Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Kampen 2023

Ondertekening

Bent u het niet eens met dit besluit?

In dat geval vragen wij u om eerst telefonisch contact met ons op te nemen. We nemen dan samen met u het besluit door. U kunt hiervoor bellen met Irene van der Wal, telefoonnummer 14038.

U kunt ook direct een bezwaarschrift indienen. U kunt daarvoor gebruik maken van het bezwaarformulier op onze website (www.kampen.nl/bezwaar) of u kunt een brief sturen naar het college van burgemeester en wethouders, Postbus 5009, 8260 GA Kampen.

In uw bezwaarschrift legt u uit waarom u het niet eens bent met ons besluit. U vermeldt uw naam, adresgegevens en uw telefoonnummer. Zorgt u er voor dat wij uw bezwaarschrift ontvangen binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is verstuurd. Daarmee voorkomt u dat wij uw bezwaarschrift niet meer kunnen behandelen. Meer informatie over de bezwaarprocedure vindt u op onze website.

BIJLAGE: Handboek Vervanging gemeente Kampen

Handboek Vervanging

gemeente Kampen

Inhoudsopgave

1. Inleiding

1.1 Aanleiding

1.2 Doel

1.3 Opzet 

2. Wetgeving en verantwoordelijkheden

2.1 Wetgevingskader

2.2 Verantwoordelijkheden

3. De te vervangen archiefbescheiden

3.1 Reikwijdte

3.2 Uitzonderingen op vervanging

4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit

4.1 Technische criteria 

4.2 Visuele criteria

4.3 Criteria OCR 

5. Technische infrastructuur 

5.1 Scanners

5.2 Scancomputers

5.3 Zaaksysteem 

6. Metagegevens

6.1 Functies metagegevens

6.2 Metagegevensschema

7. Proces van vervanging

7.1 Vervangingsproces interne en uitgaande post 

8. Inrichten van kwaliteitsprocedures

8.1 Periodieke controle scanapparatuur

8.2 Toetsen van de beeldkwaliteit

8.3 Controle kwaliteit scans en registraties 

9. Opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit

10. Uitvoeren van het vervangingsbesluit

11. Beheren, onderhouden en herzien van het handboek 

11.1 Kleine wijzigingen

11.2 Grote wijzigingen

11.3 Opzet wijzigingsprocedure

12. Bijlagen

Bijlage 1 Uitzonderingen op vervanging 

Bijlage 2 Specificatie hardware en software vervangingsproces

Bijlage 2.1 Specificaties alle scanners

Bijlage 3 Metagegevensschema

Bijlage 4 Proces van vervanging

Bijlage 5 Format verklaring van vervanging van archiefbescheiden 

Bijlage 6 Taken en verantwoordelijkheden

Bijlage 7 Logboek kleine wijzigingen

1. Inleiding

Dit is het Handboek Vervanging van de gemeente Kampen. Archiefwet 1995 artikel 7 stelt dat de zorgdrager1 de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging betekent dat archiefbescheiden2 worden overgezet van een oude op een nieuwe informatiedrager , waarna de oude informatiedrager3 wordt vernietigd. De reproducties nemen de volledige plaats in van de originelen en worden wettelijk als originele archiefbescheiden gezien en behandeld. In het geval van de gemeente Kampen betekent het dat van de originele analoge archiefbescheiden digitale reproducties worden gemaakt, die de plaats innemen van de originelen. De analoge archiefbescheiden moeten daarna worden vernietigd.

Het Handboek Vervanging is erop gericht dat de gemeente Kampen een goed en volledig ingericht en geïmplementeerd post- en scanproces heeft voor de vervanging van analoge archiefbescheiden naar digitale, als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en om een zo volledig mogelijk digitaal archief te vormen.

1.1 Aanleiding

De gemeente Kampen wenst vervanging vanwege:

• •

  Volledig digitaal werken: De gemeente heeft het streven om volledig digitaal te gaan werken. Dit heeft als voordeel dat medewerkers locatie-onafhankelijk kunnen werken en dat het gemakkelijker is om informatie met elkaar te delen. Daarnaast is het met digitale informatie beter mogelijk om te voldoen aan de eisen van de Wet hergebruik overheidsinformatie4 en de Wet open overheid5 , waaronder ook het (zo mogelijk online) toegankelijk maken van informatie voor burgers en andere gebruikers.

• •

  Oplossen hybride situatie: Op dit moment heeft de gemeente te maken met een hybride situatie, wat betekent dat een zaak bestaat uit analoge en digitale archiefbescheiden. Het beheer van hybride processen is complex en brengt dubbele beheerlasten met zich mee. Vervanging moet hier een eind aan brengen. Daarnaast kan er geen verwarring ontstaan over de waarde van de analoge dossiers versus de digitale dossiers en levert het ruimtewinst op.

----------------------

1 De zorgdrager voor archiefbescheiden bij gemeenten is het college van burgemeester en wethouders.

2 In dit handboek wordt de term archiefbescheiden aangehouden i.p.v. een “modernere” term, omdat de term archiefbescheiden exact is gedefinieerd in Archiefwet 1995.

3 Een informatiedrager is een medium waarop informatie is vastgelegd.

4 De Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) is bedoeld om de openheid en het hergebruik van gegevens, die door organisaties met een publieke taak worden beheerd, te verbeteren.

5 De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet.

1.2 Doel

Dit handboek biedt een beschrijving van het vervangingsproces en hoe de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende digitale archiefbescheiden wordt geborgd. Zodanig vormt het de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit.

Het doel van dit handboek is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. Onderdeel van dit handboek is een wijzigingsprocedure. Dit onderdeel borgt dat het vervangingsproces en het informatiebeheer blijven voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Het handboek is daarmee het toetsingskader voor (de inrichting van) het vervangingsproces.

1.3 Opzet

Vanuit het oogpunt van onderhoud is besloten om het Handboek Vervanging beperkt in omvang te houden en in de bijlagen de dynamische onderdelen vast te leggen. Deze werkwijze draagt bij aan de eenmalige vaststelling van het Handboek Vervanging en een eenvoudiger periodieke actualisatie van de in de bijlagen opgenomen beschrijvingen en procedures.

