Regeling briefadres gemeente Hoeksche Waard 2022

Ondertekening

Toelichting op de modelregeling briefadres

Een burger die geen woonadres heeft maar wel in een gemeente in Nederland verblijft moet aangifte doen van een briefadres.

Vanaf 1 januari 2022 is artikel 2.23 lid 2 van de Wet Basisregistratie personen (Wet BRP) gewijzigd en is een gemeente wettelijk verplicht om iemand in te schrijven op een briefadres. Als er geen briefadresgever beschikbaar is moet de gemeente zelf als briefadresgever optreden.

Hieronder volgt de artikelsgewijze toelichting op de regeling briefadres.

Toelichting artikel 2, lid 1

Een aanvrager kan wel in Nederland verblijven maar om uiteenlopende redenen geen woonadres hebben.

Uitgangspunt is dat de gemeente de aanvrager in de Basisregistratie personen registreert op het woonadres. Of de aanvrager een woonadres heeft wordt vastgesteld aan de hand van de definitie van artikel 1.1 onder o Wet BRP een woonadres is het adres waar iemand woont of naar verwachting gedurende een periode van drie maanden het vaakst zal overnachten. Deze verwachting is ter beoordeling aan de gemeente.

Wanneer het onduidelijk is waar de burger gaat verblijven maar wel duidelijk is dat deze in de gemeente verblijft, kan er gedurende de onderzoeksperiode een ambtshalve briefadres verstrekt worden.

Toelichting artikel 2, lid 2 en 3

Er is een aantal wettelijke uitzonderingen op de regel van inschrijving op een woonadres.

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de Wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college van B&W is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.

Ook wanneer de burgemeester van oordeel is dat de veiligheid in het geding is, kan een uitzondering worden gemaakt.

Toelichting artikel 3, lid 1:

Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in tegenstelling tot een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting.

De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

Toelichting artikel 3, lid 2 en 3:

Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de Wet BRP. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen.

Toelichting artikel 3, lid 4:

Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij het team Publiekszaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting artikel 3, lid 5:

Een briefadres kan niet worden gehouden bij iemand van wie de verblijfplaats in de BRP in onderzoek staat. Immers de verplichtingen van de briefadresgever kunnen pas vervuld worden wanneer deze zelf op het adres woonachtig is. Wanneer daar nog geen uitsluitsel over is zal de aangever een andere briefadreshouder moeten zoeken of zal, indien dit niet mogelijk is, de gemeente als briefadreshouder optreden.

Toelichting artikel 3, lid 6:

Een briefadresgever kan alleen een rechtspersoon zijn wanneer deze door het college wordt aangewezen. Denk hierbij aan een opvanginstelling.

Hoewel het niet verboden is om een financiële bijdrage te vragen als briefadreshouder is de gemeente hier geen voorstander van. Daarnaast is het niet nodig omdat de gemeente zelf als briefadreshouder kan optreden. Commerciële aanbieders zullen derhalve niet als briefadreshouder worden aangewezen.

Toelichting artikel 4 lid 1 en 2 :

Wanneer iemand dak of thuisloos is volgt na ontvangst van het aanvraagformulier een aanvraaggesprek met medewerkers van het team Publiekszaken.

In dit gesprek zal worden beoordeeld worden of iemand een woonadres heeft of niet. De medewerkers maken tijdens dit gesprek ook een inschatting of aanvullende ondersteuning nodig/wenselijk is en verwijzen deze personen dan door naar het wijkteam. Indien de persoon hiermee akkoord gaat vindt een warme overdracht plaats aan het wijkteam. Het wijkteam brengt advies uit over de verdere ondersteuning van de betreffende persoon.

Toelichting artikel 4 lid 3 en 4

De aangever moet een volledige aangifte doen. De aangifte is volledig wanneer niet alleen een kopie van een geldig ID bewijs van de aangever en briefadreshouder wordt bijgevoegd maar ook wanneer het aangifteformulier compleet wordt ingevuld.

Er is een formulier aangifte briefadres voor personen die in een instelling verblijven of een reizend beroep hebben.

Toelichting artikel 4 lid 5

Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij het team Publiekszaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting bij artikel 5

Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan in reactie op het verzoek om de aangifte aan te vullen vragen om de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen.

Toelichting bij artikel 6

De verplichting tot ambtshalve inschrijving van het college gaat in ‘op het moment dat het college kennis krijgt van de situatie die tot het ambtshalve handelen noopt’. Dit betekent dat zodra het college op de hoogte wordt gesteld van de aanwezigheid van een persoon in de gemeente, die niet als ingezetene met een woonadres in de BRP is ingeschreven, maar gezien zijn feitelijk en rechtmatig verblijf wel als ingezetene in de BRP zou moeten worden opgenomen, en zelf niet in staat of bereid is tot aangifte van een briefadres, het college ambtshalve dient over te gaan tot opneming van een briefadres van deze persoon.

Toelichting bij artikel 7

Bij een briefadres op het adres van de gemeente Hoeksche Waard wordt een termijn van drie maanden aangehouden om op deze manier contactmomenten te hebben met de burger en er op toe te zien dat de burger niet op een briefadres blijft staan ingeschreven terwijl de burger inmiddels een woonadres heeft.

Toelichting artikel 8 lid 1

Wanneer een aangever een briefadres heeft op het adres van de gemeente Hoeksche Waard en zich niet langer meldt om te kijken of er post is zal getracht worden via de door de aangever opgegeven kanalen contact te krijgen om navraag te doen naar de reden dat deze zich niet langer aan de afspraken houdt. Lukt dit niet dat leidt dit tot een formeel adresonderzoek met mogelijk een uitschrijving met onbekende bestemming tot gevolg.

Toelichting artikel 9

In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling. Het is goed om als gemeentelijk dienstverlener nooit de menselijk maat uit het oog te verliezen. Het belang daarvan kan zo groot zijn dat de gemeente in zeer bijzondere gevallen voorbij gaat de bepalingen van deze beleidsregeling.

Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

Uitgangspunt is inschrijven met een woonadres maar wanneer hierdoor voor de aangever of een betrokkene ernstig nadeel ontstaat wordt gekeken of de nadelige effecten van de inschrijving met een woonadres weggenomen kunnen worden. Indien dit niet mogelijk is zal de aanvrager alsnog met een briefadres worden ingeschreven.

De hardheidsclausule kan ook worden toegepast in gevallen waarin iemand langdurig vermist is. Hiervoor wordt het protocol vermiste personen van de NVVB gevolgd.

De hardheidsclausule wordt niet toegepast wanneer er sprake is van fraude.