Convenant "De rol van dorpsraden in burgerparticipatie 2020"

1. Inleiding

De gemeente Bergeijk bestaat uit zes prachtige dorpskernen die veel overeenkomsten kennen, maar ook heel verschillend zijn. We zijn op zoek gegaan naar De Natuurlijke Aard van Bergeijk: ons DNA. Hier kwamen tal van kenmerken per kern naar voren. Dorpsraden kunnen deze kenmerken benutten om de kernen levendig en leefbaar te houden. Ook kunnen dorpsraden een rol spelen bij het aanjagen van burgerparticipatie, onder andere door inwoners uit de specifieke kern bij hun ideeën en plannen te betrekken. De gemeente onderkent het belang van dorpsraden. Dorpsraden behartigen de belangen van inwoners voor behoud en versterking van leefbaarheid in de kernen. Het convenant is opgesteld vanuit een positieve intentie om de samenwerking tussen de gemeente en dorpsraden te behouden en versterken. Afspraken over de samenwerking worden hierin vastgelegd.

2. Rolverdeling

Gemeenteraad

De gemeenteraad heeft het budgetrecht en stelt de hoofdlijnen van het beleid vast. Als gevolg hiervan is de gemeenteraad het bestuursorgaan dat het convenant tussen de gemeente en dorpsraden vaststelt.

Colleqe van burqemeester en wethouders

Het college voert besluiten van de gemeenteraad uit. De afspraken die het college met de dorpsraden maakt moeten passen binnen de gemaakte afspraken uit het convenant, de gemeentelijke begroting en de gemeentelijke beleidskaders. Als (formele) verzoeken of adviezen van de dorpsraden niet passen binnen de bevoegdheid van het college, kan het college de gemeenteraad vragen een besluit te nemen over deze verzoeken of adviezen. De wethouder kernenbeleid is vanuit het college het aanspreekpunt voor de samenwerking met de dorpsraden.

Dorpsraden

Dorpsraden weten wat er leeft onder de bevolking en richten zich op onderwerpen die voor inwoners van de eigen kern belangrijk zijn. Vanuit deze kennis kunnen zij de gemeente gevraagd en ongevraagd adviseren en/of fungeren als samenwerkingspartner binnen de vormen van burgerparticipatie. De dorpsraden handelen vanuit het algemeen belang van inwoners van de kern en vormen geen afzonderlijke bestuurslaag in de gemeente.

Dorpsondersteuners

ln de zes kernen zijn dorpsondersteuners actief. De gezamenlijke noemer van alle dorpsondersteuners is dat zijzich bezig houden met: het voorkomen dat mensen tussen walen schip raken, participatie bevorderen, het signaleren en aanjagen van (structurele) activiteiten en het verbinden ten aanzien van vrijwilligers, verenigingen, onderwijs, welzijn en zorg. De dorpsondersteuners kunnen een verschillende professionele achtergrond hebben. Ze zijn in grote mate betrokken bij hun dorpskern. Daarnaast sporen zij hun inwoners aan om ook zelf na te denken over het vergroten van de leefbaarheid in de kern en hieraan mee te werken. De dorpsraad en dorpsondersteuner bepalen samen waar de inzet van de dorpsondersteuner zich op richt binnen de kern.

Contactambtenaar

Binnen de ambtelijke organisatie is een contactambtenaar aangesteld. De contactambtenaar heeft een rol in de communicatie en het managen van verwachtingen, zowel richting dorpsraden als binnen de ambtelijke organisatie. Het is belangrijk dat de contactambtenaar op de hoogte is van de stand van zaken. De contact ambtenaar:

• -

  Is een vast aanspreekpunt voor de dorpsraden;

• -

  ls een vast aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie omtrent dorpsraden;

• -

  Bewaakt de voortgang van de behandeling van vragen en verzoeken van de dorpsraden;

• -

  Bewaakt de voortgang van de behandeling van (formele) adviezen van de dorpsraden;

• -

  ls verantwoordelijk voor de organisatie van de formele overleggen.

3. Burgerparticipatie

Burgerparticipatie bij ontwikkelingen en projecten in de kern kan op verschillende manieren plaatsvinden. ln de samenwerking tussen gemeente en dorpsraden worden de volgende vormen van participatie gehanteerd:

lndien betrokkenheid bij ontwikkelingen en projecten in de kern is gewenst, worden de dorpsraden tijdig geïnformeerd welke vorm van burgerparticipatie van hen wordt gevraagd. Dorpsraden zullen tijdig een verzoek indienen wanneer zij een vorm van ondersteuning wensen, of wanneer zij wensen dat de gemeente hen faciliteert.

