Handboek vervanging Gemeente Hellevoetsluis

1. Inleiding

De Archiefwet 1995 staat onder voorwaarden het routinematig of retrospectief vervangen van papieren archiefbescheiden toe. Eén van de voorwaarden is het nemen van een besluit tot vervanging door de zorgdrager.

1.1 Definitie van Vervanging

Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten dan ook voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling 2009, die vanaf 1 april 2010 van kracht is.

1.2 Aanleiding

De gemeente Hellevoetsluis is per 15 september overgegaan naar een volledige digitale informatievoorziening en wil om dit te ondersteunen dan ook starten met het vervangen van de analoge archiefbescheiden. Bij vervanging (ook wel substitutie genoemd) worden de papieren archiefbescheiden gescand en geregistreerd in een applicatie die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. De digitale versies worden vanaf dat moment de originelen. Het papieren document dient te worden vernietigd. Hiervoor is een door het college van Burgemeester & Wethouders genomen vervangingsbesluit nodig. Voordat het vervangingsbesluit voorgelegd kan worden aan het College van Burgemeester & Wethouders is het noodzakelijk de procedures binnen het vervangingsproces vast te leggen in het Handboek Vervanging.

De vervanging wordt in samenhang met de implementatie van het zaakgericht werken (ZGW) gerealiseerd. Dit om de digitale dienstverlening en het volledig digitaal werken gemeente breed te ondersteunen.

1.3 Doel

Het doel van het Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Het Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces. Daarmee vormt het Handboek de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit.

De kwaliteitsprocedure opgenomen in dit Handboek is onderdeel van het in ontwikkeling zijnde kwaliteitssysteem voor de (digitale) informatievoorziening en het digitaal archiefbeheer.

Buiten de scope van dit Handboek valt de vervanging in verband met veroudering zoals verandering van bestandsformaat of van software en/of hardware (conversie, migratie, emulatie). Ook valt de verwerking van digitaal ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden in de informatiesystemen van de gemeente Hellevoetsluis buiten de scope van dit Handboek.

1.4 Opzet Handboek

Dit Handboek volgt de eisen die in de Archiefregeling 2009 aan vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden worden gesteld. De aspecten genoemd in de Archiefregeling worden in de hoofdstukken 3 tot en met 8 beschreven. Dit zijn onder andere:

• •

  De verantwoording in het kader van wet- en regelgeving,

• •

  De reikwijdte van de vervanging,

• •

  De inrichting van het vervangingsproces,

• •

  De inrichting van het vernietigingsproces,

• •

  De technische infrastructuur en toelichting op het document managementsysteem,

• •

  Kwaliteitsprocedures,

• •

  Wijzigingsprocedure.

In de bijlagen zijn uitwerkingen en verwijzingen opgenomen. Ook is rekening gehouden met het gestelde in het Archiefbesluit en is gebruik gemaakt van de Landelijke Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (versie 2.0).

2. Verantwoording

Dit hoofdstuk beschrijft welke kaders (wet- en regelgeving) worden gevolgd binnen het vervangingsproces. Ook worden de taken en verantwoordelijkheden rondom het vervangingsproces en informatiebeheer bij gemeente Hellevoetsluis beschreven.

2.1 Wettelijke kaders

Relevante wettelijke kaders met betrekking tot vervanging zijn:

• •

  Archiefwet 1995, met name artikelen 7 en 9, lid 1;

• •

  Archiefbesluit 1995, met name artikelen 2, 6 en 8;

• •

  Archiefregeling 2009.

Tevens is in dit handboek ook ter voorbereiding de nieuwe archiefwet 2021 meegenomen voor zover deze bekend is.

Het college van Burgemeester & Wethouders is, op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995, als zorgdrager bevoegd tot het nemen van een besluit tot vervanging voor zowel te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Voor permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 ook artikel 26b van de Archiefregeling 2009 van toepassing.

Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling 2009 dient de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten:

• a.

  de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• b.

  de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• c.

  voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• d.

  de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;

• e.

  de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• f.

  de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• g.

  het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• h.

  de kwaliteitsprocedures.

Artikel 6 van het Archiefbesluit stelt als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden. Daarnaast dient de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, aan te geven op welke wijze rekening is gehouden met:

• a.

  de taak van het desbetreffend overheidsorgaan;

• b.

  de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• c.

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• d.

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten.

