Nota weerstandsvermogen en risicobeheersing van de gemeenten Maashorst

Per 1 januari 2022 worden de gemeente Landerd en de gemeente Uden gefuseerd tot 1 gemeente Maashorst . Ter voorbereiding hierop is het beleid rondom risicomanagement geharmoniseerd.

In het beginstadium van het fusietraject (medio 2019) heeft de provincie Noord-Brabant een aantal aanbevelingen gedaan ten aanzien van financiën. Een van de onderwerpen daarvan was het risicobeleid.

Er is een subwerkgroep opgericht die de aanbevelingen van de provincie heeft uitgewerkt. De basis hiervoor was het bestaande beleid rondom risicomanagement van beide gemeenten. Dit heeft geresulteerd in de voorliggende nota risicomanagement en weerstandsvermogen.

1.1 Samenvatting

Zowel de gemeente Landerd als de gemeente Uden hadden al een beleid voor risicomanagement en weerstandsvermogen. Inhoudelijk zijn er veel overeenkomsten en zijn de verschillen minimaal. In onderstaand schema is aangegeven wat de verschillen tussen beide gemeenten zijn. Eveneens is aangegeven wat de inhoud van het nieuwe beleid is.

De overige onderdelen zoals berekening stille reserves, risiconorm, berekening financiële impact risico’s zijn overeenkomstig. Verderop in deze notitie wordt dit inhoudelijk toegelicht.

1.2 Doelstellingen

Kaderstelling Raad en formulering van beleidsregels

Zoals in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat beschreven is de Raad verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Een exact sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem gaat opleveren. Daarom heeft de gemeente weerstandsvermogen nodig. Daarmee heeft de gemeente een buffer om tegenvallers die niet in de begroting zijn opgenomen op te vangen.

Met deze nota geeft de Raad kaders met betrekking tot weerstandsvermogen en risicobeheersing aan en stelt de Raad beleid vast waarbinnen de gemeente dient te handelen. De kaders en beleidsregels moeten ervoor zorgen dat het weerstandsvermogen en risicobeheersing een plek behoudt binnen de P&C cyclus, dat de risico’s beheersbaar zijn en dat de gemeente Maashorst voldoende weerstandsvermogen heeft.

Verhogen inzicht van risico’s

Het doel van risicobeheersing is een beter inzicht te verkrijgen in de risico’s en de beheersing daarvan. Dit vereist een integrale aanpak. Niet alleen de financiële risico’s moeten worden onderkend, maar ook de risico’s op het gebied van bijvoorbeeld milieu, letsel, veiligheid, imago en juridische zaken. –

Verhogen bewustzijn van risico’s

Dit is zowel van belang op het niveau van bestuur als het management. Voor het bestuur geldt dit vooral voor het stellen van kaders en het nemen van belangrijke besluiten. Het management zorgt voor een goede informatieverstrekking over risico’s richting bestuur ten behoeve van de besluitvorming. Daarnaast is het management verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s. De organisatie dient zich ervan bewust te zijn dat risicobeheersing een belangrijke plek heeft in de planning & control cyclus.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Het beleid over weerstandsvermogen is momenteel opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Dit is zoals het BBV dit voorschrijft. Met het vaststellen van deze nota wordt voldaan aan de eis van het BBV om het beleid periodiek te actualiseren.

1.3 Wettelijk kader

Het wettelijk kader voor een gemeentelijk beleidskader voor weerstandsvermogen en risicobeheersing is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en indirect de Gemeentewet artikel 212

1.4 Begripsbepaling

In het kader van weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn een aantal begrippen van belang. Deze worden hieronder kort toegelicht.

Weerstandscapaciteit:

Dit zijn de middelen en de mogelijkheden waarover een gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken.

Risico’s:

Een risico is een kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.

Weerstandsvermogen:

Dit is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die zich binnen de gemeente kunnen manifesteren.

Risicobeheersing:

Het identificeren en kwantificeren van risico’s en het bepalen van activiteiten die de kans van optreden van de risico’s en/of de gevolgen van de risico’s beheersbaar houdt.

