INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE EEMSDELTA

Vanaf 1 januari 2021 vormen de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum gezamenlijk de nieuw Gemeente Eemsdelta. De gemeente Eemsdelta heeft een duidelijk missie, visie en positionering.

Missie:

"Onze missie is het realiseren van een toekomstbestendig en leefbaar Eemsdelta voor alle inwoners, partners en bezoekers".

Visie:

"Als nieuwe gemeente Eemsdelta ontwikkelen we succesvolle aanpakken voor onze strategische opgaven, de belangrijke transities en ontwikkelkansen. Daarvoor bouwen we voort op de bestaande samenwerking tussen de huidige drie gemeenten. We faciliteren ondernemerschap in onze gemeente in de vorm van krachtige, vernieuwende bedrijvigheid; innovatieve en productieve landbouw en sterke MKB bedrijven. We maken gebruik van kennis uit de samenleving, waarderen initiatieven van onze inwoners en bieden ruimte voor ideeën en voorstellen. Iedereen doet mee, ook mensen met een beperking, laaggeletterden en inwoners met een migratieachtergrond. We koesteren de identiteiten en gebiedskwaliteiten van het bijzondere landschap van de Eemsdelta, de karakteristieke kernen en de rijke cultuurhistorie van ons gebied, van de Havenstad Delfzijl, het cultuurhistorisch Appingedam en het weidse Loppersum".

1.1. Vijf kernwaarden

De nieuwe gemeente bouwt voort op de gedeelde waarden van de huidige drie gemeenten. In vijf kernwaarden beschrijven we waar we voor staan. Deze waarden vormen de leidraad voor ons denken en doen.

Deze kernwaarden komen ook terug in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Eemsdelta. De gemeente spant zich continue in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen en aanbesteden binnen gemeente Eemsdelta plaatsvindt. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt elke vier jaar herijkt of eerder indien ontwikkelingen plaatsvinden die daar aanleiding tot geven.

2.1 Inkopen

Inkopen is het totale proces van het gebruikmaken van leveranciers. Het kan daarbij gaan om het leveren van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. Kortom,

Het inkoopproces is verdeeld in zeven stappen.

2.2 Aanbesteden

Aanbesteden slaat op het tactische deel van het inkoopproces en is een gereguleerd, veelal niet vrij invulbaar proces. Het gaat allereerst om het benaderen van de markt, het uitnodigen van één of meer leveranciers. Daarna kunnen de leveranciers via een heldere procedure een aanbod doen voor het uitvoeren van de opdracht. Na beoordeling op basis van een duidelijk en objectief beoordelingskader eindigt aanbesteden met het sluiten van een contract en de borging in het aanbestedingsdossier.

3.1. Strategische doelstellingen

De gemeente Eemsdelta wil aantrekkelijk, betrouwbaar, dichtbij, innovatief, maar vooral samen zijn. Hierbij gaat het niet enkel om algemene samenwerking, maar de gemeente wil zich profileren als een zakelijke, betrouwbare en integere partner.

Het uitgangspunt is dat elke inkoop wordt uitgevoerd binnen de kaders van de Aanbestedingswet en dit beleid. De doelstelling van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid luidt:

1. Aantrekkelijk

Eemsdelta is een aantrekkelijk gebied voor o.a. bedrijven. De nieuwe gemeente wil ook een aantrekkelijke opdrachtgever zijn door op professionele wijze haar inkoopbehoefte in de markt te zetten waar de strategische opgaven, transities en ontwikkelkansen van Eemsdelta succesvol tot uitvoering worden gebracht. Door het integreren van het inkoopproces in de organisatie is het doel een belangrijke bijdragen aan het gehele prestatieniveau van de gemeente, ter verbetering van kwaliteit van inkoop.

