieuwe indeling of opzet van een evenement leidt al vaak tot nieuwe inhoudelijke beoordelingen. Ook blijkt dat een evenementenvergunning voor meer jaren kan worden afgegeven, maar dat overige toestemmingen toch weer ieder jaar aangevraagd moeten worden. Hierbij kan worden gedacht aan een ontheffing om alcohol te mogen schenken, een kansspelvergunning voor loterijen of het plaatsen van reclameborden. Organisatoren hadden de verwachting dat ook de overige toestemming voor drie jaar verleend waren, waardoor er vaker onduidelijkheid was over het proces.

De grootste wijziging met deze actualisatie is dan ook dat het product van een meerjarige evenementenvergunning zal komen te vervallen. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden om bij grotere evenementen eerst een vooroverleg te starten en achteraf te evalueren. Dit is wenselijk gebleken om het proces van vergunningverlening efficiënter te laten verlopen.

Tijdens de Corona-pandemie zijn (tijdelijk) aanvullende producten en afspraken van kracht (geweest). Mochten deze aanvullende afspraken nog van kracht zijn ten tijde van de vaststelling van dit beleid, sluiten deze aanvullend hierop aan. Het evenementenbeleid zoals beschreven in dit document gaat wel uit van de reguliere behandeling van evenementen.

Veiligheid

Evenementen kunnen risico’s met zich mee brengen op het gebied van openbare orde en veiligheid. Om de risico’s vooraf in beeld te hebben en om de evenementen in het algemeen goed te laten verlopen, is het belangrijk om gemeentelijk beleid te hebben over het houden van evenementen.

Eén van de belangrijkste aspecten bij evenementen is het waarborgen van de veiligheid. Daarom is het beleid vooral vanuit openbare orde en veiligheid ingestoken en wordt aangesloten bij de Regionale Procesbeschrijving Evenementenveiligheid (handreiking tot veilige evenementen in Oost-Brabant, versie 1 februari 2021) en de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV 2018). Dit betekent onder meer dat er bij de vergunningverlening voor evenementen met een regionaal vastgestelde risicoanalyse gewerkt gaat worden. Op basis van zo’n analyse kunnen risico’s objectief op hun juiste waarde worden geschat en kan daar bij het vaststellen van de vergunningvoorschriften op worden ingespeeld. Ook kan de analyse aanleiding geven om een evenement geen doorgang te laten vinden. Om één en ander objectief te kunnen beoordelen, wordt binnen de gemeente Waalre de door de Veiligheidsregio opgestelde risicoscan en classificatie van de evenementen ingevoerd en gehanteerd. In hoofdstuk 2 wordt hier nader op ingegaan.

Doel

Bij het opstellen van het evenementenbeleid is vanuit verschillende perspectieven gekeken. Het doel van het beleid is om de evenementen in de gemeente Waalre aantrekkelijk te maken. Daarbij is het belangrijk dat de evenementen ook veilig en met zo min mogelijk overlast voor de omgeving plaatsvinden. Met dit beleid is beoogd om duidelijke en eenvoudige kaders te schetsen.

Het streven is te komen tot minder regelgeving. Regels die noodzakelijk zijn, moeten controleerbaar zijn en ook gecontroleerd worden. Indien nodig moet de gemeente handhavend optreden. Door het streven naar vereenvoudiging en vermindering van regelgeving verschuift de verantwoordelijkheid voor de goede gang van zaken tijdens evenementen ook richting organisatoren.

De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van een evenement. Ook voorziet organisator er in om de impact van het evenement voor de omgeving te beperken. Daar waar zij hun verantwoordelijkheid niet of onvoldoende nemen is de gemeente aan zet. Met dit nieuwe beleid willen we:

• -

  Een transparanter en eenvoudiger werkproces voor evenementen, zowel voor organisatoren als voor interne en externe adviseurs;

• -

  Het proces van evenementen digitaliseren;

• -

  Organisatoren ondersteunen om een goed en veilig evenement te organiseren en tegelijkertijd de overlast voor omwonenden zoveel mogelijk beperken;

• -

  Duidelijke kaders en voorwaarden, waardoor zowel de organisatoren als de inwoners van Waalre weten wat ze kunnen verwachten;

• -

  Ervoor zorgen dat de bezoekers kunnen genieten van mooie en veilige evenementen.

Belangen bij evenementen

In dit beleid wordt een onderbouwing gegeven voor het afwegen van belangen bij evenementen gelden en belangrijk zijn voor besluitvorming over het organiseren van een evenement. Hierbij moet worden gedacht aan onder andere het verlenen en weigeren van een vergunning, maar ook aan het opleggen van voorschriften en beperkingen aan een evenement.

Rol gemeente

De gemeente stelt met het opstellen van het evenementenbeleid de kaders waarbinnen evenementen op een verantwoorde wijze kunnen plaatsvinden. De gemeente voert dus de regie en kan haar invloed uitoefenen door onder andere voorwaarden te verbinden aan het plaatsvinden van een evenement.

De evenementenwereld is constant in ontwikkeling, nieuwe en andere inzichten ontstaan continu. Het streven is te komen tot minder regelgeving en de processen zo dynamisch mogelijk te houden. Regels die noodzakelijk zijn, moeten controleerbaar zijn en ook gecontroleerd worden. Indien nodig moet de gemeente handhavend optreden. De burgemeester is verantwoordelijk voor het toezicht op c.q. de handhaving van de openbare orde en openbare veiligheid bij evenementen (art. 172 en art. 174 Gemeentewet).

Door het streven naar een vereenvoudigd beleidskader verschuift de verantwoordelijkheid voor de goede gang van zaken tijdens evenementen richting organisatoren en inwoners. Daar waar zij hun verantwoordelijkheid niet of onvoldoende nemen is de gemeente aan zet.

