Reglement van Orde op de gemeentelijke adviescommissie Commissie Ruimtelijke Kwaliteit gemeente Heumen 2023

De commissie regelt zelf haar wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement en in goed overleg met de gemeente.

De commissie wordt gefaciliteerd en begeleid door het Gelders Genootschap.

Het vergaderrooster van de commissie wordt elk jaar vóór 1 januari door de commissiesecretaris opgesteld.

De ambtelijk secretaris van de ODRN bereidt de adviesvragen voor door deze in te voeren in WRS.

De commissiesecretaris stelt samen met de ambtelijk secretaris, de agenda van de vergadering op.

De commissie bereidt de vergaderingen zorgvuldig voor en doet voorafgaand aan de vergadering onderzoek ter plaatse indien dit redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig is.

De commissie administreert haar werkzaamheden in de Adviesbank, zowel inhoudelijk (adviezen) als wat betreft planning, tijdsbesteding, verslaglegging, rapportage etc.

De commissie regelt zelf haar wijze van werken met betrekking tot de advisering over de aanwijzing van monumenten of functie-aanduidingen die betrekking hebben op cultureel erfgoed, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in dit reglement.

De commissie spreekt met de gemeente af binnen welke termijn het advies gegeven moet worden. Indien geen afspraak is gemaakt geldt een maximale termijn van vier weken.

De commissie regelt zelf haar wijze van werken met betrekking tot de advisering over het ontwikkelen van beleid voor de fysieke leefomgeving, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.

De commissie spreekt met de gemeente af binnen welke termijn het advies gegeven moet worden. Indien geen afspraak is gemaakt geldt een termijn van vier weken.

In het jaarverslag van de commissie komt aan de orde op welke wijze is geadviseerd over en toepassing gegeven aan het beleid voor de fysieke leefomgeving.

De commissie regelt zelf haar werkwijze bij het voeren van vooroverleg met planindieners over een in te dienen aanvraag om een omgevingsvergunning, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.

De commissie kan een of meerdere van haar leden, of een subcommissie, opdragen het vooroverleg onder verantwoordelijkheid van de commissie uit te voeren (zie ook artikel 12 van dit reglement). Het vooroverleg onder verantwoordelijkheid van de commissie kan onder meer plaatsvinden in het kader van de gemeentelijke service-formules zoals ontwikkeld door de VNG.

Vooroverleg leidt tot een pre-advies over een voorgenomen plan. Vooroverleg vindt plaats op basis van het bestaande beleidskader. Als een plan niet binnen dit kader past wordt dit in het pre-advies aangegeven.

Vooroverleg is niet openbaar, tenzij de planindiener en het bevoegd gezag geen bezwaar hebben tegen een openbaar vooroverleg.

De commissie draagt zorg voor consistente beoordelingen in de verschillende planfasen. Van vooroverleg wordt een verslag gemaakt dat dient als leidraad voor vervolgoverleg en advisering.

Als een plan tijdens de vooroverlegfase drie keer negatief wordt beoordeeld door de commissie en er tijdens het proces geen noemenswaardige vooruitgang wordt geconstateerd, kan de commissie het bevoegd gezag adviseren het vooroverleg te beëindigen. Beëindiging van het vooroverleg vindt niet plaats indien het plan niet tenminste eenmaal door de plenaire commissie is beoordeeld.

Indien het vooroverleg niet binnen achttien maanden na de laatste beoordeling door de commissie wordt gevolgd door een vergunningaanvraag, wordt de behandeling gesloten. Deze termijn geldt niet indien de commissie en de indiener van het plan een andere termijn overeenkomen. Een afwijkende termijn wordt opgenomen in het advies.

De ambtelijk secretaris maakt het tijdstip en de plaats van de vergadering, de behandeling onder verantwoordelijkheid en vooroverleg openbaar via de website van de ODRN. Indien het een digitale vergadering betreft wordt het tijdstip en de link naar de vergadering openbaar gemaakt.

De ambtelijk secretaris maakt de agenda van de vergadering openbaar.

