Organisatieregeling Den Haag 2022

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2.1 Doel van deze regeling

Het college stelt de belangrijkste uitgangspunten, kaders en randvoorwaarden voor de inrichting en aansturing van de ambtelijke organisatie vast in deze organisatieregeling.

Artikel 2.2 Hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie

• 1.

  Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast. Dit betreft de aanwijzing van diensten en de toewijzing van de beleidsvelden aan deze diensten. Een beleidsveld bestrijkt het overheidshandelen voor een thema of terrein van de samenleving.

• 2.

  Het college kan besluiten tot instellen, wijzigen of opheffen van diensten en van andere onderdelen van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Het college stuurt op basis van collegiaal bestuur de diensten aan en geeft uitvoering aan het beleid, binnen de door de raad gestelde kaders. De portefeuilleverdeling binnen het college is vastgelegd in het Uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling.

• 4.

  Het college past de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie aan onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder met organisatie in de portefeuille en de portefeuillehouders die op basis van de portefeuilleverdeling betrokken zijn bij de dienst(en).

• 5.

  Bij organisatorische wijziging zoals privatisering, externe verzelfstandiging, overname externe partij of fusie tussen diensten, draagt de algemeen directeur dienst van het desbetreffende organisatieonderdeel waarbinnen organisatieonderdelen van een andere dienst worden ondergebracht, de verantwoordelijkheid voor de realisatie en procesgang, en rapporteert via de algemeen directeur Den Haag en de portefeuillehouder met organisatie in de portefeuille hierover aan het college.

• 6.

  De formele wijziging van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie is voorbehouden aan het college.

• 7.

  De volgende diensten zijn aangewezen in de hoofdstructuur:

  a. Bestuursdienst (BSD);

  b. dienst Bedrijfsvoering (DBV);

  c. dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW);

  d. dienst Publiekszaken (DPZ);

  e. dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW);

  f. dienst Stadsbeheer (DSB);

  g. dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO);

Artikel 3.1 Diensten

• 1.

  Een dienst is een organisatorische eenheid in de eerste lijn, waaraan op de aangewezen beleidsterreinen, beleidsmatige en uitvoerende taken zijn opgedragen en de verantwoordelijkheid voor de inzet van middelen.

• 2.

  Aanpassing van de hoofdstructuur van een dienst en reorganisaties binnen een dienst vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de desbetreffende algemeen directeur dienst, binnen de gestelde concernkaders.

• 3.

  Aanpassing van de hoofdstructuur van een dienst dan wel majeure organisatieontwikkelingen binnen een dienst met dienstoverstijgende effecten, worden in de voorbereiding door de algemeen directeur dienst voor advies aan de directeur concernontwikkeling voorgelegd. Vervolgens wordt het voorstel door de algemeen directeur dienst ter besluitvorming voorgelegd aan de algemeen directeur Den Haag, vanuit diens verantwoordelijkheid voor de gemeentebrede samenhang in taken en structuur. De algemeen directeur Den Haag informeert vervolgens de portefeuillehouder met organisatie in de portefeuille en neemt besluit over het organisatievoorstel.

Artikel 3.2 Bestuursdienst

• 1.

  De Bestuursdienst is op concernniveau verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

  a. bestuurlijke advisering en ondersteuning;

  b. internationale zaken;

  c. openbare orde en veiligheid;

  d. concernontwikkeling;

  e. functionaris gegevensbescherming;

  f. strategie, concernbrede kaderstelling, planning en control en bestuurlijk besluitvormingsproces, overeenkomstig door het college dan wel de algemeen directeur Den Haag vastgestelde uitvoeringsbesluiten, voor:

  1° financieel beleid, concern control, Treasury, verbonden partijen, rijksbelastingen, doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken, met uitzondering van de administratieve kaderstelling en kaderstelling

  rondom interne beheersing zoals belegd in artikel 3.3 eerste en tweede lid;

  2° concernontwikkeling, de uitvoering van de MD ambtelijke top, organisatieinrichting;

  3° integriteit, met inachtneming van de Regeling stuurgroep ambtelijke integriteit.

• 2.

  Het college regelt in het Uitvoeringsbesluit Financieel beheer en beleid, het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer, het Uitvoeringsbesluit Audit Committee, het Uitvoeringsbesluit Doelmatig- en doeltreffendheidonderzoek en het Uitvoeringsbesluit Verbonden partijen, de verantwoordelijkheid en de werkwijze van de directeur Middelen en control en regelt in het Uitvoeringsbesluit Internationaal beleid de verantwoordelijkheid en de werkwijze van de directeur Internationaal beleid.