1.Kaderstelling voor evenementen

1.1Landelijk kader

Handreiking evenementenveiligheid 2018

Om de veiligheid van evenementen te bevorderen heeft het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) een landelijke Handreiking evenementenveiligheid ontwikkeld. Op 4 juni 2018 is de Handreiking evenementenveiligheid “HEV 2018: procesmodel evenementenveiligheid” vastgesteld. De HEV 2018 beschrijft het gehele proces, dat start met het aanvragen van een evenement en eindigt met het evalueren van het evenement na afloop. Door acht processtappen te doorlopen, houden de verschillende samenwerkingspartners grip op de veiligheid bij evenementen en kunnen zij, als dat nodig is, op tijd maatregelen nemen om de veiligheid te bevorderen.

Uitgangspunt in het procesmodel is het classificeren van evenementen met behulp van een behandelclassificatie waarbij de termen A-, B- en C-evenementen worden gehanteerd. A, B en C evenementen zijn respectievelijk reguliere-, aandachts- en risicovolle evenementen. Naar aanleiding van de behandelclassificatie kan op basis van diverse variabelen een risicoclassificatie worden ingeschat. Naar aanleiding van de classificatie wordt bepaald in hoeverre bepaalde adviezen van openbare orde en veiligheid, gewenst of noodzakelijk zijn.

1.2Regionaal kader

Handreiking Evenementenveiligheid

Op 1 februari 2021 heeft het Coördinatieoverleg evenementenveiligheid Oost-Brabant de Regionale procesbeschrijving Evenementenveiligheid vastgesteld. Deze regionale procesbeschrijving heeft als doel de gemeenten en adviesdiensten te faciliteren bij de uitvoering van alle stappen in het evenementenproces; van vergunningsaanvraag, advisering, naar vergunning, toezicht, coördinatie, tot en met evaluatie. Het is bedoeld als aanvulling op lokaal evenementenbeleid en suggesties te bieden aan de behandelaren en adviseurs om het ideale evenementenproces te doorlopen. Deze regionale procesbeschrijving kan worden beschouwd als knooppunt waarbinnen de individuele werkzaamheden van de betrokken partijen samenkomen. De gemeente heeft de regierol in het evenementenproces, van eventuele vooroverleg tot en met eventuele evaluatie. De adviesdiensten ondersteunen de gemeente hierin.

In de regionale procesbeschrijving zijn onder andere processen beschreven over de behandeling van vergunningaanvragen waarbij richtlijnen (voorkeuren) zijn vastgelegd over onder meer de behandelscan ter classificatie van een evenement, over het gebruik van de regionale evenementenkalender (DigiMak) en werkafspraken over de over de interne en externe adviesdiensten (zoals politie, brandweer en GHOR).

Verdere uitgangspunten van de regionale handreiking zijn dat de organisator primair integraal verantwoordelijk is voor de veiligheid, dat de regie en coördinatie ten aanzien van het borgen van de veiligheid bij de gemeente ligt en dat wordt gestreefd naar eenduidigheid binnen de gemeenten van de regio Brabant-Oost.

1.3Gemeentelijke kaders

1.3.1 Algemene Plaatselijke Verordening

Voor het organiseren van een evenement zijn diverse wetten, verordeningen en regelingen van toepassing. De basisregels zijn te vinden in de artikelen 2:24, 2:25 en 2:26 van de Algemene Plaatselijke Verordening, hierna te noemen: APV.

De definitie van het begrip ‘evenement’ zoals bepaald in de APV wordt ook in dit beleid gehanteerd en nader uitgelegd.

Ook over een aantal andere aspecten die bij een evenement van toepassing kunnen zijn, zijn in de APV-bepalingen opgenomen. Hierbij kan worden gedacht aan incidentele en collectieve festiviteiten (art. 4:2 en 4:3), sluitingstijden van een horecabedrijf (art. 2:29 en 2:30), kamperen bij evenementen (art. 4:16 t/m 4:18) en het collecteren tijdens een evenement (art. 5:13). Ook zijn er procedureregels met betrekking tot een melding en een vergunningaanvraag voor een evenement in de APV opgenomen.

Definitie evenement

In artikel 2:24 van de APV is het begrip ‘evenement’ omschreven als: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• -

  bioscoopvoorstellingen;

• -

  markten als bedoeld in art. 160, lid 1 onder h van de Gemeentewet en art. 5:22 van de APV;

• -

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• -

  het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

• -

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• -

  activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 (straatartiest) en 2:39 (snuffelmarkt) van de APV;

Onder evenementen wordt mede verstaan:

• a.

  een herdenkingsplechtigheid;

• b.

  een braderie;

• c.

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van de APV, op de weg;

• d.

  een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.

• e.

  een straatfeest of buurtbarbecue op één dag.

Een besloten feest valt niet onder de definitie van een evenement. Dit betekent overigens niet dat er geen andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn.

1.3.2Andere wet- en regelgeving

Voor het organiseren van een evenement kunnen naast de vergunnings- of meldingsplicht in de APV diverse andere regelingen van toepassing zijn zoals overige bepalingen in de APV, het Bouwbesluit 2012, de Alcoholwet, Zondagswet, de Wegenverkeerswet en de Wet op de Kansspelen. Het evenement dient eveneens te voldoen aan het bepaalde in deze regelingen. Vergunningen, ontheffingen en/of toestemmingen op grond van deze regelingen moeten ook worden verkregen.

2.Proces evenementenmeldingen en evenementenvergunning

Het organiseren van een evenement start met een idee van de organisator. Dit idee werkt de organisator uit, en op enig moment treedt zij naar de gemeente voor afstemming. Een evenementenmelding en -vergunning wordt vervolgens behandeld in een aantal stappen. Deze worden hierna verder uitgewerkt en sluiten ook aan bij de regionale processen.

