Handboek Vervanging Gemeente Enschede

Voor u ligt het handboek vervanging 2022 van de gemeente Enschede. Wat vervanging is en wat daarmee samenhangt, is in dit handboek te lezen. Dit handboek is opgesteld als bijlage bij het vervangingsbesluit dat door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede genomen is op 13-9-2022 voor documenten die door alle gemeentelijke organisatieonderdelen en alle gemeentelijke werkprocessen na 1-1-2021 zijn opgemaakt en/of ontvangen en die zijn gearchiveerd in het Document Management Systeem Corsa.

Doel van dit vervangingsbesluit is vervanging op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995. Fysieke archiefstukken worden vervangen door digitale exemplaren waarna het papier vernietigd moet worden. Vervanging voorkomt dat documenten dubbel opgeslagen en beheerd worden en dat verwarring ontstaat over welk exemplaar het origineel is. Vervanging, ook van te bewaren archief-bescheiden, is een logische volgende stap in de wens van de organisatie om digitaal te werken en verantwoord digitaal te archiveren.

In dit handboek worden alle aspecten van het vervangingsproces beschreven, zoals bedoeld in artikel 26a van de Archiefregeling 2009:

• a.

  De reikwijdte van het vervangingsproces.

• b.

  De inrichting van de apparatuur en programmatuur.

• c.

  De criteria voor de keuze van reproducties in kleur, grijswaarden of zwart-wit.

• d.

  De wijze waarop de reproductie tot stand komt.

• e.

  De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en het herstel van fouten.

• f.

  Het proces van vernietiging van vervangen archiefbescheiden.

• g.

  De kwaliteitsprocedures.

Tevens beschrijft het handboek de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met de waarde van archiefbescheiden als bestanddeel voor het cultureel erfgoed, voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Hiermee wordt invulling gegeven aan artikel 2 en artikel 6 van het Archiefbesluit 1995

Een korte uitleg van de hoofdstukken:

Hoofdstuk 1 Inleiding: aanleiding, doel en verantwoording

Hoofdstuk 2 Beschrijving wat de reikwijdte van het vervangingsproces is, inclusief de uitzonderingen.

Hoofdstuk 3 Beschrijving van de verantwoordelijkheden in het vervangingsproces en bij het onderhouden van het handboekvervanging.

Hoofdstuk 4 Beschrijving van het vervangingsproces.

Hoofdstuk 5 Beschrijving hoe de kwaliteit wordt bewaakt en welke controlemaatregelen zijn genomen ter voorkoming van risico’s op o.a. informatieverlies.

Hoofdstuk 6 Beschrijving van de IT-beheersmaatregelen en de technische inrichting van de ICT-architectuur, servers en scanners.

Bijlagen Bijlagen waarin bronnen en een afkortingenlijst zijn opgenomen en procedures en specificaties verder zijn uitgewerkt. Deze bijlagen vormen integraal onderdeel van dit handboek.

1.1 Aanleiding

De gemeente Enschede is in de afgelopen jaren digitaal gaan werken. Het vervangen van analoge documenten door digitale exemplaren (en daarmee het vernietigen van de vervangen van de analoge documenten) past goed in het beeld van digitaal werken binnen een organisatie. Voor digitaal werken is het vereist dat informatie digitaal wordt gemaakt en beschikbaar is. Het vervangen van fysieke documenten door digitale documenten is daarvoor noodzakelijk. Het uitgangspunt bij digitaal werken, opslaan en beheren is: enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. Dit wordt mede door vervanging gerealiseerd. Het college van burgemeester en wethouders heeft in 2008 voor de vervanging van op termijn vernietigbare documenten een vervangingsbesluit genomen. Dit besluit zal met het nieuwe besluit worden ingetrokken, aangezien dit handboek van toepassing is op zowel de vernietigbare- als permanent te bewaren documenten.

1.2 Doelstelling

Doel van dit handboek is inzicht geven in de procesmatige, technische, juridische en personele aspecten van het vervangingsproces bij de gemeente Enschede. Omdat bij vervanging de oorspronkelijke (fysieke) archiefbescheiden vernietigd worden, eist de wetgever bij de voorbereiding van een vervangingsbesluit uiterste zorgvuldigheid. Het handboek is een middel om aan te tonen en te kunnen controleren dat deze zorgvuldigheid in acht wordt genomen en zo te voldoen aan de eisen geformuleerd in Archiefbesluit 1995 art.6, dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Op basis van dit handboek kan het besluit tot vervanging door de zorgdrager worden genomen.

Het handboek hangt samen met het in ontwikkeling zijnde kwaliteitszorgsysteem voor het digitale archiefbeheer bij de gemeente Enschede. Het beschrijft tevens hoe toekomstige wijzigingen in het vervangingsproces en technische inrichting worden gewaarborgd, alsmede hoe wordt voldaan aan toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving, het zogenoemde archivistisch beheer. Het handboek zal worden geïntegreerd binnen het gemeentelijk kwaliteitszorgsysteem voor archief- en informatiebeheer.

1.3 Verantwoording

Met dit handboek en het vervangingsbesluit kan verantwoording worden afgelegd over de wijze waarop bij de gemeente Enschede de vervanging van documenten plaatsvindt. Hiermee wordt voldaan aan de landelijke en lokale regelgeving op het gebied van archiefzorg en informatiebeheer.

In de Archiefverordening Enschede 2019 worden de volgende taken en verantwoordelijkheden onderscheiden:

• •

  Het college van burgemeester en wethouders heeft zorgplicht voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid t.a.v. wettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals die in de Archiefwet 1995 staan. En er moeten interne regels zijn voor het archiefbeheer van gemeentelijke organen.

