Besluit ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging cluster Bestuurs- en Concernondersteuning 2022

1. In dit besluit wordt verstaan onder:

2. Voor de toepassing van dit besluit wordt met de verlening van ondermandaat gelijkgesteld de verlening van:

• a.

  ondervolmacht als bedoeld in artikel 60, eerste lid, van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• b.

  ondermachtiging om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

1. Het cluster BCO kent de volgende onderdelen met elk een directeur of hoofd:

• a.

  onderdeel Financiën, Juridisch en Inkoop; directeur Financiën, Juridisch en Inkoop;

• b.

  onderdeel Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek; directeur Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek;

• c.

  onderdeel Human Resources, Ontwikkeling en Communicatie; directeur Human Resources, Ontwikkeling en Communicatie;

• d.

  onderdeel Concernstaf en Strategie; directeur Concernstaf en Strategie;

• e.

  onderdeel Directiestaf; hoofd Directiestaf.

2. De onderdelen zijn onderverdeeld in de volgende afdelingen en teams met elk een afdelingshoofd, respectievelijk teamleider:

• a.

  onderdeel Financiën, Juridisch en Inkoop:

  • 1°.

    afdeling Accounting; hoofd afdeling Accounting;

  • 2°.

    afdeling Financial Reporting; hoofd afdeling Financial Reporting;

  • 3°.

    afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken; hoofd afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken;

  • 4°.

    afdeling Juridische diensten; hoofd afdeling Juridische diensten;

• b.

  onderdeel Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek:

  • 1°.

    afdeling Informatiemanagement en Projecten; hoofd afdeling informatiemanagement en Projecten;

  • 2°.

    afdeling Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding; hoofd afdeling Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding;

  • 3°.

    afdeling Onderzoek en Business Intelligence; hoofd afdeling Onderzoek en Business Intelligence;

  • 4°.

    afdeling Klanttoepassingen; hoofd afdeling Klanttoepassingen;

  • 5°.

    afdeling ICT dienstverlening; hoofd afdeling ICT dienstverlening;

  • 6°.

    afdeling ICT; hoofd afdeling ICT;

  • 7°.

    afdeling Concernhuisvesting; hoofd afdeling Concernhuisvesting;

  • 8°

    afdeling Strategie en Ondersteuning; hoofd afdeling Strategie en Ondersteuning;

• c.

  onderdeel Human Resources, Ontwikkeling en Communicatie:

  • 1°.

    afdeling Communicatie: hoofd afdeling Communicatie;

  • 2°.

    afdeling Advies en Organisatie: hoofd afdeling Advies en Organisatie;

  • 3°.

    afdeling Mobiliteit, Ontwikkeling en Beleid: hoofd afdeling Mobiliteit, Ontwikkeling en Beleid.

  • 4°.

    afdeling Beheer en Kwaliteit: hoofd afdeling Beheer en Kwaliteit;

  • 5°.

    afdeling Vitaal, Veilig en Gezond Werken: hoofd afdeling Vitaal, Veilig en Gezond Werken.

• d.

  onderdeel Concernstaf en Strategie:

  • 1°.

    afdeling Public Affairs: hoofd afdeling Public Affairs;

  • 2°.

    afdeling Externe Betrekkingen en Stadhuis: hoofd afdeling Externe Betrekkingen en Stadhuis;

  • 3°.

    afdeling Bestuur en Gemeentesecretaris: hoofd afdeling Bestuur en Gemeentesecretaris;

  • 4°.

    afdeling Stedelijke Strategie: hoofd afdeling Stedelijke Strategie.

• e.

  onderdeel Directiestaf; hoofd afdeling Directiestaf.

3. Afdelingen kunnen zijn onderverdeeld in teams met teamleiders.

4. Het cluster BCO kent projecten met ambtelijk opdrachtgevers, programmamanagers, projectmanagers en taakmanagers.

1. Een medewerker is in het kader van de uitoefening van de aan hem verleende ondermandaten bevoegd om die besluiten te nemen en die rechtshandelingen en feitelijke handelingen te verrichten die voor de uitoefening van deze bevoegdheden noodzakelijk zijn.