2. Betrouwbaar

Eemsdelta wil een betrouwbare opdrachtgever zijn. De gemeente neemt haar verantwoordelijkheid voor haar publieke, wettelijke taken en verantwoordelijkheden, ten dienste van de strategische opgaven en ontwikkelkansen van onze gemeente. Dit betekent: Het binnen de relevante (Europese) wet- en regelgeving op een transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze wordt ingekocht waarbij de prijs-kwaliteit verhouding centraal staat;

3. Dichtbij

Eemsdelta probeert zichtbaar en actief te zijn op de plek 'waar het gebeurt'. Betrokkenheid, inlevingsvermogen, benaderbaar, toegankelijk en aanspreekbaar zowel intern als extern zijn de begrippen waarmee inkoop invulling wil geven aan ‘Eemsdelta is dichtbij’, hiermee bedoelen we ook het realiseren van doelmatige overheidsbestedingen waarbij inkoopkansen optimaal worden benut.

4. Innovatief

Eemsdelta is innovatief, omdat onze strategische opgaven, de transities en ontwikkelkansen een innovatieve aanpak vereisen. We gaan het partnerschap aan bij complexere trajecten. De gemeente moedigt opdrachtnemers aan om een innovatieve oplossing aan te bieden en biedt ruimte om mee te denken. Hiermee proberen we het zoveel als mogelijk maatschappelijke waarde te creëren op bijvoorbeeld het gebied van Social Return on Investment.

5. Samen

Eemsdelta staat voor ‘samen’. We bieden binnen en buiten ruimte voor dialoog, organiseren intern en extern passende samenwerking en proberen hiermee de professionaliteit van inkoop binnen Eemsdelta te stimuleren waarbij we openstaan voor mogelijk partnerschap.

3.2. Lokaal/ regionaal

De gemeente heeft als doel om de regionale economie zoveel als mogelijk te stimuleren, zonder dat dit tot ongelijke behandeling van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse uitnodiging en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding is toegestaan, wordt op de volgende wijze rekening gehouden met de regionale economie en lokale/regionale ondernemers:

• •

  gevallen waar een enkelvoudig onderhandse uitnodiging is toegestaan, de opdracht te gunnen aan, indien mogelijk, leveranciers binnen de gemeentegrenzen;

• •

  indien mogelijk bij meervoudig onderhandse aanbestedingen tenminste één lokale partij wordt uitgenodigd en tenminste één regionale partij. Onder lokaal wordt verstaan binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Eemsdelta en onder regionaal wordt verstaan binnen de provinciegrenzen van de gemeente Groningen.

3.3. MKB

De gemeente heeft eveneens als doel om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen en aanbestedingen. Onder MKB wordt verstaan een bedrijf met maximaal 250 medewerkers. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Dit doet de gemeente door, het verminderen van de lasten en het niet gebruiken van onnodig zware selectie- en gunningscriteria en waar mogelijk door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen. De gemeente streeft er op deze manier naar zoveel mogelijk opdrachten open te stellen voor het MKB.

3.4. Social Return on Investment

Via social return on investment ( SROI) bij inkoop worden leveranciers gestimuleerd om bij te dragen aan sociaal en maatschappelijk beleid van de gemeente. De gemeente benadrukt dit belang en hanteert SROI daar waar mogelijk als eis bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. De te stellen minimumeisen ten aanzien van SROI worden per aanbestedingstraject vastgesteld. Onder SROI return on investment wordt verstaan:

Indien mogelijk worden er eisen gesteld aan opdrachtnemers, zodat deze opdrachtnemers een bijdrage leveren door het bieden van werkgelegenheid en werkervaringsplaatsen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’.

De gemeente beoogt met SROI de volgende doelen te realiseren:

• •

  Het vergroten van de arbeidsparticipatie;

• •

  Het vergroten van de werkervaring van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

• •

  Genereren van werk voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

• •

  Bezuinigingen op totale kosten voor uitkeringen en verstrekkingen;

• •

  Waar mogelijk, stimuleren lokale/regionale economie;

• •

  Het vergroten van maatschappelijke participatie.

