Verordening op de ambtelijke ondersteuning 2002

Geldend van 13-12-2002 t/m heden

Intitulé

Verordening op de ambtelijke ondersteuning 2002

GEMEENTE HILVERSUM Gemeenteblad III

2002 nr. 231

Verordening op de ambtelijke ondersteuning 2002

Vastgesteld in de raadsvergadering van

4 december 2002, Gem. blad I nr. 113

bekend gemaakt op 12 december 2002.

In werking getreden op 13 december 2002.

Inhoudsopgave "Verordening op de ambtelijke ondersteuning"

art. Benaming blz.

Artikel 1 Informatie 3

Artikel 2 Advies 3

Artikel 3 Bijstand 4

Artikel 4 Overige ambtelijke ondersteuning 4

Artikel 5 Rechten van het raadslid 4

Artikel 6 Rechten van het college van burgemeester en wethouders 5

Artikel 7 Rechten van fractieassistenten 5

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel 5

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE ONDERSTEUNING VAN DE RAAD VAN HILVERSUM

De raad van de gemeente Hilversum;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van;

Gezien het advies van de commissie bestuur van 14 november 2002;

Gehoord het presidium op 2 september 2002;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen de volgende

Verordening op de ambtelijke ondersteuning 2002

Artikel 1Informatie

1. Een raadslid wendt zich tot een ambtenaar met een verzoek om:

a. feitelijke informatie van geringe omvang;

b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2. Om praktische redenen kan een raadslid zich met een dergelijk verzoek altijd tot de griffier wenden. Deze geleidt het verzoek door naar de desbetreffende ambtenaar.

3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

4. De secretaris kan de gevraagde informatie weigeren indien het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de informatie betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.

5. Indien de gevraagde informatie door de secretaris wordt geweigerd deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

6. Indien het verzoek om informatie door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

7. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om informatie geheim wordt gehouden. Indien het college van burgemeester en wethouders of leden van het college informatie wensen over een verzoek om informatie wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 2Advies

1. Een raadslid wendt zich tot de secretaris met een verzoek om advies. Onder advies wordt verstaan: het kenbaar maken van een deskundig oordeel.

2. Een raadslid kan zich met een dergelijk verzoek ook rechtstreeks richten tot de ambtenaar die daarvoor door de secretaris is aangewezen.

3. De secretaris kan het gevraagde advies weigeren indien het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat het advies betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad of indien dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

4. Indien het gevraagde advies door de secretaris wordt geweigerd deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

5. Indien het verzoek om advies door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

6. Een raadslid kan aangeven dat de inhoud van een gevraagd advies geheim wordt gehouden. Indien het college van burgemeester en wethouders of leden van het college informatie wensen over een verzoek om advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

7. Indien een verzoek om advies wordt ingewilligd geeft de secretaris daarvan kennis aan de griffier met het oog op opneming van de desbetreffende gegevens in het register als bedoeld in artikel 5 lid 2.

Artikel 3Bijstand

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand. Onder bijstand wordt verstaan: het geven van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties.

2. De gevraagde bijstand wordt gegeven door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

3. De griffier kan de gevraagde bijstand weigeren indien het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad of indien dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

4. Indien de gevraagde bijstand door de griffier wordt geweigerd deelt hij dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

5. Indien het verzoek om bijstand door de griffier wordt geweigerd kan het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

6. Een raadslid kan aangeven dat de inhoud van de gevraagde bijstand geheim wordt gehouden. Indien het college van burgemeester en wethouders of leden van het college informatie wensen over een verzoek om bijstand wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

7. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris, die zo spoedig mogelijk over de zaak beslist. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. Het college van burgemeester en wethouders beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

8. Indien een raadslid niet tevreden is over door de griffier verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de burgemeester, die zo spoedig mogelijk over de zaak beslist.

Artikel 4Overige ambtelijke ondersteuning

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om overige ambtelijke ondersteuning. Onder overige ambtelijke ondersteuning wordt verstaan: ondersteuning, niet zijnde informatie, advies of bijstand.

2. De gevraagde ondersteuning wordt gegeven door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde ondersteuning niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde ondersteuning zo spoedig mogelijk verlenen.

3. De griffier kan de gevraagde ondersteuning weigeren indien het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de ondersteuning betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad of indien dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

4. Indien de gevraagde ondersteuning door de griffier wordt geweigerd deelt hij dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

5. Indien het verzoek om ondersteuning door de griffier wordt geweigerd kan het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

6. Een raadslid kan aangeven dat de inhoud van de gevraagde ondersteuning geheim wordt gehouden. Indien het college van burgemeester en wethouders of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ondersteuning wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 5Rechten van het raadslid

1. Elk raadslid heeft recht op advies, recht op bijstand en recht op overige ondersteuning.

2. De griffier houdt een register van het gegeven advies, de verleende bijstand en de verleende overige ondersteuning, waarin per verzoek wordt opgenomen:

a welk raadslid het verzoek heeft gedaan;

b welk onderwerp het verzoek betreft;

c welke ambtenaar voor inwilliging van het verzoek is ingezet;

d hoeveel tijd met de inwilliging van het verzoek is gemoeid;

e of door het raadslid is aangegeven dat de inhoud van de gevraagde bijstand geheim wordt gehhouden

f de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6Rechten van het college van burgemeester en wethouders

De griffier verstrekt het college van burgemeester en wethouders dan wel de desbetreffende portefeuillehouder in het college een afschrift van het verzoek uit het register.