4. Communicatie

De dorpsraden kunnen gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de gemeente. Deze adviezen en andere vragen en/of verzoeken worden schriftelijk ingediend bij de contactambtenaar. De contactambtenaar zal het advies, de vraag en/of het verzoek in behandeling nemen. Dorpsraden zullen hier binnen 5 werkdagen een reactie op ontvangen. Diverse (individuele) klachten en meldingen over de openbare ruimte lopen niet via de contactambtenaar, maar worden doorgegeven via de gemeentelijke Meld & Herstellijn.

Na het ontvangen van een advies zal de gemeente binnen haar beleidskaders onderzoeken wat mogelijk is, om vervolgens in een reactie te laten weten welke procedure hierop volgt en wat het venvachte tijdspad inhoudt. Ook blijft de gemeente de dorpsraad betrekken bij ontwikkelingen en projecten die van groot belang zijn voor de betreffende dorpsraad.

4.1 (ln)formeel overleg

Formeel: gezamenlijk overleg dorpsraden

leder jaar vindt in het najaar een gezamenlijk overleg plaats tussen de dorpsraden, de wethouder kernenbeleid en de contactambtenaar. Agendapunten voor dit overleg worden van te voren door de gemeente geïnventariseerd. Een vast agendapunt zal gaan over het delen van gezamenlijke ervaringen en/of successen op een maatschappelijk thema, met het doel dat dorpsraden onderling van elkaar kunnen leren en samenwerking wordt bevorderd

Formeel: dorpsschouw

Het doel van de dorpsschouw is om op locatie informatie uit te wisselen over ontwikkelingen in een kern tussen de dorpsraden, de gemeenteraad, het college en eventueel het ambtelijk apparaat. Daarnaast biedt een dorpsschouw alle aanwezigen de mogelijkheid om op een informele manier contacten te leggen en/of contacten te versterken.

Dorpsraden hebben jaarlijks de keuze om een dorpsschouw te organiseren. Zij moeten tijdig doorgeven of dat jaar een dorpsschouw wordt georganiseerd. Zowel dorpsraden als de gemeenteraad en het college kunnen, in samenspraak, onderwerpen agenderen voor de dorpsschouw.

lnformeel

Zowel het college als dorpsraden streven het na om korte lijnen te hanteren. Hierdoor kunnen telefonisch, schriftelijk of tijdens een overleg signalen vanuit de gemeenschap worden uitgewisseld. Contact met de gemeente verloopt bij (formele) adviezen en verzoeken via de contactambtenaar.

5. Afspiegeling van de kern

Dorpsraden vormen een goede afspiegeling van de kern (denk aan m/v, leeftijd, achtergrond), zodat een vertegenwoordiging van en draagvlak onder inwoners ontstaat. Een zittingstermijn, waarna geëvalueerd wordt of iemand nog steeds gemotiveerd is, helpt als middel om dit doel te bereiken.

6. Budget dorpsraden

De gemeenteraad stelt jaarlijks een passend budget beschikbaar (via een welzijnssubsidie), voor organisatiekosten en reguliere activiteiten van de dorpsraden. lndien dorpsraden naast hun reguliere activiteiten een project willen uitvoeren en hierin de financiële middelen ontbreken, kan een verzoek bij de gemeente worden ingediend. De aanvraag wordt op dezelfde wijze in behandeling genomen als aanvragen van andere organisaties.

7. Bemiddeling in geval van onenigheid

lndien sprake is van onenigheid tussen de gemeenteraad en een dorpsraad zal het college als bemiddelaar optreden. lndien sprake is van onenigheid tussen het college en een dorpsraad zal een onafhankelijke partij als bemiddelaar optreden. Deze bemiddelaar wordt in overleg gekozen.

8. Artikel

Het convenant wordt iedere bestuursperiode van het college geëvalueerd door het college en de dorpsraden. lndien de evaluatie aanleiding geeft tot aanpassingen van het convenanl, zal in overleg een nieuw convenant worden opgesteld. Uiteindelijk besluit de gemeenteraad of zij akkoord gaat met het nieuwe convenant.

Op 11/10/2021 ondertekend door:

Namens het college van B&W van de gemeente Bergeijk,

Wethouder Kernenbeleid

Namens dorpsraad Bergeijk

Namens dorpsraad Riethoven

Namens dorpsraad Het Loo

Namens dorpsraad Westerhoven

Namens dorpsraad Luyksgestel

Namens dorpsraad de Weebosch