Beheersmaatregelen:

Het stelsel van maatregelen en procedures die worden genomen om de onderkende risico’s te ondervangen dan wel om de opkomende risico’s te signaleren en het effect hiervan te beperken.

2.1 Schematische weergave financieel strategisch beleid en indicatoren

Onze financiële strategie is gebaseerd op 3 pijlers, te weten

• -

  Dekking

• -

  Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• -

  Financiering

Met deze drie pijlers worden alle onderdelen, die van belang zijn bij het bepalen van de financiële positie aangestipt. In onderstaand plaatje wordt deze hoofdlijn zichtbaar:

Ter ondersteuning van het financieel beeld zijn er ook indicatoren, zodat de raad op basis van die indicatoren kan sturen op hoofdlijnen.

Deze notitie heeft betrekking op pijler 2, risicomanagement/weerstandscapaciteit. De indicatoren die betrekking hierop hebben zijn:

• -

  Weerstandsratio. Norm hiervoor is tussen 1 en 2.

• -

  Weerstandscapaciteit.

• -

  Belastingcapaciteit. Norm hiervoor is tussen 95% en 105%

3.1 Model voor risicomanagement

Het model voor risicomanagement kent een cyclische aanpak vergelijkbaar met de plan-do-check-act cyclus zoals deze ook in de gemeente Maashorst i.o wordt toegepast. Het model ziet er als volgt uit:

Hieronder worden de fases toegelicht.

3.2 Risicoprofiel gemeente Maashorst i.o.

Bij het opstellen van de Programmabegroting 2022 zullen de risico’s van de gemeente Maashorst i.o. geïnventariseerd worden.

Op dat moment is het mogelijk om het risicoprofiel van de nieuwe gemeente in beeld te brengen.

Op dit moment is de weerstandsratio van de gemeente Maashorst 3,07 (concept begroting 2022).

4.1 Schematische weergave rolverdeling

Het moet in alle gevallen duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het risicomanagement. In eerste instantie zijn dat de directeuren/teamleiders. Zij brengen de risico’s in kaart en rapporteren daarover aan MT en college. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk.

Concerncontrol heeft een ondersteunende en coördinerende rol. Zij verzamelt de risico’s en rapporteren daarover in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. Dit gebeurt in samenspraak met de afdelingen.

4.2 Instrumenten

- Risicokaarten

Er wordt gebruik gemaakt van risicokaarten voor het inventariseren en analyseren van risico’s. Deze

kaarten staan opgenomen op intranet en zijn raadpleegbaar voor de risicomanagers. Risico’s worden per afdeling zo SMART mogelijk gedefinieerd, waarbij zowel de gebeurtenis (kans/waarschijnlijkheid risico) als het gevolg (impact) van het risico omschreven zijn.

- Integratie bij beleidsvoorstellen

Op bestuursniveau moeten relevante risico’s ook worden meegenomen in de afwegingen. In voorstellen voor nieuw beleid die aan het college of de Raad worden voorgelegd wordt nu ingegaan op eventuele risico’s die dit met zich meebrengt. In collegeadviezen en raadsvoorstellen wordt, waar dat van toepassing is, het risico opgenomen bij de kanttekeningen. Deze risico’s worden vervolgens vastgelegd in risicokaarten doormiddel van het invullen van alle 8 de stappen (zoals beschreven in deze notitie) door de betreffende afdeling. Dit blijven we voortzetten. Transparantie is hierbij van groot belang. Ook de ‘tone at the top’ is van belang. Als organisatie willen we integrale adviezen waarbij zowel de argumenten als de kanttekeningen/risico’s in beeld worden gebracht zodat een gewogen besluit genomen kan worden.

- Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de planning en control producten heeft de onder 2.3 beschreven fases met bijbehorende stappen als uitgangspunt.

Dit houdt in dat de opzet van de paragraaf volgens deze fases zal zijn.

- Actieve informatieplicht

Er kunnen onverwacht grote risico’s optreden. Het college heeft een actieve informatieplicht en zal de raad in deze gevallen meteen informeren.