Artikel 7Rechten van fractieassistenten

De rechten die deze verordening toekent aan raadsleden worden in gelijke mate toegekend aan fractie-assitenten.

Artikel 8Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

2. Alsdan vervalt de ‘Regeling ambtelijke dienstverlening aan de leden van de gemeenteraad van Hilversum’, zoals vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van 13 oktober 1994.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de ambtelijke ondersteuning 2002’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van 4 december 2002

De secretaris, De voorzitter,

A.P.M. van Schoten, plv. E.C. Bakker

Toelichting op de ambtelijke ondersteuning

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. De uitwerking van dit recht moet bij verordening worden geregeld.

De ‘Regeling ambtelijke dienstverlening aan de leden van de gemeenteraad van Hilversum’ van 1994 is in deze verordening aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Deze nieuwe functionaris, die bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt waar mogelijk het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

In deze verordening is er voor gekozen de burgemeester slechts t.a.v. de griffier een uitgesproken nieuwe rol in het proces te laten vervullen. T.a.v. de secretaris is het bevoegde orgaan het college van burgemeester en wethouders. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester weliswaar een bemiddelende maar uiteindelijk in formele zin geen beslissende rol kunnen spelen. Hier wordt nadrukkelijk afgeweken van de modelverordening van de VNG, waarin de positie van de burgemeester beschreven wordt als ‘bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.’ Het gebrek aan formele bevoegdheden van de burgemeester (in formele zin heeft hij immers niet het laatste woord) hebben wij zwaarder laten wegen.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college.

Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de verschillende soorten ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet de eventuele griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Dat de raad nu beschikt over een griffier en later wellicht over een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn.

Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven.

Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. En het geldt al helemaal voor advisering, het is buitengewoon onwaarschijnlijk en misschien zelfs onwenselijk dat de griffie op de vele beleidsterreinen van de gemeente een deskundig oordeel zou kunnen geven.

De wetgever heeft e.e.a. onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. De betrokken ambtenaar kan een beroep doen op artikel A 10 van het Algemeen Ambtenarenreglement-Hilversum.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Informatie

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verschaffen van informatie aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met de desbetreffende ambtenaar.

Het tweede lid voorziet erin dat het raadslid niet zelf een zoektocht door de organisatie behoeft uit te voeren om met de juiste ambtenaar in contact te komen. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.

Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Artikel 2,3 en 4Advies, Bijstand en overige ambtelijke ondersteuning

Er is voor gekozen de griffier zoveel mogelijk te noemen als centrale functionaris. Dat volgt uit de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de ondersteuning verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke ondersteuning.

De ondersteuning wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Beoordeling of één van de genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie (artikel 1: informatie en artikel 2: advies), respectievelijk door de griffier (artikel 3: bijstand en artikel 4: Overige ambtelijke ondersteuning).

Aangegeven is dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke ondersteuning is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders voor zover het de secretaris betreft en aan de burgemeester (als voorzitter van de raad wel te verstaan) voor zover het de griffier betreft.

Indien een raadslid om ambtelijke ondersteuning verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat de inhoud van de verleende ondersteuning geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is bepaald dat het college of collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar.

Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke ondersteuning.

De ambtenaar die ambtelijke ondersteuning verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke ondersteuning hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 5Rechten van het raadslid

Het toekennen aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke ondersteuning door de reguliere ambtelijke organisatie zou gezien kunnen worden als een extra garantie dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het zou bovendien wellicht de ambtelijke organisatie de mogelijkheid kunnen bieden enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden.

Toch is er van afgezien het recht op ondersteuning te budgetteren. Een duidelijke maatstaf ontbreekt immers.

Een toe te kennen aantal uren ondersteuning valt kwalitatief niet nader te specificeren en een aantal malen ondersteuning valt niet te kwantificeren. Dus kent deze verordening geen begrenzing. Evaluatie van de praktijk zal moeten uitwijzen of na verloop van tijd toch een of andere vorm van begrenzing noodzakelijk zal zijn.

Het register dat door de griffier kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.

Artikel 6Rechten van het college van burgemeester en wethouders

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat ondersteuning is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand.

Artikel 7Rechten van fractieassistenten

Op advies van de commissie Bestuur is ervoor gekozen fractieassistenten dezelfde rechten te geven als raadsleden.

Ondertekening