De initiatiefnemer of zijn gemachtigde die bij de behandeling spreekrecht wil, kan dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de ambtelijk secretaris. Andere belanghebbenden die spreekrecht willen kunnen dit aangeven bij de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris zorgt dat zij worden uitgenodigd.

De commissiesecretaris zorgt dat een lid of de voorzitter bij incidentele afwezigheid wordt vervangen door een deskundige met gelijkwaardig profiel uit het ‘Register van plaatsvervangers’ van het Gelders Genootschap. Bij incidentele afwezigheid van de voorzitter kan deze rol ook worden overgenomen door een ander lid van de commissie.

De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip als daarvoor het vereiste aantal leden, zoals genoemd in de verordening artikel 8 lid 3, aanwezig is. Als een kwartier na het vastgestelde tijdstip het vereiste aantal leden zonder bericht niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter in overleg met de ambtelijk secretaris, de dag en het uur van de volgende vergadering. Die vergadering gaat hoe dan ook door.

De voorzitter bepaalt de vergaderorde en de orde van de beraadslaging.

De voorzitter bepaalt of er adviesvragen zijn die volgens artikel 8, lid 1 van de verordening niet-openbaar behandeld moeten worden.

De voorzitter bepaalt of er leden zijn die zich volgens artikel 8, lid 4 van de verordening moeten onthouden van medewerking aan een advies en tijdens de behandeling en de besluitvorming over een advies niet in de vergadering aanwezig mogen zijn.

De voorzitter handhaaft de orde en de omgangsvormen tijdens de vergadering. Hij of zij bepaalt de orde van het gesprek en de verdeling van de spreektijd en kan optreden bij wanorde, smaad of belediging e.d. door deelnemers woord en toegang tot de vergadering te ontnemen.

De voorzitter bepaalt per geagendeerd onderwerp de orde van behandeling.

De behandeling start met een toelichtende fase. In deze fase kan de voorzitter ook niet-leden van de commissie het woord geven om zaken toe te lichten of om te vragen van leden te beantwoorden. De voorzitter bepaalt hierbij de spreektijd.

Als een plan naar het oordeel van de voorzitter voldoende besproken is, sluit hij of zij de toelichtende fase en start de beraadslaging. In deze fase stelt de voorzitter ieder lid in de gelegenheid zijn of haar standpunt of advies uit te brengen. Een lid voert alleen het woord als hiervoor toestemming is verkregen van de voorzitter. De voorzitter geeft in principe het woord in volgorde waarin het is gevraagd. In deze fase is in beginsel geen ruimte meer voor niet leden van de commissie tenzij er nieuwe vragen rijzen en alleen op uitdrukkelijk verzoek van de voorzitter.

De commissie besluit bij meerderheid van stemmen. Bij gelijke stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Indien de voorzitter dit nodig acht op basis van de inbreng van de afzonderlijke leden kan hij of zij besluiten over te gaan tot een hoofdelijke stemming.

De voorzitter besluit per geagendeerd onderwerp met een korte samenvatting of formuleert het advies van de commissie. De voorzitter stelt hierna vast of de leden hun standpunt herkennen in het geformuleerde advies.

Binnen de overeengekomen termijn van advisering kan de commissie haar advies aanhouden indien meer informatie of een aanpassing wenselijk is.

Adviezen komen zorgvuldig tot stand, bevatten een begrijpelijke redenering en daarop aansluitende conclusies.

Van de vergadering worden notulen gemaakt. De achtereenvolgende adviezen (het adviesdossier) worden toegevoegd aan de notulen. De voorzitter besluit of een advies daarnaast ook in een afzonderlijke brief aan het bevoegd gezag wordt verzonden.

Negatieve adviezen worden gemotiveerd met een verwijzing naar het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid. Positieve adviezen worden alleen gemotiveerd als wordt afgeweken van het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid of als daar specifiek om wordt verzocht.

De commissie vermeldt desverlangd ook een gemotiveerd minderheidsstandpunt in het advies.

De indiener van een plan kan een mondelinge toelichting vragen op het advies. Deze toelichting wordt in eerste instantie gegeven door de ambtelijk secretaris. Indien de indiener vervolgens een nadere toelichting wenst kan een afspraak worden gemaakt met de commissie.