2.2 Lokale kaders

Voor het selecteren en waarderen van archiefbescheiden en de bewaartermijnen hanteert gemeente Hellevoetsluis de geldende Selectielijst. Lokaal bestaan er geen uitzonderingen op grond van de Selectielijst.

De Archiefverordening gemeente Hellevoetsluis 2020, Aanwijzingsbesluit en benoemingsbesluit 2020 en de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Hellevoetsluis 2020 welke zijn vastgesteld op 15 september 2020 en op 29 oktober 2020. De hierin op hoofdlijnen beschreven en voor het vervangingsproces van belang zijnde taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven in paragraaf 2.3.

2.3 Taken en verantwoordelijkheden

Onderstaande rollen, verantwoordelijkheden en taken zijn gebaseerd op de Archiefverordening 2020 en het Beheerregeling Informatiebeheer 2020 van gemeente Hellevoetsluis.

3. Reikwijdte

Gemeente Hellevoetsluis heeft de intentie om op termijn alle analoge ingekomen, uitgaande stukken van alle gemeentelijke werkprocessen te digitaliseren en te vervangen. Uitzonderingen hierop zijn in paragraaf 3.1 beschreven en opgenomen in paragraaf 3.3 van het generieke postproces. Het betreft zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Vervanging wordt toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit, namelijk op documenten die zijn ontvangen of opgemaakt voor het functioneren van de eigen organisatie en ook de uitoefening van de taken van gemeente Hellevoetsluis. Retrospectieve vervanging, vervanging achteraf van archiefbescheiden, die al zijn gevormd, vallen niet onder deze scope.

De vak applicaties die een eigen archieffunctie hebben hevelen bij afsluiting van de dossiers de archiefstukken over naar E-Suite, waar deze dan verder beheerd worden tot overdracht of vernietiging.

Facturen vallen niet onder de scope van dit vervangingshandboek.

De post bestemd voor personeelsdossiers heeft een eigen postroute binnen de verwerking van inkomende post. In de bijlage 9.4 is dit proces uitgeschreven en er is een uitleg van de sortering en handelingen van registratie toegevoegd. De handelingen voor vervanging van de poststukken is echter gelijk aan de handelingen voor de ingekomen post.

Gemeenschappelijke regelingen

De Gemeenschappelijke Regelingen waaraan gemeente Hellevoetsluis deelneemt vallen buiten de scope van dit Vervangingsbesluit. Wanneer een Gemeenschappelijke Regeling vervanging wil toepassen dient hiervoor door deelnemende organisaties een separaat Vervangingsbesluit genomen te worden.

Andere onderdelen die niet onder de gemeenschappelijke regeling vallen maar wel gedeelde taken hebben worden met een DVO geregeld. Hierin wordt aangegeven hoe omgegaan wordt met de archiefstukken. Als de gemeente Hellevoetsluis hierin niet de archieftaak heeft is het aan de andere partij om goed in te regelen hoe om te gaan met de vervanging van de stukken en het archiveren.

3.1 Uitzonderingen

Het overgrote deel van de ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden hebben geen bijzondere waarde in de zin van artikel 2. Bij het sorteren en selecteren van archiefbescheiden voor vervanging wordt beoordeeld of er sprake is van de categorieën die buiten de reikwijdte voor vervanging vallen of behoren tot de uitzonderingen.

Door naleving van het vervangingsproces zal de vernietiging van papieren documenten geen gevolgen hebben voor het cultureel erfgoed of de belangen voor (andere) overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, of historisch onderzoek.

De archiefbescheiden die wettelijk verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet te scannen zijn vallen onder de uitzonderingen. Voor zover mogelijk wordt ter ondersteuning van het werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd.

Standaard uitzonderingen:

• •

  Documenten die op grond van wetgeving op papier bewaard moeten worden:

  • -

    Akten van de Burgerlijke Stand;

  • -

    Internationale Verdragen en Oorkonden;

• •

  Documenten die (technisch) niet scanbaar zijn bijvoorbeeld bijzondere of afwijkende formaten, kwetsbare of speciaal ingebonden documenten;

• •

  Documenten met bijzonder waarden of belang voor de recht- en bewijszoekenden (bv handgeschreven brieven van bijzondere personen);

• •

  Documenten van slechte kwaliteit waarbij na scanning de leesbaarheid in het geding is;

• •

  Waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen en/of als betaalbewijs dienen (bankgaranties, gewaarmerkte of originele betaalbewijzen);

• •

  Documenten met die met name voor het cultureel erfgoed waarde bevatten. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken:

  • a)

    De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;

  • b)

    Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;

  • c)

    Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);

  • d)

    Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;

  • e)

    Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;

  • f)

    Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven (anonieme dreigbrieven).