5.1 Functie

Het weerstandsvermogen wordt gedefinieerd als “de mate waarin de gemeente in staat is om financiële tegenvallers op te vangen”. Vanuit de financiële positie van de gemeente kan bepaald worden welke middelen en acties nodig zijn om niet in financiële problemen te komen. Mocht de gemeente toch onverhoopt tegen (incidentele) financiële tegenvallers aanlopen, dan kan een beroep worden gedaan op het weerstandsvermogen.

Daarnaast vergroot een (gezond) weerstandsvermogen de slagvaardigheid van de gemeente.

Het weerstandsvermogen wordt bepaald door de aanwezige weerstandcapaciteit te toetsen aan de omvang van de risico’s.

5.2 Onderdelen van de weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit bestaat uit de samenstelling van de volgende onderdelen:

Exploitatie

• -

  onbenutte belastingcapaciteit;

Vermogen

• -

  vrij aanwendbaar deel algemene reserve (incl. grondbedrijf);

• -

  algemene reserve grondbedrijf (effectief beschikbaar)

• -

  stille reserves.

Hieronder worden de onderdelen kort toegelicht.

Onbenutte belastingcapaciteit

De onbenutte belastingcapaciteit bestaat uit de extra structurele middelen die gegenereerd kunnen worden door de tarieven van de gemeentelijke heffingen te verhogen. De onbenutte belastingcapaciteit kan worden berekend door de maximaal toegestane belastingbaten/- tarieven te vergelijken met de belastingbaten/-tarieven in de gemeente Maashorst i.o.

Dit wordt berekend op basis van de door het Ministerie van Binnenlandse zaken voorgeschreven wijze (zie circulaire algemene uitkering).

Vrij aanwendbare gedeelte van de algemene reserve (incl. grondbedrijf)

Bij de gemeente is het beleid betreffende de reserves en voorzieningen vastgesteld over de minimale positie van de algemeen vrij besteedbare reserve. Het restant is vrij aanwendbaar en kan ingezet worden om risico’s af te dekken.

Het doel van de reserve grondbedrijf is het opvangen van eventuele nadelen op grondexploitatiecomplexen. Het vormt een risicobuffer op basis van het Meerjarenperspectief grondbedrijf. In de inventarisatie van de risico’s zijn ook risico’s inzake de grondexploitatie opgenomen. Deze reserve staat hier tegenover.

Stille reserves

Voorstel om de stille reserves als volgt te berekenen:

Uitgangspunten:

• •

  Stille reserves zijn de meerwaarden van activa die laag of tegen nul zijn gewaardeerd doch direct verkoopbaar zijn indien men dat zou willen.

• •

  Door de voorwaarde dat de activa direct verkoopbaar moeten zijn is de omvang van de stille reserves beperkt.

• •

  De overwaarde van de gemeentelijke eigendommen die niet direct verkoopbaar zijn, worden niet als stille reserve meegeteld.

• •

  Effecten, aandelen, plantsoenen en ondergronden van wegen, straten en pleinen zijn buiten beschouwing gelaten omdat deze beperkt of niet verhandelbaar zijn.

Afbakening stille reserves:

De definitie van de stille reserve is te verdelen in twee voorwaarden:

• a.

  de activa moet een meerwaarde hebben ten opzichte van de boekwaarde

• b.

  de activa moet direct verkoopbaar zijn.

Ad. a) De activa, gebouwen, wegen, inrichting etc. schrijven we lineair af waarbij uitgegaan wordt van een restwaarde van nul. Voorbeeld: Voor gebouwen (nieuwbouw) wordt een afschrijvingstermijn gehanteerd van 40 jaar. De boekwaarde van het gebouw is na 20 jaar de helft van de oorspronkelijke bouwkosten of aanschafwaarde. De werkelijke waarde van het gebouw zal bij verkoop hoger liggen. Het verschil is een stille reserve. De gemeente heeft veel activa die een meerwaarde hebben ten opzichte van de boekwaarde zoals deze is opgenomen in de balans.