2.1 Indieningsvereisten en gemeentelijke diensten/eigendommen

Een melding van een evenement en een aanvraag voor een evenementenvergunning moeten online worden ingediend via https://www.waalre.nl/evenementen. De melding of vergunning zal dan ook digitaal worden afgehandeld en verzonden. Indien aan deze eis niet wordt voldaan, is een melding of een aanvraag om evenementenvergunning niet ontvankelijk en zal deze niet in behandeling worden genomen. In het digitale aanvraagformulier wordt ook aangegeven welke nadere stukken moeten worden ingediend om een goede beoordeling te kunnen maken.

Gemeentelijke diensten en eigendommen

Als ten behoeve van een evenement gebruik gemaakt moet worden van gemeentelijke water- en elektriciteitsvoorzieningen moet hiervoor toestemming worden gevraagd. Als hierom wordt gevraagd geeft de gemeente bij het toestaan van een evenement aan hoe de feitelijke aansluiting moet worden geregeld. Na kantoortijden geldt geen technische ondersteuning. Verder is van belang dat in de gemeente Waalre een gescheiden stelsel geldt, er kan niet in de straatkolken worden geloosd.

De gemeente stelt de volgende materialen kosteloos ter beschikking:

• -

  Verkeersmaatregelen/bebording/hesjes verkeersregelaars;

• -

  Afvalcontainers;

• -

  Aanhanger met schoonmaakmaterialen (zie www.waalre.nl/aanhager)

• -

  Koffer met blusmiddelen (1 x poederblusser, 1 x schuimblusser, 1 x blusdeken en 1 x kleine verbandtrommel)

De organisatie kan de materialen reserveren bij de gemeente. In de vergunning of acceptatie van de melding wordt aangegeven waar en hoe de materialen gereserveerd kunnen worden.

2.1.2. Legeskosten

Voor het behandelen van een evenementenvergunning worden legeskosten gerekend zoals aangegeven in de gemeentelijke legesverordening. Evenementenmeldingen zijn vrij van legeskosten. Zowel bij een evenementenvergunning als bij evenementenmelding kan het zijn dat voor andere benodigde toestemmingen (ook) legeskosten moeten worden betaald. In de legesverordening kan een uitzondering worden gemaakt voor het betalen van de leges.

2.2 Evenementenmelding

Om te voorkomen dat voor nagenoeg ieder evenement een evenementenvergunning benodigd is, waarmee zowel voor de organisator als de gemeente veel tijd en moeite gaat gepaard, is het gebruikelijk om in de APV op te nemen voor welke soort evenementen geen vergunning is vereist en dus kan worden volstaan met het indienen van een melding.

In de gemeente Waalre kan het houden van een evenement met een melding kenbaar worden als:

• -

  er niet meer dan 300 personen gelijktijdig aanwezig zijn;

• -

  de organisator ten minste 3 weken voor het evenement een melding heeft ingediend;

• -

  voor het evenement geen straat of straten worden afgesloten die op de kaart blauw gekleurd zijn (zie bijlage blauwe stratenkaart)

• -

  er wordt voldaan aan de onderwerpen van de algemene voorwaarden ‘Bijlage – Voorwaarden evenementen’.

2.2.1 Voorwaarden evenementenmelding

Voor wat betreft meldingsplichtige evenementen worden de voorwaarden in ‘Bijlage - voorwaarden Evenementen’ aangemerkt als nadere regels zoals bedoeld in artikel 2:25, zesde lid APV. Indien een evenement voldoet aan artikel 2:25, derde lid APV en aan deze nadere regels (zijn specifieke voorwaarden per onderwerp), moet voor het organiseren ervan alleen een melding te worden ingediend.

Indien binnen 10 werkdagen na ontvangst van de melding de burgemeester niet schriftelijk heeft besloten om het evenement te verbieden, is de melding akkoord en kan het evenement plaatsvinden. De burgemeester kan nadere voorschriften aan een melding verbinden ter behartiging van de belangen zoals genoemd in artikel 1:8 APV. Alleen als er een vermoeden is dat door het organiseren van het evenement de belangen van openbare orde of veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu worden geschaad kan de burgemeester binnen 10 werkdagen na ontvangst ervan, besluiten het evenement te verbieden.

2.2.2 Natuur en bos

Een onderdeel van de algemene voorwaarden is in ieder geval dat geen evenement mag plaatsvinden tussen zonsondergang en zonsopgang in het natuur- of bosgebieden. Daarnaast kan in gebieden met hoge natuurwaarden en indien sprake kan zijn van verstoring, beschadiging en vernietiging van (beschermde) dieren, nesten en planten, een quickscan worden gevraagd in verband met potentiële overtredingen van de Wet natuurbescherming.

2.2.3 Informeren omwonenden

De organisatie van een evenement moet omwonenden en gebruikers van panden binnen een straal van 100 meter informeren over de te houden activiteiten. Ook moet de organisatie zich houden aan de geldende geluidseisen en maximale start- en eindtijden van evenementen. Alle voorwaarden zijn opgenomen in de bijlagen ‘Bijlage – Voorwaarden bij evenementen’.

2.3 Vergunning Voorfase

Als gemeente willen we bij terugkerende grotere evenementen (B- en C-classificatie) graag gaan werken met een informeel vooroverleg. Idealiter gebeurt dit al voordat er een formele aanvraag van een vergunning wordt gedaan. Andersom is het ook voorstelbaar dat wij organisatoren van grotere, terugkerende evenementen al gaan benaderen om met elkaar in overleg te treden. Een vooroverleg kan worden aangevraagd via een mail naar vergunningen@waalre.nl t.a.v. vooroverleg evenementenvergunning.

