Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken Scherpenzeel 2022

Geldend van 20-07-2022 t/m heden

Intitulé

Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken Scherpenzeel 2022

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  • b.

    De commissaris: de commissaris van de Koning in Gelderland;

  • c.

    De commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming en herbenoeming van de burgemeester en het houden van de klankbordgesprekken met de burgemeester;

  • d.

    de secretaris: de secretaris van de commissie.

  • e.

    De circulaire: Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 01-10-2017.

  • f.

    de handreiking: handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 18 december 2020.

Artikel 2 De vertrouwenscommissie

  • 1. De raad benoemt een vertrouwenscommissie.

  • 2. De vertrouwenscommissie heeft tot taak:

    • a.

      de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en

    • b.

      klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling Commissie

  • 1. De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn en worden door de raad uit zijn midden benoemd.

  • 2. Iedere fractie kan uit haar midden een raadslid voordragen ter benoeming door de raad.

  • 3. Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat het lid geen lid meer is van de gemeenteraad of op eigen verzoek.

  • 4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

  • 5. Voorzitter van de Vertrouwenscommissie is de plaatsvervangend voorzitter van de raad en aangewezen als fractievoorzitter.

  • 6. Wordt niet voldaan aan het gestelde in artikel 5 dan kiest de commissie uit haar midden een voorzitter en plaatsvervanger.

  • 7. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voor zover in deze verordening daarin niet is voorzien.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en zorgt als secretaris voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie.

  • 2. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 2, eerste lid onder b van deze verordening genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

  • 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 5 Adviseur

  • 1. De gemeenteraad kan een wethouder toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2, eerste lid onder b van deze verordening genoemde taken.

  • 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 3. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 6 Vergaderingen

  • 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering de aankondiging aan:

    • a.

      de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur;

    • b.

      de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

    • c.

      de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

  • 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vierentwintig uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken.

Artikel 7 Bijzondere bepalingen benoemingsprocedure

  • 1. In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

  • 2. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de geheimhouding van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen klankbordgesprekken

  • 1. De commissie houdt bij voorkeur jaarlijks en minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot zes maanden een evaluatiegesprek plaats.

  • 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

  • 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

  • 6. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen herbenoemingsprocedure

  • 1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

  • 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

  • 3. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 10 Contactpersoon

  • 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

  • 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en op een zichtbare plaats in de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

  • 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en op een zichtbare plaats in de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.

Artikel 11 Stemming

  • 1. De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 12 bedoelde verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit.

Artikel 12 Verslag

  • 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen.

    Dit schriftelijke en geheime verslag bevat in ieder geval:

    • a.

      een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

    • b.

      een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd.

    En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

    • c.

      bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

    • d.

      bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  • 2. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de commissie en door de burgemeester.

  • 3. Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 13 Geheimhouding

  • 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet.

  • 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De voorzitter en de secretaris zien er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

  • 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 14 Archivering

  • 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als ″geheim″, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

  • 3. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

  • 4. De raadsgriffier draagt bij de klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 15 Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 16 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 17 Ontbinding en wijziging samenstelling commissie

  • 1. Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

  • 2. Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

  • 3. Behoudens hetgeen vermeld is in artikel 17, lid 1 en lid 2 van deze verordening over de ontbinding van de commissie, blijft de commissie in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

  • 4. De samenstelling van de commissie kan gedurende de procedure als genoemd in artikel 2 lid 2 onder a na de profielschetsvergadering niet worden aangepast.

  • 5. Na iedere gemeenteraadsverkiezing neemt de raad zo spoedig als mogelijk na installatie van de gemeenteraad, een besluit over de samenstelling van de commissie.

Artikel 18 Intrekking

Het Reglement voor functioneringsgesprekken met de burgemeester vastgesteld op 15-02-2007 wordt ingetrokken.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken gemeente Scherpenzeel 2022”.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 7 juli 2022.

B.S. van Ginkel-Schuur

griffier

M.W. Jaeger

voorzitter

Toelichting

Algemeen

De verordening regelt de op de Gemeentewet gebaseerde voorschriften voor en de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt.

De genoemde taken houden nauw verband met elkaar. Dat wordt in deze verordening tot uitdrukking gebracht.

Artikel 3 Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie. Het wordt aan de fracties overgelaten de voorzitter of een ander raadslid van de fractie voor benoeming door de raad voor te dragen. In verband met het belang van continuïteit in bezetting van de commissie voor de specifieke taak en werkzaamheden die de commissie behartigt, voorziet deze verordening in de benoeming van een permanente commissie voor de duur van de gehele raadsperiode (zie ook artikel 13).

Artikel 5 Adviseur

In artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad kan bepalen dat bij benoeming één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie kan/kunnen worden toegevoegd. Deze mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. De raad kan er ook voor kiezen om de wethouder(s) uitsluitend in de rol van informant op te nemen in het (her)benoemingsproces. Op grond van artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in ieder geval in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld (de profielschets).

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

Waar in deze verordening sprake is van klankbordgesprekken worden gesprekken bedoeld, zoals beschreven in de “Circulaire burgemeesters: Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het Ministerie van BZK , waarin de gemeenteraad niet in de rol van werkgever het functioneren van de burgemeester beoordeelt, maar een rol heeft als bestuurlijk partner van de burgemeester. Deze gesprekken zijn bedoeld als klankbordgesprekken, waarin afspraken gemaakt worden over het wederzijds functioneren en de mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren.

Aan het klankbordgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. De raadsgriffier ondersteunt het proces.

Artikel 13 Geheimhouding

Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in de verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, nu deze rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet. Gelet op het belang van geheimhouding en een zorgvuldige procedure is een uitwerking daarvan toch in de verordening opgenomen.

Artikel 14 Archivering

Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure: de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.

Artikel 16 Onvoorziene gevallen

Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan daarbij bij voorbeeld terugvallen op de meest recente circulaire “Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester” van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.