• •

  Burgemeester en wethouders zorgen voor onderlinge samenhang van het archiefbeleid en de interne richtlijnen met het informatiebeleid van de gemeente en treffen daarvoor maatregelen;

• •

  De gemeentesecretaris is belast met het toezicht op de naleving van het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar het Stadsarchief van de gemeente Enschede.

• •

  De gemeentesecretaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente.

• •

  De gemeentesecretaris kan op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeente(lijke organen) die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• •

  Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentesecretaris

De overige (uitvoerende) rollen zijn beschreven in bijlage 1.

Om aan de voorwaarden voor een verantwoorde vervanging en de daarvoor in de Archiefwet gestelde eisen te voldoen heeft de gemeente Enschede, met behulp van de procedure beschreven in de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, de volgende stappen doorlopen:

• •

  Inwinnen van kennis en adviezen, zowel intern als extern.

• •

  Audit NEN2082 (voorloper NEN-ISO 16175-1:2020) en RODIN2.0 onder andere uitgevoerd op het document management systeem (DMS); Corsa 7.2.

• •

  Handboek voorgelegd aan de toezichthouder.

• •

  Besluit genomen door het college van B&W.

• •

  Interne en externe publicatie van het genomen besluit door het college van B&W.

Het resultaat is een handboek waarin de beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging is vastgelegd, zodat op een verantwoorde manier een besluit kan worden genomen tot vervanging van te bewaren documenten.

2.1 Algemene kaders

Voor het vervangen van permanent te bewaren analoge archiefbescheiden door digitale originelen zijn de onderstaande artikelen van toepassing.

• •

  Archiefwet 1995 (geldend vanaf 18-07-2015)

  • -

    Artikel 7 en 9 lid 1

• •

  Archiefbesluit 1995 (geldend vanaf 01-01-2013)

  • -

    Artikel 2, 6 lid 1 en lid 2, 8, 11 lid 1 en artikel 12

• •

  Archiefregeling (geldend vanaf 01-01-2014)

  • -

    Hoofdstuk 3 en 3a, met in het bijzonder Artikel 16, 26a en 26b.

Naast de wettelijke kaders zijn de volgende normen van belang:

• •

  NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement).

• •

  NEN-ISO 23081 (records managementprocessen; metadata voor records).

• •

  NEN-ISO 16175-1:2020 Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - Deel 1: Overzicht en de verklaring inzake basisbeginselen.

• •

  NEN-ISO 2084 (taxonomie van documenttypen).

• •

  RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer).

• •

  ED3 (Toetsingskader Eisen Duurzaam Digitaal Depot).

2.2 Specifieke kaders

De lokale kaders voor archief en informatiebeheer in de gemeente Enschede zijn vastgelegd in:

• •

  Archiefverordening Gemeente Enschede 2019.

• •

  Beheerregeling informatiebeheer Enschede (2019)

2.3 Reikwijdte

Dit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van vervanging van papieren archiefbescheiden die vanaf 1-1-2021 door de gemeente Enschede zijn ontvangen en/of opgemaakt en die zijn gescand en opgenomen in het gemeentelijk DMS, Corsa.

De beschreven systematiek wordt niet toegepast op documenten die niet zijn opgenomen in het gemeentelijk DMS. De vervangingsprocedure en het vervangingsbesluit gelden dus niet voor archiefbescheiden die zijn opgenomen in andere applicaties waarin documenten worden beheerd, bijvoorbeeld de e-Suite of andere applicaties zonder koppeling naar het DMS.

Interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen voor vervanging in aanmerking als een fysieke paraaf of natte handtekening is geplaatst of wanneer relevante aantekeningen zijn aangebracht. Is dit laatste niet het geval dan geldt het digitaal opgestelde exemplaar immers al als origineel.

2.4 Uitzonderingen

Er zijn archiefbescheiden die wel geregistreerd moeten worden, maar volgens wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen niet vervangen mogen worden. Bijvoorbeeld archiefbescheiden die op papier bewaard moeten blijven en/of die een andere meerwaarde voor de gemeente Enschede hebben. Dit kan door inhoud, structuur en/of vorm van het archiefbescheiden. Daarnaast kan de waarde voor het cultureel erfgoed een reden tot uitsluiting van vervanging zijn. Het gaat dan om documenten in de volgende categorieën:

• •

  Archiefbescheiden die een esthetische of artistieke waarde hebben.

• •

  Archiefbescheiden die unieke of bijzondere kenmerken hebben zoals zegels, watermerken e.d.

• •

  Archiefbescheiden die zeldzaam zijn doordat ze erg oud zijn.

• •

  Archiefbescheiden die aanzienlijke waarde hebben als tentoonstellingsobject.

• •

  Archiefbescheiden waarvan de uiterlijke vorm van belang is voor de kennis van de technologische ontwikkeling (b.v. glasnegatief).

• •

  Archiefbescheiden waarbij twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel hierover kan geven.

• •

  Archiefbescheiden met aanzienlijk belang omdat er een directe relatie is met beroemde historische belangrijke personen, plaatsen, gebeurtenissen, zaken of voorwerpen.

• •

  Archiefbescheiden die van belang zijn als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.

• •

  Archiefbescheiden die van belang zijn om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

• •

  Archiefbescheiden in de vorm van corporele documenten en literaire documenten gelijk en groter dan het formaat A0.

• •

  Archiefbescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun

• •

  oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Hoewel bovengenoemde archiefbescheiden uitgesloten zijn van vervanging, zullen zij indien mogelijk wel worden gescand en opgenomen in het DMS, zodat er een digitale werkkopie ontstaat. Belangrijk is dat in dit geval de analoge versie leidend blijft. De originele archiefbescheiden volgen hun eigen analoge proces en worden dus niet vervangen.

