Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Budgethoudersregeling Aalsmeer 2022

Geldend van 23-09-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-04-2022

Intitulé

Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Budgethoudersregeling Aalsmeer 2022

Zaaknummer: Z22-072276

Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer;

gelet op artikel 23, sub c van de Financiële Verordening 2017 van de gemeente Aalsmeer;

besluiten vast te stellen de:

Budgethoudersregeling Aalsmeer 2022

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

  • adviseur concernfinanciën: functionaris ressorterend onder de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor: de advisering op financieel gebied aan de kernorganisatie, college en raad, de coördinatie van de P&C documenten, adviserend op het gebied van treasury en liquiditeitenbeheer;

  • budget: de middelen die via de programmabegrotingen van Aalsmeer door de gemeenteraad beschikbaar zijn gesteld op programma’s, taakvelden, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

  • budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen. Dit betreft de volgende functionarissen: strategisch adviseur;

  • budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten. Dit betreft de volgende functionarissen: strategisch bestuursadviseur, manager verbonden partijen;

  • college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer.

  • financiële verplichting: iedere handeling die leidt tot het doen van een uitgave door de gemeente Aalsmeer. Veelal vindt dit plaats in de vorm van inkoop van goederen, diensten of leveringen, het toekennen van een subsidie, toekennen van inkomensvoorzieningen, afdracht van rijksbelastingen of uitbetaling van salarissen;

  • hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen. Dit betreft de gemeentesecretaris;

  • loco-gemeentesecretaris: oefent bij gelijktijdige tijdelijke afwezigheid of verhindering van de gemeentesecretaris het mandaat en de volmacht van de gemeentesecretaris bij wijze van waarneming volledig uit.

  • senior Strategisch adviseur: Functionaris ressorterend onder de gemeentesecretaris integraal verantwoordelijk voor de strategische advisering aan college en gemeenteraad voor het eigen beleidsveld.

  • strategisch adviseur: Functionaris ressorterend onder de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een onderdeel van de strategische advisering aan college en gemeenteraad voor een bepaald beleidsveld.

  • transactiebedrag: het bedrag in euro (exclusief btw) dat voortvloeit uit een financiële verplichting;

  • vierogen-principe: maatregel waarbij geldt dat voor het uitvoeren van een handeling minimaal twee medewerkers nodig zijn zodat zij elkaar kunnen controleren.

Hoofdstuk 2 Budgettoekenning

Artikel 2 Samenstelling budget

Ter beschikking gestelde budgetten zijn zodanig gespecificeerd dat:

  • 1.

    Het budget per begrotingsactiviteit zichtbaar is, en;

  • 2.

    Het budget per begrotingsactiviteit en over alle begrotingsactiviteiten heen op kosten- en opbrengstensoort zichtbaar is.

Hoofdstuk 3 Aanwijzingen en verantwoordelijkheid budgethouders en budgetbeheerders

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder en budgetbeheerder

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is hoofdbudgethouder. De locosecretaris is zijn/haar vervanger;

  • 2.

    De hoofdbudgethouder is bevoegd per budget een senior strategisch adviseur of manager als budgethouder aan te wijzen.

  • 3.

    Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.

  • 4.

    De hoofdbudgethouder kan, voor een door de directie ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of programmamanager aanwijzen als budgethouder. Tevens kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur een budgethouder benoemen van een krediet.

  • 5.

    Elke budgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder met inachtneming van de bepalingen genoemd in artikel 10.

  • 6.

    Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetbeheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling. In dit overzicht is minimaal opgenomen:

  • a.

    De functie;

  • b.

    Welk maximaal transactiebedrag van toepassing is (zie artikelen 9);

  • c.

    in geval van een budgetbeheerder: het maximum tekenbedrag voor specifiek te benoemen budgetten of kredieten.

  • 7.