2. Wetgeving en verantwoordelijkheden

2.1 Wetgevingskader

Aan vervanging ligt een besluit van het college van burgemeester en wethouders ten grondslag (Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Kampen 2023). Volgens Archiefwet 1995 artikel 7 is het college als zorgdrager hiertoe bevoegd. Conform Archiefbesluit 1995 artikel 6 sub 1 zal de zorgdrager slechts tot vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties overgaan indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. In Archiefregeling artikel 26b is opgenomen over welke aspecten van het vervangingsproces de zorgdrager inzicht moet verschaffen. Deze aspecten zijn:

• •

  De reikwijdte van het vervangingsproces.

• •

  De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur.

• •

  De software en de gekozen instellingen.

• •

  De criteria voor de keuze betreffende reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit.

• •

  De wijze waarop de reproductie tot stand komt.

• •

  De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten.

• •

  Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

• •

  De kwaliteitsprocedures.

Bij vervanging wordt rekening gehouden met de waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

2.2 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheid voor de zorg en het beheer van het archief is nader vastgelegd in de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. De uitvoering van het vervangingsproces en het beheer van het Handboek Vervanging ligt bij de afdeling Dienstverlening en informatie.

3. De te vervangen archiefbescheiden

Archiefregeling artikel 26b sub a verplicht de zorgdrager inzicht te geven in de reikwijdte van het vervangingsproces. In dit hoofdstuk wordt verduidelijkt op welke archiefbescheiden vervanging van toepassing is en welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging.

3.1 Reikwijdte

De gemeente Kampen wil alle analoge ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden van alle gemeentelijke werkprocessen6 digitaliseren en onder de werking van dit Handboek Vervanging brengen. Uitzonderingen hierop zijn in paragraaf 3.2 beschreven. Het betreft zowel archiefbescheiden die volgens de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 op termijn vernietigd kunnen worden, als archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Het Handboek Vervanging en het vervangingsproces van de gemeente Kampen heeft alleen betrekking op doorlopende vervanging7.

3.2 Uitzonderingen op vervanging

Een beperkt aantal archiefbescheiden wordt uitgezonderd van vervanging en daarmee van (directe) vernietiging. Het gaat hierbij om archiefbescheiden die wettelijk verplicht in analoge vorm beschikbaar moeten zijn, alsook archiefbescheiden die vanwege hun vorm of gesteldheid niet gedigitaliseerd kunnen worden of een bepaalde cultuurhistorische waarde hebben. In Bijlage 1 Uitzonderingen op vervanging is specifiek beschreven om welke archiefbescheiden het gaat.

Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een analoge afhandeling behoeven, zoals de registers van de burgerlijke stand. Het afhandelingsproces vraagt dan om een analoge vorm en kan niet worden afgedaan met (alleen) een digitale versie ervan. Wel kan er van originele analoge archiefbescheiden digitale (werk)kopieën worden gecreëerd en de locatie van de originelen worden vastgelegd in het zaaksysteem.

De archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen worden volgens de procedure beschreven in paragraaf 1.3 van Bijlage 4 Proces van vervanging ter archivering aangeboden. Bij het digitale dossier wordt een verwijzing opgenomen naar de vindplaats van deze niet-vervangen archiefbescheiden.

Bij twijfel of vervanging op basis van wet- en regelgeving toegestaan is, zal hierover advies worden ingewonnen bij de adviseur informatiebeheer en de gemeente-archivaris.

-----------------------

6 Een overzicht van alle werkprocessen van de gemeente is opgenomen in de Zaaktypencatalogus.

7 Er bestaat een onderscheid tussen doorlopende vervanging en vervanging achteraf. Doorlopende vervanging betreft vervanging van archiefbescheiden van lopende werkprocessen. Vervanging achteraf betreft het vervangen van archiefbescheiden van (grote) afgesloten archiefbestanden.

4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit

Archiefbesluit 1995 artikel 6 sub 1 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave is van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom zijn criteria van toepassing op de technische en visuele kwaliteit van de digitale reproducties (scans). Bij het toepassen van Optical Character Recognition (OCR)8 zijn eveneens criteria van toepassing.

4.1 Technische criteria

Gemeente Kampen houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande technische criteria:

• •

  Scannen op full-color RGB op 24 bits/pixel.9 

• •

  De norm voor kleurechtheid is gemiddelde ΔE10 ≤ 6 met maximale ΔE ≤ 10.

  • ∘

    Het contrast en alle kleuren van de scan zijn vergelijkbaar met het origineel.

• •

  De scans hebben een minimale scherpte van 5 lp/mm.11 

  • ∘

    De scherpte van de scan is vergelijkbaar met het origineel.

• •

  De scans hebben een resolutie van minimaal 300 dpi.12 

  • ∘

    A4 en groter zijn gescand op minimaal 300 dpi.

  • ∘

    Gescande afbeeldingen kleiner dan A4 formaat houden na uitvergroting op A4 een resolutie van 300 dpi over.

  • ∘

    De afmetingen komen overeen met het origineel.

• •

  De scans worden aangeleverd als PDF/A.13

-----------------------------------------

8 Optical Character Recognition (OCR) wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Het toepassen van OCR zorgt ervoor dat de scans inhoudelijk doorzoekbaar zijn. Met andere woorden, gescande archiefbescheiden kunnen gevonden worden op woorden die voorkomen in de tekst.

9 Kleurendiepte is een maat voor de hoeveelheid bits die gebruikt worden om de kleur van een pixel te coderen. Hoe hoger de kleurendiepte is, hoe meer verschillende kleuren er kunnen worden gecodeerd.

10 Het numerieke verschil tussen twee kleuren wordt delta E (ΔE of dE) genoemd.

11 Lm/pp staat voor line pairs per millimeter. Dit is een manier om de beeldresolutie te meten.

12 Dpi betekent Dots Per Inch en verwijst naar het aantal afgedrukte punten binnen één inch van een scan. Een inch staat gelijk aan een afmeting van 2,54 centimeter.

13 Een PDF/A (Portable Document Format Archivable) is een variant op het gewone pdf-formaat en is specifiek ontwikkeld voor het archiveren van documenten op lange termijn.

4.2 Visuele criteria

Gemeente Kampen houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande visuele criteria:

• •

  Juistheid: Archiefbescheiden zijn geheel, recht en overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand. Archiefbescheiden zijn in de juiste paginavolgorde gescand. De afmetingen komen overeen met het origineel.

• •

  Volledigheid: Alle archiefbescheiden zijn volledig gescand, voor- en achterkant en eventueel de bijlagen. Er is geen informatie verloren gegaan door onvolledig scannen; alle details zijn compleet. Er is geen kleurverlies opgetreden en de kleuren komen overeen met het origineel.

