Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

1. Er is een openbaar lichaam, als bedoeld in artikel 8, lid 1 Wgr, genaamd Regionaal Historisch Centrum Alkmaar ('RHC Alkmaar').

2. Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar is gevestigd te Alkmaar.

3. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit:

• a.

  het algemeen bestuur

• b.

  het dagelijks bestuur

• c.

  de voorzitter.

4. Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, treden het openbaar lichaam, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter in de plaats van respectievelijk de gemeente, de raad, het college en de burgemeester.

1. De regeling is getroffen met het doel de belangen van de deelnemers in het samenwerkingsgebied bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de deelnemers in gezamenlijkheid te behartigen alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen welke door haar op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar wordt gesteld voor een breed publiek.

2. Het RHC Alkmaar is mede getroffen met het doel diensten aan derden te leveren ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden en collecties. Deze dienstverlening zal in een overeenkomst worden vastgelegd.

3. De colleges kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het RHC Alkmaar de belangen, in het eerste lid, behartigt.

1. Ter verwezenlijking van het bepaalde in artikel 3 en met inachtneming van hetgeen hierover in deze regeling en de Wgr is bepaald, verricht het RHC Alkmaar de navolgende taken en werkzaamheden:

• a.

  het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers (artikel 30 Archiefwet);

• b.

  het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet);

• c.

  het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend;

• d.

  het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis;

• e.

  het, ten behoeve van één of meer deelnemers, uitvoeren van overige taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3.

1. Aan het bestuur van het RHC Alkmaar worden, ter behartiging van de in artikel 3 genoemde belangen en ter verwezenlijking van de in artikel 4 omschreven taken alle bevoegdheden van regeling en bestuur toegekend die ingevolge de Archiefwet 1995 aan de deelnemers toebehoren evenals alle bevoegdheden van regeling en bestuur voortvloeiende uit de Wgr en de Gemeentewet, een en ander met inachtneming van de beperkingen daarin gesteld en voorts met inachtneming van hetgeen in deze regeling is bepaald.

2. Onder de in het eerste lid overgedragen bevoegdheden worden in ieder geval verstaan:

• a.

  de bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;

• b.

  de bevoegdheid van het college om op grond van artikel 32 lid 3, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris aan te wijzen. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van gemeentearchivaris geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar;

• c.

  het adviseren en het doen van voorstellen aan de colleges van de deelnemende gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de colleges worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995.

3. Het algemeen bestuur van het RHC Alkmaar is bevoegd tot het oprichten van of deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen alsmede deel te nemen aan gemeenschappelijke regelingen voor zover dit past binnen het in artikel 3 gestelde belang en doel.

4. Het algemeen bestuur van het RHC Alkmaar is bevoegd, in het kader van het bepaalde in artikel 3, tot het op verzoek van één of meerdere deelnemers en/of derden verrichten van diensten.

5. Een besluit tot dienstverlening als bedoeld in het vierde lid van dit artikel, vermeldt ten minste de wijze van kostenverdeling en overige voorwaarden.

1. Het algemeen bestuur kan bestuurscommissies en commissies van advies instellen.

2. De regeling van hun bevoegdheden en samenstelling alsmede de vaststelling van andere nadere regels met betrekking tot het functioneren, geschieden overeenkomstig het gestelde in artikel 24 en 25 van de Wgr.

1. Het dagelijks bestuur is in ieder geval bevoegd:

• a.

  tot het voeren van het dagelijks bestuur van het RHC Alkmaar;

• b.

  beslissingen van het algemeen bestuur voor te bereiden en uit te voeren;

• c.

  regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het RHC Alkmaar;

• d.

  tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten;

• e.

  te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het RHC Alkmaar, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 17, onder d in de regeling;

• f.

  tot het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• g.

  te besluiten namens het RHC Alkmaar, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist.

2. Met betrekking tot de uitoefening van de in artikel 4 en 5 genoemde taken en bevoegdheden berusten bij het dagelijks bestuur alle bevoegdheden die niet krachtens de regeling of de Wgr aan het algemeen bestuur of aan de voorzitter zijn opgedragen.

1. Aan het hoofd van de werkorganisatie staat de directeur.

2. Het dagelijks bestuur beslist over het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de directeur en kan voor de directeur een instructie opstellen.

