Gemeenschappelijke regeling Regionaal historisch centrum Rijnstreek en Lopikerwaard

Artikel 1 Naam en doel

• 1.

  De gemeenschappelijke regeling heeft als doel het bepaalde in de artikelen 32 lid 1 en 2 en artikel 37 lid 1 en 2 van de Archiefwet 1995 gezamenlijk te doen verrichten.

• 2.

  De deelnemers dragen de bevoegdheden die voortvloeien uit de artikelen zoals in lid 1 zijn genoemd, de geldende Archiefverordening en het geldende besluit Informatiebeheer over.

• 3.

  De voor dit doel in het leven te roepen gemeenschappelijke regeling draagt de naam “Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard”.

Artikel 2 Archieven

Onder “archieven” wordt in deze regeling verstaan:

• a.

  de archiefbescheiden, welke ingevolge artikel 31 en 36 van de Archiefwet 1995 naar de onderscheidene archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zijn overgebracht;

• b.

  de archiefbescheiden, welke van het Rijk, van besturen van openbare lichamen of van bijzondere personen of instellingen in bewaring of ten geschenke zijn ontvangen;

• c.

  de verzamelingen van geschreven, getekende of gedrukte stukken en alle overige verzamelingen, welke tot toelichting op de hiervoor genoemde archieven kunnen dienen.

Artikel 3 Archiefcommissie

• 1.

  Het Regionaal Historisch Centrum is gevestigd te Woerden.

• 2.

  De algemene leiding van het Regionaal Historisch Centrum berust bij de Archiefcommissie.

• 3.

  De Archiefcommissie wordt gevormd door vertegenwoordigers van de deelnemers.

• 4.

  De deelnemers wijzen elk uit hun midden één vertegenwoordiger aan, die zitting neemt in de Archiefcommissie, alsmede een plaatsvervanger.

• 5.

  De vertegenwoordigers leggen verantwoording af over het door de Archiefcommissie gevoerde beleid aan het college of dagelijks bestuur dat hen heeft aangewezen. De colleges van de deelnemende gemeenten en het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap kunnen de door hen aangewezen vertegenwoordiger ontslag verlenen, als bedoeld in artikel 16 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 6.

  De provinciaal toezichthouder op de archieven in Zuid-Holland en Utrecht kan voor de vergaderingen van de Archiefcommissie worden uitgenodigd. Zij hebben alsdan een raadgevende stem.

• 7.

  De Archiefcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De streekarchivaris staat de Archiefcommissie bij als secretaris.

• 8.

  De voorzitter en de secretaris tezamen bereiden besluitvorming door de Archiefcommissie voor en kunnen worden belast met de uitvoering daarvan.

Artikel 4 Streekarchivaris

• 1.

  Met het beheer van de in artikel 2 bedoelde archieven en met het toezicht op het beheer van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten en het Hoogheemraadschap is belast: de streekarchivaris.

• 2.

  De streekarchivaris en het overige personeel van het Regionaal Historisch Centrum worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden op voordracht van de Archiefcommissie.

• 3.

  De dagelijkse leiding over het Regionaal Historisch Centrum en het daaraan verbonden personeel berust bij de streekarchivaris.

• 4.

  Onverminderd het bepaalde in de vorige leden zijn op het personeel van het Regionaal Historisch Centrum de rechtspositieregelingen, vastgesteld voor het personeel van de gemeente Woerden, inclusief de regeling betreffende de bezoldiging van toepassing.

Artikel 5 Bevoegdheden Archiefcommissie

• 1.

  De Archiefcommissie is bevoegd de colleges van de deelnemende gemeenten en het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap zowel gevraagd als ongevraagd van advies te dienen terzake archiefaangelegenheden van technische – en wat het college van Woerden betreft – ook personele aard.

• 2.

  De Archiefcommissie vergadert tenminste twee maal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of tenminste de helft van de leden dit verlangt.

• 3.

  De vergaderingen van de Archiefcommissie zijn openbaar, tenzij de Archiefcommissie een besluit neemt als bedoeld in artikel 22 lid 4 en 5 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 4.

  De Archiefcommissie alsmede haar leden zijn bevoegd informatie in te winnen bij de streekarchivaris.

• 5.

  Indien de colleges van de deelnemende gemeenten of het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap, of leden daarvan inlichtingen vragen aan de Archiefcommissie, wordt dat verzoek in de eerstvolgende vergadering van de Archiefcommissie behandeld.

