Gemeente Heerlen - Verordening op de raadscommissies gemeente Heerlen 2022

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3.

  Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4.

  De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging via de website van de gemeente Heerlen.

Artikel 10. Presentielijst

• 1.

  De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2.

  In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 12. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 13. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 14. Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.

• 2.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3.

  De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 5.

  De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 6.

  Degenen die van het spreekrecht gebruik maken krijgen, desgewenst nog eens drie minuten de tijd om te reageren op de inbreng van raadsleden en collegeleden over het onderwerp.

Artikel 15. Sprekersplein burgers

• 1.

  Burgers kunnen de commissieleden vijf minuten over een actueel en urgent samenlevingsvraagstuk informeren.

• 2.

  Degene die van het sprekersplein gebruik wenst te maken dient dit 24 uur voor de commissievergadering bij de griffie te melden.

• 3.

  De voorzitter beslist of het onderwerp in het sprekersplein aan de orde zal komen.

• 4.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. Er vindt geen discussie plaats tussen de spreker en deelnemers van de vergadering.

• 5.

  Degenen die van het sprekersplein gebruik maken krijgen, desgewenst nog eens drie minuten de tijd om te reageren op de inbreng van raadsleden en collegeleden over het onderwerp.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangig onderwerp.

Artikel 17. Verslag

• 1.

  Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen, in de vorm van een audio-opname van de vergadering en een schriftelijke lijst met adviezen en conclusies.

• 2.

  Een lijst met adviezen en conclusies bevat in ieder geval:

• a.

  de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

• c.

  een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

• d.

  de toezeggingen onder vermelding van het agendapunt en de naam van degene die de toezegging heeft gedaan;

• e.

  een samenvatting van het advies aan de raad;

• f.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 13 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  De concept-lijst met adviezen en conclusies wordt via de website van de gemeente Heerlen kenbaar gemaakt.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

• 1.

  Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2.

  Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3.

  De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 22. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.