4.1. Decentrale inkoopafdeling

Bij de keuze voor een decentrale inkoopafdeling kunnen budgethouders zelfstandig inkopen binnen de kaders die hiervoor zijn gesteld. Hierbij blijven de budgethouders eindverantwoordelijk voor de inkopen. De afdeling inkoop adviseert de budgethouder. In deze paragraaf worden de kaders geschetst die de gemeente, in aanvulling op de aanbestedingswet en gids proportionaliteit, zelf mag stellen.

Inkopen met een geraamde waarde kleiner dan € 70.000,- excl. BTW voor leveringen en diensten kunnen zelfstandig door de budgethouders enkelvoudig onderhands (direct) worden gegund. Bij werken geldt voor inkopen met een geraamde waarde kleiner dan € 200.000,- excl. BTW. Deze drempelwaarden zijn verruimd ten opzichte van het beleid van de voormalige gemeenten. Hiermee wordt de maximale ruimte benut die de wet de gemeente geeft. Hiermee wenst het college de kansen voor het lokaal/regionaal MKB op gemeentelijke opdrachten te vergroten en de administratieve lasten voor zowel ondernemers als de gemeentelijke organisatie te verlagen.

Voor sociale en andere specifieke diensten, zoals opgenomen in bijlage XIV van de Europese Richtlijn 2014/24/EU, geldt dat opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempel ad. € 750.000,- en boven € 70.000,- meervoudig onderhands kunnen worden aanbesteed. Voor deze diensten geldt het verlicht Europees regime. Indien er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dient de opdracht te worden aangekondigd.

De gemeente Eemsdelta hanteert voor alle inkopen en aanbestedingen groter dan € 70.000,- excl. BTW voor leveringen en diensten en groter dan € 200.000,- excl. BTW bij werken een meldingsplicht bij de inkoopadviseur. In de bedrijfsvoering worden een aantal mechanismen georganiseerd waarbij we een zo volledig mogelijk beeld krijgen van wat er binnen de organisatie speelt. De meldingsplicht is om inzicht te verkrijgen in de uitvoering, naleving (rechtmatigheid) en resultaten van het inkoopbeleid. Voor al deze inkopen geldt dat de afdeling inkoop een advies geeft op welke wijze de betreffende inkopen worden uitgevoerd.

Europese en nationale aanbestedingen dienen altijd door de budgethouder samen met een erkende inkoopadviseur uitgevoerd te worden, in samenwerking met de afdeling inkoop. Stap 1 is het vullen van het inkoopstartformulier met de afdeling inkoop, op basis daarvan kan worden besloten om externe inhuur in te moeten zetten, maar dit altijd onder begeleiding van afdeling inkoop. Afdeling inkoop wil graag als businesspartner náást de budgethouder staan en hierin een actieve houding aan te nemen om de inkoopbehoefte in kaart te brengen. Doel van deze samenwerking is om naast de benodigde inhoudelijke expertise ook de aanbesteding technische en inkoop technische expertise bij de aanbesteding te betrekken.

Bij het gezamenlijk uitvoeren van aanbestedingen wordt een multidisciplinair team opgezet. De basis van een multidisciplinair team is altijd een vertegenwoordiger van de inkoopadviseur en de (deel)budgethouder. Voorop staat dat de (deel)budgethouder eindverantwoordelijk blijft voor het te leveren werk, product of dienst. Om deze reden bepaalt de (deel)budgethouder dan ook wat er wordt ingekocht/aanbesteed.

Het multidisciplinair team kan naar behoefte uitgebreid worden met aanvullende expertise (bijv. aanvullende materiedeskundigheid, financiële deskundigheid, juridische deskundigheid, etc.).