Artikel 3.3 Dienst Bedrijfsvoering

• 1.

  De dienst Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

  a. communicatie en Citybranding;

  b. control en financiële administratie, met inachtneming van artikel 3.2, eerste lid, onder f, sub 1°;

  c. facilitair en huisvesting;

  d. informatievoorziening en automatisering;

  e. inkoop;

  f. juridische zaken;

  g. personeel, organisatie en personele administratie, met inachtneming van artikel 3.2, eerste lid, onder f, sub 2°;

  h. risicomanagement en verzekeringen.

• 2.

  De taken specifiek op het gebied van strategie en concernbrede kaderstelling, planning en control en bestuurlijk besluitvormingsproces worden namens de algemeen directeur Den Haag uitgevoerd, overeenkomstig de door de algemeen directeur Den Haag vastgestelde uitvoeringsbesluiten.

Artikel 3.4 Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

• a. cultuur

  b. jeugd;

  c. maatschappelijke ondersteuning in de wijk;

  d. media;

  e. onderwijs;

  f. publieke gezondheid, welzijn en zorg;

  g. sport.

Artikel 3.5 Dienst Publiekszaken

De dienst Publiekszaken is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

• a. bibliotheek;

  b. de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken;

  c. gebiedsgerichte welzijn;

  d. gemeentearchief;

  e. klantcontactcentrum;

  f. sociale en fysieke leefbaarheid en participatie in de stadsdelen en wijken;

  g. spelen;

  h. verhuringen openbare ruimte;

  i. verkiezingen.

Artikel 3.6 Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten

De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

• a. armoede- en schuldenbeleid;

  b. inburgering;

  c. inkomen;

  d. sociale werkvoorzieningen;

  e. werk en participatie.

Artikel 3.7 Dienst Stadsbeheer

De dienst Stadsbeheer is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

• a. archeologie;

  b. beheer en onderhoud van de buitenruimte;

  c. bereikbaarheid en verkeersmanagement;

  d. milieu en duurzaamheid;

  e. openbare werken;

  f. vergunningen, toezicht en handhaving openbare ruimte.

Artikel 3.8 Dienst Stedelijke Ontwikkeling

De dienst Stedelijke Ontwikkeling is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:

• a. energietransitie;

  b. mobiliteit en infrastructuur;

  c. monumentenzorg en welstand;

  d. ruimtelijke en economische ontwikkeling;

  e. stedelijke inrichting;

  f. vastgoedbeheer;

  g. vergunningen, bouw- en woningtoezicht en handhaving;

  h. wonen.

Artikel 4.1 Gemeentesecretaris en algemeen directeur Den Haag

• 1.

  De gemeentesecretaris en algemeen directeur van de gemeente Den Haag, tevens algemeen directeur van de Bestuursdienst:

  a. is secretaris van het college, draagt zorg voor het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling ter vaststelling door het college, waarin de beleidsvelden in portefeuilles worden verdeeld, de onderlinge vervanging van de portefeuillehouders bij afwezigheid, alsmede wie de burgemeester vervangt bij diens verhindering of afwezigheid;

  b. onderhoudt een openbaar register van de nevenfuncties van de burgemeester en de wethouders al dan niet uit hoofde van hun functie, evenals een openbaar register buitenlandse dienstreizen van de burgemeester en de wethouders, een openbaar register aanvaarde geschenken met een geschatte waarde van meer dan € 50,- door de burgemeester en de wethouders en een openbaar register declaraties van de burgemeester en de wethouders;

  c. draagt zorg voor een reglement van orde voor het college ter vaststelling door het college;

  d. geeft directe leiding aan de algemeen directeuren dienst;

  e. geeft leiding aan het proces om te komen tot een gemeentebrede strategische agenda alsmede de concernontwikkelagenda en bewaakt de voortgang daarvan;

  f. bevordert de integraliteit van de samenwerking binnen de ambtelijke organisatie;

  g. is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de concernkaderstelling en planning en control, onverlet artikel 4.3, draagt deze verantwoordelijkheid op aan de directeuren van de Bestuursdienst en directeuren van de bedrijfsvoeringsdomeinen van de dienst Bedrijfsvoering. Deze functionarissen onderhouden daartoe een rechtstreekse functionele relatie met de gemeentesecretaris en algemeen directeur Den Haag;