De verwerking van de uitzonderingen volgt de procedure voor het behandelen van de uitzonderingen zoals beschreven in Generiek postproces en behandeling. Bij de afdeling zal een lijst met uitzonderingen bijgehouden worden.

4. Inrichting van het vervangingsproces

Het vervangingsproces is zodanig ingericht dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens ter waarborging van artikel 6 van het Archiefbesluit.

4.1 Eisen aan het vervangingsproces

Om stukken te kunnen vervangen moet men voldoen aan een aantal eisen die omschreven zijn in wet- en regelgeving. In het kort komt het erop neer dat een stuk dat vernietigd wordt in het vervangingsproces volledig te reproduceren moet zijn, met al zijn eigenschappen. Hiervoor moet de organisatie meerdere bewijsstappen en garanties inbouwen. Dit ook om ervoor te zorgen dat de digitale stukken voldoen aan de digitale duurzaamheid en men het beheer van de stukken op orde heeft.

Tijdens het vervangingsproces wordt de kwaliteit van de scans en metadata aan het begin van de vervanging, tijdens de behandeling en met de kwaliteitscontrole gecontroleerd op de volgende punten:

• •

  Juistheid

  • o

    Is het document geheel gescand?

  • o

    Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?

  • o

    Staat het beeld recht ofwel de juiste bladspiegel?

  • o

    Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

  • o

    Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?

  • o

    Komen de afmetingen overeen met het origineel?

• •

  Volledigheid

  • o

    Zijn alle documenten van een dossier gescand?

  • o

    Is van elk document iedere pagina zowel voor- en achterkant gescand?

  • o

    Zijn alle bijlagen gescand?

  • o

    Worden alle kleuren overgenomen?

  • o

    Treedt geen kleurverlies op?

  • o

    Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?

  • o

    Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

• •

  Leesbaarheid

  • o

    Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en print vergelijkbaar zichtbaar is.

  • o

    Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?

  • o

    Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?

  • o

    Klopt de tekst die wordt herkend (OCR)?

  • o

    Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan.

  • o

    Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?

  • o

    Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).

• •

  Afwijkingen (mogen niet aanwezig zijn)

  • o

    Visueel zichtbare afwijkingen zijn onder meer;

  • o

    Horizontale en/ of verticale strepen;

  • o

    Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

  • o

    Weerspiegelingen;

  • o

    Andere vervormingen en effecten.

• •

  Terugvindbaarheid

  • o

    De juiste registratiegegevens zijn aan het document toegekend en in de juiste zaak geplaatst;

  • o

    Er is terecht een nieuwe zaak aangemaakt;

  • o

    Het juiste zaaktype is geselecteerd;

  • o

    De juiste betrokkene(n) is/zijn aan de zaak gekoppeld;

  • o

    De uitgezonderde documenten zijn van de verplichte metadata voorzien;

  • o

    De vervangen interne/uitgaande documenten zijn juist n volledig opgenomen in de zaak bij archivering;

  • o

    Elke zaak heeft een herkenbare naam/onderwerp volgens de standaard omschrijving;

  • o

    De zaken zijn voorzien van het juiste resultaat en de juiste archiefkenmerken;

  • o

    De vervangen documenten zijn voorzien van de verplichte metadata.

• •

  Uitzonderingen (zie 3.1)

4.2 Het vervangingsproces

Het vervangingsproces kent de volgende processtappen:

• 1.

  Sorteren en selectie van voor vervanging in aanmerking komende documenten;

• 2.

  Voorbereiden op scannen en scannen documenten;

• 3.

  Valideren, controle en herstel scannen

• 4.

  Registreren documenten;

• 5.

  Tijdelijke opslag van de te vervangen documenten;

• 6.

  Kwaliteitscontrole door middel van een steekproef;

• 7.

  Vernietiging en verklaring opstellen.

Niet scanbare documenten worden volgens de archiefwet analoog gearchiveerd, waarbij een relatie tussen het analoge en digitale archief wordt gelegd. Deze relatie kan door een foto, een kopie of een vermelding geregistreerd worden in het Zaaksysteem E-Suite.

Het scannen van A0-tekeningen en andere papierformaten groter dan A3 worden op een aparte scanner gedaan. Ook deze scanner voldoet aan de norm en wordt op verzoek onderhouden door Syntrophos.