• 6.

  Ongeacht het bepaalde in lid 5, kan het college van een deelnemende gemeente of het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap de door hem benoemde vertegenwoordiger in de Archiefcommissie te allen tijde om inlichtingen verzoeken.

• 7.

  De raden van de deelnemende gemeenten of het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap kunnen te allen tijde om inlichtingen, als bedoeld in artikel 17, lid 1, van de Wet gemeenschappelijke regelingen verzoeken.

• 8.

  Onverminderd het bepaalde in het zevende lid, zal de Archiefcommissie de raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap in ieder geval via de jaarrekening de inlichtingen verstrekken die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taak.

• 9.

  Tijdens een van de vergaderingen als bedoeld in het tweede lid wordt het functioneren van de Gemeenschappelijke regeling geëvalueerd.

Artikel 6 Begroting en jaarrekening

• 1.

  Als grondslag voor het financieel beheer van het Regionaal Historisch Centrum geldt een jaarlijks door de Archiefcommissie vast te stellen begroting van inkomsten en uitgaven, telkens voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor zij geldt.

• 2.

  De Archiefcommissie zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie Utrecht.

• 3.

  De Archiefcommissie stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 4.

  De Archiefcommissie zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie Utrecht.

Artikel 7 Ontwerpbegroting

• 1.

  De Archiefcommissie zendt de ontwerpbegroting twaalf weken voor dat zij wordt vastgesteld toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap.

• 2.

  De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemende gemeenten en het Hoogheemraadschap voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190 lid 2 en 3 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  De raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap kunnen bij de Archiefcommissie hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. De Archiefcommissie voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting.

• 4.

  De Archiefcommissie stelt de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap voorafgaand aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van haar oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, en van de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.

• 5.

  Nadat de begroting door de Archiefcommissie is vastgesteld, zendt zij deze aan de raden van de deelnemende gemeente en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht en Zuid-Holland. Inzending van de vastgestelde begroting aan Gedeputeerde Staten geschiedt voor 15 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting dient.

Artikel 8 Verrekening kosten

• 1.

  De kosten van het Regionaal Historisch Centrum worden door de gemeente Woerden gefinancierd.

• 2.

  Het nadelige saldo, blijkende uit de rekening, bedoeld in artikel 6, wordt gedekt door bijdragen van de deelnemers aan de regeling en wel als volgt:

  • a.

    de kosten van de centrale archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum naar verhouding van het aantal strekkende meters, dat de desbetreffende deelnemer in de archiefbewaarplaats te Woerden heeft ondergebracht;

  • b.

    de overige kosten naar verhouding van het inwonertal van de desbetreffende gemeente, waarbij voor het Hoogheemraadschap uitgegaan wordt van een fictief inwonertal van 40.800, dat elk jaar procentueel aangepast wordt aan het verloop van de bevolking bij de deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling.

• 3.

  Burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden bepalen jaarlijks het bij voorschot verschuldigde aandeel van elk der deelnemers.

• 4.

  De helft van het aandeel als bedoeld in het vorige lid, moet worden betaald voor 1 februari, andere helft voor 1 augustus.

• 5.

  Verrekening vindt voor zover mogelijk plaats binnen twee maanden na verzending van de begroting als bedoeld in artikel 7 lid 4.

Artikel 9 Voorschriften

Met betrekking tot de archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum zijn de voorschriften omtrent de zorg, de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden alsmede die omtrent de toezicht op het beheer daarvan, zoals deze voor de gemeente Woerden zijn of nader zullen worden vastgesteld, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Verslag van werkzaamheden

• 1.

  De Archiefcommissie stelt jaarlijks voor 1 juli op advies van de streekarchivaris een verslag over de werkzaamheden van het Regionaal Historisch Centrum in het daaraan voorafgaande kalenderjaar vast.

• 2.

  Dit verslag wordt binnen veertien dagen na de vaststelling toegezonden aan de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten, aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap en aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland en Utrecht.

Artikel 11 Toetreding

• 1.

  Voor het toetreden van een gemeente tot de gemeenschappelijke regeling wordt vereist een besluit van het college van die gemeente en toestemming van de raad van die gemeente. Voorafgaand hieraan wordt de raad of het algemeen bestuur van de toetredende deelnemer de gelegenheid geboden tot het geven van een zienswijze over de voorgenomen toetreding. De raad of het algemeen bestuur kan zijn zienswijze geven binnen acht weken na de ontvangst van de kennisgeving over de voorgenomen toetreding.