Ad.b) Direct verkoopbaar houdt in dat het activum niet direct nodig is voor de uitvoering van de gemeentelijke taken en afgestoten kan worden.

Bijvoorbeeld, een schoolgebouw is nodig voor het geven van onderwijs en is dus niet direct verkoopbaar omdat de leerlingen dan geen onderdak hebben.

Ook mag het activum geen invloed hebben op het voorzieningenniveau van de gemeente. Bijvoorbeeld een MFA of sporthal. Het verkopen hiervan zou het voorzieningenniveau doen verminderen.

De tweede voorwaarde beperkt dus duidelijk de activa die aangemerkt kunnen worden als stille reserve.

Activa met een stille reserve:

Door de afbakening van de stille reserves vallen veel activa met een mogelijke stille reserve af.

De activa die bij de gemeente op de balans staan zetten we in voor de bedrijfsvoering en de gemeentelijke taken. Deze activa zijn dus niet direct verkoopbaar en nemen we niet mee voor de bepaling van de omvang van de stille reserve.

De gemeente heeft ook effecten, aandelen BNG, en aandelen in gemeenschappelijke regelingen en deelnemingen. Het bepalen van de marktwaarde van deze effecten en deelnemingen is in veel gevallen letterlijk een onmogelijke zaak omdat deze beperkt of in zijn geheel niet verhandelbaar zijn. De effecten en aandelen laten we daarmee ook buiten beschouwing.

Plantsoenen, ondergrond van wegen, straten en pleinen zijn gezien hun bestemming niet verhandelbaar en laten we voor de bepaling van de stille reserves eveneens buiten beschouwing. Ook bossen laten we buiten beschouwing.

De stille reserves zitten in activa die geen boekwaarde meer hebben. De activa die geen boekwaarde meer hebben zijn de gronden.

In de praktijk betreft dit:

• -

  de verpachte gronden: kortlopende verpachtingen, rest is bijna niet verkoopbaar. Hieronder vallen ook de strategische gronden. Daarom gaan we uit van 25% verkoopbaarheid ten behoeve van de berekening van de stillen reserve.

• -

  ondergrond garageboxen.

5.3 Berekening weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen toont de verhouding aan tussen de, op basis van de geïnventariseerde risico’s, benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit.

Daarmee is het weerstandsvermogen een van de indicatoren voor de mate waarin binnen een duurzaam meerjarig sluitende begroting substantiële financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder aantasting van het bestaande beleid.

Er zijn 3 indicatoren om de financiële positie te bepalen. Naast de weerstandsratio zijn dat ook de sluitende meerjarenbegroting en de solvabiliteitspositie. Dit is onderdeel van het financieel beleid.

Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in de volgende ratio:

Beschikbare weerstandscapaciteit

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Deze waarderingstabel is conform de waardering van het Gemeentelijk Toezichtskader. Het kader dat onze toezichthouder, de Provincie Noord Brabant hanteert.

De gemeente Maashorst streeft ernaar het weerstandsvermogen binnen de bandbreedte van ‘voldoende’ – ‘ruim voldoende’ te houden. Dat betekent tussen dat de norm tussen 1 en 2 is.

6.1 Algemeen

Dit risicobeleid is tot stand gekomen ter voorbereiding op de gemeente Maashorst i.o. Het primaire doel is om een gedegen risicobeleid te hebben bij aanvang van de nieuwe gemeente op 1 januari 2022. Met deze notitie is dat er.

6.2 Doorontwikkeling risicomanagement

Dit laat onverlet dat er mogelijkheden zijn tot verdere doorontwikkeling. Hierbij valt te denken aan het verder professionaliseren van het risicomanagement met behulp van een softwarepakket waardoor er een betere (zichtbare) koppeling kan plaatsvinden met de (verbijzonderde) interne controle.

Daarnaast is het in de toekomst ook mogelijk om risicomanagement rondom projecten en beleid meer aan elkaar te koppelen.

Wij zullen actief blijven op het gebied van risicomanagement en ons als organisatie blijven ontwikkelen. Bovengenoemde punten kunnen daaraan bijdragen.