Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen (BRP)

Geldend van 30-06-2022 t/m heden

Intitulé

Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen (BRP)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren;

gelet op:

Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

Verordening Gegevensverstrekking BRP;

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG),

b e s l u i t :

vast te stellen de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen (BRP)

1. AANWIJZEN FUNCTIONARISSEN

Artikel 1

Het College van B&W van de gemeente Someren wijst functionarissen aan die belast worden met:

  • 1.

    Het informatiebeheer

  • 2.

    Het gegevensbeheer

  • 3.

    Het systeembeheer

  • 4.

    Het functioneel applicatiebeheer

  • 5.

    Het privacybeheer BRP

  • 6.

    De gegevensverwerking

  • 7.

    De toezichthouders

  • 8.

    Het beveiligingsbeheer

  • 9.

    Het namens het College van B&W van de gemeente Someren afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet BRP bedoelde verklaring

2. HET INFORMATIEBEHEER

Artikel 2

De informatiebeheerder beheert de voorziening voor de BRP iBurgerzaken.

Artikel 3

De informatiebeheerder voorziet in:

  • a.

    Een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten.

  • b.

    Een jaarlijkse rapportage aan het College van B&W over de bij punt a bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures.

  • c.

    Een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef.

  • d.

    Administratieve beheerprocedures, voor zover hierin niet door of bij de wet is voorzien.

  • e.

    Periodiek overleg tussen hem-/haarzelf en de op basis van de regeling aangewezen beheerders.

  • f.

    Richtlijnen voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 4

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    De uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie.

  • b.

    De periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het College van B&W over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

  • a.

    Persoonsinformatievoorziening

  • b.

    Beveiliging

  • c.

    Gegevenskwaliteit

  • d.

    Personeelsaangelegenheden

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

  • a.

    Over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de applicatie.

  • b.

    Op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de BRP.

  • c.

    Op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP, en derden als genoemd in de Verordening gegevensverstrekking BRP tot het verkrijgen van gegevens uit de BRP.

  • d.

    Over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel onder b en c.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet erop toe dat:

  • a.

    De in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd.

  • b.

    De behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet BRP, de Verordening gegevensverstrekking BRP en de AVG.

  • c.

    De bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen worden nageleefd ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de voorziening voor de BRP.

  • d.

    Dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de applicatie voor de voorziening voor de BRP, en van de gevolgen van deze installatie.

  • e.

    De beveiligingsvoorschriften worden nageleefd die voortvloeien uit het informatiebeveiligingsbeleid, het informatiebeveiligingsplan en de bijbehorende procedures en werkinstructies.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan interne en externe overleggen betreffende onderwerpen die het beheer van de voorziening voor de BRP aangaan.

3. HET GEGEVENSBEHEER

Artikel 9

  • 1.

    De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

    • a.

      De juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de voorziening voor de BRP.

    • b.

      Het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de BRP.

    • c.

      De communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de BRP, en de communicatie over gegevensverwerking met andere houders van voorzieningen voor de BRP.

    • d.

      Het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de BRP.

    • e.

      Het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de voorziening voor de BRP.

  • 2.

    De gegevensbeheerder beslist binnen vijf werkdagen over het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan dat gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de voorziening van de BRP opgenomen (authentiek) gegeven, en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.

Artikel 10

De gegevensbeheerder voorziet in:

Artikel 11

De gegevensbeheerder is bevoegd om, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de voorziening voor de BRP.

Artikel 12

  • 1.

    Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de BRP onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van BZK.

  • 2.

    De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van BZK.

  • 3.

    De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 3 onder e genoemde overleg.

Artikel 13

De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in een voorziening.

4. HET SYSTEEMBEHEER

Artikel 14

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de bedrijfsapplicatie iBurgerzaken waarmee een voorziening voor de BRP wordt gevoerd (hierna applicatie).

Artikel 15

De systeembeheerder voorziet in:

  • a.

    De fysieke beveiliging van de applicatie.

  • b.

    Een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor een voorziening van de BRP is opgesteld.

  • c.

    De technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van de applicatie iBurgerzaken.

  • d.

    De beschikbaarheid van de applicatie iBurgerzaken, overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 16

De systeembeheerder is bevoegd om:

  • a.

    Direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van de applicatie iBurgerzaken of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; de systeembeheerder is verplicht om achteraf terzake te rapporteren aan de informatiebeheerder.

  • b.

    Aanwijzingen te geven over:

    • i.

      het beheer van toepassingssystemen;

    • ii.

      het beheer van bestanden;

    • iii.

      reconstructiemaatregelen.

Artikel 17

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 3 onder e genoemde overleg.

5. HET FUNCTIONEEL APPLICATIEBEHEER

Artikel 18

De functioneel beheerder voorziet in:

  • a.

    De communicatie bij storingen in hard- en software.

  • b.

    Een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden.

  • c.

    De toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, en de functioneel beheerder zelf op grond van een besluit van de informatiebeheerder.

  • d.

    De bijhouding van een dossier van autorisaties die door de informatiebeheerder zijn toegekend.

  • e.

    Het testen en evalueren van nieuwe versies van de applicatie iBurgerzaken, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.

  • f.

    De beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van de applicatie iBurgerzaken.

  • g.

    De bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten die bij het gebruik van de applicatie iBurgerzaken ontstaan.

  • h.

    Een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder g genoemde problemen en klachten.

  • i.

    De voorlichting aan alle in artikel 1 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van de applicatie iBurgerzaken.

  • j.

    De coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk, in overleg met de systeembeheerder.

  • k.

    De vormgeving en inhoud van documenten die rechtstreeks aan de BRP worden ontleend.

  • l.

    De afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens.

  • m.

    Een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen de applicatie iBurgerzaken, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 19

De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    De ondersteuning bij het gebruik van de applicatie iBurgerzaken.

  • b.

    Het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database.

  • c.

    Het beheer van de tabellen van de BRP.

  • d.

    Het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 20

De functioneel beheerder is bevoegd om:

  • a.

    Gegevensverwerkers en het personeel van externe organisatieonderdelen/-diensten, die direct toegang hebben tot de BRP, aanwijzingen te geven over het gebruik van de applicatie iBurgerzaken.

  • b.

    Gedragsregels op te stellen over het gebruik van de BRP.

Artikel 21

De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het informatiebeveiligingsplan.

Artikel 22

De functioneel beheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsbeleid, het informatiebeveiligingsplan en de bijbehorende procedures en werkinstructies worden nageleefd.

Artikel 23

De functioneel beheerder neemt deel aan:

  • a.

    Het overleg genoemd in artikel 3 onder e.

  • b.

    Het externe gebruikersoverleg.

6. HET PRIVACYBEHEER

Artikel 24

  • 1.

    de privacybeheerder BRP adviseert de medewerkers van team Publiekszaken, de informatiebeheerder en het College van B&W over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de wet BRP en de Verordening gegevensverstrekking BRP.

  • 2.

    de privacybeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

    • a.

      De advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken zoals bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze regeling.

    • b.

      Het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de wet BRP en de AVG.

Artikel 25

de privacybeheerder BRP adviseert over:

  • a.

    De afhandeling van verzoeken om inzage in de BRP overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP.

  • b.

    De behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet BRP ingediend worden, en van de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet.

  • c.

    De afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12 tot en met 21 van de AVG.

  • d.

    De kennisgeving ingevolge de rechten van betrokkene(n) zoals vermeld in hoofdstuk III van de AVG.

  • e.

    De afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de BRP aan overheidsorganen en derden.

Artikel 26

de privacybeheerder BRP is bevoegd om:

  • a.

    Op grond van het in artikel 25 sub 2b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de BRP aanwijzingen te geven.

  • b.

    Ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de BRP, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27

de privacybeheerder BRP is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP, de daarbij behorende regelingen en de AVG voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

7. DE GEGEVENSVERWERKING

Artikel 28

De gegevensverwerkers voorzien in:

  • a.

    Het verwerken van de gegevens in de BRP overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet BRP voorgeschreven systeembeschrijving en de handleiding uitvoeringsprocedures (HUP), voor zover ze daartoe door de applicatiebeheerder zijn geautoriseerd.

  • b.

    Het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens.

  • c.

    De archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt.

  • d.

    De behandeling van mutaties.

  • e.

    De behandeling van het netwerkverkeer.

  • f.

