Archiefverordening gemeente Renkum 2022

Geldend van 16-08-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2017

Intitulé

Archiefverordening gemeente Renkum 2022

De raad van de gemeente Renkum;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 mei 2022

Overwegende dat de Archiefwet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;

gelet op:

artikel 30, eerste van de Archiefwet 1995;

artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

Besluit vast te stellen de archiefverordening gemeente Renkum 2022:

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeenschappelijke regeling: Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief 2002’ (gewijzigd 2016);

archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

archiefbewaarplaats: de door het Gelders Archief, ingevolge van artikel 31 van de wet en artikel 6, tweede lid, sub a, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen archiefbewaarplaats;

archiefruimte: een overeenkomst artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

gemeentearchivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet en artikel 6, tweede lid, sub c, van de gemeenschappelijke regeling aan te wijzen gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de

archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

Hoofdstuk II De zorg voor beheer van archiefbescheiden

Artikel 2

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het doen vaststellen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of het doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van archief die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentearchivaris.

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 6

De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.

Artikel 7

De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakuitvoering.

Artikel 8

De gemeentearchivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.

Artikel 9

De gemeentearchivaris brengt de beheerder onverwijld in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de gemeentearchivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis en brengt hij desgewenst hierover verslag uit. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

Artikel 10

De gemeentearchivaris stelt het college van burgemeester en wethouders onverwijld in kennis van het beheer van archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen en brengt hier desgewenst verslag over uit.

Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 11

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad onverwijld in kennis van het beheer van archiefbescheiden en brengt daar desgewenst verslag over uit onder bijvoeging van eventuele verslagen die de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 9 en 10.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 12

Intrekking

De Archiefverordening gemeente Renkum 2013 wordt ingetrokken.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 juli 2017.

Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als 'Archiefverordening gemeente Renkum 2022'.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 juni 2022.

De raad van de gemeente Renkum,

de voorzitter, A.M.J. Schaap

de griffier dr. J.Cornips

Algemene toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorgt draagt voor archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en opmaakt als gevolg van haar taakuitoefening. De raad stelt hiervoor een verordening vast. Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de Archiefwet. In het algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en te houden. In de praktijk betekent dit dat er voldoende middelen en deskundig personeel aanwezig moet zijn om goed beheer mogelijk te maken. Hierin wordt voorzien door het recht van begroting van de raad; zij bepaald welke financiële middelen aangewend mogen worden; deze moeten structureel en reëel in evenwicht zijn1. Het aanstellen van personeel is een bevoegdheid van het college; via arbeidsvoorwaarden is bepaald dat iemand voldoende geschikt en deskundig voor de functie moet zijn.

Het beheer van archiefbescheiden valt onder de ambtelijke verantwoordelijkheid. Doordat de raad een verordening vaststelt, geeft zij hiermee het college ‘de opdracht en kaders’ mee om het beheer te regelen met een door het college genomen besluit informatiebeheer. Met een informatiehuishouding die op orde is wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk, kent de gemeente haar (rechts)positie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen aan de burger over gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Hierdoor wordt het voor burgers mogelijk hun verleden en cultuur te leren kennen en hiernaar onderzoek te verrichten.

Naast de Archiefwet 1995 bestaat het Archiefbesluit 1995. Dit is een Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB), specifiek opgenomen om een aantal bepalingen uit de Archiefwet nader uit te werken;

goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden;

bouw, verbouwing, inrichting en verandering van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;

regels omtrent de opleiding en het krijgen van diploma’s in de archivistiek (gemeentearchivaris).

Op basis van de Archiefwet en het Archiefbesluit wordt in de Archiefregeling een aantal eisen gesteld aan overheidsorganisaties. Doel hiervan is de beschikbaarheid en de toegankelijkheid van overheidsarchieven voor nu en in de toekomst te waarborgen.

Bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief is in 2002 (gewijzigd in 2016) aan het Gelders Archief als openbaar lichaam werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemende gemeenten opgedragen. Het is niet nodig deze onderwerpen op te nemen in deze verordening.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen uit drie hoofdstukken. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moet worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.

Artikel 1

Archiefbescheiden: met dit wettelijk begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of opgemaakt op grond van taken en/of werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie is hier een mooi voorbeeld van: Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden ontvangen en opgemaakt op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren. Immers kan de zorg voor archiefbescheiden niet worden gemandateerd of gedelegeerd.

Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de archiefregeling: ‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Het beheer van archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze periodiek te toetsen.

Artikel 5

Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de gemeentearchivaris benoemd. Artikel 32, eerste lid van de wet bepaalt dat de gemeentearchivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 9 en 10

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de gemeentearchivaris vormen de basis voor de in kennisstelling/verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.

Artikel 11

Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden in het kader van interbestuurlijk toezicht Gedeputeerde Staten te informeren.

Ondertekening


Noot
1

Zie hiervoor de Gemeentewet artikel 189, 190 en 191.