• •

  Leesbaarheid: Archiefbescheiden zijn ook in het kleinste detail goed leesbaar. De tekst of afbeelding is scherp en helder, vergelijkbaar met het origineel. Er is geen tekst of beeld weggevallen. Er is geen sprake van artefacten, zoals verstoringen door horizontale of verticale strepen of pixelverstoringen. Vouwen, omgevouwen hoeken, zwarte randen of ruis komen niet voor.

4.3 Criteria OCR

Gemeente Kampen houdt zich bij het toepassen van OCR (Optical Character Recognition) tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande criteria:

• •

  OCR wordt als een onzichtbare laag weggeschreven.

• •

  Archiefbescheiden met OCR zijn opgeleverd in PDF/A.

5. Technische infrastructuur

De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit is mede afhankelijk van de technische infrastructuur. De technische infrastructuur is het deel van de ICT-infrastructuur dat is gericht op de toepassing van apparatuur en software. Op grond van Archiefregeling artikel 26b sub b en c moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de apparatuur en de software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft. Vandaar dat de keuze van de apparatuur en software in dit hoofdstuk wordt vastgelegd.

5.1 Scanners

De gemeente Kampen gebruikt de volgende scanapparatuur in het vervangingsproces:

• •

  Twee scanners voor archiefbescheiden tot en met formaat A3.

• •

  Eén groot-formaat scanner.

• •

  Multifunctionals.

Een nadere specificatie van de gebruikte software en instellingen van de scanapparatuur in het kader van het vervangingsproces is opgenomen in Bijlage 2 Specificatie hardware en software vervangingsproces en Bijlage 2.1 Specificaties alle scanners.

Bij storing aan een van de twee scanners kan er uitgeweken worden naar de andere scanner. Bij storing aan beide scanners kan er uitgeweken worden naar de Multifunctionals.

5.2 Scancomputers

De gemeente Kampen maakt gebruik van twee scancomputers. Deze computers zijn aangesloten op de twee scanners. Bij storing aan een van de scancomputers kan er uitgeweken worden naar de andere scancomputer. Bij storing aan beide scancomputers kan uitgeweken worden naar andere computers binnen de organisatie. Echter zal er dan via de Multifunctionals gescand moeten worden.

5.3 Zaaksysteem

De gemeente Kampen maakt voor het archiveren van haar archiefbescheiden gebruik van het zaaksysteem e-Suite Medewerkerportaal. e-Suite is een product van softwareleverancier Atos en wordt gebruikt door gemeenten die aangesloten zijn bij Dimpact.14 In de e-Suite worden de zaken gecategoriseerd aan de hand van een zaaktypecatalogus (ZTC). Een zaaktypecatalogus is een bibliotheek van alle verschillende zaaktypen (werkprocessen) die voor de gemeente van toepassing zijn.

Archiefbescheiden die via de post binnenkomen worden door de registratie-medewerkers gescand en geregistreerd in de e-Suite onder het betreffende zaaktype. De zaak wordt opgepakt door de behandelaar en de behandelaar maakt de zaak compleet met aanvullende archiefbescheiden. Als de zaak gereed is sluit de behandelaar de zaak af met een bepaald resultaat. De combinatie van het zaaktype met het resultaat levert de bewaartermijn op van de zaak en bijbehorende archiefbescheiden.

Voor de e-Suite ligt het technisch beheer bij Dimpact. Functioneel beheer en archiefbeheer zijn belegd bij de afdeling Dienstverlening en informatie.

6. Metagegevens

Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin archiefbescheiden zijn ontstaan. Deze context moet na vervanging toegankelijk blijven. Daarom legt de gemeente Kampen vast in welke context de te vervangen archiefbescheiden zijn ontstaan. Dit doet de gemeente door metagegevens bij te houden en deze metagegevens te koppelen aan de te vervangen archiefbescheiden.

Metagegevens (ook wel metadata genoemd) zijn gegevens die de karakteristieken van archiefbescheiden beschrijven. Voorbeelden van karakteristieken zijn de naam, het moment van creatie, de gebruikte taal en het bestandsformaat.15 Daarnaast beschrijven metagegevens de ordening van archiefbescheiden en wat er vanaf het moment van ontstaan met archiefbescheiden gebeurt.

------------------------------------

14 Dimpact is een onafhankelijke coöperatie waarbinnen ruim dertig gemeenten samenwerken en co-creëren.

15 Een bestandsformaat is de vorm waarin een computerbestand wordt bewaard. Het formaat is te herkennen aan de extensie. Voorbeelden van bestandsformaten zijn: docx, exe, pfd.

6.1 Functies metagegevens

Metagegevens zijn voor het beheer en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden (zowel individueel als in de context van de zaak waarin zij opgenomen zijn) erg belangrijk. Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van die informatie mogelijk.

6.2 Metagegevensschema

De gemeente Kampen werkt zaakgericht. Omdat bij het zaakgericht werken gegevens van zaken en bijbehorende archiefbescheiden bewaard worden volgens de zaaktypecatalogus, leidt dat tot de beschikbaarheid van de vereiste metagegevens conform het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden).16 In Bijlage 3 Metagegevensschema wordt een overzicht gegeven van de metagegevens die worden vastgelegd bij de registratie van archiefbescheiden.

--------------------------------

16 In juli 2021 is TMLO ingetrokken ten gunste van MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). Echter, aangezien de zaaktypecatalogus van de gemeente Kampen is gebaseerd op het Informatiemodel Zaaktypen (ImZTC) van GEMMA en daarmee automatisch voldoet aan de vereiste metagegevens conform het TMLO, wordt hier het TMLO aangehouden. https://www.gemmaonline.nl/index.php/Metadateren_van_zaakdossiers_conform_het_TMLO.

7. Proces van vervanging

Archiefregeling artikel 26b sub e en g verplicht de zorgdrager inzicht te geven in de wijze waarop reproductie tot stand komt en het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. De gemeente Kampen heeft dit vormgegeven in vijf procedures.

Procedure 1. Voorbereiden van te vervangen archiefbescheiden

De start van het vervangingsproces. Specifiek de processtap voorafgaand aan het scannen van analoge archiefbescheiden, waarin wordt beoordeeld of archiefbescheiden voor vervanging in aanmerking komen en scanklaar worden gemaakt.

