Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

Geldend van 30-10-2024 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

De raad van de gemeente Westland;

gelet op het bepaalde in artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;

besluit:

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022 vast te stellen.

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Wet : Gemeentewet;

  • b.

    Ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

  • c.

    Ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

  • d.

    Document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openoverheid;

  • e.

    Fractie: elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de raad overeenkomst ig het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad;

  • f.

    Raadslid: het ingevolge de uitkomst van de raadsverkiezingen in de raad van de gemeente West land benoemde lid;

  • g.

    Steunraadslid: door een fractie aangesteld persoon, die als lid een plaats heeft op de kandidatenlijst , maar niet is verkozen tot raadslid, die als lid van een commissie de fractie vertegenwoordigt en de fractie anderszins bijstaat in het werk ten behoeve van de raad.

  • h.

    Seniorenconvent : het orgaan van de Raad, dat overeenkomstig het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad de procedurele, huishoudelijke en organisatorische aangelegenheden van de Raad behartigt;

  • i.

    Griffier : de conform artikel 107 van de Gemeentewet door de Raad benoemde griffier van de Raad en hoofd van de raadsgriffie, of diens plaatsvervanger;

  • j.

    Secretaris: secretaris van de gemeente als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, of diens plaatsvervanger;

  • k.

    Stichting: een door de fractie ter assistentie van de fractie aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend met de uitvoering van de fractieondersteuning zoals bedoeld in deze verordening is belast ; een fractie is overigens niet verplicht een dergelijke stichting in te stellen;

  • l.

    Financiële bijdrage: de subsidie waarop een fractie jaarlijks aanspraak kan maken ingevolge deze verordening.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

  • 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang of

    • b.

      inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding is gelegd.

  • 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.

  • 2. De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.

  • 3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

    • a.

      naar het oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

    • b.

      dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

  • 4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

  • 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

  • 1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

  • 2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3. Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

  • 1. De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

  • 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 15.000 per fractie en een variabel deel van € 1.000 per raadszetel.

  • 3. In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

  • 4. De fractie maakt voor de ontvangst van de financiële bijdrage en voor de uitgaven in het kader van de financiële bijdrage gebruik van één bank- of girorekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

  • 5. Indien door de fractie een stichting is ingesteld, overlegt de stichting bij aanvang van de raadsperiode of bij wijziging gedurende de raadsperiode dan wel bij splitsing of samenvoeging van een fractie de statuten van de stichting aan de griffier. Deze onderzoekt of de statuten nog voldoen aan het bepaalde in artikel 1, lid k, van deze verordening.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage en protocol

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. In de over te leggen jaarverantwoording, zoals onder artikel 13, lid 1 en 2 genoemd, dienen de kosten als volgt te worden gerubriceerd:

    • a.

      personeel fractiesecretariaat;

    • b.

      materiële voorzieningen fractiesecretariaat;

    • c.

      representatie fractie;

    • d.

      informatievoorziening fractie;

    • e.

      klassikale opleidingskosten;

    • f.

      extern advies en expertise.

    • g.

      overige huishoudelijke faciliteiten (zoals consumpties voor fractievergaderingen en -bijeenkomsten);

    • h.

      niet bovenstaand te rubriceren kosten

  • 2. In het bij deze verordening gevoegde protocol is aangegeven welke kosten uit de fractievergoeding kunnen worden bekostigd en welke niet. Omdat absolute duidelijkheid niet is te geven en ook niet moet worden nagestreefd bevat dit protocol niet een limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen besteden. De fracties dienen bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom men van mening is dat de uitgaven passen binnen de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk. Dit protocol maakt onlosmakelijk onderdeel uit van deze verordening.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage

Een fractie wordt jaarlijks vóór 31 januari een voorschot verleend ter hoogte van de financiële bijdrage voor het betreffende kalenderjaar op een door de fractie aan te geven rekeningnummer.

Artikel 9 Tijdstip verlenen voorschot na aftreden wegens verkiezingen

In het jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen wordt, in afwijking van artikel 8, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 10 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

  • 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

  • 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling. De verdeling vindt plaats per de datum waarop één van de betrokken fracties de voorzitter van de raad schriftelijk van de splitsing op de hoogte stelt.

  • 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

  • 4. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 11 Opschorting of terugstorting

  • 1. De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.

  • 2. Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in het protocol, onder III, kan de Raad – al dan niet op voorstel van diens voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.

  • 3. Indien een fractie in gebreke blijft de in het geding zijnde uitgaven binnen de in het tweede lid bedoelde termijn toe te voegen aan de liquide middelen van de fractie, wordt de eerstvolgende betaling van de tegemoetkoming aan de betreffende fractie opgeschort totdat de fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.

