Nadere regel subsidie evenementenfonds (EFU) gemeente Utrecht

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

De subsidie is bedoeld voor activiteiten zoals beschreven in artikel 2.

• 1. Niet subsidiabel zijn:

  • a.

    Evenementen die niet openbaar toegankelijk zijn en niet voorzien in ruimhartige deelname;

  • b.

    Evenementen die niet aantoonbaar duurzaam worden georganiseerd;

  • c.

    Evenementen waarvan de totale begroting voor minder dan 50 % is gedekt uit co-financiering;

  • d.

    Kosten van activiteiten die via een andere gemeentelijke (subsidie)regeling kunnen worden gedekt;

  • e.

    Vaste programmering van Culturele podia;

  • f.

    Evenementen van instellingen die een meerjarensubsidie ontvangen van de gemeente Utrecht hoger dan € 100.000,- per jaar;

  • g.

    Congressen en beurzen met een business to business karakter;

  • h.

    Evenementen die niet in de gemeente Utrecht plaatsvinden;

  • i.

    Activiteiten met dieren.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

• 1. Een subsidieaanvraag wordt alleen in behandeling genomen als deze voldoet aan de eisen en voorwaarden van de geldende ASV;

• 2. De aanvraag digitaal is ingediend met e-herkenning via www.utrecht.nl/subsidie;

• 3. Er mag niet voor twee of meer opvolgende jaren worden aangevraagd.

• 4. Er kunnen geen aanvragen worden ingediend voor meerdere evenementen per jaar door dezelfde aanvrager.

• 5. De aanvraag bevat een compleet activiteitenplan inclusief communicatie- en marketingplan en een begroting- en dekkingsplan.

  • a.

    Activiteitenplan. Een overzicht van de activiteiten, max 6 A4, met daarin een omschrijving:

    • •

      waarvoor subsidie wordt gevraagd;

    • •

      waar en wanneer het evenement plaatsvindt;

    • •

      hoe het evenement aansluit op het thema gezondheid, een inhoudelijke visie daarop;

    • •

      hoe invulling wordt gegeven aan een interdisciplinair aanbod;

    • •

      op welke wijze de identiteit van Utrecht zichtbaar is in de uitvoering van het evenement;

    • •

      van doelgroepen en een toelichting hoe het evenement inclusief en openbaar toegankelijk is, danwel gemotiveerd waarom niet;

    • •

      van de waarde / impact van het evenement voor de wijk waar het plaats heeft;

    • •

      een planning.

  • b.

    een communicatie-/marketingplan, max 2 A4

    • •

      De aanvrager is verantwoordelijk voor de communicatie van het eigen evenement en geeft hiervan een overzicht.

    • •

      In het plan wordt ook opgenomen welke marketing en sponsoruitingen van andere partners (zoals leveranciers en sponsoren) tijdens het evenement (online en offline) aanwezig zijn. In geval er marketinguitingen worden gedaan niet bijdragen aan de doelstelling van deze regeling zal dit meewegen bij de beoordeling.

    • •

      Het evenement wordt ‘gelabeld’ zoals door de subsidievertrekker aangeleverd. Bijvoorbeeld door het voeren van een logo.

  • c.

    een begroting- en dekkingsplan met toelichting, max 2 A4

    • •

      een financiële onderbouwing van de aanvraag die aansluit op het overzicht van de activiteiten. In deze onderbouwing staat per activiteit opgenomen welke personele en materiele middelen nodig zijn voor de activiteiten. Ook is het gevraagde subsidiebedrag helder onderbouwd met daarbij een sluitende begroting met daarin alle (overige) inkomsten;

    • •

      aangevuld met een overzicht van andere sponsor- subsidie- of fondsaanvragen voor dezelfde activiteit, waarbij wordt aangegeven wat de stand van zaken is met betrekking tot de beoordeling van die aanvragen.

    • •

      De begroting is deugdelijk en haalbaar en staat in relatie tot de begroting;

• 6. De aanvraag/aanvrager getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, pr/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen;

• 7. De aanvraag toont aan dat wanneer professionele makers betrokken zijn, er wordt gewerkt volgens de Fair Practice principes

Artikel 8 Maximaal subsidiebedrag per aanvraag/aanvrager

• 1. De subsidie bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten met een maximum van € 60.000 per aanvraag/aanvrager.

• 2. Uitsluitend de kosten voor de subsidiabele activiteiten (dus die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement) en die door de subsidieontvanger zijn gemaakt en betaald komen in aanmerking voor subsidie.

Artikel 9 Beoordeling subsidieaanvraag

• 1. Bij de beoordeling van de aanvraag wordt eerst ambtelijk getoetst of de aanvraag voldoet aan de indieningsvereisten. Aanvragen die hier niet aan voldoen worden niet voorgelegd aan de adviescommissie.

• 2. Indien een aanvraag, op basis van de beschikbare middelen in het evenementenfonds, uitsluitend gedeeltelijk verleend kan worden, krijgt de aanvrager de gelegenheid zijn aanvraag aan te passen.

• 3. De aanvragen die voldoen aan de indieningsvereisten worden op basis van de criteria onder lid 4 door de adviescommissie beoordeeld.

  • a.

    Beoordeling per criteria met een score van 0 t/m 10 en vindt plaats op basis van consensus.

  • b.

    De adviescommissie vormt een advies aan het college van B&W op basis van de beoordeling;

  • c.

    Indien de adviescommissie vragen heeft over een subsidieaanvraag, kan zij besluiten om de subsidieaanvrager uit te nodigen voor een nadere toelichting op de aanvraag. Als dat gebeurt zullen alle subsidieaanvragers in de betreffende aanvraagronde de gelegenheid krijgen om eenzelfde toelichting te geven.

• 4. Criteria

  • a.

    de mate waarin het evenement van waarde is, positieve impact heeft op de bewoners en de omgeving waar het plaatsvindt.

  • b.

    de mate van inclusiviteit, met name het verbinden van nieuwe doelgroepen.

  • c.

    de mate waarin het voorgestelde evenement bijdraagt aan een goede spreiding van evenementen over de wijken.

  • d.

    de mate waarin het evenement bijdraagt aan het collectief programmeren van het thema gezondheid.

  • e.

    de mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse identiteit in het evenement.

  • f.

    de mate waarin het voorgestelde evenement interdisciplinair is in samenhang met het thema.

• 5. Een voldoende (6) is nodig op ieder los criteria zoals gesteld in artikel 9 lid 4.

Artikel 10 Adviescommissie

• 1. Met de vaststelling van deze nadere regel wordt een onafhankelijke adviescommissie ingesteld, waarvan de leden door burgemeester en wethouders worden benoemd en ontslagen. Dit besluit is gemandateerd aan de IRM – ruimte.

• 2. De adviescommissie bestaat uit drie of meer leden. Deelname aan een adviescommissie is beperkt tot een periode van maximaal 4 aaneengesloten jaren.

• 3. De adviescommissie stelt voor haar werkwijze een reglement vast, welk reglement ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan burgemeester en wethouders. Dit besluit is gemandateerd aan de IRM – ruimte. Het reglement bevat in ieder geval bepalingen over de door de adviescommissie te volgen procedure bij een adviesverzoek van burgemeester en wethouders.