Procedure 2. Scannen van archiefbescheiden

De processtap waarin voorbereide analoge archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescand om te kunnen worden opgenomen in het zaaksysteem.

Procedure 3. Registreren van gescande archiefbescheiden

De processtap waarin de gemaakte scans worden geregistreerd in het zaaksysteem ter verdere behandeling door een behandelaar.

Procedure 4. Controleren van registraties en gescande archiefbescheiden

De processtap waarin controles worden uitgevoerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van de gemaakte scans en registraties in het zaaksysteem.

Procedure 5. Vernietigen van vervangen archiefbescheiden

De processtap waarin de analoge archiefbescheiden na correcte vervanging worden vernietigd indien de aard van de analoge archiefbescheiden dat toestaat.

De vijf procedures worden beheerd door de afdeling Dienstverlening en informatie en zijn in Bijlage 4 Proces van vervanging nader beschreven.

Nadat vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in Archiefbesluit 1995 artikel 8 een verklaring van vervanging opstellen. Een format van de verklaring van vervanging is toegevoegd als bijlage aan dit handboek (Bijlage 5 Format verklaring van vervanging).

7.1 Vervangingsproces interne en uitgaande post

Wanneer al geregistreerde en gedigitaliseerde archiefbescheiden op analoge wijze worden aangepast (bijvoorbeeld brieven of contracten waar een natte handtekening onder gezet moet worden) dan moeten de archiefbescheiden opnieuw worden gescand en gekoppeld aan de zaak door de behandelaar. De volgende procedure wordt daarbij gehanteerd:

• •

  Archiefbescheiden worden door de behandelaar uitgeprint en voorzien van een natte handtekening.

• •

  Ondertekende archiefbescheiden worden door de behandelaar gescand middels de Multifunctionals.

• •

  Gescande archiefbescheiden komen terecht in de persoonlijke mailbox van de behandelaar.

• •

  De behandelaar controleert de kwaliteit van de scans.

• •

  De behandelaar slaat de archiefbescheiden op in de betreffende zaak.

• •

  De analoge ondertekende archiefbescheiden worden verzonden of naar het archief gebracht, waar deze na een bepaalde periode worden vernietigd.

De behandelaar is dus zelf verantwoordelijk voor het scannen en opslaan van archiefbescheiden in de zaak die hij in behandeling heeft. Het scannen vindt plaats middels de Multifunctionals die voldoen aan de kwaliteit zoals beschreven in Hoofdstuk 4 Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit. Er zullen communicatie-middelen worden ingezet om behandelaars blijvend te herinneren aan de te volgen procedure beschreven in deze paragraaf.

8. Inrichten van kwaliteitsprocedures

Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, zijn interne kwaliteitsprocedures vereist. Archiefwet 1995 artikel 3 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Archiefregeling artikel 26b sub f en h schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave, het herstel van fouten en de kwaliteitsprocedures. De verschillende controles op de kwaliteit van vervanging zijn bij de gemeente Kampen belegd bij de afdeling Dienstverlening en informatie.

8.1 Periodieke controle scanapparatuur

De gebruikte scanapparatuur en software worden periodiek gecontroleerd door de functioneel beheerders of de instellingen van de scanner en de software kloppen. Daarnaast worden tijdens deze controle schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes, strepen, artefacten of ruis veroorzaken op de scanafbeelding. Voor het schoonmaken van de scanner wordt door de functioneel beheerders de volgende procedure gevolgd:

• •

  Trek de stekker van de scanner uit het stopcontact.

• •

  Verwijder het papier uit de papiertoevoer.

• •

  Veeg het stof met een zachte borstel uit de papiertoevoer.

• •

  Veeg de glasplaat schoon met een zachte, droge doek. Indien de glasplaat hardnekkige vlekken bevat, veeg dan de glasplaat schoon met een zachte doek met daarop een klein beetje glasreiniger.

• •

  Maak de buitenkant van de scanner schoon met een zachte, schone doek. Bij hardnekkige vlekken eventueel een mild schoonmaakmiddel gebruiken.

8.2 Toetsen van de beeldkwaliteit

De registratiemedewerkers voeren dagelijks een op een controles uit op alle scans om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria. Fouten die uit de controle naar boven komen worden hersteld. Zowel een technische als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren. Het toetsen van de beeldkwaliteit is onderdeel van de controle van aangemaakte zaken zoals opgenomen in paragraaf 8.3.1.

8.3 Controle kwaliteit scans en registraties

Het is van groot belang voor zowel de bedrijfsvoering als voor de uiteindelijke archivering dat de registratie en zaakafhandeling van hoge kwaliteit zijn en dat er weinig fouten worden gemaakt. Om kwaliteit te garanderen zijn controles op aangemaakte en afgesloten zaken van belang. Deze kwaliteitscontroles zijn belegd bij de registratiemedewerkers en archiefmedewerkers.

8.3.1 Controle aangemaakte zaken

Om ervoor te zorgen dat aan de start van de zaak de scans en registraties kwalitatief in orde zijn, controleren de registratiemedewerkers de aangemaakte zaken middels het vier-ogen-principe18 op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid en passen waar nodig de registratie aan. Waarop wordt gecontroleerd is opgenomen in hoofdstuk 4 van Bijlage 4 Proces van vervanging. Hoe de controle wordt uitgevoerd is in een werkinstructie opgenomen die wordt versterkt aan de registratie-medewerkers.

8.3.2  Controle afgesloten zaken

Een groot aandeel van de vulling van het zaaksysteem ligt bij de organisatie. Na het registreren van de inkomende post zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor het vullen en afhandelen van hun zaken. Er vinden controles plaats op de kwaliteit van afgesloten zaken, zodat bepaalde fouten kunnen worden hersteld en trends kunnen worden ontdekt. De adviseur informatiebeheer onderzoekt de ontdekte trends en voert daar acties op uit.

Ook afgesloten zaken worden gecontroleerd op de vier pijlers juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. De controle van afgesloten zaken is belegd bij de archiefmedewerkers en zal, gezien het aantal, steekproefsgewijs gebeuren. De procedure van de controle van afgesloten zaken is beschreven in een werkinstructie dat onderdeel van het Handboek Kwaliteit.19 

9. Opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van Algemene wet bestuursrecht artikel 1:320, zoals de toelichting bij Archiefbesluit 1995 artikel 6 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, waarmee belanghebbende(n) de gelegenheid geboden wordt om bezwaar te maken tegen het besluit. Vervanging kan dus pas als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren definitieve uitspraken zijn gedaan.

