Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022

Geldend van 02-09-2022 t/m heden

Intitulé

Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022

De raad van de gemeente Zoetermeer;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 mei 2022

besluit

Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022 vast te stellen;

Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 in te trekken.

Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken, omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft. Dit besluit treedt in werking de dag na de bekendmaking daarvan.

Het college heeft op 24 mei 2022 besloten:

1.

Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022 vast te stellen onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling hiervan en intrekking van het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 door de raad;

De burgemeester heeft op 24 mei 2022 besloten:

1.

Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022 vast te stellen onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling hiervan en intrekking van het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 door de raad;

Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

  • 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

  • 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

  • 3. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

  • 1. De Wet open overheid geeft in artikel 5 de gevallen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd.

  • 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

  • 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

  • 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding, en in artikel 86 de regels voor besloten commissievergaderingen.

  • 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden, bepaalt in artikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overgelegde stukken, en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

  • 6. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

Artikel 1:3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding

  • 1. In het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Zoetermeer worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

  • 2. In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer worden de regels voor vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

  • 3. In de Gedragscode Integriteit burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer en de Gedragscode Integriteit raadsleden van de gemeente Zoetermeer worden nadere afspraken gemaakt m.b.t. de openbaarheid van bestuur, geheimhouding en gebruik van informatie.

Toelichting

Bij aanvang van de college- en raadsperiode volgen de leden een training in het kader van integriteit over geheimhouding, het omgaan met geheime stukken en het vergaderen in beslotenheid. Het initiatief hiertoe wordt genomen door de burgemeester, secretaris en griffier. Desgewenst wordt de training na 2 jaar herhaald.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van stukken en besluiten

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk

  • 1. In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

  • 2. Informatie van het college, de burgemeester, commissie en de raad is openbaar, óf zij is geheim.

  • 3. Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 1:2 en 1:3.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

  • 1. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.

  • 2. Indien de reden van geheimhouding zich daar niet tegen verzet, wordt het besluit tot geheimhouding opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering of in de notulen van het geheime gedeelte van de collegevergadering.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

  • 1. Het college, de burgemeester, commissie of raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5 van de Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

  • 2. Het college, de burgemeester, commissie of de raad legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Op het document wordt “geheim” vermeld.

  • 3. Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het voorstel van:

    • a.

      motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5 van de Wet open overheid;

    • b.

      consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;

    • c.

      onder verwijzing naar artikel 25 Gemeentewet,

    • d.

      de termijn (horizonbepaling);

    • e.

      welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;

    • f.

      het gelijktijdige verzoek aan de raad de geheimhouding te bekrachtigen.

  • 4. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

  • 5. Als het college of de burgemeester geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt dan vermeldt het college of de burgemeester de motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5 van de Wet open overheid, per voorstel of memo waarom geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).

  • 6. Indien de burgemeester of de commissie geheimhouding oplegt aan de raad dan legt de burgemeester dan wel de commissie een voorstel tot het opleggen van geheimhouding voor aan de raad.

Toelichting

Formulering collegebesluit, geen doorgeleiding naar raad

  • 1.

    Op grond van artikel 55 van de Gemeentewet juncto artikel 5, (lid en onderdeel invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

    a. ………;

  • 2.

    De geheimhouding op te leggen tot ………..

    Indien doorgeleiding naar raad

    1. Op grond van artikel 25 lid 2 van de Gemeentewet juncto artikel 5, (lid en onderdeel invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

    a.………;

  • 2.

    De geheimhouding vanaf (datum collegevergadering) op te leggen tot ………..

  • 3.

    De raad te verzoeken de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen.

Formulering raadsbesluit

  • 1.

    De op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto artikel 5, (lid en onderdeel invullen), van de Wet open overheid, opgelegde geheimhouding over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

    a.………;

    te bekrachtigen tot ………..

