Verordening rekenkamer Peel en Maas 2022

Geldend van 24-11-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 15-11-2022

Intitulé

Verordening rekenkamer Peel en Maas 2022

DE RAAD VAN DE GEMEENTE PEEL EN MAAS

Gelet op de artikelen 81a tot en met 81k en 182 tot en met 185 van de Gemeentewet

Gehoord de beraadslagingen

BESLUIT

Vast te stellen de Verordening rekenkamer Peel en Maas 2022

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    wet: de Gemeentewet;

  • b.

    rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Peel en Maas;

  • c.

    voorzitter: voorzitter van de rekenkamer van de gemeente Peel en Maas;

  • d.

    college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas;

  • e.

    audit committee: audit committee zoals bedoeld in de Controleverordening gemeente Peel en Maas;

  • f.

    raadsgriffie: de raadsgriffie van de gemeente Peel en Maas;

  • g.

    griffier: de griffier van de gemeente Peel en Maas.

Artikel 2 Rekenkamer

  • 1. Er is een rekenkamer die door de raad wordt ingesteld.

  • 2. De rekenkamer bestaat uit drie externe leden, waaronder de voorzitter.

  • 3. De rekenkamer heeft tot taak onderzoek te doen als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de wet.

Artikel 3 Benoeming leden

  • 1. De raad benoemt de leden van de rekenkamer.

  • 2. De leden worden voor een periode van zes jaar benoemd.

  • 3. De benoemingen, bedoeld in het eerste lid, geschieden op aanbeveling van het audit committee.

  • 4. De raad benoemt uit de leden de voorzitter en een vicevoorzitter ter vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid.

  • 5. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamer, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat.

  • 6. Door de te benoemen personen wordt een verklaring omtrent het gedrag overgelegd.

Artikel 4 Ontslag en non-activiteit

  • 1. De rekenkamer bericht de raad als één van de ontslaggronden zich voordoet, bedoeld in artikel 81c, zesde of zevende lid, van de wet.

  • 2. De rekenkamer bericht de raad als één van de gronden voor non-actiefstelling zich voordoet bedoeld in artikel 81d, eerste of tweede lid, van de wet.

  • 3. In de gevallen bedoeld in artikel 81c, zevende lid, en in artikel 81d, tweede lid, van de wet adviseert de griffier de raad over de vraag of al dan niet moet worden overgegaan tot ontslag, respectievelijk het op non-actief stellen van het desbetreffende lid.

  • 4. De griffier adviseert de raad tevens met betrekking tot een beslissing tot verlenging of beëindiging van een maatregel als bedoeld in artikel 81d, eerste of tweede lid.

  • 5. Voorafgaand aan een advies zoals bedoeld in het derde en vierde lid pleegt de griffier overleg met de rekenkamer.

Artikel 5 Ambtelijk secretaris

  • 1. De raadsgriffie is belast met het secretariaat van de rekenkamer. Onder het secretariaat worden gerekend: de agendaplanning, het agenderen en versturen van vergaderstukken, de verslaglegging, de vorming van de dossiers en het beheer van het budget.

  • 2. De griffier staat de rekenkamer bij de uitvoering van haar taken bij en legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamer over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

Artikel 6 Openbaarheid

  • 1. De rekenkamer vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar.

  • 2. De rekenkamer kan openbare vergaderingen beleggen.

Artikel 7 Onderzoeksprotocol

  • 1. De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol voor de uitvoering van haar onderzoek vast.

  • 2. In het onderzoeksprotocol werkt de rekenkamer uit wat voor een soort onderzoeken zij verricht en welke tijdsduur daarmee is gemoeid.

  • 3. Het onderzoeksprotocol wordt na vaststelling door de rekenkamer ter kennisneming aan de raad gezonden.

Artikel 8 Klankbordgroep

  • 1. De raad stelt een klankbordgroep in bestaande uit 1 lid per raadsfractie. Dit kan een raadslid of een burgercommissielid zijn.

  • 2. De klankbordgroep overlegt minimaal twee keer per jaar met de rekenkamer over de werkzaamheden van de rekenkamer. In dit overleg komt onder andere aan de orde de contacten tussen rekenkamer en raad, de voortgang van de onderzoeken en de afstemming tussen rekenkamer, college en de ambtelijke organisatie.

