Gedragscode publiceren persoonsgegevens op de website van gemeente Enschede 2022

Artikel 1 Definitie ‘publicatie’

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de webpagina op de website van de gemeente Enschede, waaronder ook wordt verstaan de ontsluiting van informatie via het Platform Open Overheidsinformatie. Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk. De gemeente Enschede behoudt zich het recht voor om het geplaatste stuk na plaatsing inhoudelijk aan te passen.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die dit aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt in beginsel altijd gehonoreerd.

Artikel 3 Gedragscode bestuursinformatiesysteem (BIS)

Deze gedragsregel zien op de publicatie van collegebesluiten en op besluiten van de burgemeester. Waar in het vervolg van deze regels wordt gesproken over collegebesluiten, moeten daaronder steeds ook burgemeestersbesluiten worden verstaan.

De gedragsregels die zien op de publicatie van raadsstukken uit artikel 4 en verder zijn van overeenkomstige toepassing op de publicatie van collegebesluiten. Artikel 3 is een verbijzondering van artikel 4 en verder.

• a.

  Anonimiseren

• Voor de publicatie van persoonsgegevens die volgen uit de publicatie van collegebesluiten via BIS geldt het algemene uitgangspunt dat alle gegevens die een natuurlijke persoon, natuurlijke persoon bij een rechtspersoon of samenwerkingsverband direct identificeren, geanonimiseerd moeten worden.

• Dit geldt ook voor de persoonsgegevens in dienst van een rechtspersoon of bestuursorgaan. De gegevens van natuurlijke personen die professioneel bij de procedure zijn betrokken, worden niet geanonimiseerd (bijvoorbeeld een gemachtigde). Ook worden de gegevens van rechtspersonen en bestuursorganen niet geanonimiseerd.

• b.

  Werkwijze anonimiseren

  • -

    Bij collegevoorstellen formuleren wij de beslispunten zo mogelijk, als de naam niet relevant is, zonder een naam te noemen, als dat niet kan, anonimiseren wij door bijvoorbeeld “betrokkene, belanghebbende of bezwaarmaker”” te vermelden.

  • -

    Anonimiseren heeft betrekking op geslacht, naam, (mail)adres en woonplaats (NAW-gegevens), als de naam van de persoon bepalend is voor de besluitvorming, bijvoorbeeld bij een aanwijzingsbesluit of een benoemingsbesluit, vermelden we de naam voluit.

  • -

    Voor stukken die naar de raad gaan, met name raadsvoorstellen met bijlagen geldt hetzelfde als voor collegevoorstellen. We anonimiseren óók de inhoud van het raadsvoorstel, de bijlagen (bijvoorbeeld een nota van zienswijzen) of de raadsbrief.

  • -

    Voor stukken die zien op een beslissing op bezwaar publiceren wij geanonimiseerd niet meer dan nodig; dus de beslissing op bezwaar, het advies van de commissie bezwaarschiften en het verslag van bevindingen, zonder alle bijlagen.

Artikel 4 Gedragscode raadsinformatieysteem (RIS)

Voor de publicatie van persoonsgegevens aangaande raadsvoorstellen via RIS gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen het volgende:

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden

• Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer. De publicatie van deze gegevens vindt plaats in samenspraak met de desbetreffende ambtsdrager.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

• Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Enschede of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente Enschede, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.

• c.

  Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen.

• De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering is na te luisteren via het digitale geluids- of videoverslag van de vergadering. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor kennisneming door de raad, dan zal de griffie deze ongewijzigd en niet geanonimiseerd per e-mail versturen naar alle raads- en collegeleden en hun ondersteuning.

• d.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

• De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt voor zover deze op de website van de gemeente Enschede worden gepubliceerd. Het college ziet hierop toe. Een voorbeeld is nota’s van zienswijzen bij bestemmings- omgevingsplannen. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en petities die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen brieven.

• Bij de raad binnengekomen brieven van inwoners, organisaties en instellingen worden vermeld op de lijst van ingekomen stukken. Deze lijst bevat een korte aanduiding van het onderwerp en de naam van de afzender. De lijst wordt op de website gepubliceerd.

• Brieven van inwoners worden verder, in beginsel zonder persoonsgegevens, op de website gepubliceerd. De originele brieven (inclusief persoonsgegevens) zijn als niet-openbare documenten via het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem beschikbaar voor raadsleden en fractievertegenwoordigers.

• Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk integraal op de website moet worden gepubliceerd, dan vindt publicatie van de brief inclusief persoonsgegevens plaats.

• Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken integraal en niet-geanonimiseerd op de website gepubliceerd.

• e.

  Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad.

• Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

• f.

  Besluiten of zaken als benoemingen

• Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 6 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 7 Citeertitel en inwerkingtreding

• a.

  Deze regeling kan worden aangehaald als Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens gemeente Enschede 2022.

• b.

  Deze regeling treedt een dag na de bekendmaking in werking.

• c.

  De Gedragscode publiceren persoonsgegevens op de website van gemeente Enschede 2019 wordt ingetrokken.