De eerste verantwoordelijkheid voor het selecteren van de archiefbescheiden die voor uitsluiting in aanmerking komen ligt bij de medewerker van het Documentair Diensten Centrum (DDC). De kwaliteitsmedewerker van TIB zal hierop (wekelijks) een controle uitvoeren. Indien archiefbescheiden voor uitsluiting in aanmerking komen zal de medewerker deze stukken uit de stapel te vervangen documenten halen en toevoegen aan de fysiek te bewaren stukken. Bij twijfel over of een archiefbescheid voor uitsluiting in aanmerking komt, wordt de gemeentearchivaris om advies gevraagd.

Een uitzondering van vervanging wordt altijd vermeld bij de registratie in het DMS. Conform de selectielijst zullen deze archiefbescheiden alsnog volgens het analoge proces vernietigd worden als de bewaartermijn verstreken is. Wanneer zij niet voor vernietiging in aanmerking komen, zullen de archiefbescheiden worden opgenomen in de archiefbewaarplaats en dus ook het analoge proces volgen (Zie ook paragraaf 4.2.8 Archivering en vernietiging).

3.1 Verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces

Het proces van actualisatie en toetsing op het gebruik in de praktijk is de verantwoordelijkheid van Team Informatiebeheer. In opdracht van het college is de leidinggevende TIB de proceseigenaar van het vervangingsproces. De leidinggevende TIB is gemandateerd om namens het college besluiten te nemen en hij rapporteert hierover periodiek aan het college van B&W. Het hoofd TIB kan deze taak in ondermandaat geven aan de adviseur- of een medewerker Informatiebeheer die met het feitelijke beheer belast is. Desalniettemin blijft het hoofd TIB de hoofdverantwoordelijke.

Het gebruik en praktische uitvoering van de vervangingsproces is de verantwoordelijkheid van DDC of van de vakafdeling die vervanging heeft aangevraagd voor een proces.

De medewerkers van DDC ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registreren en het daadwerkelijk vernietigen van vervangen archiefbescheiden.

Medewerkers van TIB houden zich bezig met het beheren van en kwaliteitscontrole op de in het DMS/RMA aanwezige archiefbescheiden. Tevens voeren ze het toezicht op het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende vervangen archiefbescheiden. De taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn meer specifiek beschreven in bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden.

Permanent te bewaren archiefstukken worden uiteindelijk, wanneer in aanmerking gekomen, periodiek overgedragen aan de door de gemeente aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats. Dit geldt ook voor de digitale bestanden van de vervangen archiefbescheiden. Deze moeten overgedragen worden aan het e-Depot. Deze overgedragen archiefbescheiden moeten voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid.

3.2 Verantwoordelijkheden bij beheer en onderhoud van het handboek vervanging

Wijzigingen in het vervangingsproces, informatiebeheer, wet- en regelgeving of binnen de digitale beheeromgeving kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van scans, vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf.

Het handboek dient minimaal jaarlijks conform een instructie bijgewerkt te worden door team TIB in samenwerking met DDC of hun organisatorische opvolgers. Wie verantwoordelijk is om deze veranderingen in het handboek door te voeren, hangt af van de aanleiding en/of aard van de wijziging. Daarom is het van belang om van tevoren vast te stellen welke rollen er zijn met betrekking tot het beheer van het handboek. Change Management voorziet in stappen die worden ondernomen bij grote (majeure) wijzigingen en dient tevens als middel om de regie te voeren bij de uitvoering ervan.

3.2.1 Betrokken functionarissen

Het opstellen, laten vaststellen en vervolgens het beheer van het handboek is belegd bij de informatieadviseur TIB. Alle werkzaamheden met betrekking tot de uitvoering van deze procedure berusten bij de medewerkers van de afdelingen TIB en DDC. De gemeentearchivaris toetst majeure wijzigingen.. en kan op aanvraag advies geven over beoogde wijzigingen.

3.2.2 Onderhoud en actualisatie handboek

Jaarlijks wordt het handboek door TIB medewerkers op onderdelen gecontroleerd of er nog volgens de vastgelegde vervangingsprocedure gewerkt wordt en of er wijzigingen/aanpassingen nodig zijn.

Voorstellen voor (tussentijdse) wijzigingen van de in het handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de proceseigenaar vervanging (hoofd TIB of aangewezen adviseur informatiebeheer). Deze toetst de voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. De proceseigenaar vervanging laat hiertoe een impact analyse opstellen door een betreffende medewerker en zorgt ervoor dat deze gedocumenteerd wordt.

Kleine wijzigingen die de kwaliteit verbetert, kan de proceseigenaar vervanging doorvoeren. De wijzigingen worden opgenomen in een wijzigingenschema (Bijlage 3 Wijzigingschema). In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging wordt de gemeentearchivaris altijd betrokken. Van alle andere wijzigingen wordt de archivaris geïnformeerd.

Voorbeelden van grote wijzigingen zijn:

• •

  Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedure voor vervanging en digitale opslag.

• •

  Wijziging van de reikwijdte.

• •

  Aansluiting naar een e-Depot (als dat leidt tot aanpassingen in metadata).

• •

  Migratie naar een ander softwareplatform.

• •

  Migratie naar een ander hardware platform met gevolgen voor kwaliteit en resultaten.

• •

  Conversie naar een ander bestandsformaat (een nieuwe PDF of PDF/A versie kan wel, maar een geheel ander formaat als ODF, XPS etc. niet).

• •

  Procedurewijzigingen met betrekking op organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces.

In al deze gevallen blijft de proceseigenaar vervanging de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd en vervolgens of een nieuw vervangingsbesluit nodig is. Voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd na accordering door de proceseigenaar vervanging.

Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigen wordt als bijlage aan het handboek vervanging toegevoegd.

4.1 Inleiding

Het vervangingsproces omvat een aantal stappen die doorlopen moeten worden met betrekking tot de te vervangen archiefbescheiden.

• 1.

  Ontvangst documenten.

• 2.

  Selectie.

• 3.

  Scanvoorbereiding.

• 4.

  Scannen.

• 5.

  Scancontrole.

• 6.

  Registratie.

• 7.

  Behandeling.

• 8.

  Archivering en Vernietiging.

Middelen ter ondersteuning die van belang zijn voor de uitvoering van deze stappen betreffen onder andere een DMS en scanners. De technische aspecten van deze middelen worden in hoofdstuk 6 uiteengezet.

4.2 Procesinrichting 4.2.1 Ontvangst documenten

De documenten bedoeld voor de gemeente Enschede komen op papier of digitaal binnen (bijvoorbeeld via papieren post, fax, mail en/of website). Alle documenten, ongeacht de vorm, worden aangeboden aan de afdeling DDC. De ingekomen papieren documenten worden meerdere keren per dag aangeleverd door een, via een aanbesteding, geselecteerd bedrijf. De digitale documenten worden merendeels ontvangen via het centrale gemeentelijke e-mailadres postbus20@enschede.nl en intern via archief.ddc@enschede.nl. Het beheer van deze mailboxen ligt bij DDC. Tevens zijn er documenten die bij de balie of direct bij contactpersonen worden aangeleverd. Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger van deze documenten om te zorgen dat deze, indien van toepassing, alsnog naar DDC gaan om te archiveren.

4.2.2 Selectie

De fysieke ingekomen documenten worden door DDC geselecteerd in de volgende categorieën (Bijlage 4: Procedure intake en registratie):

• •

  Niet te openen en doorsturen.

• •

  Te registreren.

• •

  Niet te registreren.

• •

  Uitzonderingen (wel scannen, niet vervangen).

Alle documenten die genoemd worden in de geldende “Selectielijst voor gemeentelijke- en intergemeentelijke organen” komen in aanmerking voor registratie. Enveloppen worden eveneens opgenomen bij het poststuk en vervangen als dit wegens juridische redenen noodzakelijk is (bewijs datum ontvangst) en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Documenten zoals reclamefolders en tijdschriften worden niet geregistreerd. Niet te openen post, bijvoorbeeld poststukken waar ‘persoonlijk’ op staat, wordt doorgezonden naar de betreffende afdeling/medewerker met het verzoek om het stuk alsnog ter registratie aan de bieden aan DDC indien dit noodzakelijk is. Ook als een behandelaar twijfelt kan een document ter beoordeling aan DDC aangeboden worden. Een DDC-medewerker beslist dan of een document wel of niet geregistreerd en/of bewaard moet worden. Uitzonderingen worden opzij gelegd en afgehandeld door de coördinator Postregistratie, indien nodig wordt er samengewerkt met het Stadsarchief.

4.2.3 Scanvoorbereiding

Documenten die onleesbaar zijn, lastig te scannen of erg omvangrijk worden door de DDC-medewerker apart gelegd. Hiervoor wordt door de DDC-medewerker, waar mogelijk, gezocht naar een praktische oplossing zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. De overige documenten worden voorbereid op scanning door in ieder geval de volgende handelingen te verrichten:

• •

  Het document wordt ontdaan van nietjes.

• •

  Het document wordt ontdaan van gelijmde kaft of spiraalband.

• •

  Het document wordt gecontroleerd op volledigheid.

• •

  Het document wordt gecontroleerd op leesbaarheid.

• •

  Het zetten van een registratiestempel met datum.

• •

  Het aantal pagina’s wordt geteld en genoteerd.

• •

  De DSP-code en afdeling worden genoteerd.

4.2.4 Scannen

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor vervanging, doorlopen het scanproces. De registrator scant de stukken in via de scanner. Scans komen na validatie/registratie en 4-ogen controle via Kofax terecht in het DMS/RMA. Bij een 4-ogen controle controleert een andere medewerker de registratie dan degene die de registratie heeft ingevoerd. De gescande documenten worden in Kofax gecontroleerd op diverse aspecten, zoals: kwaliteit, leesbaarheid en volledigheid (Bijlage 4: Procedure intake en registratie). Na validatie worden de documenten doorgezet naar het DMS. De kwaliteit van de scan wordt tijdens en na het scannen beoordeeld. Als er bijvoorbeeld onregelmatigheden worden geconstateerd die worden veroorzaakt door de scanapparatuur, zal deze opnieuw worden ingesteld en/of schoongemaakt. Zie hiervoor bijlage 8 en ook het volgende kopje, kwaliteitscontrole (Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden).

Er kunnen ook complete archiefbescheiden worden aangeboden om na te scannen of bij te scannen. Denk hierbij aan de documenten die persoonlijk aan de ambtenaar worden aangeboden. Gewijzigde archiefbescheiden worden ook in zijn geheel nagescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn, bijvoorbeeld ondertekende contracten. Deze archiefbescheiden worden dan als nieuwe versie gekoppeld aan de bestaande registratie. Deze laatste categorie valt onder bijscannen, omdat het oorspronkelijke document al geregistreerd is.

Ingekomen mails worden via Kofax geïmporteerd in het DMS/RMA. Zodra de mails zijn geïmporteerd volgen zij hetzelfde proces als de gescande documenten.