Het bevoegd gezag besluit of, wanneer en op welke wijze de adviezen van de commissie openbaar gemaakt worden.

De ambtelijk secretaris regelt de wijze van ondertekenen en/of waarmerken van het advies en de bijbehorende stukken en de dossiervorming, zulks met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke bepalingen.

De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en bewaakt de deugdelijkheid van de advisering in brede zin.

De voorzitter onderhoudt de contacten met het bevoegd gezag en de gemeenteraad.

De voorzitter onderhoudt de contacten met de pers en andere belangstellenden en informeert hierover tijdig de commissie, de ambtelijk secretaris en de commissiesecretaris.

De commissie kan in overleg met het bevoegd gezag uit haar midden een lid, enkele leden, een subcommissie of subcommissies en een of meerdere ambtenaren aanwijzen die de advisering zelfstandig mogen uitvoeren onder verantwoordelijkheid van de commissie.

De commissie blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen maar kan niet terugkomen op eerder door een gemandateerd lid of subcommissie of ambtenaar gegeven adviezen.

Het mandaat om te adviseren onder verantwoordelijkheid van de commissie wordt door de commissie geregistreerd in een mandaatbesluit. Dit geeft aan wat de uitgangspunten zijn voor het mandaat, op welke vormen van advisering het betrekking heeft, wat de reikwijdte is van het mandaat en wanneer en op welke manier de gemandateerde verantwoording aflegt aan de commissie.

Een gemandateerd lid of subcommissie of ambtenaar regelt zelf zijn of haar wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement en legt hierover verantwoording af aan de commissie.

In geval een gemandateerd lid of subcommissie of ambtenaar twijfelt over de mening van de commissie, moet hij het advies onverwijld aanhouden en de commissie raadplegen.

Een gemandateerd lid, subcommissie of ambtenaar houdt het adviesdossier bij en zorgt dat dit toegankelijk is voor de commissie.

De commissie stelt in ieder geval de volgende subcommissies in:

• a.

  Subcommissie voor ‘Kleine plannen buiten beschermde gezichten’ bestaande uit één architect lid;

• b.

  Subcommissie voor ‘kleine plannen in beschermde gezichten’ bestaande uit een architect lid en een monumenten lid.

De commissie kan de in artikel 10 van de verordening genoemde adviseurs raadplegen of uitnodigen ter vergadering, indien dit door de commissie voor een juiste taakuitoefening wenselijk wordt geacht.

De adviseur is geen lid van de commissie maar wordt voorafgaand aan de beraadslaging in de gelegenheid gesteld zijn of haar visie op het plan te geven. De adviseur kan bovendien op verzoek van de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging maar heeft geen stem in de eindbeoordeling.

Indien de verwachte aard en omvang van de werkzaamheden van de adviseur zodanig zijn dat er aanvullende honorering noodzakelijk is, wordt dit voorafgaand aan de inzet van de adviseur met de ambtelijk secretaris afgestemd en schriftelijk vastgelegd.

Kandidaatleden worden door het Gelders Genootschap in overleg met de voorzitter geselecteerd en tijdig voorgedragen ter benoeming.

Het eerste lid geldt niet voor burgerleden. Zij worden door de gemeente in overleg met het Gelders Genootschap geselecteerd en voorgedragen ter benoeming.

Het jaarverslag van de commissie wordt opgesteld conform artikel 15 van de verordening. Het verslagjaar loopt van januari tot en met december.

Het jaarverslag bevat het register van plaatsvervangers van het Gelders Genootschap.

De voorzitter organiseert een evaluatiegesprek met de portefeuillehouder over het concept-jaarverslag. Daarna wordt het definitieve jaarverslag opgemaakt en aangeboden aan de raad.

Op verzoek van de raad wordt het jaarverslag gepresenteerd tijdens een raadsvergadering of een andere bijeenkomst.

Dit reglement van orde treedt in werking tegelijk met de Wet van 23 maart 2016, houdende regels over het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving (Omgevingswet).

Dit reglement van Orde wordt aangehaald als: Reglement van Orde op de gemeentelijke adviescommissie Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Heumen 2023.