  h. is ambtelijk verantwoordelijk voor de kaders van de integriteit binnen de gemeente en is het bevoegd gezag voor de afhandeling van alle integriteitsonderzoeken waar een lid van de top 36 bij betrokken is, met advies van de directeur P&O over de sanctionering, en is lid van de stuurgroep ambtelijke integriteit;

  i. is ambtelijk verantwoordelijk voor de werving en selectie van de algemeen directeuren dienst en is eindverantwoordelijk voor de werving, selectie en benoeming van de overige directeuren in samenspraak met de algemeen directeur dienst en met inachtneming van artikel 4.4, vierde lid, met uitzondering van de bijzondere functies en posities in artikel 4.3, zesde lid;

  j. draagt zorg voor een instructie over de informatievoorziening en bijstand van het ambtelijk apparaat aan de individuele raadsleden, ter vaststelling door het college;

  k. draagt zorg voor een protocol over de informatievoorziening aan de ombudsman, een protocol over de informatievoorziening aan de Rekenkamer Den Haag en een protocol over de informatievoorziening aan raadsenquêtecommissies, alle ter vaststelling door het college.

• 2.

  De gemeentesecretaris en algemeen directeur Den Haag wordt bij afwezigheid zowel in het college als in het GMT vervangen door een algemeen directeur dienst op basis van het anciënniteitsprincipe. De algemeen directeur Bestuursdienst wordt bij afwezigheid vervangen door een directeur van de Bestuursdienst op basis van het anciënniteitsprincipe.

Artikel 4.2 Algemeen directeur dienst

De algemeen directeur dienst:

• a. is ambtelijk integraal verantwoordelijk voor de algemene leiding van de dienst, met inbegrip van de financiële verantwoordelijkheid voor resultaten en producten, onverlet artikel 4.3;

  b. heeft de daartoe benodigde financiële en algemene mandaten en volmachten zoals door het college vastgelegd in de voor zijn dienst toepasselijke hoofdstukken van de gemeentelijke mandaatregelingen. De algemeen directeur dienst krijgt de daartoe benodigde mandaten en volmachten. De (onder)mandaten en (onder)volmachten binnen een dienst worden schriftelijk vastgelegd in een regeling van die dienst;

  c. draagt zorg voor een integrale benadering van de werkzaamheden van de dienst en voor de samenwerking binnen de dienst, tussen diensten onderling en met andere stakeholders;

  d. stuurt de directeuren binnen de dienst hiërarchisch, functioneel en operationeel aan, met inachtneming van artikel 4.1, eerste lid, onder f;

  e. is gehouden aan de concernbrede beleidskaders met betrekking tot bedrijfsvoering en functionele kaderstelling als bedoeld in artikel 4.4;

  f. is verantwoordelijk voor de integriteit binnen de dienst en voert onder mandaat van de gemeentesecretaris en algemeen directeur Den Haag de afhandeling van niet-impactvolle integriteitsonderzoeken binnen deze dienst uit, met inachtneming van de impactvolle integriteitszaken zoals geregeld in de Regeling stuurgroep ambtelijke integriteit, uitgezonderd de top 36 en tenzij de stuurgroep Integriteit anders beslist, met advies van de directeur P&O over de sanctionering.

Artikel 4.3 Bijzondere functies en posities

• 1.

  De concerncontroller is verantwoordelijk voor de doelmatige en efficiënte inrichting, uitvoering en controle van de financiële taken en verantwoordelijkheden van het college, is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak en kan zo nodig zelfstandig advies aan het college uitbrengen.

• 2.

  De directeur van de sector Belastingzaken is, in zijn bevoegdheid van heffings- en invorderingsambtenaar der gemeentelijke belastingen als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b en c van de Gemeentewet, belast met alle aangelegenheden betreffende de heffing en invordering van de gemeentelijke heffingen en de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. Het Uitvoeringsbesluit Gemeentebelastingen regelt de verantwoordelijkheid en werkwijze op het terrein van de gemeentelijke belastingen.

• 3.

  Het college kan de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag opdracht geven tot het uitvoeren van onderzoeken, indien de onafhankelijkheid van de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag conform de vigerende beroepsvoorschriften voor accountants daarmee niet wordt aangetast. De Gemeentelijke accountantsorganisatie Den Haag rapporteert haar bevindingen zelfstandig aan het college.

• 4.