  • 4. Indien de fractie naar het oordeel van de raad in gebreke blijft de uit deze verordening voortvloeiende verplichtingen na te leven, kan de raad besluiten de individuele leden van de fractie in rechte aan te spreken.

  • 5. Overtollige kasmiddelen worden alleen uitgezet bij Nederlandse financiële instellingen met minimaal een AA-rating (double A), afgegeven door twee gezaghebbende rating agencies.

  • 6. Indien een fractie op grond van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing van de leden van de raad niet terugkeert in de raad, is zij verplicht een eventueel surplus (inclusief de opgebouwde reserve), na aftrek van posten in verband met reeds aangegane verplichtingen die stammen uit de afgelopen zittingsperiode - waaronder begrepen kosten die voortvloeien uit een sociaal plan voor fractiemedewerker(s) -, binnen één maand na indiening van de jaarverantwoording terug te storten in de gemeentekas.

Artikel 12 Reserve

  • 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2. Een reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 8.

  • 3. Indien aan het einde van het kalenderjaar sprake is van een surplus, uitgaande boven de in het tweede lid vermelde percentage, wordt dit bedrag teruggestort in de gemeentekas.

  • 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 10, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resterende zetelaantallen.

Artikel 13 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

  • 1. Elke fractie legt, binnen vier maanden na het einde van een kalenderjaar , aan de Raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalender jaar, onder over legging van een jaarverantwoording. In het jaar waar in de verkiezing voor de leden plaatsvindt, heeft de verantwoording over het voorgaande jaar tevens bet rekking op de periode tot en met één week na de dag van de verkiezing, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend voor 1 juni. Dit laatste geldt al leen voor de fracties, die na de verkiezingen niet meer terugkeren in de raad.

  • 2. De fractie maakt voor de jaarverantwoording gebruik van het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in de bijlage bij de verordening.

  • 3. Indien een fractie niet binnen de termijnen, zoals onder lid 1 genoemd, verantwoording aflegt conform het onder lid 2 genoemde verantwoordingsmodel wordt in het jaar volgend op de controle een korting toegepast van 10% op het basisbedrag van de fractie. Als om moverende redenen niet aan genoemde termijnen kan worden voldaan, kan in voorafgaand over leg met de griffier, van genoemde termijnen worden afgeweken.

  • 4. Controle van de jaarverantwoording van de fractiegelden vindt plaats door de griffie. Bij ingewikkelde kwesties zal de griffie contact opnemen met de accountant.

  • 5. De fractie is te allen tijde verplicht desgevraagd inzage te verschaffen in de aan de jaarverantwoording ten grondslag liggende bescheiden. Voor ts is de fractie te allen tijde verplicht inzage te verschaffen in de administratie van de fractie. Indien geen inzage kan worden verschaft in de aan de jaarverantwoording ten grondslag liggende bescheiden, wordt de betreffende uitgaaf buiten beschouwing gelaten en wordt derhalve niet meegenomen onder de uitgaven zoals onder lid 7, sub a, van di t artikel genoemd. In het geval deze situatie zich voordoet, zal een regel worden toegevoegd in het verloopoverzicht met de kosten die niet meegenomen worden. Hiermee blijft de aansluiting met de jaarrekening bewaart.

  • 6. De griffier rapporteert, door tussenkomst van het Seniorenconvent , aan de Raad. Daarbij is het aan het convent om te bepalen of de eindverantwoording over de toepassing van de onderhavige verordening ter besluitvorming en vaststelling aan de Raad wordt voorgelegd.

  • 7. De Raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalender jaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de resterende reserve;

    • c.

      de berekende terugbetalingsverplichting indien de maximale reserve op grond van artikel 12, lid 2, lager is dan de resterende reserve

Paragraaf 4. Slotbepalingen

Artikel 14 Hardheidsclausule

In alle gevallen, waarin deze verordening niet of niet genoegzaam voorziet, beslist het Seniorenconvent.

Artikel 15 Intrekking oude verordeningen en overgangsrecht

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Westland 2020 wordt op de dag van de effectieve inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Westland 2022.

Ondertekening

Aldus besloten door de Raad in zijn openbare vergadering van 30 juni 2022.

de plv. griffier,

P. van Oosten

de voorzitter,

B.R. Arends

TOELICHTING

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna; wet) bepaalt dat de Raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de Raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de Raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat in aanvulling op deze verordening ook titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee - na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de Raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult via de gemeentesecretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de Raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor de specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de gemeentesecretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dit is van belang om de rol van de gemeentesecretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip ‘ambtenaar’. Hier is voor gekozen om onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, werkzaam voor het college en de medewerkers van de griffie, werkzaam ten behoeve van de raad.