4.3 Metadata

Registratie vindt plaats op zaak- en documentniveau. Metagegevens worden zoveel overgenomen vanuit het scanproces, het Zaaksysteem E-Suite en andere gekoppelde systemen. De gekoppelde systemen zijn de landelijke voorzieningen zoals het GBA. De overige gegevens worden handmatig ingevoerd door de medewerker die registreert of de behandelaar. Daar waar mogelijk is worden metadata zoveel mogelijk gestandaardiseerd ingevoerd aan de hand van koppelingen met landelijke voorzieningen en/of keuzemenu’s.

Er is een concept Metadataschema opgesteld (2020), dat wordt gehanteerd voor registratie van alle documenten. Het Metadataschema is gebaseerd op het toepassingsprofiel voor lokale overheden (TMLO). In het Metadataschema is vastgelegd welke metadata op welke wijze worden toegekend en beheerd. Metadata worden zoveel mogelijk gestandaardiseerd toegekend. Deels gebeurt dit automatisch via overerving van zaak op document, deels via koppeling met andere systemen. Als de MDTO van kracht is wordt het metadataschema aangepast aan de eisen hiervan.

4.4 Beheer van de gegevens

Het ICT-beheer en de beveiliging hiervan heeft de gemeente Hellevoetsluis uitbesteed. In het Beheerplan E-Suite is beschreven hoe de gemeente Hellevoetsluis zorgt dat ieder document in het Zaaksysteem E-Suite een eigen uniek kenmerk heeft. Het Shared Service Centrum Syntrophos heeft aangegeven te voldoen aan de landelijke standaarden en eisen die gesteld worden hieraan. Syntrophos is ook verantwoordelijk voor de dataopslag en de back-up hiervan, dit is terug te vinden in het contract dat is afgesloten.

Voor het beheer van de metadata is er een audittrail in het systeem. De organisatie hanteert open standaarden.

De te vervangen archiefbescheiden worden beheerd in de E-Suite. De E-Suite is gecertificeerd volgens Nen-norm 2082. De E-Suite is zodanig ingericht dat het functionaliteit biedt voor recordmanagement en uitvoeren van beheeracties. De audittrails zijn vastgelegd en in het notitieveld wordt indien nodig een toelichting op de beheeractie genoteerd.

De E-Suite wordt ingezet als:

• •

  DMS voor de registratie, opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van archiefbescheiden;

• •

  workflowsysteem voor bestuurlijke voorstellen;

• •

  ZTC voor de ordening van werkprocessen en zaaktypen;

• •

  RMA voor de digitale archivering van documenten/zaken en het archiefbeheer.

De E-suite wordt met zaaktypen onderhouden door de i-navigator. Deze is nog niet gekoppeld. De gegevens van de I-navigator worden bijgehouden met landelijke updates. De i-navigator voorziet de zaaktypes ook van de bewaartermijn volgens de meest recente vastgestelde selectielijst. Na een update worden de gegevens van de zaaktypen aangepast in E-Suite.

De gemeente Hellevoetsluis geeft in het Informatie Beheerplan aan dat de betrouwbaarheid van de informatie aantoonbaar en gewaarborgd is. Hierin zijn de rollen en rechten omschreven.

De gemeente Hellevoetsluis volgt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en voldoet daarmee aan de NEN_ISO-norm 27001 norm. Daar de gemeente een contract heeft voor dataopslag en deze zich buiten de organisatie bevindt kan men ervan uitgaan dat ook de calamiteiten, storingen, alarmeringen en andere uitzonderlijke situaties in beheer zijn. Dit is na te lezen in het dienstverlenings- en beheerplan van de gemeente Hellevoetsluis.

De mogelijkheden tot verwijdering van de gegevens is belegd bij beheerders die hiervoor speciale rechten hebben gekregen. De andere medewerkers kunnen niet zomaar gegevens verwijderen, maar moeten hier een verzoek voor indienen. Hierdoor is te traceren welke gegevens verwijderd zijn, door wie en op wiens verzoek. Dit is na te lezen in de het Beleid-/ Beheerplan en het document Project Zaakgericht werken kwaliteitssysteem van de gemeente Hellevoetsluis.

Ook heeft de organisatie een risicoanalyse laten doen over het vernietigen en vervangen van informatie. In de risicoanalyse is opgenomen welke risico’s gepaard kunnen gaan met vervanging en welke risico’s daarin het grootst zijn. De organisatie is zich dus bewust hiervan.

