Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Dijk en Waard

2.1 Algemeen juridisch kader

Aanbestedende diensten houden zich aan de relevante wet- en regelgeving.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• -

  Aanbestedingswet;

• -

  Europese wet- en regelgeving;

• -

  Burgerlijk Wetboek;

• -

  Gemeentewet;

• -

  Gids Proportionaliteit;

• -

  Aanbestedingsreglement Werken.

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.3 Uniforme documenten

Wij maken zoveel mogelijk gebruik van documenten die in de regio gelijk zijn aan elkaar, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Dit zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Wij passen bij de betreffende Inkopen, mits passend, in ieder geval toe:

• •

  de VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten inclusief addendum regio NHN;

• •

  de regionale model overeenkomsten.

2.4 Mandaat en volmacht

Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaat- en volmacht regeling van de aanbestedende dienst. Deze zijn terug te vinden op de website van de desbetreffende aanbestedende dienst . Wij willen enkel gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.5 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig ) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen. Iedere aanbestedende dienst heeft een eigen klachtenmeldpunt voor aanbesteden.

3.1 Integriteit

Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.

Ondernemers

Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.

SROI

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).

Burgerparticipatie.

Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om de burgers te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

Wij hebben vrijheid in het maken van onze keuzes met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsprocedures en leven de aanbestedingswet- en regelgeving na.

4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

Sociale ondernemingen.

Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of gecertificeerde sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

4.4 Innovatie

Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners.. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.

4.5 Samenwerkingsverbanden

Wij streven naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere publiek rechterlijke instellingen en aanbestedende diensten.

5.1 Inkopen in de organisatie

Inkopen is bij ons als volgt georganiseerd: Specifiek voor onze organisatie geldt dat inkoop decentraal is ingericht.

5.2 Lokale inkoop en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

5.2.aLokale inkoop

Wij willen bijdragen aan een MKB vriendelijke gemeente door daar waar mogelijk minimaal 1 lokale ondernemer uit te nodigen bij een onderhandse offerteaanvraag.

5.2.bInnovatie

Wij stimuleren innovatie en zullen indien aan de vereisten van een uitvraag voldaan wordt daar waar mogelijk de meerwaarde in de weging toekennen aan innovatieve voorstellen.

5.2.cDuurzaamheid

De Gemeente streeft er naar om 100% duurzaam in te kopen.

5.2.dCirculariteit

Wij zullen daar waar mogelijk bij inkopen en aanbestedingen (her)gebruik van producten en diensten stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie bevorderen.

5.3 Bepalen van de inkoopprocedure

Wij hebben de vrijheid om zelf zorg te dragen voor onze taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien wij voor een bepaalde inkoopprocedure gaan, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

Onze inkoopprocedures worden op basis van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit toegepast, tenzij er gemotiveerd wordt aangegeven waarom wij hier van af willen wijken.

5.4 Raming en financieel budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Wij willen immers niet het risico lopen dat wij verplichtingen aangaan die wij niet kunnen nakomen.

Hiervoor maken wij gebruik van het inkoopstartformulier. Dit formulier moet vooraf aan iedere inkoop met een waarde hoger dan €10.000,- worden ingevuld. Daarnaast betrekken wij de inkoopadviseur bij alle meervoudige, openbare en Europese aanbestedingstrajecten. Zie ook § 5.1.

5.5 Registratie en dossiervorming

Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:

• •

  In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen;

• •

  Te worden gebruikt voor het opstellen van (rechtmatigheid)rapporten aan het college;

• •

  Als sturingsinstrument te dienen voor toekomstige aanbestedingen.

Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief.

5.6 Contractbeheer

Het (administratieve) proces van het beheren van contracten binnen een gemeente, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Door middel van een contractbeheersysteem zal het beheer van alle contracten gefaciliteerd worden vanuit een centraal punt binnen de organisatie.

5.7 Inkoophandboek

Wij beschikken over een (digitaal) inkoophandboek voor intern gebruik, dat te vinden is via het intranet. Het inkoophandboek is een praktische vertaling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid waarin met name wordt weergegeven hoe op rechtmatige en doelmatige wijze invulling gegeven wordt aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

5.8 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.