Een vooroverleg tussen de organisator en de gemeente helpt om informatie uit te wisselen. Enerzijds over het beoogde evenement, anderzijds over het te doorlopen evenementenproces en de vergunningverlening. Verwachtingen over en weer kunnen worden doorgenomen. In het verdere (formele) proces komen beide partijen minder snel voor verrassingen te staan. Het uiteindelijke doel van deze voorfase is om ervoor te zorgen dat tijdig een complete aanvraag voor een evenementenvergunning wordt ingediend.

2.4 Vergunning aanvragen evenement

De organisator is verantwoordelijk voor het indienen van een volledige (digitale) vergunningsaanvraag. Deze aanvraag bestaat uit een volledig ingevuld aanvraagformulier, een draaiboek met minimaal programmering/activiteitenoverzicht en inrichtingstekeningen die voldoen aan de vereisten uit het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP).

Afhankelijk van de (voorlopige) behandelclassificatie van het evenement kan verder worden gevraagd om onder andere een veiligheidsplan, ontruimingsplan, verkeers- c.q. mobiliteitsplan, beveiligingsplan, zorgplan en dergelijke in te dienen. Deze documenten zijn noodzakelijk voor onze inhoudelijke afwegingen en de benodigde advisering door andere (hulp)diensten. Deze aanvullingen zijn nodig in het belang van een goed verloop van het evenement bij bepaalde (bijzondere)situaties of omstandigheden.

Een aanvraag voor een evenementenvergunning kan worden geweigerd als de aanvraag niet minimaal 6 weken vóór aanvang van het evenement wordt ingediend. Deze termijn is minimaal nodig om een aanvraag inhoudelijk goed te kunnen beoordelen. Uiteraard is eerder een aanvraag wenselijker of bij grotere evenementen, een informeel vooroverleg.

2.4.1 Behandelscan evenementen Brabant

Wanneer de vergunningsaanvraag is binnengekomen, wordt op basis van de behandelscan evenementen Brabant bepaald hoe het evenement is geclassificeerd. Afhankelijk van de categorie worden de adviserende (hulp)diensten al dan niet gevraagd om advies en/of om aanvullende voorbereidende maatregelen voor het evenement, uit te werken.

De classificaties worden vervolgens ingedeeld in drie behandel lassicificaties:

• A-evenement (Regulier)

Bij dergelijke evenementen wordt getoetst aan geldende wet- en regelgeving, gemeentelijk beleid en is er in principe geen maatwerkbeoordeling vereist van de (externe) adviesdiensten. In sommige gevallen kan maatwerkadvies worden gevraagd.

Evenementen in deze categorie hebben over het algemeen een laag risico. Voor de behandelaanpak betekent dit dat aan de te verlenen vergunning standaardvoorschriften, zoals bedoeld in ‘Bijlage - voorwaarden Evenementen’, kunnen worden gekoppeld. Gedurende het evenement kan altijd worden ingegrepen op basis van klachten, het niet naleven van de voorschriften en in het kader van de openbare orde en veiligheid.

• B-evenement (Aandacht)

Aandachtsevenementen zijn geclassificeerd in categorie B. Uitgangspunt hierbij is dat er maatwerkvoorschriften worden opgesteld. Afhankelijk van de aard van het evenement, kan van de aanvrager om evenementenvergunning worden geëist een draaiboek, veiligheidsplan en/of calamiteitenplan in te dienen. Zonder dit stuk kan de aanvraag om evenementenvergunning worden geweigerd omdat er dan onvoldoende informatie is om te beoordelen of het evenement kan plaatsvinden waarbij de belangen van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu, zoals genoemd in artikel 1:8 APV, gewaarborgd zijn.

De (externe)adviesdiensten baseren hun adviezen op hun eigen risicobeeld. Deze adviezen kunnen leiden tot aanvullende vergunningsvoorschriften. Gedurende het evenement kan altijd worden ingegrepen op basis van klachten, het niet naleven van de voorschriften en in het kader van de openbare orde en veiligheid.

• C-evenement (Risicovol)

Naar verwachting zullen in de gemeente Waalre geen risico-evenementen plaatsvinden die volgens de behandelscan als risico-evenement (categorie C) moeten worden geclassificeerd. Mocht het zich in de praktijk toch voordoen, dan dient de organisator die bij de gemeente een evenementenvergunning aanvraagt tevens een draaiboek, veiligheidsplan en calamiteitenplan aan te leveren. Bij C-evenementen, en in bijzondere gevallen bij B-evenementen, zijn de te verwachten risico’s van dusdanige aard dat een multidisciplinaire behandeling (beoordeling, afstemming, advisering en voorbereiding) met zowel de interne als externe adviespartijen noodzakelijk is. Op basis van de schriftelijke adviezen neemt de gemeente een beslissing op de vergunningaanvraag. In geval van vergunningverlening worden er maatwerkvoorschriften aan de evenementenvergunning verbonden. Het uitgangspunt bij deze categorie risicovolle evenementen is dat er, in de maanden die voorafgaan aan het evenement, één of meerdere malen vooroverleg plaatsvindt tussen de bij het evenement betrokken disciplines. In beginsel neemt de gemeente hierin het voortouw, maar het initiatief kan ook door andere partijen worden genomen. Naast het interne vooroverleg vindt er ook ten minste éénmaal vooroverleg plaats met de organisator.

Een algemeen uitgangspunt dat op alle drie de categorieën evenementen van toepassing is, is dat de organisator verantwoordelijk is voor een goed verloop van het evenement. Dit betekent dat deze, binnen de kaders van de geldende vergunningvoorwaarden c.q. algemene regels, naar eigen inzicht maatregelen moet nemen die leiden tot een soepel verloop van het evenement waarbij eventuele risico’s tot een minimum zijn gereduceerd.