4.5 Tijdelijke opslag

De vervangen documenten worden tijdelijk opgeslagen in dozen. Deze dozen worden op datum volgorde bewaard. Deze dozen staan tijdelijk in een afsluitbare kast in een afgesloten ruimte. Deze ruimte voldoet niet aan de eisen voor een archiefruimte, maar is wel voldoende voor tijdelijke opslag van te vernietigen stukken. Daar de ruimte afgesloten is zijn de gescande documenten niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Documenten die nog ondertekend moeten worden, worden gescand en op papier naar de behandelend ambtenaar gezonden. Na ondertekening wordt de nieuwe versie opgeslagen over de ongetekende versie in het zaaksysteem.

5. Kwaliteitsprocedures

Door vervanging is het archiveren van de analoge documenten overbodig geworden. Alleen de archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden nog op de originele drager gearchiveerd.

De archiefbescheiden die gescand zijn vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit worden tijdelijk in archiefdozen opgeslagen per dag voor gemeente Hellevoetsluis. Het opbergen van de analoge documenten gebeurt op chronologische volgorde van datum. Hiervoor wordt de datum van ontvangst of verzending aangehouden. Deze archiefdozen worden tijdelijk opgeslagen in de kasten in de postkamer.

De papieren documenten worden minimaal 6 weken bewaard alvorens ze na de steekproefcontrole worden opgehaald door een erkend bedrijf voor vernietiging.

In de praktijk ziet het vernietigingsschema er als volgt uit:

• •

  Opstellen van de vernietigingslijst 1 x per kwartaal;

• •

  Na afloop van de gehele bewaarperiode wordt na 6 weken de vernietiging georganiseerd van het voorgaande kwartaal.

  Kwartaal van registratie	Maand van vernietiging
  1e kwartaal	Half mei
  2e kwartaal	Half augustus
  3e kwartaal	Half november
  4e kwartaal	Half februari

5.1 Controle en verwerking uitzonderingen

De gemeente Hellevoetsluis voert drie verschillende controles uit. Dit vinden plaats op dagelijks, maandelijks en jaarlijks niveau. Deze controles vinden plaats volgens de gespecificeerde hoofdstukken. (5.3, 5.4 en 5.5) en volgens de aandachtspunten van bijlage 9.7.

Ook vindt er een controle plaats op de gevormde reeks van uitzonderingen op de vervanging om te beoordelen of de criteria zoals bij de eisen genoemd zijn juist zijn toegepast. Aan de hand van een steekproef per maand wordt de uitzonderingenlijst geactualiseerd. Deze steekproef wordt getriggerd door de informatieadviseur. De uitzonderingenlijst wordt gevuld aan de hand van de voorkomende uitzonderingen uit de praktijk. De uitzonderingen worden buiten de vervanging gehouden en gearchiveerd volgens de norm die hiervoor van toepassing is.

5.2 Proces steekproef en controlepunten

5.3 Dagelijkse visuele controles

De dagelijkse visuele controle is gebaseerd op het 4–ogen principe en functiescheiding voor de dagelijkse post. De medewerker DIV, die op dat moment het werk doet van de scanmedewerker, is verantwoordelijk voor het maken van de scans. Deze medewerker bewaakt de doorvoer tijdens het scannen en controleert daarna de scans door de papieren originelen te vergelijken met de scan. Tijdens het verwerkingsproces worden kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit visueel wordt gecontroleerd zoals beschreven in hoofdstuk 4.1.

Als een document zichtbaar afwijkt van het origineel wordt er opnieuw gescand en/of wordt de scanner gecontroleerd. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijft, wordt de scanner gecontroleerd en/of overlegt met de informatie adviseur.

5.4 Kwaliteitscontrole steekproef

Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging van de papieren documenten wordt er over 3 maanden een steekproef uitgevoerd om te beoordelen of deze documenten voldoen aan de eisen en normen die omschreven staan in de bijlage 9.7 controle steekproef. De steekproef wordt uitgevoerd op de gevormde reeks.

Voor alle controles geldt:

• 1.

  Het moet 100 procent goed zijn; foutieve vervangingen worden hersteld.

• 2.

  Neem 10% van de documenten. Deze moeten willekeurige documenten van verschillende dagen van de periode (3 maanden) zijn die gecontroleerd moeten worden.