3. De directeur is bevoegd om binnen de kaders van de (meerjaren)begroting de organisatie zo in te richten en de bedrijfsvoering zo vorm te geven dat de in het (meerjaren)beleidsplan vastgestelde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen worden gerealiseerd.

4. Het dagelijks bestuur wijst de directeur aan als archivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995 en is in die hoedanigheid belast met de taken en bevoegdheden krachtens de Archiefwet 1995.

1. De directeur van het RHC Alkmaar wordt door het dagelijks bestuur tevens aangewezen als secretaris van het algemeen en van het dagelijks bestuur en staat in die hoedanigheid het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter, de bestuurscommissies en de adviescommissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij woont als zodanig de vergaderingen van die bestuursorganen bij en is verantwoordelijk voor de verslaglegging daarvan.

2. Alle stukken die van het algemeen en het dagelijks bestuur uitgaan, worden door hem mede ondertekend.

3. De plaatsvervangend directeur, als zodanig aan te wijzen door het dagelijks bestuur, fungeert als plaatsvervangend secretaris.

1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot:

• a.

  de organisatie van de administratie en het kasbeheer;

• b.

  de controle op het geldelijke beheer en de boekhouding.

2. De bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn van overeenkomstige toepassing.

1. De begroting wordt uiterlijk 15 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt door het algemeen bestuur vastgesteld.

2. Het dagelijks bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het dagelijks bestuur zendt deze voor 15 april en ten minste tien weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden van de deelnemers.

3. Voor de samenstelling van de jaarlijkse begroting wordt uitgegaan van de in de laatst vastgestelde begroting opgenomen ramingen alsmede de rekeningsresultaten van het voorlaatste jaar.

4. De raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur voor 1 juli hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, en biedt deze vervolgens aan het algemeen bestuur aan.

5. Nadat deze is vastgesteld zendt het dagelijks bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval voor 1 augustus, de begroting aan gedeputeerde staten van Noord-Holland en aan de raden van de deelnemende gemeenten die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

6. De meerjarenbegroting omvat een overzicht van uitgaven en inkomsten, alsmede een toelichting.

1. Het dagelijks bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur:

• a.

  de algemene financiële en beleidsmatige kaders;

• b.

  de voorlopige jaarrekening met toelichting daarop onder overlegging van een afschrift van het verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarrekening ingesteld door een door de hiertoe door het algemeen bestuur aangewezen certificerend accountant;

• c.

  een verantwoording van het financieel beleid.

2. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen tien weken na de datum van toezending van de in het tweede lid bedoelde stukken bij het dagelijks bestuur hun bedenkingen hieromtrent naar voren brengen.

3. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze bedenkingen zijn vervat bij de ontwerprekening.

4. Het algemeen bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt haar vast voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft.

5. Het dagelijks bestuur stuurt de jaarrekening en alle daarbij behorende stukken binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval voor 15 juli, aan gedeputeerde staten van Noord-Holland en aan de raden van de deelnemende gemeenten.

6. Voor 15 juli na afloop van het dienstjaar stelt het algemeen bestuur een jaarverslag vast. Dit jaarverslag wordt ter kennisneming toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten.

1. De lasten van het RHC Alkmaar worden gedekt door:

• a.

  bijdragen van de deelnemers;

• b.

  subsidies, andere bijdragen dan de onder letter a van dit lid bedoelde en schenkingen;

• c.

  overige inkomsten.

2. De in het vorige lid onder a bedoelde bijdragen omvatten de jaarlijkse lasten voor zover deze niet door de opbrengsten uit andere vergoedingen worden bestreden.

Voor de vaststelling van deze bijdragen gelden de uitgangspunten zoals opgenomen in de van deze regeling deel uitmakende bijlage.

3. De deelnemers betalen een vierde gedeelte van de volgens de begroting over enig boekjaar geraamde bijdragen bij wijze van voorschot voor de vijfde van de maand voorafgaand aan het nieuwe kwartaal.

4. Het vaststellen van de gemeentelijke bijdragen gebeurt met het vaststellen van de begroting door het algemeen bestuur.

