Archiefverordening 2020

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De wet stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. Daarmee is deze wet de belangrijkste voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet stelt extra eisen aan bescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit. Op zijn beurt bevat dit Archiefbesluit weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in de Archiefregeling en de verordening.

De verordening is opgesteld voor de gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek (ISD). De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende Iandelijke wet- en regelgeving geldend op 1 januari 2015.

Conform artikel 40, lid 1 van de wet dient de zorg te worden geregeld omtrent alle informatie van de bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Daarbij dient zoveel mogelijk de bepalingen van de wet te worden gevolgd. Dit betekent dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor informatie van de gemeenschappelijke regeling en dat de archivaris van de aangewezen archiefbewaarplaats toezicht uitoefent op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.

Evenals de wet is deze verordening zowel van toepassing op papieren als op digitale documenten. Vandaar dat in plaats van het begrip 'archiefbescheiden' de term 'informatie' wordt gehanteerd. Beide begrippen worden in het kader van deze verordening als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip 'archiefbescheiden' opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werking van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip `zorg', dat niet wordt gedefinieerd in de wet. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32 lid 2 van de wet.

Artikelsgewiis

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. De benoeming van deze archivaris is gekoppeld aan het feit dat ISD De Bollenstreek een dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten met de gemeente Leiden voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie/archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de door haarzelf beheerde informatie/archiefbescheiden.

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van 'informatie'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd.

Ondanks de verruimde betekenis van het begrip 'informatie' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De regeling stelt op grond van artikel 11, lid 2 van het besluit nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het besluit kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel dienen ook de te verzenden stukken aan genoemde regeling te voldoen.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 9

De jaarlijkse verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur vormt de basis voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording.

Artikel 15

De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur als bedoeld in artikel 9.