• 3.

  Let hierbij op dat de samenstelling van deze documenten uit verschillende aantallen bladzijden bestaat.

• 4.

  De kwaliteitscontrole bestaat uit de volgende stappen:

  • •

    Juistheid

    • o

      Registratie van de juiste documenten;

    • o

      Registratie van de juiste gegevens;

    • o

      Juistheid van de reproductie;

    • o

      Juistheid van de kleurweergave;

  • •

    Volledigheid

    • o

      Controle op aantal en volgorde van de pagina’s, bijlagen en eventueel enveloppe;

    • o

      Controle op volledigheid per pagina/ document;

    • o

      Controle van dubbelzijdige pagina’s;

  • •

    Leesbaarheid

    • o

      Controle op leesbaarheid van details;

    • o

      Controle op rechtop leesbaar;

  • •

    Terugvindbaarheid en samenhang

    • o

      Controle op de registratiegegevens die aan het document zijn verbonden, incl. de vertrouwelijkheid;

    • o

      Controle op de samenhang met het werkproces;

  • •

    Uitzonderingen

    • o

      Controle op vastgelegde uitzonderingen.

Bij het afwijken van de resultaten moeten de processtappen gevolgd worden zoals beschreven in het proces steekproef en controlepunten. De resultaten van de hierboven beschreven controles worden vastgelegd op de controleformulieren Bijlage 9.8.

5.5 Periodieke controles

Een periodieke controle is een onderdeel van het beheer en wordt uitgevoerd op zaken aan de hand van de archiefcriteria. Hierbij wordt ten minste gelet op:

• o

  Volledigheid, juistheid, terugvindbaarheid en toegankelijkheid van documenten in de zaak;

• o

  Metadata en met name archiefkenmerken zoals grondslag, bewaartermijn en extensie;

• o

  Relatie met ander zaken;

• o

  Papieren document en/of dossier aanwezig en metadata ingevuld.

De periodieke controles bestaan uit:

1.Maandelijkse controle

Voorafgaand aan vernietiging worden steekproefsgewijs de documenten gecontroleerd. Daarbij wordt ook een steekproef op kwaliteit van registratie van de vervangen documenten opgeslagen in het DMS uitgevoerd. Als uitgangspunt geldt dat van elke maand een willekeurige dagproductie wordt gecontroleerd op alle mogelijke afwijkingen. Dit in het begin vaker dan 1 keer per maand zijn door het leerproces. Dit gebeurt door de informatieadviseur.

2.Jaarlijkse (externe) audit

De gemeente Hellevoetsluis voert jaarlijks intern of extern een audit uit op het vervangingsproces en/of de digitale beheeromgeving. Deze controle ondersteund het beheer van het handboek verbanging en is onderdeel van het toekomstige handboek kwaliteit. Het resultaat van deze controle en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de sectorhoofd bedrijfsvoering. Het sectorhoofd neemt vervolgens, indien nodig, maatregelen ter herstel van de geconstateerde gebreken.

De uitvoering van het vervangingsproces, de kwaliteitszorg en het up-to-date houden van het vervangingsproces/handboek is een continu en cyclisch proces.

Naast de jaarlijkse controle van het Handboek kan een aanpassing van het Handboek nodig zijn. Dit komt voor in geval van veranderende wet- en regelgeving, interne beleidswijzigingen, veranderende procedures en processen. De kleinere veranderingen in de bijlagen, bv de scanners, hoeven niet ter vaststelling aangeboden te worden, echter moeten ten alle tijden up-to-date zijn bij controle van het handboek vervanging.

5.6 Kwaliteit medewerkers

De voorbewerkers, scanners en registrators zijn getraind in het vervangingsproces zoals dat is vastgelegd in dit Handboek. De opgestelde instructies zijn beschikbaar voor de medewerkers. De medewerkers/ behandelaars zijn getraind in het werken met het zaaksysteem. Voor vragen en instructie bieden de medewerkers van Informatie Beheer (voormalig DIV/PRS) ondersteuning.

De afdelingshoofden zorgen ervoor dat medewerkers voldoende tijd en middelen beschikbaar hebben voor training en opleiding op het vlak van digitaal werken. Jaarlijks wordt de opleidingsbehoefte per medewerker/team geïnventariseerd en verwerkt in het opleidingsplan. De kwaliteit van de medewerkers is van belang om aan de vervanging uitvoering te kunnen blijven geven.