--------------------------------

18 Het 4-ogen principe houdt in dat niet alleen de registratiemedewerker die scant en registreert zijn/haar werk controleert, maar dat ook nog een tweede registratiemedewerker een controle uitvoert en aanpast waar nodig.

19 Het Handboek Kwaliteit is nog in ontwikkeling. De procedure van de controle van afgesloten zaken is echter al gereed.

20 Artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, sub 1 zegt: Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.

10. Uitvoeren van het vervangingsbesluit

De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering. Daarom is het essentieel dat de bij het proces betrokken medewerkers (Bijlage 6 Taken en verantwoordelijkheden) bekend zijn met het Handboek Vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De adviseur informatiebeheer zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bekend zijn met het Handboek Vervanging en voorziet iedere betrokken medewerker van een instructie omtrent het vervangingsproces.

11. Beheren, onderhouden en herzien van het handboek

Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces. De adviseur informatiebeheer controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het Handboek Vervanging en zal, indien nodig, het Handboek Vervanging aanpassen.

11.1  Kleine wijzigingen

Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine wijzigingen worden door de adviseur informatiebeheer bijgehouden in een logboek zoals opgenomen in Bijlage 7 Logboek kleine wijzigingen. De adviseur informatiebeheer stelt de gemeentearchivaris op de hoogte bij het doorvoeren van de wijzigingen. Bij het doorvoeren van kleine wijzigingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.

11.2 Grote wijzigingen

Grote wijzigingen in het vervangingsproces worden vooraf voorgelegd aan de gemeentearchivaris en kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. De gemeente Kampen zal bij de volgende wijzigingen een nieuw vervangingsbesluit en een nieuw Handboek Vervanging opstellen:

• •

  Veranderingen in de wettelijke eisen.

• •

  Radicaal gewijzigde perceptie van het belang van de betreffende archiefbescheiden, bijvoorbeeld door een nieuwe selectielijst.

• •

  Nieuwe categorieën van te vervangen archiefbescheiden in beeld.

• •

  Het weer uitsluiten van vervanging van categorieën archiefbescheiden die eerder wel vervangen werden.

• •

  Werkwijze of volgorde van handelingen in het vervangingsproces wijzigen aanzienlijk.

• •

  Wijzigingen in de technische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures.

  • ∘

    Vervanging van het zaaksystemen genoemd in dit handboek.

  • ∘

    Hardware-wijzigingen met gevolgen voor de minimum kwaliteitscriteria.

  • ∘

    Uitbesteding van systemen of procedures.

• •

  Grote wijzigingen in de te volgen procedures rond scanning, registratie en controle.

• •

  Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag.

11.3  Opzet wijzigingsprocedure

De wijzigingsprocedure van het Handboek Vervanging ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

De adviseur informatiebeheer stelt van de voorgestelde wijziging een impactanalyse op en vraagt hiervoor advies aan alle betrokken partijen, waaronder de gemeentearchivaris. De adviseur informatiebeheer besluit op basis van de impactanalyse of het Handboek Vervanging en/of het vervangingsbesluit aangepast moeten worden en start zo nodig het bestuurlijk besluitvormingsproces.

Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (ontwikkel, test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Wijzigingen worden gedocumenteerd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt als bijlage aan het Handboek Vervanging toegevoegd.

12. Bijlagen

Bijlage 1 Uitzonderingen op vervanging

De volgende categorieën archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging (maar mogen wel gedigitaliseerd worden):

• 1.

  (Internationale) verdragen en oorkonden.

• 2.

  Aktes burgerlijke stand.

• 3.

  Onderhandse aktes.

• 4.

  Bankgaranties.

• 5.

  Subsidies van het Europees Sociaal Fonds.

• 6.

  Buitenlandse bronarchiefbescheiden.

• 7.

  Verklaringen onder ede.

• 8.

  Stukken van overtuiging.

• 9.

  Processtukken waarvan de authenticiteit en/of de integriteit niet of onvoldoende vaststaat, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

• 10.

  Processtukken waarvan de oorspronkelijke staat (vermoedelijk) van cultuurhistorische waarde is.

• 11.

  Archiefbescheiden die (na voorbereiding) door hun vorm niet scanbaar zijn.

• 12.

  Archiefbescheiden waarbij, ook na herscanning met aangepaste instellingen, informatie verloren gaat die voor het proces van belang is.

• 13.

  Archiefbescheiden die technisch niet te scannen zijn vanwege een afwijkend formaat.

• 14.

  Analoge archiefbescheiden die intrinsieke waarde hebben. Archiefbescheiden met intrinsieke waarde zijn:

  • a.

    Archiefbescheiden waarvan de uiterlijke vorm van belang is voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).

  • b.

    Archiefbescheiden die esthetische of artistieke waarde hebben.

  • c.

    Archiefbescheiden die unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken hebben (zegels, watermerken, hologrammen, bijzondere bindwijzen, bijzondere papiersoorten en dergelijke).

  • d.

    Archiefbescheiden die zo oud zijn dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.

  • e.

    Archiefbescheiden die aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject hebben.

  • f.

    Archiefbescheiden die gebruikt zijn bij ceremoniële gelegenheden, bijvoorbeeld felicitatie- of condoleanceregisters.

  • g.

    Archiefbescheiden die van aanzienlijk belang zijn, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

  • h.

    Archiefbescheiden die van belang zijn als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie, bijvoorbeeld bestuursovereen-komsten.

  • i.

    Archiefbescheiden die van belang zijn om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

  • j.

    Bijzondere archiefbescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

Bijlage 2 Specificatie hardware en software vervangingsproces

De scanunit voor het scannen van dagelijkse post is voorzien van de onderstaande apparatuur. De specificaties van de drie type scanners zijn onderdeel van deze bijlage en zullen apart worden opgenomen als bijlage van het Handboek Vervanging.

De scanpc´s

Er zijn 2 scanpc’s. Dit zijn de pc’s met de nummers C0566 en C0663.

Scanapparatuur

Er zijn 2 scanapparaten van het type Panasonic KV-S7075C High Speed Color Scanner voor het scannen van documenten tot en met formaat A3. De serienummers van deze apparaten zijn: B0939RI1130 en B0939RI1099. Begin 2023 zal de Panasonic vervangen worden door de Kodak alaris S3100 scanner. Een specificatie van de Kodak alaris S3100 scanner is toegevoegd als bijlage.

