Controleprotocol Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2022

Inleiding

In artikel 6 van de Financiële verordening is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor:

• •

  De jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• •

  Een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.

Het controleprotocol is voor de accountant kaderstellend ten behoeve van de uitvoering van de controlewerkzaamheden, oordeelsvorming, verklaring en rapportage. Object van de controle is de jaarrekening en daarmede tevens het gevoerde financieel beheer over 2022 zoals uitgeoefend door of namens het Dagelijks Bestuur VrZW.

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2022 van VrZW.

Argumentatie

Controleren is toetsen aan de norm. Als de norm niet duidelijk is, kan de accountant zijn werk niet uitvoeren en kan hij geen conclusie trekken op basis van de controle-uitkomsten. Vaststelling van het normenkader vindt dan ook altijd plaats voordat de accountant de rechtmatigheidscontrole voor de jaarrekening aanvangt. Het normenkader is als bijlage toegevoegd aan het controle protocol.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. De werkzaamheden van de accountant hebben als doel het afgeven van een oordeel over:

• •

  De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• •

  Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de interne regelgeving;

• •

  De inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  Het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• •

  De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van:

• •

  artikel 213, lid 6 Gemeentewet.

• •

  De uitgangspunten en standpunten van de Commissie BBV

• •

  De aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen; de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de eigen regelgeving.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening en de som van de onzekerheden in de jaarrekening aangeeft, die in de jaarrekening maximaal mogen voorkomen. Zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis van de af te geven accountantsverklaring.

De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

In het Bado zijn de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de Veiligheidsregio. Voor de goedkeuringstolerantie stelt het Algemeen Bestuur de volgende wettelijke minimumeisen:

Op basis van de programmabegroting per jaar betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan de door de accountant geconstateerde fouten en geconstateerde onzekerheden die onder deze percentages blijven de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s voor elke fout of onzekerheid een bedrag van € 25.000 of hoger hanteert. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit percentage of bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

Reikwijdte van de accountantscontrole

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:

• 1.

  De naleving van externe wet- en regelgeving, zoals die in het normenkader van de rechtmatigheidscontrole is opgenomen (bijlage van dit controleprotocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;

• 2.

  De naleving van de volgende kaders:

  • a.

    de begroting;

  • b.

    de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;

• De naleving van de interne regelgeving zoals die in het normenkader (zie bijlage) is opgenomen. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

• 3.

  De financiële beheershandelingen die aan de baten, lasten en balansmutaties ten grondslag liggen worden getoetst aan de het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium (M&O).

Rapportering accountant

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag (zogeheten managementletter) uitgebracht aan het Dagelijks Bestuur.

Conform artikel 213 Gemeentewet wordt omtrent de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur.

De accountant rapporteert in het verslag van bevindingen in ieder geval zijn bevindingen over, de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en over onrechtmatigheden in de jaarrekening.

Volgens boek 2:artikel 393 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek maakt de accountant daarbij ten minste melding van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Op basis van de controleverklaring en het verslag van bevindingen stelt het Algemeen Bestuur de jaarrekening vast.