5.7 Kwaliteit technische infrastructuur

Het technisch onderhoud van de scanners vindt op verzoek plaats. Onderhoud van de scanapparatuur en de scansoftware loopt via de leverancier. Het betreft een onderhoudscontract met serviceafspraken (zie DVO 2019-2024 Syntrophos-Gemeente Hellevoetsluis). De gemeente onderhoudt het contact met de leveranciers over de software en updates. Deze worden bijgehouden door de leverancier.

De scanmedewerkers voeren regelmatig lichte onderhoudswerkzaamheden uit, met name de reiniging van rollers en glasplaten. De leverancier geeft hiervan aan één keer per week, echter wordt bij lijnvorming of andere vlekken dit direct uitgevoerd. De scanapparatuur wordt onderhouden volgens voorschriften van de leverancier. Slijtgevoelige onderdelen (rollers, lampen en glasplaten) worden periodiek vervangen volgens het onderhoudsregime afgesproken met de leverancier en vastgelegd in het onderhoudscontract. Als er zich onregelmatigheden voordoen meldt het team DIV-PRS dit waar nodig bij de leverancier. De scanner wordt periodiek gekalibreerd zodat de scanner optimaal blijft werken. Bij intensief gebruik (wanneer/aantal) wordt de procedure vaker uitgevoerd.

6. Vastlegging vernietiging

6.1 Verslaglegging en verklaring van vervanging

Elk kwartaal wordt na de kwaliteitscontrole een lijst opgesteld van de te vervangen archiefbescheiden en wordt er een verklaring van vervanging ingevuld.

De verklaring van vervanging (ook verklaring van vernietiging) geeft aan welke bescheiden zijn vervangen door digitale reproducties en op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden.

De dozen worden aangeboden bij een erkend vernietigingsbedrijf waar de gemeente Hellevoetsluis een contract mee heeft afgesloten. Het vernietigingsbedrijf overlegt een bewijs van vernietiging.

Na vernietiging van de papieren originelen is de vervanging door digitale reproducties geformaliseerd.

Dit vindt plaats aan de hand van een verklaring van vervanging (zie voorbeeld bijlage 9.9)

De verklaring wordt ondertekend door de zorgdrager of Hoofd facilitaire zaken als zijnde gemandateerd door de secretaris. De verklaring van vervanging (met bijlagen zoals het bewijs van vernietiging) dient, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent te worden gearchiveerd. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen.

Voor deze vernietigingsprocedure in het kader van vervanging is geen akkoord van de archivaris nodig.

Dit geldt niet voor de stukken die niet onder de scope van vervanging vallen. Deze moeten wel met akkoord van de archivaris vernietigd worden.

7. Technische inrichting

Voor de vervanging zijn scanapparatuur, beeldschermen en software beschikbaar. De infrastructuur is onderdeel van de informatiearchitectuur beschreven in het schema e-suite van de gemeente Hellevoetsluis

7.1 Hardware en instellingen

Alle scanners, met uitzondering van de multifunctionals (deze vallen dus ook niet onder vervanging) werken met voorgeprogrammeerde instellingen. Dit om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de instellingen zoals vernoemd in de bijlage 9.4. De instellingen zijn niet aan te passen door de scanmedewerker; alleen aan te kiezen. De beheerder van de software kan de instellingen op verzoek aanpassen.

De technische specificaties van de scanapparatuur zoals camera, snelheid, invoerfunctie, interface zijn toegelicht in bijlage 9.5.

7.2 Software en instellingen

De software en de versie(s) daarvan die gebruikt worden zorgen voor een gedegen doorvoer naar het zaaksysteem E-Suite. De scanners geven onder water via de softwaremetadata mee aan de digitale documenten. Deze gegevens bestaan uit (voor het vervangingsproces):

• •

  Scandatum en tijdstip

• •

  Model en type scanner

• •

  Scanner ID

• •

  Scanmedewerker

• •

  Bestandsvorm

• •

  Aanpassingen (scheefstand)

• •

  Lagen (OCR)

• •

  Verwijderde gegevens (lege pagina, perforatorgaatjes)

Deze gegevens bevinden zich in de pdf-schil (onder xmp-schil).