Scaninstellingen

De resolutie staat standaard op 300 dpi en de kleurdiepte is 24 bit. Het uitvoerformaat van de scan is PDF/a en het document is OCR (Optical Character Recognition) gescand waardoor de PDF doorzoekbaar is.

Middels scansoftware Kofax Capture is het mogelijk om archiefbescheiden vanuit de scanner om te zetten naar informatie die digitaal kan worden verwerkt. De software zorgt ervoor dat de scan in het zaaksysteem e-Suite wordt opgenomen zodat de registratiemedewerkers direct aan de slag kunnen. Daarnaast is er de mogelijkheid om de scan weg te zetten in een specifieke map op de netwerkschijf, waarna deze handmatig aan het zaaksysteem toegevoegd dient te worden.

Scanapparatuur grootformaat tot A0 (large)

Met de Océ Color Wave 500 kunnen archiefbescheiden met een formaat van A2 tot en met A0 (large) gescand worden. De resolutie staat standaard op 300 dpi. Het uitvoerformaat van de scan is PDF/a en het document is OCR (Optical Character Recognition) gescand waardoor de PDF doorzoekbaar is.

Scans die met de Océ worden gemaakt worden weggezet in een specifieke map op de netwerkschijf, waarna deze handmatig aan het zaaksysteem toegevoegd dienen te worden.

Multifunctionals

De Multifunctionals die op de afdelingen zijn geplaatst zijn van het type Canon imageRUNNER ADVANCE C5560i. De resolutie staat standaard op 300 dpi. Het uitvoerformaat van de scan is PDF/a en het document is OCR (Optical Character Recognition) gescand waardoor de PDF doorzoekbaar is.

Scans die met de Multifunctionals worden gemaakt gaan naar de mailbox van degene die de archiefbescheiden heeft gescand, waarna deze handmatig aan het zaaksysteem toegevoegd dienen te worden.

Bijlage 2.1 Specificaties alle scanners

Bijlage 3 Metagegevensschema 21

------------------------------------------

21 Metadata die handmatig toegevoegd dienen te worden zijn in cursief weergegeven in het schema.

Bijlage 4 Proces van vervanging

1. Voorbereiden van te vervangen archiefbescheiden

1.1 Selectie inkomende post

Wanneer fysieke post bij de registratiemedewerkers binnenkomt, wordt deze verdeeld in post die wel of niet geopend mag worden. Vertrouwelijke poststukken worden in de regel niet geopend, tenzij onduidelijk is voor wie het poststuk is bedoeld.

De registratiemedewerkers bepalen of poststukken archiefbescheiden zijn. Poststukken die specifiek zijn gericht aan of opgemaakt door de gemeente en deel uitmaken van de gemeentelijke werkprocessen worden in de regel beschouwd als archiefbescheiden. Folders en tijdschriften zijn bijvoorbeeld geen archiefbescheiden.

1.2 Voorbereiding archiefbescheiden op scanning

Archiefbescheiden die via de post binnenkomen bij de gemeente Kampen worden met de hand uit de enveloppe gehaald. Hierbij wordt er goed op gelet dat alle archiefbescheiden uit de enveloppe zijn gehaald ter voorbereiding op scanning. De archiefbescheiden worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden zonder verlies van informatiewaarde. De gemeente past de volgende voorbereidings-handelingen voor het digitaliseren van archiefbescheiden toe:

• •

  Bij het ontvouwen worden archiefbescheiden gladgestreken om er zeker van te zijn dat er geen stukken dubbelgevouwen in de scanner komen.

• •

  Archiefbescheiden worden ontdaan van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken.

• •

  Ingebonden archiefbescheiden worden opengesneden. Bij het afsnijden van de rug van bijvoorbeeld een rapport wordt er niet te ruim weggesneden, dit om te voorkomen dat er tekst of andere informatie wegvalt.

• •

  Dikkere stapels papier worden losgeschud zodat pagina’s niet aan elkaar blijven plakken en daardoor ongescand blijven.

• •

  De archiefbescheiden worden per set voorzien van een scanvoorblad.

Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:

• •

  Afwijkend papierformaat: Scannen is het meest efficiënt indien meerdere archiefbescheiden in één keer kunnen worden doorgevoerd. Dit is alleen mogelijk indien alle archiefbescheiden in de stapel hetzelfde formaat hebben. Afwijkende papierformaten moeten altijd handmatig worden ingevoerd.

• •

  Slechte materiële staat van archiefbescheiden: Archiefbescheiden die in slechte staat verkeren zijn moeilijker te scannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan oude bouwtekeningen. Scan deze via de scanplaat.

• •

  Afwijkende papiersoort: Als de papiersoort ruw is kan de tekst op de scan “gebroken” overkomen. Daarnaast kan de scanner moeite hebben met de doorvoer van afwijkende papiersoorten. Controleer de scan of deze voldoet aan de kwaliteitseisen zoals genoemd in de paragrafen 2.1 en 4.1 van deze bijlage en scan indien nodig via de scanplaat.

• •

  Doorschijnendheid: Het kan voorkomen dat archiefbescheiden die gescand moeten worden zo dun zijn dat de ene kant van de pagina aan de andere kant zichtbaar is. De scanner kan beide beelden oppikken, waardoor de tekst in de scan niet voldoende leesbaar wordt, dit wordt opgelost door een wit blad achter het origineel te plaatsen.

• •

  Lettergrootte en stijl: Tekst met een lettertype dat kleiner is dan achtpunts kan onleesbaar worden in een scan. Daarnaast kunnen gestileerde fonts onleesbaar worden bij het scannen. Controleer of de scan leesbaar is en stel de scanner desnoods bij.

• •

  Marges: Informatie die dicht tegen de rand van de pagina staat (binnen 6 mm) kan verloren gaan bij het scannen. Controleer of de scan volledig is.

• •

  Archiefbescheiden geprint op een matrixprinter: Archiefbescheiden geprint op een matrixprinter kunnen soms moeilijk gescand worden omdat de tekst/leestekens door de scanner als losse delen worden geïnterpreteerd. Controleer of de scan volledig en leesbaar is.

