Besluit ambtelijke ondersteuning Interprovinciaal orgaan siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies

1. De provincie Utrecht draagt, overeenkomstig artikel 8 van de regeling, zorg voor het sitebureau Hollandse Waterlinies, door:

• a.

  ambtenaren hiervoor ter beschikking te stellen,

• b.

  waar nodig medewerkers in te huren,

• c.

  op te treden als inlener van gedetacheerde medewerkers van de overige provincies, en

• d.

  de algehele inzet van ambtelijke capaciteit te coördineren.

2. Waar nodig treedt de provincie Utrecht, overeenkomstig artikel 8, tweede lid van de regeling op als aankoopcentrale voor de provincies ten behoeve van de taken van het orgaan.

3. De kosten die de provincie Utrecht maakt voor het sitebureau Hollandse Waterlinies komen, overeenkomstig artikel 8, derde lid van de regeling, ten laste van de begroting van het orgaan tenzij anders overeen gekomen.

4. De provincie Utrecht komt vanuit zijn rol als centrumprovincie met het orgaan een DVO overeen, waarin nader gespecificeerd staat welke personele capaciteit en welke diensten worden geleverd, welke kosten worden doorbelast en welke overige afspraken daaromtrent worden gemaakt met het orgaan voor de taken van het sitebureau Hollandse Waterlinies.

1. De inrichting van het sitebureau Hollandse Waterlinies is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• a.

  een compacte organisatie als uitvoerend en adviserend bureau voor het orgaan;

• b.

  een positionering als spin-in-het-web tussen de vier provincies en als ambtelijk aanspreekpunt voor andere provinciegrenzen overstijgende overheden en maatschappelijke partners;

• c.

  als leidend principe in de samenwerking tussen sitebureau Hollandse Waterlinies en de vier provincies geldt ‘centraal wat moet en decentraal wat kan’;

• d.

  het sitebureau Hollandse Waterlinies draagt zorg voor het vervullen van de hoofdtaken van het orgaan op het vlak van beschermen en uitdragen; en

• e.

  het sitebureau Hollandse Waterlinies draagt zorg voor de overige verplichtingen als siteholder vanuit UNESCO (rapportage e.d.).

2. Het sitebureau Hollandse Waterlinies maakt gebruik van faciliteiten en expertise van de provincie Utrecht op bedrijfsvoeringsgebied. Dit omvat in ieder geval het gebruik van de ICT-faciliteiten, financiële administratie en de huisvesting. Daarnaast wordt bedrijfsvoeringsdeskundigheid van de provincie Utrecht benut op het vlak van in ieder geval juridische zaken, inkoop, financiën, P&O en archivering. De afspraken daarover worden vastgelegd in de DVO.

1. De secretaris van het orgaan is hoofd van het sitebureau Hollandse Waterlinies en geeft daaraan directe leiding.

2. Een medewerker is pas medewerker van het sitebureau Hollandse Waterlinies indien de secretaris hiermee heeft ingestemd. De secretaris informeert het orgaan. Dit kan zowel vooraf als achteraf plaatsvinden en algemeen of specifiek van aard zijn.

3. De bemensing van het sitebureau Hollandse Waterlinies volgt qua omvang en expertise uit de in artikel 3 genoemde uitgangspunten en bestaat tenminste uit de volgende functies:

• a.

  secretaris van het orgaan en tevens hoofd sitebureau Hollandse Waterlinies;

• b.

  coördinator bescherming erfgoed Hollandse Waterlinies;

• c.

  coördinator uitdragen informatie aan burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties;

• d.

  bureausecretaris;

• e.

  ondersteunend medewerker, en

• f.

  inhoudelijk expert van het Kenniscentrum Hollandse Waterlinies, als bedoeld in artikel 5 lid 6.