2. Indien aan een medewerker een bevoegdheid is opgedragen tot het verlenen van een vergunning, subsidie, toestemming, instemming of ontheffing is deze medewerker tevens bevoegd tot het weigeren, wijzigen, intrekken, niet in behandeling nemen, overschrijven, verbinden van voorschriften, vaststellen, terugvorderen of schorsen van die vergunning, subsidie, toestemming, instemming of ontheffing.

3. Indien een medewerker bevoegd is tot het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst is deze medewerker tevens bevoegd tot het besluiten tot het wijzigen en beëindigen van de overeenkomst.

4. Een medewerker is bevoegd de gemeente buiten rechte te vertegenwoordigen met betrekking tot de aan hem opgedragen bevoegdheden.

5. Een medewerker is bevoegd gebruik te maken van de hem ter beschikking gestelde automatiseringssystemen, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn taak en past binnen het functieprofiel dat op hem van toepassing is.

6. De aan een medewerker ondergemandateerde bevoegdheden worden door hem niet verder ondergemandateerd.

7. De in dit besluit ondergemandateerde bevoegdheden komen ook toe aan de hiërarchisch bovengeschikten van de ondergemandateerde medewerker.

8. De ondergemandateerde medewerker kan geen gebruik maken van zijn bevoegdheid indien:

• a.

  de concerndirecteur BCO of een ander door de concerndirecteur BCO aangewezen medewerker daarvan gebruik maakt;

• b.

  een hiërarchisch bovengeschikte medewerker daarvan gebruik maakt.

1. De aan een directeur opgedragen bevoegdheden kunnen bij diens afwezigheid of verhindering worden uitgeoefend door een door hem aangewezen andere directeur.

2. De aan een afdelingshoofd opgedragen bevoegdheden kunnen bij diens afwezigheid of verhindering worden uitgeoefend door een door hem aangewezen afdelingshoofd of door een door hem aangewezen teamleider van zijn afdeling.

3. Plaatsvervanging geschiedt met de financiële begrenzing, bedoeld in artikel 5, die op de plaatsvervanger zelf van toepassing is.

1. Bij de verleende mandaten gelden de volgende financiële beperkingen:

• a.

  onbegrensd voor het tweedelaagsmanagement, de directeuren;

• b.

  € 250.000 voor het derdelaagsmanagement, de afdelingshoofden;

• c.

  € 50.000 voor het vierdelaagsmanagement, de teamleiders;

• d.

  € 250.000 voor ambtelijk opdrachtgevers en programmamanagers;

• e.

  € 50.000 voor projectmanagers;

• f.

  € 15.000 voor taakmanagers.

2. De genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

3. Bij overeenkomsten die een looptijd hebben van meer dan een jaar is de financiële beperking het genoemde bedrag per jaar.

1. Degene aan wie een bevoegdheid is verleend, is bij de gebruikmaking daarvan verantwoording verschuldigd aan de directeur onder wiens verantwoordelijkheid hij valt.

2. De ondergemandateerde medewerker is bij de gebruikmaking van zijn bevoegdheid verplicht:

• a.

  te handelen binnen de gemeentelijke kaders en conform de wettelijke voorschriften en het beleid van het Rijk of het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam;

• b.

  de binnen het cluster BCO vastgestelde procedures en overige voorschriften in acht te nemen;

• c.

  de aanwijzingen in acht te nemen die hem worden gegeven door de medewerker aan wie hij direct ondergeschikt is en, als dit een ander is, door de directeur onder wiens verantwoordelijkheid hij valt.

1. De beleidsadviseur die belast is geweest met de voorbereiding van een besluit waartegen bezwaar is gemaakt, is bevoegd het college te vertegenwoordigen bij de behandeling van het bezwaarschrift.

2. De bevoegdheid, genoemd in het eerste lid, komt tevens toe aan de juridisch adviseurs van de afdeling Juridische diensten.

1. De bevoegdheden van de concerndirecteur BCO komen tevens toe aan de directeuren en adjunct-directeuren voor zover betrekking hebbend op hun directie of directie-onderdeel indien het een adjunct-directeur betreft.

2. Aan de directeuren en adjunct-directeuren wordt ondermandaat verleend tot het, samen met de concerndirecteur BCO, mede besluiten tot het aangaan en het ondertekenen van overeenkomsten in het kader van de interne bedrijfsvoering en in het kader van de opgedragen bevoegdheden en het ondertekenen ervan, het verrichten van rechtshandelingen ter uitvoering ervan en het vertegenwoordigen van de gemeente buiten rechte met betrekking tot die overeenkomsten.