(Meervoudig) onderhandse aanbestedingen zijn door de (deel)budgethouder zelfstandig uit te voeren. Het is ook mogelijk dit onder zijn verantwoordelijkheid uit laten uitvoeren door een materiedeskundige. Bij deze aanbestedingen kan uiteraard de inkoopadviseur altijd om advies worden gevraagd.

Daarnaast brengt de afdeling inkoop zowel gevraagd als ongevraagd advies uit aan de organisatie over inkoopvraagstukken in de breedste zin van het woord. De budgethouders blijven eindverantwoordelijk voor de inkopen.

4.2. Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en van het advies van de afdeling inkoop is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel aan het college van burgemeester en wethouders dient altijd te worden voorzien van een advies van de afdeling inkoop.

4.3. Mandaatbesluit

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente Eemsdelta ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Echter, dit beleid gaat niet in op de vraag wie er bevoegd is om gemeente Eemsdelta te binden aan overeenkomsten met een derde (bijvoorbeeld een bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegdheid wordt namelijk geregeld in de mandaatregeling. Wel is het zo dat het proces van inkopen en aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om de gemeente Eemsdelta te binden aan overeenkomsten, onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces wordt immers in de praktijk altijd gevolgd of afgesloten met een overeenkomst. Om bovenstaande reden dienen voorafgaand aan het aanbestedingstraject en bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de bepalingen van de geldende mandaatregeling nageleefd te worden.

4.4. Integriteit

De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes ten aanzien van integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. Indien er sprake is van directe of indirecte banden, persoonlijk of zakelijk, wordt een bestuurder/ambtenaar niet besluitvormend betrokken bij de procedure omtrent inkoop.

De gemeente contracteert enkel integere ondernemers.

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers kan onderdeel uitmaken van het inkoopproces. Daarnaast hanteert de gemeente waar mogelijk (contractueel) een scheiding tussen adviserende ondernemers gedurende de voorbereidingen van aanbestedingen en de mogelijkheid van dezelfde adviserende ondernemer en aan haar gelieerde afhankelijke ondernemers om een inschrijving in te dienen.

Indien de gemeente vermoedt dat er bij een aanbestedingsprocedure of aan elkaar gerelateerde aanbestedingsprocedures sprake is van concurrentievervalsing, meldt zij dit bij de Autoriteit Consument en Markt. Hierbij kan zij de benodigde dossiers overdragen in het kader van waarheidsvinding. De gemeente meldt niet-naleving van de verplichtingen op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden door gecontracteerde ondernemers bij de Inspectie SZW van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

4.5. Klachtenprocedure

Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument aangegeven hoe, waar en binnen welke termijn een klacht kan worden ingediend met betrekking tot de betreffende aanbestedingsprocedure dan wel de handelswijze van de gemeente.

4.6. Contractbeheer/contractmanagement

Het beheer van alle contracten wordt centraal ondersteund vanuit afdeling inkoop mede middels een nog te ontwikkelen methode (contractmanagementsysteem). De verantwoordelijkheid voor het beheer en het op de juiste wijze invoeren van contractgegevens in het contractbeheersysteem ligt bij de budgethouders. Contractbeheer biedt inzicht in het aantal afgesloten contracten die zijn geregistreerd, de overeengekomen prijzen, de geldende contractvoorwaarden en looptijd. Tevens kunnen facturen en de geleverde prestaties getoetst worden aan de contractafspraken door de contractmanager en worden risico's beheersbaar en kan er, indien nodig, tussentijds bijgestuurd worden.

4.7. Algemene voorwaarden

Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente worden in principe de algemene inkoopvoorwaarden voor goederen, leveringen en diensten van de gemeente van toepassing verklaard. De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden van de hand gewezen. Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden daarop aan te passen. Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld dan past de gemeente deze integraal toe. Bij aanbestedingen van werken wordt de UAV 2012 van toepassing verklaard, tenzij dit niet als passend wordt ervaren. Bij aanbestedingen van ICT levering en/of dienstverlening worden de vigerende gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van toepassing verklaard.