2.3.2 Conflicterende evenementen

Indien er in de regio of gemeente aanvragen of meldingen voor evenementen zijn die bij een gezamenlijk doorgaan leiden tot onoverkomelijke bezwaren, worden de aanvragen of meldingen die het eerst binnenkomen gehonoreerd. In overleg met de aanvrager van het tweede evenement zal gekeken worden of er een mogelijkheid bestaat om zijn evenement naar een andere datum te verplaatsen. Evenementen die gemeld zijn of een vergunning voor is verleend worden gemeld op de evenementenkalender (op de website van de gemeente Waalre).

2.3.4 Voorwaarden aan vergunning

Voor wat betreft vergunningsplichtige evenementen uit de A-categorie worden de voorwaarden uit de verschillende ‘Bijlage - Voorwaarden bij evenementen’ voor zover ze van toepassing zijn in beginsel standaard verbonden aan de evenementenvergunning. Voorwaarden die specifiek toezien op meldingsplichtige evenementen, worden dan buiten beschouwing gelaten. Ook kan een aanvraag worden geweigerd als deze in strijd is met deze voorwaarden. Hiervan is onder meer sprake als het duidelijk of aannemelijk is dat het evenement niet kan voldoen aan één of meerdere voorwaarden.

In uitzonderingsgevallen kan de burgemeester afwijken van de voorwaarden zoals genoemd in de ‘Bijlage – Voorwaarden bij evenementen’.

In aanvulling op deze voorwaarden, kunnen ook nadere voorwaarden aan de vergunning worden verbonden, afhankelijk van de verdere beoordeling. Dit kunnen voorwaarden zijn in het kader van het zeker stellen van een goede veiligheid en ter bescherming van de openbare orde. Hierbij kan worden gedacht aan het aanvullend opvragen van een draaiboek waarin een risicoanalyse, veiligheidsplan en calamiteitsplan wordt gevraagd. In uitzonderingsgevallen kan de burgemeester van bepaalde voorwaarden afwijken.

2.3.5. Overige toestemmingen

Naast de vergunningverlening van het evenementen conform de APV kan er ook sprake zijn van onderwerpen waar bijzondere wet- en regelgeving op van toepassing is. Voor deze onderwerpen kan naast de evenementenvergunning ook een aanvullende melding, vergunning, ontheffing of verklaring nodig zijn van het bevoegd gezag. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Drank- en Horecawet, het Vuurwerkbesluit, Wegenverkeerswet, BIBOB, Zondagswet, Wet natuurbescherming of het BGBOP. Bij evenementen in bestaande gebouwen moet een melding brandveilig gebruik gedaan zijn.

2.3.6 Bestemmingsplan en omgevingsvergunning

Het organiseren van een evenement heeft altijd een relatie met ruimtelijke ordening, en wel in het bijzonder met een bestemmingsplan. In de gemeente Waalre hebben we vooralsnog geen evenemententerreinen opgenomen in onze bestemmingsplannen. Dit betekent dat er sprake kan zijn van strijdigheid met het bestemmingsplan. Een aanvraag voor een evenementenvergunning of melding worden echter niet getoetst aan het geldende bestemmingsplan. Dit omdat strijd met het bestemmingsplan geen weigeringsgrond is in de zin van de APV. Het is dus mogelijk dat naast een evenementenmelding/vergunning een omgevingsvergunning nodig is voor het tijdelijk strijdig gebruiken van gronden.

Evenementen die dusdanig kleinschalig, kort en incidenteel van aard zijn hebben geen of slechts geringe planologische relevantie. Gedacht kan dan worden aan buurtfeesten en een garageverkoop. Deze evenementen kunnen gewoon plaatsvinden, daarvoor is geen planologische regeling (omgevingsvergunning) vereist.

2.3.7 Waarborgsom

De gemeente kan aan het gebruiken van gemeentelijke grond of een gemeentelijk terrein voor een evenement het betalen van een waarborgsom verbinden van €1000,00. De gemeente doet dit als een grote kans bestaat dat na afloop van het evenement onderdelen van de publieke ruimte zo zijn beschadigd dat deze binnen regulier onderhoud niet kunnen worden hersteld. Als na de controle blijkt dat de publieke ruimte in originele staat en schoon is achtergelaten, wordt de waarborgsom teruggestort. Als werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om de publieke ruimte in originele staat terug te brengen of schoon te maken worden de kosten die daaraan zijn verbonden verrekend met de waarborgsom.

2.3.8 Schouw voor aanvang van het evenement

Voor aanvang van het evenement kan er een schouw plaatsvinden op het evenemententerrein waarbij gecontroleerd wordt of de vergunningsvoorschriften nageleefd worden en of bouwsels veilig zijn geplaatst (constructieve veiligheid). Dit zal voornamelijk van belang zijn bij grotere evenementen of evenementen waarin veiligheid een groter aandachtpunt behoeft. De gemeente regisseert de schouw en de terugkoppeling hierover aan de betrokken partijen en eventueel aan hulpdiensten.

Als tijdens de schouw blijkt dat op onderdelen niet is voldaan aan de voorschriften, wordt dit ter plekke kenbaar gemaakt aan de organisator en wordt een termijn voor het aanpassen gesteld. Het is daarom belangrijk dat de schouw tijdig plaatsvindt zodat er voldoende tijd is voor de organisator om eventuele aanpassingen te verrichten. Op basis van een (eventuele) vervolgschouw blijkt of alle noodzakelijke aanpassingen zijn doorgevoerd en beslist de gemeente of het evenement kan starten.

2.3.9 Evaluatie van het proces

Het kan wenselijk zijn om (vooral bij terugkerende evenementen) een evaluatie uit te voeren. Alle betrokken partijen kunnen verzoeken om een evaluatie. De evaluatie vindt bij voorkeur binnen 4 weken na het evenement plaats. Van belang is dat het gehele evenementenproces wordt geëvalueerd; niet alleen de uitvoering. De gemeente kan ook door de adviesdiensten of organisator worden verzocht een evaluatie te organiseren of eraan bij te dragen.