• 2.

  Van de ontvangen besluiten tot toetreding wordt door het college van Woerden kennis gegeven aan de andere deelnemers. De deelnemers worden in de gelegenheid gesteld hun gevoelen omtrent de toetreding bekend te maken. Indien één van de deelnemers bezwaren heeft tegen toetreding en die bezwaren binnen de door het college van Woerden gestelde termijn aan deze kenbaar maakt, behoeft de toetreding de goedkeuring van tweederde van de deelnemers.

• 3.

  Een toegetreden gemeente kan van de diensten van het Regionaal Historisch Centrum gebruik maken vanaf het moment dat de Archiefcommissie daartoe besloten heeft.

Artikel 12 Uittreding

• 1.

  Elk der deelnemers kan uit de gemeenschappelijke regeling treden met ingang van een begrotingsjaar, mits het besluit daartoe tenminste één jaar voordien per aangetekende brief is gezonden aan het college van Woerden.

  Voorafgaand hieraan wordt de raad of het algemeen bestuur van de uittredende deelnemer de gelegenheid geboden tot het geven van een zienswijze over de voorgenomen uittreding. De raad of het algemeen bestuur kan zijn zienswijze geven binnen acht weken na de ontvangst van de kennisgeving over de voorgenomen uittreding.

• 2.

  Van de ontvangen besluiten tot uittreding wordt door het college van Woerden ten spoedigste kennis gegeven aan de andere deelnemers.

• 3.

  Een uittredende deelnemer is gehouden na uittreding bij te dragen in het nadelig saldo, bedoeld in artikel 8 lid 2, en wel in het eerste jaar na uittreding het volle aandeel, in het tweede jaar na uittreding 75% van het aandeel, in het derde jaar na uittreding 50% van het aandeel en in het vierde jaar na uittreding 25% van het aandeel.

• 4.

  Het college van Woerden draagt zorg voor de afwikkeling van de aan een uittreding verbonden gevolgen. Ten aanzien van geschillen over de regeling van de gevolgen van uittreding vindt artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen toepassing.

Artikel 13 Wijziging

• 1.

  De regeling kan worden gewijzigd indien tenminste twee derde van het aantal deelnemers daartoe besluit.

• 2.

  Alvorens een ontwerp-besluit ter wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor toestemming aan de raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap wordt voorgelegd wordt het ontwerp van de gewijzigde regeling toegezonden aan de raden van de deelnemers en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap voor het geven van een zienswijze. De raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap kunnen binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp van de regeling hun zienswijze geven aan de deelnemers.

• 3.

  Nadat de raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap eventuele zienswijzen hebben ingediend nemen de deelnemers een ontwerp-besluit dat zij voor toestemming voorleggen aan de raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap. De raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap besluiten binnen 13 weken na verzending van het ontwerp-besluit door de deelnemers.

• 4.

  Nadat de raden en het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap toestemming als bedoeld in artikel 13 lid 3 hebben gegeven nemen de deelnemers het definitieve besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling.

• 5.

  De wijziging van de regeling treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking door de deelnemers.

Artikel 14 Opheffing

• 1.

  De regeling kan worden opgeheven indien tenminste twee derde van het aantal deelnemers daartoe besluit. Ten behoeve van opheffing van de regeling wordt vereist een daartoe strekkend besluit van de deelnemers.

• 2.

  Opheffing van de regeling als in het eerste lid bedoeld, zal ingaan vanaf het moment dat de Archiefcommissie daartoe besloten heeft.

• 3.

  Bij het besluit tot opheffing van de regeling stelt de Archiefcommissie een liquidatieplan vast dat voorziet in de financiële en andere gevolgen van de opheffing.

Artikel 15

Er zijn geen besluiten van de Archiefcommissie, waarvoor aan de raden of het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap vooraf een zienswijze dient te worden gevraagd, zoals bedoeld in artikel 10, lid 5 en lid 6, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 16 Bekendmaking

• 1.

  Het college van Woerden zorgt voor de bekendmaking van de regeling en wijzigingen ervan als bedoeld in artikel 26, lid 1 en lid 4, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

  Het college van Woerden voegt in het register, bedoeld in artikel 136, lid 1, de gegevens toe, bedoeld in artikel 136, lid 2, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.