4.2.5 Kwaliteitscontrole

Het is van belang om de kwaliteitscontrole (Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden) tijdens en na het scannen uit te voeren. Het is tevens van belang dat alle medewerkers dit op dezelfde manier uitvoeren. De medewerker die een document scant, controleert de scan onder andere op juistheid en volledigheid. Daarna wordt het document door een tweede medewerker gecontroleerd. De medewerker noteert de bevindingen op een controleformulier (Bijlage 5: Controleformulier). Als deze aspecten goed zijn bevonden zet deze medewerker het document door naar registratie.

Indien de digitale reproductie van onvoldoende kwaliteit is wordt deze verwijderd , waarna het fysieke stuk opnieuw gescand wordt. Ook bij het ontbreken van een datumstempel en/of enveloppe (indien nodig) wordt opnieuw gescand. De kwaliteitsprocedures richten zich op het borgen van de rechtmatigheid, authenticiteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. De gedigitaliseerde archiefbescheiden moeten voldoen aan dezelfde criteria als de papieren originelen. Bij twijfel vindt collegiale toetsing plaats. Pas als de scans zijn goedgekeurd worden ze geregistreerd in het DMS/RMA.

De scans worden op de volgende criteria beoordeeld:

Juistheid en volledigheid van de scan en de bijbehorende registratie:

• •

  Zijn alle aangeboden documenten gescand?

• •

  Zijn alle pagina’s van het document gescand?

• •

  Zijn er geen lege pagina’s gescand?

• •

  Zijn de pagina’s van het document recht gescand?

• •

  Zijn de pagina’s volledig gescand?

• •

  Is er in de juiste (aangeleverde) paginavolgorde gescand?

• •

  Zijn dubbelzijdige pagina’s in de juiste (aangeleverde) volgorde gescand?

• •

  Is, indien van toepassing, de enveloppe gescand?

• •

  Zijn er onleesbare pagina’s?

• •

  Zijn er tekstdelen of pagina’s weggevallen?

• •

  Zijn er verspringingen of andere vervormingen?

• •

  Is de vereiste technische metadata correct overgekomen?

Leesbaarheid van de scan:

• •

  Zijn de betekenisvolle details van het origineel met het oog te zien en leesbaar, (eventueel print vergelijken met origineel, let op het kleinste lettertype en leestekens)?

• •

  Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel?

• •

  Heeft het document zwarte randen?

• •

  Zijn er vlekken?

• •

  Zijn er bovenmatige kleurafwijkingen?

• •

  Is er voldoende contrast?

Aanwezigheid van artefacten:

• •

  Afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals; horizontale strepen, pixelverstoringen door vet of vuil op de lens/glasplaat, weerspiegelingen, of andere vervormingen en effecten. Wijkt het standaardformaat af van de A standaardmaat (A4, A3 enzovoorts) dan worden de oorspronkelijke afmetingen (hoogte, breedte, diepte) in centimeters of millimeters in de registratie van de scan opgenomen.

4.2.6 Registratie

Als de stukken door de kwaliteitscheck zijn gekomen moeten ze geregistreerd worden in het DMS/RMA. Uitgangspunt bij registratie is dat documenten terug te vinden moeten zijn, het toevoegen van de juiste metadata is hierbij noodzakelijk. Bepaalde metadata komen al automatisch met de scan mee, de registrator voegt aanvullende informatie toe, conform vastgesteld metadataschema en bijbehorende instructie (Bijlage 6 Streekproefplan). Bij gemeente Enschede is het mogelijk om in verschillende bestandsformaten een document te registreren, als archiefformaat is gekozen voor PDF/A.

De terugvindbaarheid en juistheid worden gecontroleerd tijdens de registratie, door onder andere de keuze voor het juiste proces uit de zaaktypecatalogus (van de I-navigator) te controleren. Achteraf controleren de kwaliteitsmedewerkers van TIB steekproefsgewijs bij de archivering of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata. Dit gebeurt aan de hand van een beschreven streekproef waarin een minimaal resultaat en vervolghandelingen zijn vastgelegd (zie ook: Hoofdstuk 5.2.2 Quality Control). Door de kwaliteitsmedewerker geconstateerde fouten worden hersteld door DDC en ontbrekende gegevens worden alsnog door DDC toegevoegd.

4.2.7 Behandeling

Na registratie wordt het document automatisch ter behandeling doorgestuurd naar de werkvoorraad van de teams. Het werk wordt verdeeld door taakverdelers over de behandelaars.

4.2.8 Archivering en vernietiging

Nadat de te vervangen archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd (zie hoofdstuk 5) en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het DMS/RMA dienen de oorspronkelijke archiefbescheiden vernietigd te worden. Dit gebeurt echter niet direct na de digitalisering. De analoge originele documenten worden op chronologische volgorde van scandatum na afsluiting van de maand nog twee maanden bewaard alvorens deze ter vernietiging worden aangeboden aan een erkend bedrijf.

De vernietiging van de vervangen, papieren, documenten is de afronding van het vervangingsproces.

Daarom volgt er hier een toelichting op het proces van feitelijke vernietiging.

Nadat de selectie-, uitzonderings-, scan- en registratie-procedure zijn doorlopen, is het papieren document vervangen door het digitale archiefbescheiden; de scan. Een verklaring van vervanging wordt bij het toepassen van de procedures vanuit het handboek vervanging dan ook opgesteld voor alle documenten die in een bepaalde periode zijn vervangen.

De documenten die de eerste stappen van het vervangingsproces hebben doorlopen, worden iedere dag verzameld, gebundeld en in de kast gelegd op volgorde van datum. De vervangen documenten liggen opgeborgen in archiefkasten. Deze kasten zijn alleen toegankelijk voor het daartoe bevoegde personeel: de kwaliteitsmedewerkers van TIB en de medewerkers van DDC. Vervangen documenten die op andere locaties dan de centrale bewaarruimte zijn gescand, worden via interne post naar de centrale locatie gebracht en door medewerker in de archiefkasten geplaatst. De ontvangstdatum op het document (te herkennen aan de datumstempel) is leidend voor het wegleggen bij de gebundelde documenten van die dag.