Artikel 2:4 Bekrachtigen geheimhouding

  • 1. Een besluit tot bekrachtiging van opgelegde geheimhouding dient te worden genomen in de eerstvolgende raadsvergadering, die door meer dan de helft van de leden wordt bezocht, na de vergadering waarin het college, burgemeester of raadscommissie geheimhouding heeft opgelegd.

  • 2. Indien het college, de burgemeester of een commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan een of meerdere specifieke leden van de raad i.p.v. aan de gehele raad is geen bekrachtiging door de raad nodig.

Artikel 2:5 Publicatie geheime commissie- en raadsstukken

  • 1. Geheime commissie- en raadsstukken worden wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar zijn alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden, de (plaatsvervangend- en commissie)griffiers en bestuurlijk medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris, het directieteam, de bestuursadviseurs en het team bestuursondersteuning.

  • 2. Uitgangspunt bij geheime commissie- en raadsstukken is dat commissieleden alleen toegang hebben tot geheime commissiestukken en raadsleden tot zowel commissie- als raadsstukken.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

  • 1. Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.

  • 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken.

  • 3. Raadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen van raad en commissies. Indien het om een besloten vergadering over een geheim stuk gaat, mogen commissieleden die het desbetreffende stuk hebben ontvangen bij de bespreking hiervan aanwezig zijn.

  • 4. Indien in beslotenheid wordt vergaderd over een overigens openbaar stuk mogen commissieleden hierbij aanwezig zijn, tenzij de uitnodiging voor deze vergadering alleen aan raadsleden is gericht.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

  • 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

  • 2. Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf en de betrokken leden van het college en de gemeentesecretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).

  • 3. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in de nevenruimtes is te volgen.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

  • 1. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

  • 2. Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.

  • 3. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad of raadscommissie ter vergadering zelf opgelegd bij strikte meerderheid van stemmen op grond van artikel 25, lid 1 of artikel 86, lid 1 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen op wat in deze vergadering is behandeld en op de inhoud van de stukken die daarbij aan de commissie / de raad zijn overlegd”.

  • 4. Indien geheimhouding wordt opgelegd op het ter vergadering behandelde dan behoeft er geen bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding plaats te vinden.

  • 5. Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

  • 6. Van een besloten vergadering wordt een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem (zie artikel 2:5 lid 1). Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Artikel 3:4 Collegevergaderingen

  • 1. Het college vergadert achter gesloten deuren.

  • 2. De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd conform artikel 25, 55 of 60, lid 3 Gemeentewet.

  • 3. Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

  • 4. Het college kan besluiten tot een openbare vergadering.

Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

Het orgaan dat geheimhouding oplegt, dan wel bekrachtigt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

Artikel 4:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen

  • 1. De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, die al dan niet door de raad is bekrachtigd.

  • 2. De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raads- en commissievergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en waarover geheimhouding is opgelegd.

  • 3. Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.

Artikel 4:3 Horizonbepalingen

  • 1. De secretaris bewaakt de horizonbepalingen m.b.t. geheime college- en raadsstukken. De griffier doet hetzelfde voor besloten vergaderingen.

  • 2. Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

  • 3. De secretaris controleert jaarlijks in maart en oktober de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college, dan wel de raad indien zij deze heeft bekrachtigd, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

Artikel 4:4 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 4:3, lid 3 kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 4:5 Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier z.s.m. de openbare stukken van de auteur. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.

Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen

Artikel 5.1 Overige commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen (zoals bijvoorbeeld de enquêtecommissie, vertrouwenscommissie, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 5.2 Voorstel presidium

Het presidium van de raad doet voorstellen over de beslotenheid voor bijeenkomsten en overleggen wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 6.1 Slotbepalingen

  • 1. Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt ingetrokken.

  • 2. Dit protocol treedt in werking de dag na bekendmaking.

  • 3. Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de 27 juni 2022,

de griffier,

drs. R. Blokland MCM

de voorzitter,

drs. M.J. Bezuijen