7.3 Bestandsformaten

De keuze van bestandsformaten voor de te vervangen archiefbescheiden is beschreven in de werkinstructie scanner. De gescande documenten t/m A3 worden automatisch omgezet naar PDF/A-1a. De digitale archiefbescheiden moeten op het moment van archivering omgezet worden naar standaarden die voldoen aan de eisen voor permanent bewaren, PDF/A-1b. Deze digitale archiefbescheiden moeten te valideren zijn en voldoen aan een open standaard. Het bestandsformaat PDF/A -1b voldoet aan de open standaard. De specificaties van PDF/A zijn opgenomen in de ISO-norm 19005-1:2005.

7.4 Document managementsysteem

Het Document Management Systeem (zaaksysteem) dat door de organisatie gebruikt wordt voldoet aan de normen opgelegd door de archiefwet en regelgeving. Bij de gemeente Hellevoetsluis is dat ATOS E-Suite. Voor specificaties zie Beheerplan E-Suite. Zie bijlage 9.6.

De zaaktypen worden onderhouden door de I-navigator. Deze wordt op landelijk niveau beheerd en ge-update aan de laatste ontwikkelingen. Als de I-Navigator een update krijgt die van invloed is op de zaaktypen die door E-Suite gebruikt worden, past de beheerder de zaaktypen voor de E-Suite handmatig aan zodat deze weer gelijk lopen met die van de I-Navigator.

Via de keuze van de zaaktypen wordt door de ATOS E-Suite een bewaartermijn van de op dat moment geldende selectielijst meegegeven. Bij de kwaliteitscontrole van de registraties wordt er ook gecontroleerd op het kiezen van het juiste zaaktype en het toevoegen van de juiste geggevens.

De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De procedure bestaat uit een combinatie van dagelijkse visuele controles, periodieke steekproefcontroles, een (jaarlijkse) interne audit, een (periodieke) audit door de interne toezichthouder of externe auditor en een wijzigingsprocedure.

8. Wijzigingsprocedure

Wijzigingen in het vervangingsproces kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de opgenomen archiefbescheiden, de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf. Deze procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van de zorgdrager niet tot verminderde resultaten leiden en blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

8.1 Procedure

Voorstellen voor wijzigingen van de in dit Handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de het afdelingshoofd Facilitaire Zaken (proceseigenaar vervangingsproces). Dit afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten. Het afdelingshoofd Facilitaire Zaken is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het geldende informatie- en archiefbeleid en wet- en regelgeving. Wijzigingen dienen schriftelijk te worden ingebracht bij het afdelingshoofd Facilitaire Zaken. Een impactanalyse wordt uitgevoerd door de medewerkers met de juiste expertise bij het voorliggende vraagstuk. Op basis van de impactanalyse wordt vastgesteld welke partijen betrokken (moeten) worden bij het realiseren van de wijziging. Het resultaat van een impactanalyse wordt gedocumenteerd. De procedure is opgenomen in het beheerplan E-Suite.

8.2 Majeure wijzigingen

Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd. De interne toezichthouder, het afdelingshoofd Facilitaire Zaken wordt in dit kader in ieder geval betrokken bij majeure wijzigingen ten aanzien van de organisatie, bestandsformaten en ook de software en hardware voor scanning en archivering. De archivaris geeft in voorkomende gevallen aan of de (voorgenomen) wijziging een nieuw vervangingsbesluit noodzakelijk maakt. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de procedures. Voor kleine wijzigingen en wijziging van de scanapparatuur is geen advies nodig van de archivaris. Daar waar nodig, zoals in de kaders vastgelegd, wordt de archivaris geïnformeerd.

Majeure wijzigingen zijn:

• •

  Reorganisatie en/of opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en de digitale opslag van vervangen archiefbescheiden;

• •

  Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces c.q. het Handboek;

• •

  Migratie naar andere software bijvoorbeeld wijziging van scansoftware, Zaaksysteem, of RMA;

• •

  Migratie naar een ander hardware platform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten;

• •

  Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces, voor zover de wijzigingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.

In alle gevallen blijft de zorgdrager de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de archivaris heeft een adviserende rol en kan adviseren dat het vervangingsbesluit met Handboek opnieuw moet worden vastgesteld door de zorgdrager.

Het afdelingshoofd Facilitaire Zaken is ervoor verantwoordelijk dat de wijzigingen worden gedocumenteerd en dat de zorgdrager voldoende geïnformeerd blijft. Wijzigingen met betrekking tot de technische inrichting en software worden binnen een TAP-omgeving (test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van de archivaris. De documentatie met betrekking tot wijzigingen is als bijlage 9.11 aan het Handboek toegevoegd.

9. Bijlagen