  • 3. Op verzoek van de klankbordgroep en van de rekenkamer kan vaker overleg plaatsvinden.

Artikel 9 Werkwijze

  • 1. De rekenkamer stelt elk jaar vóór 1 april een onderzoeksplan vast en brengt het vervolgens ter kennis van de raad.

  • 2. De rekenkamer bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. Bij iedere onderzoeksopzet geeft de rekenkamer de contactmomenten aan met de klankbordgroep. De klankbordgroep brengt advies uit aan de rekenkamer over de onderzoeksopzet.

  • 3. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamer ter kennisneming aan de raad gestuurd.

  • 4. De raad legt zijn verzoek aan de rekenkamer ingevolge het bepaalde in artikel 182, tweede lid, van de wet vast in een besluit. De griffier draagt zorg voor het doorgeleiden van dit verzoek aan de rekenkamer.

  • 5. Over een verzoek als bedoeld in het vierde lid vindt overleg plaats met de klankbordgroep. De rekenkamer bericht vervolgens de raad zo snel mogelijk of en op welke wijze aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij haar besluit.

Artikel 10 Rapportage rekenkamer

  • 1. Voordat de rekenkamer tot vaststelling en openbaarmaking van een onderzoeksrapport overgaat, stelt zij de onderzochte partijen schriftelijk op de hoogte van het conceptrapport daarvan.

  • 2. De rekenkamer stelt de betrokken partijen in de gelegenheid tot ambtelijk wederhoor. Betrokken partijen kunnen binnen een door de rekenkamer te bepalen termijn schriftelijk reageren op de bevindingen in het onderzoeksrapport of een door de rekenkamer geselecteerd deel daarvan.

  • 3. De rekenkamer kan het college binnen een door de rekenkamer te bepalen termijn in de gelegenheid stellen tot bestuurlijk wederhoor.

  • 4. Na de in het tweede c.q. derde lid bedoelde termijn sluit de rekenkamer haar onderzoek af en stelt zij een definitief rapport op waarin de bevindingen, conclusies en aanbevelingen, de eventuele bestuurlijke reactie van het college, alsmede het nawoord van de rekenkamer zijn opgenomen.

  • 5. Het definitieve rapport wordt vergezeld van een door de rekenkamer opgesteld raadsvoorstel naar de raad gezonden.

  • 6. De raad neemt het rapport en bijbehorend raadsvoorstel uiterlijk twee maanden na ontvangst in behandeling.

  • 7. De rekenkamer geeft voor de behandeling in de raad een presentatie over het onderzoek. Hierbij wordt de raad in de gelegenheid gesteld technische vragen te stellen.

  • 8. Bij de politieke behandeling van het onderzoek in de raad is de rekenkamer niet betrokken, de rekenkamer is hierbij aanwezig voor het beantwoorden van technische vragen.

Artikel 11 Vergoeding werkzaamheden

  • 1. De leden ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding per vergadering. Daarnaast worden reiskosten vergoed.

  • 2. De vergoeding per vergadering bedraagt voor de voorzitter € 300, - en voor de leden € 225,-. Reiskosten worden aan € 0,19 per kilometer vergoed.

  • 3. De maandelijkse vergoeding wordt met ingang van 1 januari 2023 jaarlijks geïndexeerd met dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding aan raadsleden. De vergoeding van de reiskosten volgt de interne regeling van de gemeente Peel en Maas.

Artikel 12 Budget

  • 1. De rekenkamer is bevoegd, binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget, uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

  • 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

    • a.

      De vergoedingen aan de leden;

    • b.

      Externe deskundigen die door de rekenkamer worden ingeschakeld;

    • c.

      Bureaukosten;

    • d.

      Eventuele andere uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

  • 3. De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar in het jaarverslag aan de raad, als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de wet.

Artikel 13 Periodieke evaluatie

  • 1. In opdracht van de raad wordt het functioneren van de rekenkamer gedurende de zittingsperiode minimaal 1 x geëvalueerd.

  • 2. De kosten van de evaluatie komen ten laste van het budget van de raad.

