Instellingsbesluit Algorithm Advisory Board

1. Er is een adviesraad genaamd Algorithm advisory board.

2. De adviesraad is een commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet en heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd van adviezen en aanbevelingen te voorzien ten aanzien van nieuwe technologische ontwikkelingen en plannen in de stad Rotterdam en te adviseren of en hoe dit ethisch, maatschappelijk verantwoord en transparant kan worden vormgegeven. Bij het geven van aanbeveling en bij het adviseren ligt de focus op de ontwikkeling, inkoop en toepassing van algoritmes.

3. De door de adviesraad het college uitgebrachte adviezen en aanbevelingen zijn niet bindend.

1. De adviesraad bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden, de voorzitter daaronder begrepen.

2. In de adviesraad worden personen benoemd die in gezamenlijkheid deskundigheid vertegenwoordigen op de vakgebieden kunstmatige intelligentie/AI, toegepaste ethiek, filosofie, juridische en/of bestuurskundige expertise en affiniteit met informatiebeleid/digitalisering.

3. De voorzitter en de leden worden op persoonlijke titel benoemd en oefenen hun functie uit zonder last of ruggespraak.

4. De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen eenmalig worden herbenoemd.

5. De adviesraad wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

6. De leden kunnen op eigen verzoek, wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid danwel op andere zwaarwegende gronden worden geschorst of ontslagen door het college.

7. Bij tussentijds ontslag of overlijden van een lid kan het college een ander lid benoemen.

8. Het lidmaatschap eindigt van rechtswege door het verstrijken van de benoemingsperiode.

1. Tot de taken van de voorzitter behoren in ieder geval:

• a.

  het zorgdragen voor het naar behoren functioneren van de adviesraad;

• b.

  het vaststellen van de agenda, in overleg met de ambtelijk secretaris;

• c.

  het leiden van de vergadering.

2. Het contact tussen de adviesraad en het college, de gemeenteraad of de media verloopt via de voorzitter en altijd in samenspraak met de ambtelijk secretaris.

1. Het college voorziet in het secretariaat van de adviesraad.

2. De adviesraad wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviesraad maar neemt wel deel aan de vergaderingen.

2. Tot de taken van de secretaris behoren in ieder geval:

• a.

  het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda;

• b.

  het versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

• c.

  het na afstemming met de leden, bepalen van dag, uur en locatie van de vergadering;

• d.

  het bijhouden van de presentielijst;

• e.

  de verslaglegging van de vergadering;

• f.

  het opstellen van conceptadviezen;

• g.

  het schriftelijk aanbieden van de adviezen aan het college.

3. Aan het secretariaat kunnen medewerkers of kan ondersteuning worden toegevoegd.

1. De adviesraad kan in overleg met de secretaris derden uitnodigen de vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen voor het geven van een toelichting of een advies of voor het houden van een deskundige voordracht.

2. Aan de adviesraad wordt ambtshalve of op zijn verzoek de informatie beschikbaar gesteld die hij, naar het oordeel van het college, nodig heeft voor een goede uitoefening van zijn taken.

3. De adviesraad vergadert ten minste twee keer per jaar.

4. Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht.

5. De vergaderingen zijn besloten, tenzij de adviesraad voor aanvang van de desbetreffende vergadering anders besluit.

6. De adviezen van de adviesraad zijn openbaar met dien verstande dat hierin geen gegevens worden opgenomen die naar hun aard vertrouwelijk of geheim zijn. De adviesraad kan in dat geval besluiten een vertrouwelijk of geheim advies uit te brengen.

1. Besluiten van de adviesraad worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.

2. De adviescommissie kan slechts adviezen vaststellen indien ten minste twee derde van de leden aanwezig is. De aanwezigheid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst.

3. Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd in een volgende vergadering.

4. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel of advies, dan beslist de stem van de voorzitter.

5. Een lid neemt geen deel aan de beraadslaging of besluitvorming over een advies indien sprake is van belangenverstrengeling of van een persoonlijke betrokkenheid bij het betreffende onderwerp.

1. Tenzij de wet daartoe verplicht worden rapporten, notities, verslagen, adviezen of andere producten die door of namens de adviescommissie worden vervaardigd of vergaard niet door de adviescommissie openbaar gemaakt, maar uitsluitend aan het college uitgebracht of overgedragen.

2. Het college kan de adviezen openbaar maken. Het college maakt de adviezen niet openbaar indien er juridische of strategische bezwaren tegen openbaarmaking zijn.

1. De adviescommissie draagt zorg voor zijn archiefbescheiden.

2. De ambtelijk secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden.

3. De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor de tijdige overbrenging naar het Stadsarchief conform de wettelijke termijn. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.

4. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden is belast de archivaris van de gemeente Rotterdam.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

2. Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Algorithm advisory board.