5. Het dagelijks bestuur doet van het vaststellen van de bijdragen mededeling aan de raden van de deelnemende gemeenten.

6. Binnen vier weken na ontvangst van de in het vijfde lid bedoelde mededeling worden de door de deelnemers verschuldigde bijdragen verrekend met de ingevolge het derde lid betaalde voorschotten.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden overeenkomstig en volgens een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995;

2. De directeur is belast met de bewaring en het beheer van deze archiefbescheiden.

1. Het daartoe bevoegde orgaan van een publiekrechtelijk lichaam of rechtspersoon kan verzoeken tot toetreding tot deze regeling. Het verzoek wordt aan het algemeen bestuur gezonden.

2. Het algemeen bestuur stelt, na overleg met de deelnemers, binnen zes maanden, nadat het in het eerste lid bedoelde verzoek is ontvangen, een ontwerp vast voor de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling in verband met de voorgenomen toetreding alsmede een regeling voor de gevolgen van de toetreding. Het dagelijks bestuur zendt dit ontwerp en regeling aan de deelnemers, waaronder begrepen de aspirant-deelnemer, met het verzoek binnen drie maanden na verzending hiervan, inzake de vaststelling ervan een besluit te nemen. De toetreding vindt plaats wanneer tenminste tweederde van het aantal deelnemers en de aspirant-deelnemer hiertoe besluiten.

3. De toetreding gaat in op de eerste dag, volgend op die, waarop het besluit tot toetreding, conform artikel 26 van de Wgr, bekend is gemaakt.

1. Het college van elke deelnemende gemeente kan besluiten tot uittreding. Het college zendt daartoe het besluit tot uittreding aan het algemeen bestuur.

2. Uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het betreffende besluit van de deelnemer aan het algemeen bestuur is toegezonden.

3. Uittreding geschiedt onder door het algemeen bestuur na overleg met deelnemers te stellen regelen die in ieder geval betreffen de voort te zetten verplichtingen van de uittredende deelnemer betreffende de rente en aflossing van geldleningen bedoeld in artikel 28 en andere langlopende verplichtingen met een resterende looptijd van ten minste 5 jaar.

4. Het algemeen bestuur stelt nadat het besluit tot uittreding is ontvangen een ontwerp vast voor de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling aan de gevolgen van de uittreding en zendt dit ontwerp aan de deelnemers met het verzoek binnen drie maanden na verzending van dat ontwerp inzake de vaststelling ervan een besluit te nemen.

1. De regeling kan worden gewijzigd indien de colleges van tenminste tweederde van het aantal deelnemers hiertoe besluiten.

2. Indien het algemeen bestuur wijziging wenselijk acht, doet het een daartoe strekkend voorstel aan de deelnemers.

3. Een wijziging treedt in werking op een in het besluit tot wijziging op te nemen datum.

1. De regeling wordt opgeheven wanneer de colleges van tenminste tweederde van het aantal deelnemers daartoe besluiten.

2. In geval van opheffing besluit het algemeen bestuur tot liquidatie en stelt het daarvoor de nodige regels. Hierbij kan van de bepalingen van deze regeling worden afgeweken.

3. Het liquidatieplan wordt door het algemeen bestuur, de deelnemers gehoord, vastgesteld.

4. Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing en voorziet tevens in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

5. De opheffing gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de opheffing conform artikel 26 van de Wgr bekend is gemaakt.

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 28 van de Wgr worden geschillen omtrent de toepassing van deze regeling tussen besturen van deelnemende gemeenten of tussen besturen van één of meer gemeenten en het bestuur van het RHC Alkmaar beslist door een geschillencommissie.

2. De geschillencommissie bestaat uit drie onafhankelijke personen, die in onderling overleg tussen partijen worden benoemd.

3. Indien geen overeenstemming wordt bereikt over de benoeming, wordt de bemiddeling ingeroepen van gedeputeerde staten.

4. De wijze van behandeling van het geschil wordt door de geschillencommissie geregeld.

5. De geschillencommissie doet haar uitspraak in de vorm van een bindend advies.

1. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking ervan zoals bedoeld in artikel 26 van de Wgr.

2. Het gemeentebestuur van Alkmaar draagt zorg voor de toezending van deze regeling aan de gedeputeerde staten en voor plaatsing in het Gemeenteblad.

3. De regeling wordt aangehaald als gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.