4. Het orgaan benoemt, schorst en ontslaat, overeenkomstig artikel 7 van de regeling, de secretaris.

1. De secretaris draagt zorg voor ondersteuning van het orgaan bij de uitvoering van taken als bedoeld in artikel 9 van de regeling. Dit omvat in ieder geval de volgende taken, deels in de hoedanigheid als hoofd van het sitebureau Hollandse Waterlinies:

• a.

  bijstaan en adviseren van het orgaan;

• b.

  zorgdragen dat het orgaan en het netwerk over alle informatie beschikt die van belang is;

• c.

  participeren in aanverwante en relevante netwerken;

• d.

  zorgdragen voor het opstellen en uitvoeren van jaarplannen en meerjarenbegroting met de doelen en de planning voor het opvolgende kalenderjaar, ter concretisering van de taken als bedoeld in artikel 9 van de regeling;

• e.

  besluiten over de inzet van en het beheren van de middelen;

• f.

  het zorgdragen voor het vervullen van de voorgeschreven taken en uitvoeren van verantwoordingsverplichtingen voortvloeiend uit het siteholderschap;

• g.

  afstemming en coördinatie van beleids- dan wel uitvoeringsvraagstukken met de samenwerkende provincies;

• h.

  het zorgdragen voor het goed functioneren van het Linieteam Hollandse Waterlinies en het ondersteunen van het Managementoverleg Hollandse Waterlinies;

• i.

  actief betrekken van medewerkers bij het verbeteren van de werkprocessen en taakuitoefening van het sitebureau Hollandse Waterlinies;

• j.

  aansturen en coachen van de medewerkers van het sitebureau Hollandse Waterlinies;

• k.

  zorgdragen voor goede afstemming met de provincie Utrecht over het beschikbaarstellen van de benodigde personele capaciteit en over het functioneren van beschikbaar gestelde medewerkers;

• l.

  zorgdragen voor goede afstemming met de provincie Utrecht over de dienstverlening aan het sitebureau Hollandse Waterlinies en het orgaan.

2. De secretaris bespreekt de voortgang van zijn werkzaamheden en de werkzaamheden van het sitebureau Hollandse Waterlinies als geheel, alsmede de samenwerking met de provincies, periodiek met de voorzitter van het managementoverleg Hollandse Waterlinies.

3. De secretaris legt over zijn werkzaamheden inhoudelijk verantwoording af aan het orgaan.

4. De secretaris legt ten aanzien van zijn algemene functioneren en zijn persoonlijke ontwikkeling periodiek verantwoording af aan zijn hiërarchisch leidinggevende van de provincie.

5. Het sitebureau Hollandse Waterlinies ondersteunt de secretaris in de uitvoering van de taken als benoemd in lid 1 van dit artikel.

6. Onder het sitebureau Hollandse Waterlinies is ook begrepen het Kenniscentrum Hollandse Waterlinies, dat als taak heeft te fungeren als documentatiecentrum en inhoudelijke vraagbaak voor de eigen activiteiten en initiatieven van derden.

1. De medewerkers van het sitebureau Hollandse Waterlinies kennen, onverlet hun functiebeschrijving, de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• a.

  samenwerken vanuit eigen professionaliteit en werkveld ten behoeve van het bereiken van de gestelde doelen van het orgaan en het aanreiken van eventuele verbeteringen;

• b.

  coördineren en faciliteren van de samenwerking binnen de werkgroepen ten behoeve van kennisdelen en visievorming, het uitvoering geven aan activiteiten en het inhoudelijk adviseren van het orgaan;

• c.

  het bijdragen aan en uitvoering geven aan het werkplan van het sitebureau Hollandse Waterlinies in goede afstemming met de werkgroepen.

2. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers van het sitebureau Hollandse Waterlinies worden door de secretaris vastgelegd in een functiebeschrijving dan wel taakomschrijving.

3. De medewerker legt ten aanzien van de uitvoering van zijn werkzaamheden verantwoording af aan de secretaris.

4. De medewerker legt ten aanzien van zijn algemene functioneren en zijn persoonlijke ontwikkeling periodiek verantwoording af aan de hiërarchisch leidinggevende van de provincie. De secretaris kan op uitnodiging van de medewerker of de leidinggevende bij dat gesprek aanwezig zijn.