3.Toezicht en handhaving

De organisator wijst een contactpersoon aan die tijdens het evenement te allen tijde bereikbaar is voor de hulpdiensten. De gemeente heeft als de taak om te controleren of de organisator zich houdt aan de in de vergunning gestelde voorschriften. De organisator moet te allen tijde de aanwijzingen opvolgen. Als blijkt dat de organisator zich niet aan de vergunningsvoorschriften houdt, dan kan de gemeente daarop handhaven. Dit kan zowel voorafgaand, tijdens als na afloop van het evenement. Afhankelijk van de ernst en aard van de geconstateerde overtreding of afwijking, besluit de burgemeester welke bestuurlijke maatregel passend wordt geacht.

Naast de gemeente en hulpdiensten (naleving evenementenvergunning, APV, constructieve veiligheid) zijn er ook andere toezichthoudende instanties. Denk hierbij aan de NVWA (roken, voedselveiligheid, kermisattracties), de Omgevingsdienst (geluid en milieu), het Agentschap Telecom (mobiele bereikbaarheid) en andere instanties die vanuit hun eigen bevoegdheid opereren.

3.1Handhavingsuitvoeringsprogramma

Toezicht en handhaving kan voorafgaand aan het evenement (preventief) en tijdens een evenement plaatsvinden. Bestuurlijk moet (per kalenderjaar) worden besloten welke evenementen in welke mate en wanneer worden gecontroleerd. Evenementen worden preventief gecontroleerd indien daar aanleiding voor is. Dit is afhankelijk van het naleefgedrag en de professionaliteit van de organisatie, op basis van beoordeling van de toezichthouder of naar aanleiding van klachten bij voorgaande evenementen.

3.2Toezicht op openbare orde

Bij verstoring van de openbare orde of bij ernstige vrees daarvoor, is de burgemeester op grond van artikel 172 lid 3 Gemeentewet bevoegd bevelen te geven die hij noodzakelijk acht voor de handhaving van de openbare orde. Deze bevoegdheden kan hij ingevolge artikel 178 Gemeentewet niet overdragen.

3.3Handhaving openbare orde

Het overheidsoptreden is erop gericht, dat er zoveel mogelijk recht wordt gedaan aan de vrijheden en de rechten van de burgers. Daar waar de grondrechten van anderen worden aangetast, zullen deze vrijheden door het overheidsoptreden kunnen worden beperkt. Het overheidsoptreden is dan gericht op het voorkomen van overschrijdingen en het zo spoedig mogelijk beëindigen ervan. Hiervoor dienen noodbevelen voorhanden te zijn.

Specifieke vrijheidsbeperkende overheidsinstrumenten in dit verband betreffen:

• -

  bestuurlijk ophouden, waarvoor locaties / terreinen worden aangewezen en overleg met het openbaar ministerie plaatsvindt;

• -

  preventief fouilleren eveneens met aanwijzing van gebieden en in overleg met het openbaar ministerie;

• -

  noodverordening en noodbevel;

Uitsluitend in uiterste noodzaak zal de maatregel bestuurlijk ophouden worden toegepast. De overheid zal bij haar optreden steeds de mate van inbreuk op de rechtsorde afwegen tegen de consequenties van haar optreden.

Verantwoordelijkheid:

De politie is onder het gezag van de burgemeester belast met de handhaving van de openbare orde en het verlenen van hulp aan hen die dat nodig hebben (artikelen 2 en 12 Politiewet 1993). Daartoe heeft zij een aantal speciale bevoegdheden.

De politie is de enige organisatie die bevoegd is tot het gebruik van geweldsmiddelen tegen mensen. Ook is de politie een van de weinige organisaties met bevoegdheden voor het verzamelen van informatie over personen en groepen die de orde kunnen verstoren bij een evenement.

Het bewaken van de orde op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is in beginsel terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. Bij grote evenementen wordt, naast het bevoegde beveiligingspersoneel van de evenementenorganisatie, meestal ook politie ingezet om de orde op en rond het evenemententerrein te bewaken en hulp te verlenen aan het festivalpubliek.

4. Overgangsbepaling en inwerkingtreding

4.1

Het evenementenbeleid 2022 treedt na publicatie in werking. Het evenementenbeleid 2018 wordt per dezelfde datum ingetrokken.

4.2

Het beleid is van toepassing op alle evenementen die na (datum inwerking treden) plaatsvinden en waarvoor nog geen besluit is genomen. Voor evenementen die nog een geldige meerjarige evenementenvergunning hebben, geldt een overgangsperiode van één jaar. Na dat jaar zal er een nieuwe evenementenvergunning moeten worden aangevraagd.

Bijlage - Voorwaarden bij evenementen

Verplichtingen voor, tijdens en na de organisatie van het evenement:

Algemeen

• 1.

  Het evenement vindt plaats op de in de aanvraag vermelde locatie en datum. Alles dient volgens de ingediende tekeningen te worden opgesteld.

• 2.

  Tijdens het evenement moet de evenementenvergunning of evenementenmelding (of een afschrift hiervan) altijd getoond kunnen worden aan de politie, brandweer en/of andere bevoegde ambtenaren.

• 3.

  Alle aanwijzingen door politie, brandweer, GHOR, ODZOB of gemeente in het belang van de openbare orde en veiligheid, moeten door de organisatie en de deelnemers onmiddellijk en stipt worden opgevolgd.

• 4.

  Als er voorafgaand aan of tijdens het evenement wijzigingen of incidenten optreden, moet de beveiliging of organisatie dit onmiddellijk aan de gemeente Waalre of de politie te melden.

• 5.

  De organisatie informeert omwonenden binnen een straal van 100 meter van de grenzen van het evenemententerrein over de te houden activiteiten.

• 6.

