Gelet op artikel 8 van de Verordening Rekenkamer Bloemendaal 2004, hierna te noemen de verordening, stelt de Rekenkamer het volgende Reglement van Orde vast.

Artikel 3 Overleg met gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders

De Rekenkamer overlegt minimaal 1 maal per jaar met een commissie van de gemeenteraad en met het college van burgemeester en wethouders. Ten behoeve van dit overleg zal door de voorzitter een agenda worden opgesteld. Van het overleg wordt een verslag gemaakt.

Artikel 5 Het onderzoeksproces

Het onderzoeksproces omvat in ieder geval de volgende fasen:

- de selectie en planning

Er zal jaarlijks minimaal 1 onderwerp worden uitgekozen van een door de Rekenkamer vastgestelde lijst van onderwerpen. De lijst wordt met inachtneming van artikel 9, lid 6, van de verordening, jaarlijks opnieuw vastgesteld en als bijlage bij het jaarverslag van de Rekenkamer gevoegd. De ontwerp-lijst wordt jaarlijks besproken met een commissie van de gemeenteraad en met het college van burgemeester en wethouders.

- de voorbereiding

De Rekenkamer kiest een onderwerp voor onderzoek en formuleert de onderzoeksvragen.

Voor zover noodzakelijk wordt eerst een oriënterend onderzoek gedaan waarbij ook mogelijke onderzoeksvragen worden geformuleerd. Daarnaast kunnen stukken worden opgevraagd bij het betrokken bestuursorgaan en de ambtelijke organisatie (Bestuursdienst) en kunnen oriënterende gesprekken worden gevoerd met betrokken personen. Tevens wordt in deze fase geformuleerd welk effect met het onderzoek wordt beoogd met een zo nauwkeurig mogelijke schatting van de benodigde tijd en kosten.

De uitkomsten van het oriënterend onderzoek worden vastgelegd in een onderzoeksvoorstel. De Rekenkamer beslist vervolgens of het voorgestelde onderzoek daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Indien besloten wordt tot uitvoering van het onderzoek zal de Rekenkamer gelijktijdig besluiten of het onderzoek (deels) door externen zal worden verricht dan wel of de Rekenkamer het onderzoek zelf zal uitvoeren.

Het onderzoeksvoorstel bevat een raming van kosten van het onderzoek.

Indien wordt gekozen voor (deels) uitbesteding, zal volgens de daarvoor bij de gemeente Bloemendaal geldende regels offerte worden gevraagd.

- het onderzoek

Als een onderzoeksvoorstel door de Rekenkamer is vastgesteld, wordt het onderzoek schriftelijk aangekondigd bij het betrokken bestuursorgaan.

In de aankondiging wordt het uit te voeren onderzoek kort omschreven, alsmede de termijn waarbinnen het onderzoek zal plaatsvinden en wie het onderzoek zullen verrichten. Tevens wordt zoveel mogelijk aangegeven welke stukken de Rekenkamer zal willen inzien en met wie de rekenkamer gesprekken zal willen voeren.

Vervolgens zal het feitelijke onderzoek plaatsvinden in het kader waarvan de benodigde gegevens zullen worden verzameld (inzien van archieven, het voeren van gesprekken met betrokkenen, het houden van enquêtes of het bezoeken van externe locaties).

Op basis van deze informatie zal een gespreksverslag worden opgesteld. Dit rapport zal worden voorgelegd aan het betrokken bestuursorgaan en/of personen waarmee gesproken is, ter controle van de feitelijke gegevens. Het bestuursorgaan en/of de personen waarmee gesproken is, worden in de gelegenheid gesteld binnen 14 dagen te reageren. Voor zover de opmerkingen betrekking hebben op feitelijke onjuistheden in het gespreksverslag, worden deze opmerkingen in het onderzoeksrapport verwerkt.

Op basis van het gespreksverslag formuleert de Rekenkamer conclusies en aanbevelingen en stelt het definitieve rapport vast.

- de rapportage

De Rekenkamer biedt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 30 dagen na de vergadering waarin het onderzoeksrapport is vastgesteld, het vastgestelde onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad aan. Een afschrift van het rapport wordt toegezonden aan de overige bestuursorganen en aan de personen waarmee door de Rekenkamer gesproken is. .

- de publicatie

De Rekenkamer stelt een persbericht op. Na aanbieding van het rapport aan de gemeenteraad, worden het rapport en het bijbehorende persbericht vrijgegeven voor de media.

- evaluatie

Het is van belang dat uit de ervaringen die zijn opgedaan tijdens het onderzoek, lering wordt getrokken voor andere onderzoeken. Ook is het belangrijk dat inzicht wordt verkregen in de effecten van het onderzoek; wat wordt er met de conclusie en aanbevelingen gedaan?

Daarom worden in het jaarverslag van de Rekenkamer de in het verslagjaar gedane onderzoeken geëvalueerd, zowel voor wat betreft de procesmatige aspecten als ten aanzien van de resultaten.

Artikel 6 Financiën

De secretaris bewaakt het budget van de Rekenkamer, aan de hand van een jaarlijks door de Rekenkamer opgestelde begroting, rekening houdend met het door de gemeenteraad aan de Rekenkamer beschikbaar gestelde budget.

.

Het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budget zal worden besteed aan:

• ·

  de bij gemeentelijke verordening vastgestelde vergoedingen aan daarvoor in aanmerking komende leden van de Rekenkamer;

• ·

  ambtelijke ondersteuning;

• ·

  het (laten) verrichten van onderzoek;

• ·

  het eventueel inhuren van externe deskundige(n);

• ·

  het opstellen van de rapportage;

• ·

  deskundigheidsbevordering van de leden van de Rekenkamer;

• ·

  overige activiteiten die naar het oordeel van de Rekenkamer ten laste van het budget gebracht kunnen worden.

Artikel 7 Contacten

• a.

  De contacten lopen zoveel mogelijk via de secretaris van de Rekenkamer. Dit betreft in ieder geval: - aankondiging van het onderwerp van onderzoek aan gemeenteraad/college van burgemeester en wethouders, burgemeester en gemeentesecretaris; - het inlichten van de gemeensecretaris over directe contacten tussen onderzoekers en ambtenaren die voor een bepaald onderzoek benaderd worden.

• b.

  Voor contacten met onderzoekers worden per onderzoek een of meer leden van de Rekenkamer als contactpersoon aangewezen.

• c.

  De externe communicatie over de Rekenkamer verloopt via haar voorzitter.

Aldus vastgesteld door de rekenkamer in haar vergadering van 23 maart 2005.

C.Bergman, voorzitter.

H.W. de Vries, secretaris.

Gepubliceerd in het Bloemendaal Weekblad d.d. 14 april 2005. In werking : 22 april 2005.