    De behandeling van de foutverslagen die voortvloeien uit de inkomende netwerkberichten.

  • g.

    De toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet BRP. Daarnaast zien ze erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet BRP geen ontleningstatus is gegeven.

  • h.

    De dagelijkse controle van de in de BRP aangebrachte actualiseringen.

  • i.

    De kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

    • i.

      wijziging van het naamgebruik;

    • ii.

      vervolginschrijving, voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de BRP.

  • j.

    De toezending van de persoonslijst aan de ingeschrevene in geval van een inschrijving in de BRP.

  • k.

    De afhandeling van de verzoeken om inzage in de BRP overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP (inzage), de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet BRP ingediend worden, en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet BRP.

  • l.

    De afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12 tot en met 21 van de AVG.

  • m.

    De kennisgeving ingevolge de rechten van betrokkene(n) zoals vermeld in hoofdstuk III van de AVG.

  • n.

    De afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de BRP aan overheidsorganen en derden.

Artikel 29

De gegevensverwerkers:

  • a.

    Beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 25 en voor zover hierin niet op andere wijze is voorzien.

  • b.

    Beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan.

  • c.

    Stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b. van dit artikel.

8. DE TOEZICHTHOUDER

Artikel 30

De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 31

De toezichthouder controleert of de burger aan zijn verplichtingen voldoet met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (artikel 2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (artikelen 2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (artikel 2.43), en de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 32

De toezichthouder ziet er op toe dat—indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen—de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 33

  • 1.

    De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

  • 2.

    De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 31, bevoegd om:

    • a.

      Met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera).

    • b.

      Zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm.

    • c.

      Zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen.

    • d.

      Inlichtingen te vorderen.

    • e.

      Inzage te vorderen van een identiteitsbewijs.

    • f.

      Zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren.

    • g.

      Onderzoek te doen.

    • h.

      Rapport op te maken inzake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 31.

Artikel 34

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 35

  • 1.

    De toezichthouder is bevoegd om namens het College van B&W een bestuurlijke boete op te leggen.

  • 2.

    De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen de gemeente Someren ter zake geldende beleidsregels in acht.

Artikel 36

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

9. HET BEVEILIGINGSBEHEER

Artikel 37

  • De CISO is verantwoordelijk voor de inrichting en organisatie van het informatiebeveiligingsbeleidsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

  • De CISO is in het bijzonder verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het plan Informatiebeveiligingsplan, voor de voorzieningen waarmee de gemeente Someren uitvoering geeft aan de Wet BRP en voor het datadistributiesysteem en/of gegevensmagazijn.

Artikel 38

  • 1.

    De CISO ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van het informatiebeveiligingsbeleid, op zodanige wijze dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 3 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

  • 2.

    De CISO coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het Informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 39

De CISO is bevoegd om:

  • a.

    Uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38 alle gebruikers van gegevens uit de BRP aanwijzingen te geven.

  • b.

    Ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de BRP waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 40

De CISO:

  • a.

    Onderkent en reageert op incidenten, en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen.

  • b.

    Stelt passende normen en controlemaatregelen op.

  • c.

    Implementeert beveiligingsmaatregelen.

  • d.

    Coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

Artikel 41

De CISO is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiligingsbeleid en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 42

De CISO:

  • a.

    Neemt deel aan het in artikel 3 onder e genoemde overleg.

  • b.

    Participeert in de ontwikkeling en formulering van het informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 43

De CISO rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

Artikel 44

De CISO is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures met inachtneming van de door alle gemeenten overgenomen Baseline Informatiebeveiligingsbeleid Overheid (BIO).

Artikel 45

De CISO is bevoegd om het management dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en de BIO.

Artikel 46

De CISO ziet er op toe dat:

  • a.

    Beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd.

  • b.

    De in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 47

De CISO adviseert rechtstreeks aan het College van B&W over beveiligingsaspecten die uit het informatiebeveiligingsbeleid voortvloeien.

Artikel 48

De CISO voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de BRP.

10. SLOTBEPALINGEN

Artikel 49

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de voorzieningen zoals bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn.