• •

  Archiefbescheiden geprint tegen een achtergrondafbeelding: Tekst geprint op een achtergrond kan mogelijk onvoldoende worden gereproduceerd, omdat de scanner het onderscheid tekst -achtergrond moeilijk kan bepalen. Controleer of de scan volledig en leesbaar is.

• •

  Negatiefbeelden: Scanners zijn ingesteld voor het herkennen van donkere tekst op een lichte achtergrond. Indien archiefbescheiden lichte tekst op een donkere achtergrond bevatten, kan het zijn dat de scanner problemen ondervindt bij het herkennen van het beeld. Controleer of de scanner de tekst volledig en leesbaar heeft weergegeven.

Mocht het voorkomen dat de scans onjuist, onvolledig en/of onleesbaar zijn, dan vallen de archiefbescheiden in de categorie “niet scanbare archiefbescheiden” (zie paragraaf 1.3 van deze bijlage).

Voor post die aangetekend is en/of waar dit van belang is in verband met wettelijke termijnen (bijvoorbeeld bezwaar- of beroepsschriften, Woo-verzoeken, zienswijzen) wordt de enveloppe, met daarop de poststempel, mee-gescand, in verband met het registreren van het bewijsstuk dat burgers binnen een kritische termijn gereageerd hebben.

1.3 Niet scanbare archiefbescheiden

Archiefbescheiden die niet of onvoldoende voorbereid kunnen worden op scanning, of door voorbereiding aan informatiewaarde verliezen, worden niet vervangen, maar gearchiveerd conform de archiefwet- en regelgeving. Als archiefbescheiden niet worden vervangen, wordt in het zaaksysteem, vastgelegd waar de analoge archiefbescheiden zich bevinden.

Niet scanbare archiefbescheiden worden geregistreerd in het zaaksysteem en voorzien van de registratiedatum en het zaaknummer. Op basis van registratie, datum en zaaknummer wordt de koppeling gelegd tussen de zaak en de niet scanbare archiefbescheiden. De niet scanbare archiefbescheiden hebben de bewaartermijn overgenomen van de zaak. Ambtenaren kunnen bij het archief achteraf de niet scanbare archiefbescheiden opvragen en zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig terug leveren van niet scanbare archiefbescheiden aan de afdeling.

2. Scannen van archiefbescheiden

2.1 Het scanproces

Er wordt gescand met scanapparatuur die aan de minimale technische specificaties voldoen. Waar mogelijk zijn scanprofielen met standaardinstellingen verplicht. In andere gevallen wordt de scanner handmatig ingesteld, conform de technische eisen.

Archiefbescheiden groter dan A2, bijvoorbeeld A0 tekeningen, worden gescand met behulp van een groot-formaat scanner volgens dezelfde kwaliteitscriteria. Als het om een bijlage gaat, wordt de bijlage apart maar wel als behorende bij de archiefbescheiden gescand en geregistreerd.

De registratiemedewerker controleert de scankwaliteit. De scans voldoen aan de volgende normen:

• •

  Juistheid: Archiefbescheiden zijn geheel, recht en overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand. Archiefbescheiden zijn in de juiste paginavolgorde gescand. De afmetingen komen overeen met het origineel.

• •

  Volledigheid: Alle archiefbescheiden zijn volledig gescand, voor- en achterkant en eventueel de bijlagen. Er is geen informatie verloren gegaan door onvolledig scannen; alle details zijn compleet. Er is geen kleurverlies opgetreden en de kleuren komen overeen met het origineel.

• •

  Leesbaarheid: Archiefbescheiden zijn ook in het kleinste detail goed leesbaar. De tekst of afbeelding is scherp en helder, vergelijkbaar met het origineel. Er is geen tekst of beeld weggevallen. Er is geen sprake van artefacten, zoals verstoringen door horizontale of verticale strepen of pixelverstoringen. Vouwen, omgevouwen hoeken, zwarte randen of ruis komen niet voor.

De registratiemedewerker scant archiefbescheiden altijd opnieuw als de scan niet aan alle bovengenoemde criteria betreft juistheid, volledigheid en leesbaarheid voldoet. Het kan helpen om de technische instellingen van de scanner of de software te verbeteren of archiefbescheiden opnieuw voor te bereiden.

Nieuwe, herscande archiefbescheiden worden met een replace functie aan de reeds gescande set van archiefbescheiden toegevoegd. De gescande objecten worden daarna doorgezet naar het zaaksysteem, waarna zij de start vormen van een nieuwe zaak of gekoppeld worden aan een al lopende zaak.

2.2 Scanproces voor archiefbescheiden die niet via de registratie-medewerkers lopen

Het kan voorkomen dat archiefbescheiden niet (rechtstreeks) binnenkomen bij de registratiemedewerkers. Dit is bijvoorbeeld het geval bij archiefbescheiden die door de afdeling opgemaakt en met natte handtekening verzonden worden. In dit geval kan de behandelaar archiefbescheiden scannen via de Multifunctionals die hiervoor zijn ingericht met de volgende functionaliteiten:

• •

  Scankwaliteit 300 dpi.

• •

  Opslag in PDF/a.

• •

  Op de scan is OCR van toepassing.

Routering verloopt via de mailbox van de behandelaar die archiefbescheiden aan het onderhanden zaakdossier toevoegt en de verplichte metadata invult. De behandelaar controleert zelf de kwaliteit van de scan.

3. Registreren van gescande archiefbescheiden

De registratiemedewerker voegt technische en inhoudelijke metadata voor informatiebeheer toe aan archiefbescheiden. In ieder geval de metadata zoals genoemd in TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) worden automatisch of handmatig toegevoegd. Zie Bijlage 3 Metagegevensschema welke metadata dat betreffen.

Bij afronding van de registratie wordt de scan volledig, inclusief bijbehorende metadata en zonder fouten, opgenomen in het zaaksysteem. Na opname in het zaaksysteem kunnen scans niet gewijzigd worden. De scans worden gekoppeld aan een zaak van een bepaald zaaktype.

4. Controleren van registraties en gescande archiefbescheiden

Om binnen de gemeente Kampen de kwaliteit van het vervangingsproces te kunnen borgen worden vier pijlers bij de kwaliteitscontroles in het vervangingsproces gehanteerd: Juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Standaard kwaliteitscontroles worden na implementatie van het vervangingsproces dagelijks per vervangen archiefbescheiden uitgevoerd. Deze controles bestaan uit:

4.1 Controle van scans

• •

  Juistheid

  • ∘

    Zijn de juiste archiefbescheiden gescand?

