Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede betreffende vervanging van papieren archiefbescheiden vanaf 27 november 2018

Geldend van 21-02-2025 t/m heden

Intitulé

Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede betreffende vervanging van papieren archiefbescheiden vanaf 27 november 2018

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede;

gelezen het voorstel van 14 juni 2022, zaaknummer 286479,

overwegende dat het in het kader van het digitale werken effectief en efficiënt is om ook digitaal te archiveren;

gelet op:

  • -

    artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • -

    de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995;

  • -

    artikel 26b van de Archiefregeling;

besluit:

Artikel 1. Vervanging archiefbescheiden

Archiefbescheiden op papier die vanaf 27 november 2018 zijn opgemaakt en ontvangen en die op grond van de geldende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, worden vervangen door digitale reproducties waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

Artikel 2. Uitzonderingen vervanging papieren archiefbescheiden

In afwijking van artikel 1 worden de volgende categorieën papieren archiefbescheiden niet vervangen door digitale reproducties:

  • a.

    vertrouwelijke archiefbescheiden, die niet horen bij een zaak die is ingericht in zaaksysteem Liber.

  • b.

    overeenkomsten met een waarde vanaf € 500.000, tenzij het gaat om een opdracht die is aanbesteed via TenderNed of het gaat om een arbeidsovereenkomst.

  • c.

    waardedocumenten (zegels, watermerken)

  • d.

    bewijs van Nederlanderschap/aktes (burgerlijke stand)

  • e.

    verklaring van overlijden

  • f.

    melding voorgenomen huwelijk

  • g.

    afwijkende formaten A2 en groter;

  • h.

    archiefbescheiden met cultuurhistorische waarde;

  • i.

    archiefbescheiden met esthetische of artistieke waarde;

  • j.

    archiefbescheiden met unieke of bijzondere kenmerken (bijvoorbeeld waarmerken, hologrammen).

Artikel 3.

[In het wijzigingsbesluit van 4 februari 2025, zaaknummer 473985, is geen derde artikel ingevoegd, invoeging van een derde artikel is technisch onmogelijk.]

Artikel 4. Wijze van vervanging

Vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het bij dit besluit behorende ‘Handboek en vervangingsproces processen zaaksysteem Liber Gemeente Ede’.

Artikel 5. Slotbepaling

  • 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.

  • 2. Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Vervangingsbesluit papieren archiefbescheiden Ede’

Bezwaarclausule

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen belanghebbenden gedurende zes weken na de datum van bekendmaking van dit besluit bezwaar maken bij burgemeester en wethouders. Digitaal kunt u hiervoor terecht op www.ede.nl/bezwaarmaken. Daarnaast kunt u schriftelijk bezwaar maken door een brief te zenden aan burgemeester en wethouders van Ede, postbus 9022, 6710 HK Ede.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 14 juni 2022, zaaknummer 286479,

Het college voornoemd,

drs. R.F. Groen MPA

de secretaris,

mr. L.J. Verhulst

de burgemeester.