Artikel 50

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

Artikel 51

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen de gemeente Someren’.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren,

de secretaris,

J. Koppers-Krabben

de burgemeester,

D. Blok

Bijlage 1 Aanwijzing van beheerfunctionarissen

Op grond van artikel 1 van de BRP-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:

Informatiebeheer

Als informatiebeheerder is aangewezen de manager Dienstverlening

Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de manager Beleid

Gegevensbeheer

Als gegevensbeheerder is aangewezen de coördinator Publiekszaken

Zijn plaatsvervangers zijn de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken

Applicatiebeheer

Als de functioneel beheerder voor de applicatie iBurgerzaken is aangewezen de applicatiebeheerder I&A

Zijn plaatsvervanger zijn de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken

Naast de applicatiebeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:

  • Medewerkers Backoffice+ Publiekszaken

  • Medewerkers Backoffice Publiekszaken

  • Medewerkers Frontoffice Publiekszaken

de privacybeheerder BRP/Beveiligingsbeheerder BRP

Als de privacybeheerder BRP is aangewezen de coördinator Publiekszaken

Als zijn plaatsvervangers zijn aangewezen de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken

de systeem-/netwerkbeheerder

Als de systeem-/netwerkbeheerder is aangewezen PinkRoccade Local Government

Gegevensverwerking

Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van team Publiekszaken aangewezen. Zij vervangen elkaar hierin.

Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de wet.

De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan: de medewerkers backoffice Publiekszaken en de medewerkers backoffice+ Publiekszaken.

Toezicht

Als toezichthouders BRP zijn aangewezen de medewerkers Backoffice Publiekszaken en de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken. Zij vervangen elkaar hierin. Bevoegdheden worden bepaald door toegekende autorisaties.

Toelichting op de Regeling beheer en toezicht BRP

Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.

Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe BRP-voorziening, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP wordt in deze regeling de term ‘voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot BRP. In de BRP registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is op grond van artikel 1.9 van de Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen, maar die wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de BRP, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).

Afbeelding invoegen!!

Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de BRP kunnen nadere regels worden gesteld, bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK.

In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks plaats vanuit de BRP, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht datadistributiesysteem of gegevensmagazijn. Deze worden gevoed vanuit zowel de BRP (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd in Figuur 1.

Beheer én toezicht

Uit oogpunt van privacy, beveiliging, beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de BRP om een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de BRP is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het College van B&W via artikel 1.11 van de Wet BRP om zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving ( Logisch Ontwerp GBA). Het Logisch Ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door het College van B&W voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de BRP.

De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de BRP. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn is de AVG van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens dient te worden opgenomen in het AVG-verwerkingsregister.

Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid én van de beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen, respectievelijk te integreren, in de regeling voor de BRP. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de BRP als op het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn.

Verdeling beheer- en toezichtrollen

Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen—te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer—ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging.

Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de BRP. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de BRP van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.

De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden. Rollen kunnen worden gecombineerd zoals de beveiligingsfunctionaris BRP, de beveiligingsfunctionaris Reisdocumenten, beveiligingsfunctionaris Rijbewijzen, de privacy officer, de privacybeheerder BRP.

Beveiligingsbeheer

De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten. Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens voor aansluiting op de BIO) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer.

Privacybeheer

De privacybeheerder BRP adviseert de informatiebeheerder over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder BRP degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.

De taken van de de privacybeheerder BRP beperken zich in deze regeling tot de verwerking van persoonsgegevens uit de BRP. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit zowel de BRP als uit de centrale voorzieningen, dienen door de privacy officer getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over de wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP, en over koppelingen tussen het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacy officer adviseert privacybeheerder/ informatiebeheerder, die moet beslissen bij dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden dat men gebruik wil maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien. De rol van de privacybeheerder BRP kan worden gecombineerd met die van de beveiligingsbeheerder BRP.

Leeswijzer Regeling beheer en toezicht BRP

  • Het eerste hoofdstuk van de Regeling beheer en toezicht BRP betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het College van B&W wijst de functionarissen aan wiens inhoudelijke rol zich niet beperkt tot de BRP of het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn.

    Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijs het College van B&W de privacybeheerder BRP aan.

    De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer, het verstrekkingenbeheer uit de BRP en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert de inhoud en de kwaliteit van de gegevens in de BRP en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de BRP.

    De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit de BRP dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van BZK. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.

  • De hoofdstukken 2 tot en met 9 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol.

  • De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10.