Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2022

Geldend van 11-11-2022 t/m heden

Intitulé

Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2022

Zaaknummer: Z22-054562

De raad van de gemeente Aalsmeer;

gezien het voorstel van het presidium 8 september 2022;

gelet op artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de:

Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2022

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • commissielid: lid van een raadscommissie zijnde een raadslid of benoemd commissielid;

  • commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • (commissie)griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

  • wet: Gemeentewet.

Artikel 2 Instelling raadscommissies

Er is een:

  • a.

    raadscommissie Ruimte, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen: openbare ruimte en ruimtelijke ontwikkelingen.

  • b.

    raadscommissie Maatschappij en Bestuur, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen: sociaal domein, onderwijs en ontplooiing, bestuur, bevolking en veiligheid, economie en duurzaamheid, toerisme en stukken vanuit de planning- en control cyclus.

Artikel 3 Taken

Een raadscommissie:

  • a.

    brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

  • b.

    kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

  • c.

    voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4 Samenstelling en zittingsduur

  • 1.

    Alle raadsleden en commissieleden zijn lid van de commissie. Per commissievergadering mogen de woordvoerders van de onderwerpen van die avond aan tafel zitten. Per fractie mogen er minimaal 2 commissieleden naast elkaar aan de vergadertafel plaatsnemen.

  • 2.

    De zittingsduur van een commissielid eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 4A Benoemde Commissieleden

  • 1.

    Iedere fractie kan bij de raad maximaal twee personen voordragen voor benoeming tot commissielid. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de commissieleden.

  • 2.

    Indien een fractie bepaalt dat een commissielid niet langer werkzaam is voor de fractie, doet de fractievoorzitter daar schriftelijk mededeling van aan de voorzitter van de raad.

  • 3.

    De commissieleden hebben dezelfde toegang tot openbare en geheime informatie als de raadsleden.. Commissieleden mogen tevens aanwezig zijn bij besloten commissie- en raadsvergaderingen.

  • 4.

    De gedragscode voor leden van de raad is van overeenkomstige toepassing op de commissieleden.

  • 5.

    Een commissielid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan een schriftelijke mededeling aan de voorzitter van de raad.

  • 6.

    Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 5 Benoeming commissievoorzitter

  • 1.

    De raad benoemt per commissie een vaste commissievoorzitter op basis van een door de raad vastgesteld profiel. Een raadslid kan alleen zichzelf voordragen als kandidaat. Het presidium evalueert jaarlijks het commissievoorzitterschap

    De plaatsvervangend voorzitter van de raad is tevens plaatsvervangend commissievoorzitter.

  • 2.

    De zittingsperiode van een commissievoorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 3.

    De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

  • 4.

    Een commissievoorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

  • 5.

    Als een vacature voor een commissievoorzitter ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 5A Commissievoorzitter

  • 1.

    De voorzitter is geen onderdeel van de commissie en neemt niet deel aan de beraadslagingen.

  • 2.

    De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het formuleren van het advies van de commissie;

  • d.

    het doen naleven van deze verordening;

  • e.

    hetgeen deze verordening hem of haar verder opdraagt.

Artikel 6 De commissiegriffier

  • 1.

    De griffier van de raad of diens plaatsvervanger is in iedere commissievergadering aanwezig en voert het secretariaat van de commissie.

  • 2.

    De griffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan de beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 7 Oproep en voorlopige agenda

  • 1.

    De commissievoorzitter zendt ten minstevijf dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda. De griffie publiceert de daarbij behorende stukken in het raadsinformatiesysteem voor de leden van de commissie.

  • 2.

    Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 8 Aanvullende agenda; vaststellen agenda

  • 1.

    In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De griffie publiceert de daarbij behorende stukken in het raadsinformatiesysteem voor de leden van de commissie.

  • 2.

    Als omtrent de inhoud van stukken op grond van de wetgeheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden inzage of plaatst hij deze stukken in een vergrendeld deel van het raadsinformatiesysteem.

  • 3.

    Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden indien beschikbaar gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep gepubliceerd volgens de daartoe gemaakte afspraken. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd of worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

  • 2.

    Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

  • 3.

    Als omtrent stukken op grond van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage of plaatst hij deze stukken in een vergrendeld deel van het raadsinformatiesysteem.

Artikel 10 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokale krant en/of media en door plaatsing op de website van de gemeente.

In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 11 Presentielijst

  • 1.

    De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

  • 2.

    Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12 Opening vergadering en quorum

  • 1.

    Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst de meerderheid van het aantal zitting hebbende fracties vertegenwoordigd is.

  • 2.

    Als de vergadering niet kan worden geopend omdat de meerderheid van het aantal fracties niet aanwezig is, bepaalt de commissievoorzitter de dag en tijdstip van een nieuwe vergadering. Die nieuwe vergadering mag niet eerder dan vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping gehouden worden.

  • 3.

    Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst de meerderheid van het aantal zitting hebbende fracties vertegenwoordigd is.

Artikel 13 Verslag

  • 1.

    Een commissiegriffier draagt zorg voor de audio- en videoverslagen van vergaderingen en een beknopte afsprakenlijst. In de afsprakenlijst wordt een vermelding gemaakt van de nieuwe informatie die naar voren is gebracht, de nog openstaande vragen en de toezeggingen van het college en de conclusie van de behandeling van het behandelde onderwerp.

  • 2.

    De videoverslagen en afsprakenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14 Advies

  • 1.

    Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2.

    Nadat de beraadslaging is gesloten, wordt besloten of er een advies aan de raad wordt uitgebracht en hoe de inhoud van het advies luidt. In geval van het uitbrengen van een advies is het aantal zetels dat de fractie of het zelfstandig lid vertegenwoordigt in de gemeenteraad bepalend voor de weging van de stemmen.

  • 3.

    Het advies aan de raad bevat of het onderwerp of het voorstel in de raad verder kan worden besproken.

  • 4.

    De commissie kan adviseren dat het voorstel nog niet rijp is voor besluitvorming in de raad.

Artikel 15 Aantal spreektermijnen

  • 1.

    Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2.

    Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

  • 3.

    Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4.

    Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15A Vergaderorde

  • 1.

    De vaste vergaderorde voor geagendeerde onderwerpen is als volgt:

  • A.

    Korte toelichting - indien gewenst door de commissie - door portefeuillehouder;

  • Insprekers het woord geven. Na iedere inspraak bij commissieleden inventariseren of er vragen zijn. De voorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de inbreng van de insprekers.

  • B.

    Eerste termijn:

  • 1.

    Vragenronde (niet technische vragen) voor alle commissieleden aan de portefeuillehouder;

  • 2.

    Portefeuillehouder beantwoordt de vragen;

  • 3.

    Gelegenheid voor aanvullende vragen van de commissie (voorzitter checkt bij de commissieleden of alle vragen beantwoord zijn en of er nog aanvullende vragen zijn);

  • 4.

    Portefeuillehouder beantwoordt de aanvullende vragen.

  • C.

    Tweede termijn:

  • 1.

    De commissieleden geven hun mening over het voorstel en gaan het gesprek (of debat) met elkaar aan onder andere door elkaar te bevragen op argumenten. In de tweede termijn worden geen vragen meer toegestaan aan de portefeuillehouder die al eerder gesteld hadden kunnen worden;

  • 2.

    Als er aanleiding toe is, krijgt de portefeuillehouder op verzoek van de voorzitter nog kort het woord.

  • D.

    Einde beraadslagingen.

  • E.

    Voorzitter inventariseert of het agendapunt door kan naar de raad en zo ja, als akkoordstuk of bespreekstuk.

  • 2.

    De voorzitter kan een andere vergaderorde voorstellen voor een ander type agendapunt zoals een bespreekpunt van een fractie of een presentatie van het college.

Artikel 16 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Dit geldt ook als de commissie in beslotenheid vergadert.

Artikel 17 Vragenkwartier

  • 1.

    Aan het einde van de agenda, na de geagendeerde onderwerpen, is er een vragenkwartier, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend.

  • 2.

    Commissieleden die tijdens het vragenkwartier vragen willen stellen over een actueel onderwerp die niet kunnen wachten op schriftelijke beantwoording, melden dit onder aanduiding van het onderwerp uiterlijk 24 uur voor aanvang van de betreffende vergadering bij de griffier en de commissievoorzitter.

  • 3.

    De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenkwartier aan de orde worden gesteld.

  • 4.

    De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige commissieleden.

  • 5.

    Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

  • 6.

    Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

  • 7.

    Vervolgens kan de voorzitter aan andere commissieleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

Artikel 18 Spreekrecht burgers

  • 1.

    Burgers kunnen in een vergadering, maximaal 5 minuten, het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn, met uitzondering van het agendapunt dat op verzoek van een fractie of zelfstandig raadslid is geagendeerd.

  • 2.

    Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor 12.00 uur op de dag

    van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en

    telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden. De inspraak kan ondersteund worden door middel van beeld en/of geluid mits dat vooraf aan de griffie is toegestuurd.

  • 3.

    De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

  • 4.

    De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

  • 5.

    De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 19 Handhaving orde en schorsing

  • 1.

    De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

  • 2.

    Hij kan de raadscommissie voorstellen om aan een commissielid dat door zijn gedragingen

    de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering en de vergaderlocatie worden ontzegd.

  • 3.

    Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

  • 4.

    Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 20 Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over. Ieder commissielid heeft één stem over een voorstel van orde.

Paragraaf 3 Besloten vergaderingen

Artikel 21 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22 Afsprakenlijst/audioverslag besloten vergadering

De afsprakenlijst en het audioverslag van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden via de griffier beschikbaar gesteld.

Artikel 23 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 24 Toehoorders en pers

  • 1.

    Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

  • 2.

    Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

  • 3.

    De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

  • 4.

    Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 25 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 26 Sociale media

Tijdens de behandeling van agendapunten wordt niet gecommuniceerd door de deelnemers aan de vergadering via sociale media over het onderwerp dat op dat moment wordt behandeld.

Artikel 27 Digitaal vergaderen

  • 1.

    Indien het wettelijk is toegestaan om digitaal te vergaderen kan de voorzitter besluiten tot een digitale vergadering. De voorzitter consulteert voorafgaand aan zijn besluit het presidium.

  • 2.

    De commissie vergadert vervolgens aan de hand van de instructie die de voorzitter voorafgaand aan de vergadering toezendt.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 28 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 11 november 2022.

  • 2.

    Met ingang van bovengenoemde datum wordt de Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2021 ingetrokken;

  • 3.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Aalsmeer 2022.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 november 2022.

De plv. griffier,

drs. O.F. Matheijsen

De voorzitter,

mr. G.E. Oude Kotte