  • ∘

    Als het archiefbescheiden van Sociaal Domein betreft: Zijn de archiefbescheiden afzonderlijk gescand?

  • ∘

    Zijn de archiefbescheiden overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

  • ∘

    Komen de afmetingen overeen met het origineel?

  • ∘

    Zijn de archiefbescheiden in de juiste paginavolgorde gescand?

  • ∘

    Zijn blanco pagina's verwijderd?

• •

  Volledigheid

  • ∘

    Zijn alle relevante archiefbescheiden gescand?

  • ∘

    Zijn de archiefbescheiden volledig gescand: voor- en achterkant?

  • ∘

    Zijn alle bijlagen aanwezig?

  • ∘

    Is alle kleurinformatie aanwezig?

  • ∘

    Zijn alle details compleet?

• •

  Leesbaarheid

  • ∘

    Zijn de archiefbescheiden goed leesbaar? Ook het kleinste detail?

  • ∘

    Is de tekst of de afbeelding schep en helder? Vergelijkbaar met het origineel?

  • ∘

    Is er geen tekst of beeld weggevallen door b.v. scheefliggen of valse vouwen?

  • ∘

    Is er geen sprake van artefacten? Zoals verstoringen door horizontale of verticale strepen of pixelverstoringen?

  • ∘

    Is er geen sprake van vouwen of omgevouwen hoeken?

  • ∘

    Zijn zwarte randen of ruis verwijderd?

• •

  Terugvindbaarheid

  • ∘

    Is de scan OCR fulltext doorzoekbaar?

4.2 Controle van registraties

• •

  Juistheid

  • ∘

    Zijn de juiste archiefbescheiden geregistreerd?

  • ∘

    Zijn alle gegevens juist geregistreerd?

  • ∘

    Zijn alle archiefbescheiden afzonderlijk geregistreerd?

  • ∘

    Zijn de metadata ingevuld vanuit het perspectief van de gemeente?

  • ∘

    Zijn alle zaken en archiefbescheiden voorzien van juiste en begrijpelijke metadata?

  • ∘

    Komt de startdatum van de zaak overeen met de datum binnenkomst archiefbescheiden?

  • ∘

    Is het juiste zaaktype gekozen?

  • ∘

    Zijn de juiste NAW-gegevens gekoppeld?

  • ∘

    Zijn vertrouwelijke archiefbescheiden als zodanig geregistreerd?

  • ∘

    Is de zaak op de juiste afdeling of groep gezet?

• •

  Volledigheid

  • ∘

    Zijn alle verplichte metadatavelden in de zaak volledig ingevuld?

  • ∘

    Zijn alle verplichte metadatavelden van de archiefbescheiden volledig ingevuld?

  • ∘

    Is de omschrijving van de zaak duidelijk en volledig? Geen gebruik van afkortingen e.d.?

  • ∘

    Zijn de omschrijvingen van de archiefbescheiden duidelijk en volledig? Geen gebruik van afkortingen e.d.?

  • ∘

    Zijn alle NAW-gegevens volledig ingevuld?

  • ∘

    Zijn gerelateerde zaken, contacten en betrokkenen gekoppeld?

• •

  Terugvindbaarheid

  De punten onder ‘Juistheid’ en ‘Volledigheid’ hebben invloed op de terugvindbaarheid.

De scans en de bijbehorende registraties worden (achteraf) door een andere registratiemedewerkers gecontroleerd op de bovenstaande punten. Wanneer de metadata niet voldoen wijzigt de registratiemedewerker de betreffende metadata of laat hij/zij de archiefbescheiden opnieuw registreren.

5. Vernietigen van vervangen archiefbescheiden

Archiefregeling artikel 26b sub g stelt dat de zorgdrager verplicht is een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

Alle analoge archiefbescheiden die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden uiteindelijk na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De analoge archiefbescheiden worden 6 maanden bewaard in een numerieke reeks dagdozen, zodat eventuele fouten kunnen worden hersteld die gemaakt zijn tijdens het vervangingsproces. De vernietiging van deze dagdozen wordt eens per half jaar uitgevoerd, waarbij alle vervangen archiefbescheiden worden vernietigd die ouder zijn dan 6 maanden. De vernietiging is volledig: archiefbescheiden zijn op geen enkele manier te reconstrueren.

NB. Het gaat hier niet om de vernietiging van formele archiefbescheiden. Immers, na vervanging zijn de digitale exemplaren de formele archief-bescheiden geworden.

De archiefmedewerker is belast met de vernietiging van de dagdozen. De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:

• •

  De archiefmedewerker stelt een specificatie op waarin wordt vermeld welke dagdozen archiefbescheiden bevatten die in de afgelopen 6 maanden zijn gedigitaliseerd en voor vervanging in aanmerking komen.

• •

  De specificatie wordt voorgelegd aan de adviseur informatiebeheer.

• •

  Na akkoord van de adviseur informatiebeheer kunnen de dagdozen worden vernietigd.

Na vernietiging van de dagdozen stelt de archiefmedewerker conform Archiefbesluit 1995 artikel 8 een verklaring van vervanging op. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:

• •

  Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden.

• •

  De grondslag op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit).

• •

  Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.

De verklaring wordt door de zorgdrager ondertekend en ter kennisname aan de gemeentearchivaris verzonden. Een format van de verklaring van vervanging is toegevoegd als bijlage aan het Handboek Vervanging (Bijlage 5 Format verklaring van vervanging).

Bijlage 5 Format verklaring van vervanging van archiefbescheiden

Ondergetekende, zorgdrager van de archieven van de gemeente Kampen

verklaart:

dat op grond van het Vervangingsbesluit gemeente Kampen 2023 met kenmerk 108077-2022 d.d. 13 december 2022,

de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties opgeslagen in e-Suite Medewerkersportaal.

De vervangen analoge archiefbescheiden zijn vernietigd door [de manier waarop is vernietigd] door de gemeente Kampen op [datum].

Plaats:

Datum:

Namens burgemeester en wethouders van Kampen,

Naam: 

Functie:

Ondertekening:

Bijlage: Specificatie van de vervangen archiefbescheiden

Bijlage 6 Taken en verantwoordelijkheden

De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden van de gemeente Kampen zijn beschreven in de Archiefverordening en Besluit informatiebeheer. In het kader van het vervangingsproces zijn taken en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt verdeeld:

Bijlage 7 Logboek kleine wijzigingen