  De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer van naar het gemeentearchief overgebrachte archieven en treedt kaderstellend en toezichthoudend op waar het gaat om het beheer van niet-overgebracht overheidsarchief, nader te regelen in het Uitvoeringsbesluit Archiefbeleid en de Archiefverordening Den Haag 2018. De gemeentearchivaris is door het college gemandateerd om beperkingen aan de openbaarheid van archivalia op te leggen en toestemming te geven voor het vernietigen van archiefbescheiden, is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak en kan zo nodig zelfstandig advies aan het college uitbrengen.

• 5.

  Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn gemeenten verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De FG houdt binnen de organisatie toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming. De wettelijke grondslag van de FG is gelegen in artikel 37 tot en met 39 Algemene Verordening Gegevensbescherming. De FG is formeel onafhankelijk (artikel 38, derde lid, AVG) en brengt rechtstreeks verslag uit aan de gemeentesecretaris en algemeen directeur Den Haag.

• 6.

  De directeur Uitvoeringsorganisatie GGD Haaglanden is tevens directeur Publieke Gezondheid, als bedoeld in artikel 14, derde lid, van de Wet publieke gezondheid en in artikel 19, eerste lid, van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veiling Thuis Haaglanden (GR GGD en VTH). De directeur Publieke Gezondheid is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken in de GR GGD en VTH voor het deel van de GGD en ressorteert onder de algemeen directeur van dienst OCW.

• 7.

  De directeur Uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden is tevens directeur Veilig Thuis Haaglanden (VTH), als bedoeld in artikel 19, tweede lid, van de Gemeenschappelijke regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden (GR GGD en VT Haaglanden). De directeur VTH is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken in de GR GGD en VTH voor het deel van VTH en ressorteert onder de algemeen directeur van dienst OCW.

Artikel 4.4 Gemeentelijke managementteam (GMT)

• 1.

  Het GMT is het overlegorgaan en hoogste ambtelijke adviesorgaan van het college. Het GMT stelt een gemeentebrede, strategische agenda vast en stemt deze af met het college op het collegeprogramma. Het college en het GMT komen periodiek bij elkaar om de voortgang van de strategische agenda te bespreken.

• 2.

  Het GMT stuurt vanuit een gezamenlijke koers op de gemeentelijke organisatie, vertaald naar een strategische agenda, functionele kaders voor zowel strategische beleids- als bedrijfsvoeringsthema’s en stimuleert integraal, ketenoverstijgend en opgave- en gebiedsgericht werken.

• 3.

  Het GMT streeft ten aanzien van de functionele kaderstelling naar unaniem gedragen besluiten. Bij geen unanimiteit neemt de algemeen directeur Den Haag het besluit, gehoord hebbende het GMT. Bij voorstellen die aan het college worden voorgelegd, brengt de algemeen directeur Den Haag het voorstel via de portefeuillehouder, die volgens het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling hiermee is belast, als advies in bij het college, waarbij de besproken opties in het GMT worden geduid met de voor- en nadelen en de onderbouwing van het uiteindelijke advies aan het college.

• 4.

  Het GMT voert een periodiek MD- en O-beraad voor zowel de personeelsaangelegenheden van de directeuren als van de organisatieontwikkeling op dienstniveau ten behoeve van samenhang in gemeentebrede organisatieontwikkeling, met uitzondering van de bijzondere functies en posities zoals bedoeld in artikel 4.3, zesde lid.

• 5.

  Het GMT komt wekelijks bijeen en is samengesteld uit de algemeen directeur Den Haag (voorzitter), de algemeen directeuren van de diensten en de concerncontroller (als adviseur).

Artikel 4.5 Medezeggenschap

• 1.

  De algemeen directeur Den Haag is op concernniveau bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 2.

  De algemeen directeur dienst is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden voor zover het de eigen dienst betreft.

• 3.

  De algemeen directeur dienst kan de functie van bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden toebedelen aan een onder hem ressorterende directeur, als deze dagelijks leiding geeft aan een onderdeel van de dienst waarvoor een aparte ondernemingsraad is ingesteld.

Artikel 5.1 Intrekking

De Organisatieregeling gemeente Den Haag 2019 (RIS301358) wordt ingetrokken.

Artikel 5.2 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na datum publicatie in het Gemeenteblad en werkt terug tot 1 januari 2022.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatieregeling Den Haag 2022.

Aldus door het college vastgesteld in de vergadering van 14 juni 2022.

Den Haag, 28 september 2022

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de burgemeester,

Jan van Zanen