  Na 01:00 uur mag er geen muziek meer ten gehore worden gebracht en zijn er geen gasten meer aanwezig op het evenemententerrein. Dit geldt op vrijdag en zaterdag.

• 7.

  Na 00.00 uur mag er geen muziek meer ten gehore worden gebracht en zijn er geen gasten meer aanwezig op het evenemententerrein. Dit geldt op zondag tot en met donderdag.

• 8.

  U bent als evenementenorganisator verantwoordelijk voor naleving en uitvoering van genoemde voorwaarden. U bent verantwoordelijk om gevaar, schade of hinder voor de omgeving, goederen en personen zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.

• 9.

  U bent als evenementenorganisator verplicht de schade die door het evenement aan gemeente-eigendommen wordt toegebracht, te vergoeden. Ook moeten alle mogelijke maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat de gemeente of derden schade lijden.

• 10.

  Het voldoen aan deze voorwaarden ontslaat de evenementenorganisator niet van aansprakelijkheid voor schade ten gevolge van gebruikmaking van deze toestemming, noch tegenover de gemeente, noch tegenover derden.

• 11.

  Na afloop van het evenement moet het terrein in een nette staat worden achtergelaten. Als dit niet gebeurt, zal de gemeente op kosten van de evenementenorganisator het terrein schoonmaken.

• 12.

  Voor zover het evenement plaatsvindt op terrein dat in eigendom is van derden, is de evenementenorganisator zelf verantwoordelijk voor het krijgen van privaatrechtelijke toestemming.

Geluid

• 13.

  De geluidsveroorzakende op- en afbouwactiviteiten vinden plaats tussen 07:00-22:00 uur.

• 14.

  Tijdens het evenement mag muziekgeluid ten gehore worden gebracht in de periode zoals aangegeven onder nummer 6 en 7.

• 15.

  De geluidboxen en podia worden zodanig opgesteld dat er zo min mogelijk overlast bij de omliggende woningen zal zijn. Hierbij moeten de geluidboxen (voor zover mogelijk) van de woningen af gericht te zijn en zoveel mogelijk naar beneden te zijn gericht.

• 16.

  Het muziekgeluidsniveau mag tijdens het evenement niet hoger zijn dan 70 dB(A) en 80 dB(C) ter plaatse van gevels van geluidgevoelige bestemmingen van derden.

• 17.

  Geluidsmetingen worden uitgevoerd volgens de “Handleiding meten en rekenen industrielawaai 1999”.

• 18.

  Er zijn drie locaties waar specifieke geluidsvoorwaarden kunnen gelden met eigen referentiekaders. Dit wordt per evenement beoordeeld voor zover het evenement plaatsvindt op de Markt, Boerenbondterrein en het sportpark de Aalstervelden.

• 19.

  De Hoorstichting adviseert een geluidsvolume van maximaal 103 dB(A) gemeten over 15 minuten. Bij muziekevenementen waar jonge kinderen komen (t/m 13 jaar) wordt een maximaal geluidsniveau van 91 dB(A) gehanteerd. Voor kinderen van 14 en 15 jaar is dit maximaal 96 dB(A). Vanaf deze geluidswaarden is het bezoeken van het evenement alleen veilig met goede gehoorbescherming.

• 20.

  Informeer de bezoeker over de te verwachten geluidsniveaus en gehoorbescherming. Geef tevens het evenement aan op welke plekken het volume zo laag is dat je het gehoor rust kunt geven en bied gehoorbescherming aan. Schuimoordoppen worden afgeraden, omdat ze geen goede pasvorm hebben.

Verkeer

• 21.

  Verkeersborden moeten conform plattegrond wegafsluitingen geplaatst worden en gehouden te worden. Het straatmeubilair mag niet worden verwijderd of verplaatst. Als er een weg wordt afgesloten, moet er voldaan worden aan de richtlijnen van CROW96b. Hierbij moet in ieder geval gebruik worden gemaakt van hekwerk. Het gebruik van linten is niet toegestaan.

• 22.

  De Markt mag alleen worden afgezet conform de plattegrond ‘wegafzetting evenementen Markt’. Hiervoor geldt een evenementenvergunning.

• 23.

  De evenementenorganisator zet verkeersregelaars in voor zover dit redelijkerwijs vereist is om de (verkeers)veiligheid te waarborgen. Bij het regelen van het verkeer moeten professionele en/of gecertificeerde verkeersregelaars worden ingezet.

• 24.

  De in te zetten verkeersregelaars moeten personen van ten minste 16 jaar oud zijn. Evenementenverkeersregelaars die jonger zijn dan 18 jaar mogen bij de uitoefening van hun taak slechts ingezet worden op wegen waar niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur en als ter plaatse bij duisternis of slecht zicht voldoende openbare straatverlichting aanwezig is.

• 25.

  Tijdens de uitoefening van hun taak dragen evenementenverkeersregelaars voor de duur van hun werkzaamheden een jas of hes. Deze jas of hes moet voldoen aan de omschrijving in bijlage 2 van de Regeling Verkeersregelaars 2009.

Terrein en omgeving

• 26.

  Het is niet toegestaan objecten te bevestigen aan bomen en/of struiken. Objecten mogen niet worden verankerd op gemeentelijke gronden. Ook mag er geen gebruik worden van straatmeubilair, verkeersborden en straatverlichting.

• 27.

  Het is niet toegestaan zonder toestemming van de gemeente gebruik te maken van groenstroken, bermen of plantsoenen.

• 28.

  Het bevestigen van aanwijzingsbordjes mag uitsluitend gebeuren met gebruik van geplastificeerd draad, lint, touw of elastiek. De aanwijzingsbordjes of linten moeten onmiddellijk na afloop van het evenement te worden verwijderd.

• 29.