Artikel 14 Intrekkingsbepaling

De verordening Rekenkamercommissie Peel en Maas, vastgesteld op 18 september 2012, wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt na de voorgeschreven bekendmaking met terugwerkende kracht in werking per 15 november 2022.

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening rekenkamer Peel en Maas 2022’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 15 november 2022

De raad van de gemeente Peel en Maas,

de griffier,

drs. E.J.C. Apeldoorn-Feijts

de voorzitter,

W.J.G. Delissen-van Tongerlo

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities ter voorkoming dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

Artikel 2

De Gemeentewet bepaalt dat er een rekenkamer. De raad bepaalt verder het aantal leden van dit orgaan. In Peel en Maas is er een rekenkamer met 3 leden. Krachtens artikel 182 van de gemeentewet onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Dit wetsartikel stelt expliciet dat een onderzoek van de rekenkamer naar rechtmatigheid géén controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid Gemeentewet omvat. Dit is een taak van de accountant. Aangezien andere onderzoeken van o.a. de accountant en van het college op grond van artikel 213a Gemeentewet met name gericht zijn op rechtmatigheid en bedrijfsvoeringsvraagstukken, zal in onderzoeken van de rekenkamer het accent liggen op doeltreffendheid.

Artikel 3

Een selectiecommissie bereidt een aantal beslissingen van de raad voor, waaronder benoeming en ontslag van de voorzitter en de leden en eventueel herbenoemingen. De selectiecommissie wordt gevormd door een afvaardiging van het audit committee, ondersteund door de raadsgriffie. Die voorbereidingen monden uit in een gemotiveerde aanbeveling aan de raad, waarin in het geval van benoemingen ook een beknopt CV van de voorgedragen personen kunnen zijn opgenomen. Naast de in artikel 81f genoemde zogeheten incompatibiliteiten zijn ook mensen van het lidmaatschap van de rekenkamer uitgesloten die verbonden zijn aan een instelling of organisatie die financieel of bestuurlijk aan Peel en Maas gelieerd is. Als criterium geldt of de betreffende instelling of organisatie onderwerp van onderzoek kan zijn van de rekenkamer.

Artikel 4

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties (voorbeelden: eigen verzoek, aanvaarding onverenigbare functie elders, rechterlijke uitspraak wegens misdrijf, bij ziekte of gebreken blijvend ongeschikt etc.). In de verordening is ervoor gekozen de rekenkamer hierin een initiërende rol te laten vervullen. De griffier bereidt eventuele besluitvorming van de raad hierover voor.

Artikel 5

Het past in het duale stelsel om de secretariaatswerkzaamheden onder te brengen bij de raadsgriffie. Het impliceert dat de onderzoekers die door de rekenkamer worden ingezet hun tijd effectief aan onderzoek kunnen besteden. De rekenkamer dient zelfstandig te functioneren. Daarom is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de griffier ten opzichte van de rekenkamer.

Artikel 6

Openbaarheid en beslotenheid worden in de verordening geregeld. De vergaderingen van de

rekenkamer zijn in beginsel besloten, maar de rekenkamer kan besluiten daarvan af te wijken.

Artikel 7

In het onderzoeksprotocol wordt een nadere uitwerking gegeven aan het soort onderzoeken dat wordt verricht. Zo kan de rekenkamer diepgravende onderzoeken verrichten, maar bijvoorbeeld ook flitsonderzoeken. Tevens geeft de rekenkamer inzicht in de duur van de soort onderzoeken, bijvoorbeeld kortlopende en langdurige onderzoeken. Hierdoor wordt meer inzicht gegeven in het soort onderzoeken dat de rekenkamer kan verrichten. Verder stelt het de raad in staat een (meer)specifiek besluit te nemen indien hij een verzoek tot een onderzoek richt aan de rekenkamer.