De vervangen documenten worden bewaard voor een termijn van 2 maanden. Gedurende deze twee maanden kunnen fouten worden hersteld en documenten zo nodig nogmaals worden gescand. Dit kan bijvoorbeeld als tijdens de behandeling op de functionele afdeling blijkt dat een scan niet juist of volledig is, of een document niet vervangen had mogen worden. Indien de fouten niet binnen de twee maanden kunnen worden hersteld, worden de betreffende analoge documenten apart gezet en worden fouten met voorrang binnen een maand na het verstrijken van de 2 maanden termijn hersteld. Daarna worden de vervangen documenten in een papiercontainer gedeponeerd die vervolgens wordt afgesloten. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren documenten en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat.

De gemeente stelt jaarlijks een verklaring van vervanging op (zie voorbeeld bijlage 7) waarin is opgenomen dat bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de documenten betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen documenten in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan deze vervanging heeft plaatsgevonden, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd. Algemene uitzonderingen worden eveneens in de verklaring vermeld. De verklaring wordt ondertekend door het hoofd TIB. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De gemeente hanteert een bewaartermijn van 2 maanden zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps-en bezwaarprocedures de digitale documenten, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijkt te zijn of van onvoldoende kwaliteit is, het papieren document alsnog bij de behandeling betrokken kan worden.

Resultaten vernietigingsprocedure

De uitvoering van de vernietigingsprocedure leidt tot de volgende resultaten:

• 1.

  De vervangen analoge archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd.

• 2.

  De vernietiging en daarmee vervanging van de analoge archiefbescheiden is vastgelegd in een verklaring van vervanging en een vernietigingscertificaat conform de eisen uit wet- en regelgeving.

Kwaliteitsprocedure

De uitvoering van de vernietigingsprocedure bevat twee kwaliteitsmaatregelen:

• 1.

  De bewaartijd van 2 maanden creëert ruimte voor eventueel herstel van gemaakte keuzes in eerdere procedurestappen van selectie, scanning en registratie. Ook geeft de periode ruimte de uitzonderingen te detecteren. Voor de opsomming van uitzonderingen wordt verwezen naar hoofdstuk 2.4.

• 2.

  Het opmaken van een Verklaring van vervanging inclusief vernietigingscertificaat.

Risico’s

De uitvoering van de vernietigingsprocedure kan leiden tot de volgende risico’s:

4.3 Procedure uitgaande en interne documenten

Bij de gemeente Enschede zijn de meeste uitgaande- en interne documenten ‘born-digital’. Deze worden digitaal aangemaakt en gearchiveerd, waardoor er geen noodzaak is voor vervanging. Deze digital born documenten worden door de behandelaars zelf in het systeem geregistreerd. Indien het digital born document in het kader van digitale duurzaamheid niet voldoet aan de standaarden, wordt het document omgezet naar een ander bestandsformaat dat wel aan deze eisen voldoet.

Indien digital born documenten zijn uitgeprint en er op die geprinte kopie aanvullende informatie staat, moet dit document ook het vervangingsproces ondergaan. De behandelaar heeft in dat geval de verantwoordelijkheid om de documenten ter registratie aan te bieden aan DDC. Zodat het het vervangingsproces doorloopt door bij te scannen of na te scannen via een scanner die aan de eisen van het handboek vervanging voldoet. De digitale reproductie wordt na 4-ogen controle door DDC vervolgens geregistreerd bij het betreffende dossier/zaak. Op deze manier is gewaarborgd dat alle documenten waar eventueel een natte handtekening op is gezet het proces van vervanging doorlopen.

5.1 Inleiding

Door vervanging van de analoge documenten worden organisaties (de gemeente(n) en ketenorganisaties) afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Om de kwaliteit van het vervangingsproces en de reproducties te kunnen borgen, zijn toetsing, controle en goede interne kwaliteitsprocedures nodig. Aan de hand hiervan vindt tijdens de uitvoering van het vervangingsproces structureel controle en foutherstel plaats.

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheden tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is onverkort van toepassing op reproducties die op grond van een formeel vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Een vervangende reproductie wordt geacht een ‘juiste en volledige weergave’ te geven van de gegevens uit het origineel, zodat het origineel vernietigd kan worden. Het is dan ook essentieel dat het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. Artikel 26b sub f en h Archiefregeling 2009 schrijven voor dat de zorgdrager in het vervangingsbesluit inzicht geeft: in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.

5.2 Kwaliteitscontrole

5.2.1 Algemeen

Het scanproces (scannen en registeren) bij de gemeente Enschede is ingericht met het oog op volledig digitaal werken en het kunnen vervangen van de papieren originelen door digitale exemplaren. Bij het selecteren van de te scannen stukken en het scan klaar maken ervan zal inhoudelijke DIV kennis nodig zijn. De medewerkers van de afdeling DDC voeren de scancontroles uit. Daarnaast zal een kwaliteitsmedewerker van TIB steekproeven uitvoeren om de kwaliteit van registraties en scancontroles te controleren.

5.2.2 Quality Control

Tijdens de dagelijkse voorbereiding op het scannen van documenten en importeren van e-mails vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid door DDC of de vakafdeling als dit zo is afgesproken. Dit geldt ook voor het importeren van e-mails en bijbehorende bijlagen. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken, wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling zodat zij contact kunnen opnemen met de afzender. De medewerker die de documenten scan-klaar maakt, beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand dienen te worden. Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand.

Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten getoond op een beeldscherm. Hierdoor kan tijdens het scannen al gecontroleerd worden op leesbaarheid, duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit. Daarnaast wordt na het scannen door een tweede medewerker gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Indien een scan niet aan de eisen voldoet, zal deze opnieuw gescand worden. Alle bestandsformaten worden omgezet naar PDF/A-2b.

De controle moet worden gedaan aan de hand van de volgende criteria en kan worden vastgelegd op het controleformulier.

5.2.2.1 Terugvindbaarheid

Voor de organisatie is het van belang dat de documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn. Om documenten en zaken efficiënt en snel terug te kunnen vinden, is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) noodzakelijk. Elke registratie wordt hierop gecontroleerd tijdens twee controlemomenten. Eén is tijdens het registeren en de ander is bij het definitief archiveren. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de volledig ingerichte processen van de I-navigator. De metagegevens worden zowel op document- als op dossierniveau toegekend. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog aangevuld door DDC of de vakafdeling.

5.2.2.2 Steekproeven

Naast de bovengenoemde controles zal een kwaliteitsmedewerker TIB regelmatig (minimaal één keer per maand) steekproefsgewijs de registraties controleren.

De steekproef bestaat uit een controle van 10 procent van een registratiebatch, willekeurig gekozen. Indien na controle blijkt dat er één fout gevonden is, wordt er onderzocht of ontdekt kan worden wanneer een fout voor het eerst is opgetreden. Vervolgens wordt de hele registratie batch onderzocht om er achter te komen of de fout zich bij meerdere registraties heeft voorgedaan en hoe deze fouten hersteld kunnen worden. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen de aard van de fout en de uit te voeren herstelwerkzaamheden. Blijkt het om een incident te gaan dan wordt de fout gerectificeerd. Komen fouten vaker/structureel voor dan volgt een nader onderzoek naar de oorzaak/oorzaken en wordt indien nodig een herstelplan opgesteld en uitgevoerd. Hoe dat herstelplan eruit ziet is afhankelijk van de oorzaak van de fout: gaat het om technische oorzaken zal dit plan in samenwerking met functioneel beheer en applicatiebeheer worden opgesteld, gaat het om menselijke fouten zal dit plan zich richten op het juist navolgen van de afgesproken procedure. Hat plan zal worden opgesteld na consultatie van een informatieadviseur. De bevindingen van de steekproeven worden via een rapportage teruggekoppeld naar DDC en TIB zodat iedereen scherp blijft en de kwaliteit geborgd kan worden. Het steekproefplan is te vinden in bijlage 6.

5.2.2.3 Jaarlijkse controle

De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt onder andere gewaarborgd door een jaarlijkse interne controle. Deze controle zal onderdeel worden van het op te zetten kwaliteitszorgsysteem van de gemeente Enschede. De controle is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces nog voldoet aan de vastgestelde eisen en of het proces correct wordt uitgevoerd. Deze controle vindt minimaal een keer per jaar plaats en wordt uitgevoerd door de proceseigenaar van het proces waarop vervanging van toepassing is of de proceseigenaar laat de controle door een TIB kwaliteitsmedewerker uitvoeren. Daarnaast vindt een keer per 3 jaar een externe audit plaats van het vervangingsproces. Jaarlijks worden de bevindingen gerapporteerd aan de directie en de gemeentearchivaris.

Tijdens de controle wordt het hele proces nagelopen en nagegaan of de hard- en software nog aan de gestelde wettelijke eisen voldoen. De controle wijst uit of de technische maatregelen om de duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen, zijn beschreven, of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op proces, scan- en opslagapparatuur, op instellingen en bestandsformaten.

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

• •

  Het proces wordt goed gevolgd.

• •

  Alle pagina’s zijn gescand (met uitzondering van lege pagina's).

• •

  Archiefbescheiden zijn correct gescand.

• •

  De oorspronkelijke maatvoering en schaal van documenten (waaronder technische tekeningen) kunnen volledig en juist worden gereproduceerd.

• •

  De scans zijn niet meer te wijzigen.

• •

  Er is geen informatieverlies doordat, indien van toepassing, er in kleur wordt gescand.

• •

  Er is sprake van één op één vervanging: het digitale origineel wijkt inhoudelijk niet af van het analoge document.

• •

  Pagina’s zijn recht gescand.

• •

  Scans zijn gekoppeld aan de juiste registratie.

• •

  Scans zijn integer, betrouwbaar, authentiek en actueel.

• •

  Scans worden automatisch opgeslagen.

• •

  Scans zijn voorzien van de juiste metadata.

Voor de rollen, verantwoordelijkheden en frequenties van de uit te voeren controles in het controleproces wordt verwezen naar Bijlage 2: Verantwoordelijkheden kwaliteitscontroles

De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit van de inrichting van het proces moet worden bepaald. Dit begint met de keuze van de gewenste apparatuur en software. De inrichting van het vervangingsproces is in hoofdstuk 4 beschreven. Door vervanging van de analoge documenten worden de organisaties afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Een reproductie dient daarom een juiste en volledige weergave te zijn van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens (artikel 6 Archiefbesluit 1995). De scans dienen op basis van objectieve kenmerken aan kwaliteitseisen te voldoen zodat hier kwaliteitscontroles op kunnen worden uitgevoerd, zie hoofdstuk 5.

Op grond van artikel 26b, sub b, c, d en e van de Archiefregeling 2009 moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de (inrichting van) de apparatuur en software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft.