Artikel 2 Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben (eerste lid, onderdeel a), hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de griffier moeten doen. In het eerste lid is voor de goede orde toegevoegd dat het uitsluitend gaat om documenten waarop geen geheimhouding rust. De griffier moet immers zelf een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan wordt inzage op de griffie gefaciliteerd. De griffier (of één griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als zij echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te komen aan het verzoek kan door de griffier en via de gemeentesecretaris gekeken worden of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand

Ook verzoeken om ambtelijke bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffiemedewerkers de ondersteuning niet kunnen leveren, overlegt de griffier met de gemeentesecretaris over de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de gemeentesecretaris om te beoordelen of één van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Het vierde lid regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester; de griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de gemeentesecretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (op grond van artikel 180 van de wet).

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

Net als bij weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de geleverde ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem uiteindelijk geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het College op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het college functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen Raad en College is het logisch dat hem op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen Raad en College terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het College.

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het College dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget fractieondersteuning wordt door de Raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per fractie en variabel deel per raadszetel (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, is het logisch dat zij via het variabele deel een hogere financiële bijdrage krijgen.

De bijdrage wordt in de meeste jaren voor dat kalenderjaar verstrekt (eerste lid). Het derde lid geeft een afwijkende regeling voor de jaren dat de oude raad na reguliere verkiezingen aftreedt. Dat is altijd met ingang van de donderdag tussen 23 en 29 maart (artikel C4 van de Kieswet). Op die dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet).

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Awb. Het verdient aanbeveling om de Algemene subsidieverordening (indien van kracht) in de gemeente uitdrukkelijk niet van toepassing te verklaren op de bijdrage voor fractieondersteuning. Het verantwoordingsregime in de Algemene subsidieverordening is namelijk wezenlijk anders dan het regime voor het vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat ze de financiële bijdrage besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. In de praktijk blijkt het niet altijd duidelijk voor de gemeenteraadsfracties waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken en absoluut niet mogen gebruiken. Als handreiking daarbij is bij de verordening een protocol gebruik fractievergoedingen gevoegd.

In het bijzonder wordt benadrukt dat voor de financiering van verkiezingscampagnes van overheidswege een afzonderlijke regeling bestaat: de Wet financiering politieke partijen voor wat de landelijke politieke partijen betreft. Het is dan ook niet toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren. Verder is het uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties niet via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage en artikel 9 Tijdstip verlenen voorschot na aftreden wegens verkiezingen

Deze artikelen regelen de ambtshalve verlening van voorschotten aan fracties ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van de verkiezingen tegelijkertijd aftreden wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Artikel 10 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat iedere fractie krijgt en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk “vast”: de fractie behoudt dit deel van het budget ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld naar een nieuwe fractie (eerste lid). Indien de uittredende raadsleden een nieuwe fractie oprichten, ontvangt deze nieuw opgerichte fractie tot de verkiezingen geen vast basisbedrag.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabel deel direct bijgesteld moeten worden (tweede lid). Als dit niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Artikel 11 Opschorting of terugstorting

Dit artikel is opgenomen om fractieleden te kunnen aanspreken indien deze in gebreke blijven en het opschorten van de betaling aan de fractie indien deze in gebreke blijft.

Artikel 12 Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop een fractie voorwaardelijk aanspraak maakt en dan niet wordt gebruikt, wordt door de Raad gereserveerd voor gebruik door die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als er in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld aan de fractie die onder dezelfde naar terugkeert, dan wel aan de fractie die naar het oordeel van de Raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid).

Artikel 13 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Elke fractie legt voor 1 mei van het volgend kalenderjaar verantwoording af over de besteding van het budget. Het is aan de fractie zelf hoe zij zich verantwoorden. Dit kan door plaatsing van het jaarverslag op de eigen websites van de fracties. Uitgangspunt is dat informatie (inclusief originele betalingsbewijzen) voor een ieder toegankelijk en opvraagbaar moet zijn.

Na controle van het door de fractie opgestelde verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de Raad de hoogte van de financiële bijdrage voor de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag.

Het jaarverslag en de originele betalingsbewijzen dienen ten behoeve van de Belastingdienst zeven jaar te worden bewaard. Hier zijn de fracties zelf verantwoordelijk voor. Bij het opheffen van politieke fracties kunnen deze stukken bij de griffier ter archivering worden aangeboden. In voorkomend geval ontvangen zij daarvoor een ontvangstbevestiging.

PROTOCOL GEBRUIK FRACTIEVERGOEDINGEN

I Inleiding

Het gebruik van fractievergoedingen.

De fractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het fractiewerk. In de praktijk blijkt het niet altijd duidelijk voor de gemeenteraadsfracties waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken. Wat precies wel en niet mag, blijkt daarbij lastig precies te beschrijven. Het is redelijk als de uitgave een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het raadslidmaatschap (zie art. 7, lid 1), maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden. Het beste is een gezamenlijk gedragen lijn (zoals beschreven in dit protocol) te formuleren.

Omdat “absolute duidelijkheid niet te geven is en ook niet moet worden nagestreefd” bevat dit protocol geen limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen besteden. Waar voorbeelden zijn gegeven, zijn die vooral bedoeld ter illustratie. De fracties dienen bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom men van mening is dat uitgaven passen binnen de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk.

II Onder de fractievergoeding vallen kosten zoals:

  • •

    uitgaven voor personele ondersteuning van de fractie (fractiemedewerkers); daarbij dient jaarlijks de met de medewerker gesloten (arbeids)overeenkomst omtrent de geleverde assistentie (o.a. periode, uren en ontvangen vergoeding) bij de stukken te worden overlegd.

  • •

    activiteiten, die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie zijn gedaan; waaronder excursies, trainingen en werkbezoeken, onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

  • •

    uitgaven verbonden aan vergaderingen en bijeenkomsten, die als fractie worden georganiseerd (horeca-uitgaven zijn in dit verband toegestaan, mits het totaal van deze uitgaven relatief gering in omvatting is, bijvoorbeeld maximaal 25% van de fractievergoeding, en de relatie met de vergadering of bijeenkomst duidelijk is, bijvoorbeeld door bijvoeging van de agenda van de vergadering of bijeenkomst);

  • •

    uitgaven verbonden aan vergaderingen en bijeenkomsten, die als fractie collectief, dan wel in opdracht van een fractie (moeten) worden bijgewoond; onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7 lid 1) van toepassing is;

  • •

    uitgaven verbonden aan het opleiden, c.q. gericht op teamvorming en kwaliteitsverbetering van de fractie; voor zover die opleidingen etc. niet al geboden worden van de zijde van de gemeente en de uitgaven niet zijn verbonden aan opleidingen voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

  • •

    uitgaven verbonden aan het representeren van de fractie bij officiële gelegenheden;

  • •

    uitgaven verbonden aan de logistiek en de facilitaire benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het functioneren als fractie voor zover die niet al geboden worden van de zijde van de gemeente; hierbij moet o.a. worden gedacht aan kantoorartikelen, waaronder aanschaf en onderhoud van een laptop / computer met bijbehorende randapparatuur;

  • •

    uitgaven verbonden aan de op naam van de fractie gestelde bankrekening;

  • •

    uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

  • •

    uitgaven verbonden aan vakliteratuur, abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en 1 abonnement op een regionaal dagblad (bijvoorbeeld AD) ten behoeve van de fractie;

  • •

    uitgaven verbonden aan een eigen website van de fractie, dan wel de kosten verbonden aan een herkenbaar fractiedeel op een website van een politieke partij of politieke vereniging;

  • •

    uitgaven verbonden aan informatievoorziening van de fractie over het door haar voorgestane beleid en/of de consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten (zoals folders, advertenties, etc); onder overlegging van een exemplaar van de betreffende informatievoorziening;

  • •

    uitgaven verbonden aan extern advies en expertise.

III wat mag niet worden bekostigd uit de fractievergoeding

  • •

    uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

  • •

    betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • •

    uitgaven verbonden aan activiteiten die als raadslid op eigen initiatief worden verricht en waarvoor een beroep gedaan dient te worden op de maandelijkse onkostenvergoeding die politieke ambtsdragers ontvangen. Deze vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten en die kosten mogen dus niet bekostigd worden uit de fractievergoeding:

    • ■

      individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

    • ■

      fooien in Nederland;

    • ■

      verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

    • ■

      gelegenheidskleding, huur reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

    • ■

      activiteiten van, door of namens de politieke partij of daaraan;

    • ■

      abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen;

  • •

    giften, leningen, beleggingen, sponsorgelden en voorschotten;

  • •

    uitgaven verbonden aan een eigen opleiding van een raadslid; hiervoor kan onder voorwaarden een beroep worden gedaan op de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden, art. 5;

  • •

    uitgaven verbonden aan opleidingen van raads- en steunraadsleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

  • •

    de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd;

  • •

    uitgaven ten behoeve van een inschrijving bij de Kamer van Koophandel; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

  • •

    uitgaven ten behoeve van notariële akten; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

  • •

    uitgaven voor verkiezings- en campagneactiviteiten; zo is het niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

  • •

    uitgaven voor een website van een politieke partij of politieke vereniging.