    Het in artikel 3 lid 6 genoemde overzicht wordt actueel gehouden door de adviseur concernfinanciën en aangepast op voordracht van de (hoofd)budgethouder.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid budgethouder en budgetbeheerder

  • 1.

    De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    Het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten;

  • b.

    De beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten;

  • c.

    De rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;

  • d.

    Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

  • e.

    Het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen dat de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (prestatievaststelling);

  • f.

    Het inrichten van een autorisatiestructuur voor facturen met inachtneming van een zichtbaar vierogen-principe.

Hoofdstuk 4 Aangaan Financiële verplichtingen

Artikel 5 Algemene bepalingen aangaan financiële verplichtingen

Hoofdbudgethouder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen met dien verstande dat hierbij een vier-ogen principe moet worden toegepast.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder en budgetbeheerder

De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • 1.

    (Meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor binnen de vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • 2.

    Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als daar in de toekomst geen of te weinig budget voor is opgenomen in de (meerjaren)begroting;

  • 3.

    Financiële verplichtingen worden niet aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

    • a.

      Rente en afschrijvingen;

    • b.

      Salarislasten;

    • c.

      Doorbelasting kostenplaatsen;

    • d.

      Stortingen in voorzieningen;

    • e.

      Stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

    • f.

      Stelposten en onvoorzien.

  • 4.

    Het aangaan van financiële verplichtingen dient te passen binnen de kaders van het mandaatbesluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

  • 5.

    Een budgethouder/budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt of enig ander belang heeft bij de opdracht nemende organisatie.

Artikel 7 Budgetverschuivingen

  • 1.

    De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

  • a.

    In de lasten binnen één taakveld of in de baten binnen één taakveld;

  • b.

    Binnen een krediet;

  • 2.

    Verschuivingen in de lasten tussen taakvelden binnen één programma of in de baten tussen taakvelden binnen één programma zijn alleen mogelijk met goedkeuring van het college;

  • 3.

    Ingeval van een budgetverschuiving geldt dat de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders

  • 4.

    Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is wordt in de eerstvolgende begroting als zodanig verwerkt.

  • 5.

    De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

    • a.

      Kapitaallasten;

    • b.

      Salarislasten;

    • c.

      Doorbelasting kostenplaatsen;

    • d.

      Stortingen in en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

    • e.

      Stelposten en onvoorzien.

Artikel 8 Verantwoording

De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform hetgeen is vastgelegd in de ‘Financiële Verordening 2017’ met inachtneming van de bepaling uit lid 7 van de ‘Financiële Verordening 2017’ (de actieve informatieplicht).

Artikel 9 Maximaal toegestaan transactiebedrag

  • 1.

    De hoofdbudgethouder kan een financiële verplichting aangaan tot een niet nader gemaximeerd bedrag per transactie.

  • 2.

    Een budgethouder op het niveau van senior strategisch adviseur kan een factuur (en overige financiële verplichtingen) akkoord voor betaling geven tot een maximum transactiebedrag van 500.000 euro per transactie (exclusief btw),

  • 3.

    Een budgetbeheerder op het niveau van strategisch adviseur kan een factuur (en overige financiële verplichtingen) akkoord voor betaling geven tot een maximum transactiebedrag van 50.000 euro per transactie (exclusief btw).

  • 4.

    Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen.

Hoofdstuk 5 vervanging budgethouders

Artikel 10 Vervanging van de budgethouder

  • 1.

    Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor de budgethouder wordt uitgegaan van de volgende voorkeursvolgorde:

  • a.

    De loco-gemeentesecretaris als eerste keuze;

  • b.

    De adviseur concernfinanciën als tweede keuze;

  • c.

    Verticale vervanging naar een lager hiërarchisch niveau kan niet plaatsvinden.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met d.d. 1 april 2022.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Budgethoudersregeling gemeente Aalsmeer 2022’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 juni 2022.

De secretaris,

drs. Sj. Vellenga

De voorzitter,

mr. G.E. Oude Kotte