6.1 Hardware en software en instellingen

Voor het maken van een digitale reproductie wordt gebruik gemaakt van scanners die voldoen aan de gestelde eisen in het handboek vervanging. Alle documenten zullen gescand worden op basis van:

• •

  minimaal aantal DPI’s

• •

  zwart/wit of grijstinten

• •

  PDF/A-2b formaat

• •

  Technische specificaties

• •

  Technische metadata specificaties

Toelichting DPI’s

- op minimaal 300 Dots Per Inch (DPI), de resolutie waarmee de minimale scherpte van 5 line pairs per millimeter (lp/mm) behaald kan worden. Voor een minimale scherpte van 5 lp/mm wordt gekozen omdat dit garandeert dat bij een reproductie zijn. Er vindt virtual rescan (VRS) plaats bij de scans. De pagina’s worden automatisch rechtgezet. De documenten worden dubbelzijdig gescand, waarbij de lege pagina’s, zwarte randen en perforatiegaten automatisch worden verwijderd. Lege pagina’s met een paginanummer moeten wel meegescand worden.

Toelichting scannen in zwart/wit of grijstinten

Standaard worden de documenten in zwart/wit of grijstinten gescand en niet in kleur. Wel wordt per document de afweging gemaakt door degene die scant of kleur wezenlijk is voor de juistheid en volledigheid van de gegevens van een document. Alleen indien kleur daadwerkelijk iets toevoegt c.q. noodzakelijk is, worden documenten in kleur gescand. Voor de toekomst is het wenselijk om alles in kleur te scannen, om zo de mogelijke foutmarge nihil te maken. Dit is echter afhankelijk van de beschikbaarheid van opslagruimte en performance. Zodra er technisch en functioneel geen belemmeringen meer zijn om alles in kleur te scannen, zal definitief over kunnen worden gegaan op kleurenscans.

Toelichting formaat

Om de duurzaamheid en authenticiteit te garanderen, worden de scans in het DMS/RMA opgeslagen in PDF/A-2b formaat. Hierdoor worden de bestanden opgeslagen in een archiefwaardig en duurzaam formaat.

Toelichting technische specificaties scanapparatuur:

• •

  Scansnelheid tot maximaal 55 pagina's per minuut (ppm) in zwart-wit en 35 ppm in kleur

• •

  Tot maximaal A0 scannen

• •

  Scankwaliteit instelbaar op minimaal 300 dpi

• •

  Detectie van dubbele invoer en nietjes

• •

  Mogelijkheid van lezen en scannen dubbelzijdig bedrukte pagina’s

• •

  Automatisch verwijderen lege pagina’s met uitzondering van genummerde pagina’s

Toelichting technische metadata

De volgende technische metadata wordt meegegeven:

• •

  Datum opname

• •

  Model scanner

• •

  Type scanner

• •

  Kleurruimte (bekend zijn RGB en CMYK, wenselijk is ECI-RGBv2);

• •

  Sampling rate (300 ppi, pixels per inch)

• •

  Lengte en breedte in pixels

• •

  Bitdiepte (8 bit voor grijswaarden, 24 bit voor kleur, hoeveelheid helderheidswaarden per pixel);

• •

  Kleurprofiel (Adobe RGB of hoger)

• •

  Sluitertijd (indien van toepassing).

• •

  Diafragma (indien van toepassing).

• •

  ISO waarde (indien van toepassing).

• •

  Speciale camera of raw conversie instellingen (indien van toepassing).

Zie bijlage 8 voor verdere specificaties van de scanner.

6.2 Onderhoud hardware en software

De Gemeente Enschede is verzekerd van goede ondersteuning en onderhoud van de hard- en software door middel van Service Level Agreements (SLA) en/of helpdesk/service overeenkomsten. De hardware en de daarop opgeslagen informatie is hierdoor voldoende beschikbaar. Indien vervanging nodig is, wordt hardware aangeschaft die minimaal voldoet aan bovenstaande eisen.

Voor onderhoud op de software zijn onderhoudscontracten afgesloten met de betreffende leveranciers. Onderhoud is de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling van de gemeente Enschede.

6.3 Software 6.3.1 Corsa

Als DMS/RMA maakt de gemeente Enschede gebruik van Corsa, deze wordt gebruikt voor het registratiedeel van het vervangingsproces. Tevens wordt Corsa gebruikt voor het archiveren van documentatie over het vervangingproces. De gemeente Enschede heeft het DMS/RMA ook gekoppeld aan bronapplicaties, bijvoorbeeld de BRP (basisregistratie personen), om de kwaliteit van metagegevens te waarborgen en standaardiseren.

6.3.2 i-Navigator

De i-Navigator is gekoppeld aan het DMS/RMA. In de i-Navigator worden de inrichtingsprincipes voor digitale archivering vastgelegd en werkprocessen beschreven en beheerd. Doordat de i-Navigator onder andere via DSP-codes automatisch verscheidene metagegevens meegeeft bij registreren, ontstaat er ook een geautomatiseerde vorm van uniformiteit.

6.3.3 Kofax

Voor het scangedeelte van het vervangingsproces wordt gebruik gemaakt van de software Kofax. Hierdoor kunnen de documenten makkelijk in grote batches gescand worden en doorgezet worden naar het juiste proces in het DMS/RMA.

6.3.4 SmartDocuments

SmartDocuments is gebruikerssoftware waarmee eenvoudig en efficiënt, consistente documenten kunnen worden aangemaakt. Deze documenten komen vervolgens binnen in het DMS. SmartControl ontwikkelt en beheert sjablonen, regelt het organisatiebeheer en documentenrechtenbeheer. Met SmartEditor worden sjablonen ingericht en onderhouden. Tijdens de creatie van een SmartDocument kan ook al een DSP-code gekoppeld worden waardoor er metadata automatisch wordt meegestuurd naar het DMS/RMA. Deze DSP-code is afkomstig uit de applicatie i-Navigator.