  Het is verboden voertuigen, kramen of tenten onder de kroonprojectie van bomen op te stellen zoals is uitgelegd op de poster ‘Werken rond bomen’. Terrasmeubilair mag wel onder de kroonprojectie van de bomen worden geplaatst.

• 30.

  De lozing van afvalstoffen in en op de grond is verboden.

• 31.

  De evenementenorganisator is verplicht om medewerking te verlenen om de ondergrondse infrastructuur te bereiken aan een ieder die er een zakelijk recht op heeft of in opdracht van een dergelijke rechthebbende handelt.

Tenten en vluchten

• 32.

  U bent als evenementenorganisator verantwoordelijk voor de constructieve veiligheid van de tent (in alle weersomstandigheden).

• 33.

  Een (nood)stroomaggregaat bevindt zich buiten en op ten minste 5 meter van de tijdelijke inrichting.

• 34.

  Bij het gebruik van een grote tent moet een klic-melding worden gedaan om te voorkomen dat er schade ontstaat aan eventuele onderliggende kabels en leidingen.

• 35.

  Verder verwijzen we u extra naar de infobladen ‘Algemene brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen’ en ‘‘Tenten groter dan 25 m² of ‘Tenten kleiner dan 25 m²’. Let hierbij extra op het onderdeel richtlijn voor veilig vluchten.

Hulpverlening en hygiëne

• 36.

  Bij een evenement vanaf 1.000 gelijktijdige bezoekers zorgt de organisatie voor één EHBO-er per 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers met een minimum van twee EHBO-ers.

• 37.

  Bij een evenement tot 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers maakt de organisatie zelf een inschatting of de preventieve aanwezigheid van EHBO gewenst is. Hierbij geldt het verantwoord gastheerschap: de evenementenorganisator moet zelf beoordelen of het evenement risico’s oplevert voor deelnemers of bezoekers in het algemeen en voor kwetsbare groepen zoals kleine kinderen en ouderen in het bijzonder. In afwijking hiervan: a. Dient bij een evenement met tussen 300 en 1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers minimaal één EHBO-er aanwezig te zijn.

• 38.

  De zorgpost is duidelijk herkenbaar en bevindt zich op een centraal punt. De zorgpost is goed bereikbaar en permanent bemand.

• 39.

  Geneeskundige hulp wordt geboden door hulpverleners van EHBO of Rode Kruis. Deze taak mag niet worden opgedragen aan BHV-ers of beveiligers. EHBO-ers mogen geen dubbelfunctie vervullen.

• 40.

  Hulpverleners zijn als zodanig duidelijk herkenbaar. EHBO-ers kunnen een geldig diploma overleggen.

Toiletten

• 41.

  Bij het evenement zijn per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers, 2 toiletten aanwezig. 75% van de herentoiletten mag vervangen worden door urinoirs, plaszuilen of plasgoten. Eén plaszuil geldt als vier urinoirs en 50 cm plasgoot geldt als één urinoir.

• 42.

  Toiletruimten worden minimaal twee keer per dag huishoudelijk gereinigd.

• 43.

  Voer het afvalwater van toiletten en wasbakken af via de bestaande riolering voor zover aangewezen door de gemeente of vang dit op in daarvoor bestemde opslagtanks. Het is verboden om afvalwater te lozen in de bodem of oppervlaktewater.

Afval

• 44.

  Afval wordt gedurende het evenement in afsluitbare afvalcontainers verzameld en tijdig geleegd zodat er geen afval rondom of buiten de afvalbakken hoeft te worden gedeponeerd.

• 45.

  Het evenemententerrein wordt zodanig schoongehouden dat het geen ongedierte aantrekt.

• 46.

  Bij het reinigen van het evenemententerrein mogen geen grove bestanddelen zoals plastic bekertjes in de straatkolken gespoten of geveegd worden.

Extreem weer

• 47.

  De evenementenorganisatie moet het weerbeeld monitoren en registreren in de week voorafgaand aan het evenement tot en met de evenementdagen. Op basis van de voorspellingen neemt u als evenementenorganisatie voorzorgsmaatregelen. Het kan zijn dat de gemeente voorafgaand aan het evenement nog extra voorwaarden toestuurt.

Verwijzingsborden en spandoeken

• 48.

  Er mogen maximaal 3 spandoeken worden opgehangen op de dag van het evenement op het evenemententerrein.

• 49.

  Het bevestigen van spandoeken en/of aanwijzingsborden mag alleen met gebruik van geplastificeerd draad of touw.

• 50.

  De spandoeken en/of aanwijzingsborden moeten onmiddellijk na afloop van het evenement worden verwijderd.

Natuurgebied

• 51.

  Voor zover een evenement plaatsvindt in het natuurgebied, mogen wandelaars alleen gebruik maken van de voor hen opengestelde wegen en paden. Deze zijn kenbaar middels openstellingsborden ter plaatse. Fietsers, mountainbikers en ruiters mogen enkel gebruik maken van de voor hen ter plaatse gemarkeerde routes.

• 52.

  Een evenement mag niet tussen zonsondergang en zonsopgang in het natuur- of bosgebied plaatsvinden.

• 53.

  Voor zover een evenement plaatsvindt in een natuurgebied kan vooraf een Quickscan Wet natuurbescherming worden geëist.

Overige voorwaarden per onderwerp

• 54.

  Voor een aantal onderwerpen gelden algemene infobladen met voorschriften opgesteld door de brandweer. Deze gelden gedurende het evenement en worden verstuurd na goedkeuring van een evenementenmelding of -vergunning.

• 55.

  De onderwerpen hebben betrekking op:

• -

  Algemene brandveiligheidseisen bij evenementen;

• -

  Braderieën en rommelmarkten;

• -

  Slapen in bijgebouwen;

• -

  Optochten;

• -

  Tenten kleiner dan 25 m2;

• -

  Tenten groter dan 25 m2.