1. Aan het afdelingshoofd, de teamleiders en de operationele coaches van de afdeling Juridische diensten wordt ondermandaat verleend tot:

• a.

  het op grond van artikel 160, eerste lid, onderdeel e, van de Gemeentewet besluiten namens de gemeente, het college of de raad, rechtsgedingen te voeren;

• b.

  het op grond van artikel 160, eerste lid, onderdeel e, van de Gemeentewet besluiten namens de gemeente, het college of de raad, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren;

• c.

  het beslissen op verzoeken in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de administratieve rechter;

• d.

  het uitoefenen van de bevoegdheden inzake de dwangsomregeling, bedoeld in de artikelen 4:17, 4:18 en 4:20 van de Algemene wet bestuursrecht;

• e.

  het nemen van alle conservatoire maatregelen en het doen van al wat mogelijk is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van de gemeente Rotterdam;

• f.

  het, namens de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuursorgaan, besluiten administratieve beroepsprocedures te voeren;

• g.

  het, namens de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuursorgaan, beslissen op verzoeken in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de administratieve rechter als bedoeld in artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht;

• h.

  het, namens de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuursorgaan, besluiten civielrechtelijke rechtsgedingen te voeren, zowel eisend als verwerend, of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onderdeel e, van de Gemeentewet.

2. Aan het afdelingshoofd, de teamleider van het team Schade en verzekeringen, de teamleider van het team Clusters en de teamleider van het team Proces en Advies wordt mandaat verleend tot:

• a.

  het beslissen op verzoeken om schadevergoeding verschuldigd uit onrechtmatige daad of uit een toerekenbare tekortkoming jegens derden en de uitbetaling van schadevergoeding;

• b.

  het besluiten tot het aangaan, beheren, wijzigen en beëindigen van verzekeringsovereenkomsten.

3. De in het tweede lid, onderdeel a, bedoelde bevoegdheid komt eveneens toe aan de Juridisch adviseur schade en verzekeringen indien de toe te kennen schadevergoeding het bedrag van € 5.000 niet te boven gaat.

4. Aan de medewerkers van het team Schade en verzekeringen van de afdeling Juridische diensten wordt ondermandaat verleend tot:

• a.

  het regelen van schade niet zijnde het beslissen op verzoeken tot schadevergoeding;

• b.

  het doen van aangifte van een strafbaar feit, bedoeld in artikel 161 van het Wetboek van Strafvordering;

• c.

  het voegen in strafzaken.

1. Aan de directeur IIFO wordt ondermandaat verleend tot het besluiten op verzoeken tot toestemming aan medewerkers en studenten van de Erasmus Universiteit Rotterdam tot gebruik en toegang van de gemeentelijke databanken, waarbij aan dit gebruik en de toegang voorwaarden kunnen worden verbonden. Tot het beschikbaar stellen van data wordt alleen overgegaan na het raadplegen van het gemeentelijk organisatieonderdeel waarop de informatie betrekking heeft.

2. Aan de teamleider van de afdeling Informatiemanagement en Projecten, Clusterteam DV/BCO/Control subteam Functioneel Beheer generieke ICT wordt ondermandaat verleend tot:

• a.

  het beheer op de aanvraag, uitgifte, inname en intrekking van e-herkenningsmiddelen;

• b.

  het vertegenwoordigen van de gemeente Rotterdam bij de aanschaf, registratie en intrekking, tijdelijke opschorting en

uitbreiding van e-herkenningsmiddelen voor de betrouwbaarheidsniveaus 1 tot en met 4 als bedoeld in de handreiking “Betrouwbaarheidsniveaus voor elektronische overheidsdiensten” van het Forum Standaardisatie.

3. Aan het afdelingshoofd Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding wordt ondermandaat verleend tot het, met betrekking tot nog niet aan de archiefbewaarplaats overgedragen archieven van de voormalige deelgemeenten, toepassing te geven aan de artikelen 5, 7, 8 eerste lid, onderdeel b, 12, 13 en 15, eerste lid, en 15a, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995, met inachtneming van het Archiefbesluit 1995.