Artikel 8

De rekenkamer is een onafhankelijk orgaan. Zij verricht haar werk echter als instrument van de raad en dientengevolge ook vanuit het perspectief van de raad. Nabijheid bij de raad is daarbij minstens net zo belangrijk dan het hebben van een onafhankelijke positie, om als rekenkamer effectief te kunnen functioneren. Voor het onderhouden van een goede relatie met de raad overlegt de rekenkamer minimaal twee keer per jaar met de klankbordgroep, of desgewenst vaker. Een verzoek om vaker te overleggen zal altijd gehonoreerd worden. In afzonderlijke onderzoeksplannen wordt aangegeven op welke wijze de klankbordgroep betrokken wordt en over deze plannen vindt overleg plaats tussen klankbordgroep en rekenkamer.

Artikel 9

De onafhankelijkheid van de rekenkamer blijkt onder andere uit het feit dat zij zelfstandig bepaalt welke onderzoeken er zullen worden ingesteld. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen. De mogelijkheid tot het doen van een verzoek door de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de Gemeentewet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Om te markeren dat het een verzoek van de raad is en om een heldere eerste afbakening van het gevraagde onderzoek te verkrijgen, dient een onderzoeksverzoek in een door de raad genomen besluit te zijn vastgelegd. De klankbordgroep is het overlegplatform om zo’n verzoek te bespreken en te bezien wat er mogelijk is of wat eventueel alternatieven zijn. De uiteindelijke beslissing over het al dan niet honoreren van een dergelijk verzoek van de raad, ligt bij de rekenkamer. Deze stuurt hierover een officieel bericht aan de raad. Indien de rekenkamer een gemotiveerd verzoek van de raad niet honoreert, dient hieraan een gemotiveerde afwijzing ten grondslag te liggen.

Artikel 10

Uit oogpunt van zorgvuldigheid krijgen de onderzochte partijen (raad, college of verbonden partijen) de kans om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) concept-onderzoeksrapport. Er vindt eerst ambtelijk wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden eruit te halen en te corrigeren.

Bij grote onderzoeken zal ook het college gevraagd worden om een reactie te geven op het conceptonderzoeksrapport. Bij kleinere onderzoeken zal de rekenkamer dit verzoek niet hoeven te doen en zal de bijdrage van het college vooral de politieke discussie in de raad zijn, nadat het rapport is afgerond. Het is aan de rekenkamer om een afweging te maken of het college in het concept stadium van het rapport een reactie wordt gevraagd.

De rekenkamer stelt hierna een bestuurlijk rapport op met conclusies en aanbevelingen.

Het definitieve rapport bestaat uit de bevindingen, conclusies en aanbevelingen, de bestuurlijke reactie van het college en het nawoord van de rekenkamer.

Op grond van artikel 185, tweede lid, van de Gemeentewet heeft de rekenkamer de bevoegdheid de raad naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek voorstellen te doen. Een raadsvoorstel bevordert de doorwerking van het rapport.

De raad dient een rapport met bijbehorend voorstel binnen 2 maanden na ontvangst in behandeling te nemen. Ook deze bepaling is bedoeld om de doorwerking van rapporten te bevorderen.

Artikel 11

Op grond van artikel 81k van de Gemeentewet dient de raad de vergoedingen voor de leden van de rekenkamer bij verordening vast te leggen. Er wordt een vaste vergoeding per vergadering uitgekeerd en er worden reiskosten vergoed (zakelijk en woon-werk verkeer).

Artikel 12

De rekenkamer is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan haar ter beschikking gestelde budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Deze zelfstandigheid van de rekenkamer ten opzichte van de raad en het college is een waarborg voor een behoorlijke uitvoering van haar taak. De rekenkamer is voor de besteding van het budget wel verantwoording verschuldigd aan de raad en legt deze af in haar jaarverslag.

Artikel 13

De rekenkamer is door de wetgever in het leven geroepen om de controlerende rol van de raad te versterken. Periodiek dient te worden bezien in hoeverre de door de raad gekozen invulling daarin voorziet, dat helpt om aan te blijven sluiten op de verwachtingen binnen de raad.

Eens per zittingsperiode van de rekenkamer vindt een evaluatie plaats. De raad is de opdrachtgever van deze evaluatie, voert deze wellicht ook zelf uit en zorgt voor het budget dat daarvoor nodig is. De rekenkamer moet de tijd en gelegenheid hebben een eigen werkwijze te ontwikkelen, de raad moet voldoende ervaring met de rekenkamer hebben om zich een oordeel erover te kunnen vormen.