Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Drenthe 2022

Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Drenthe 2022

Inleiding

Wij willen met onze inkopen bijdragen aan de ontwikkeling van het bedrijfsleven en de werkgelegenheid in Drenthe en daarmee maatschappelijke meerwaarde realiseren. Daarom houden wij in ons inkoopbeleid rekening met de toegankelijkheid van onze aanbestedingen voor Drentse ondernemingen, zodat zij de kans hebben know-how op te kunnen (blijven) doen. Dit doen wij op doelmatige en rechtmatige wijze. 

Naast ons streven om een optimale prijs-kwaliteitverhouding te bereiken voor de producten, diensten en werken die wij inkopen, willen wij onze inkoopkracht inzetten om een bijdrage te leveren aan de aan de opgaven waar provincie Drenthe met haar samenwerkingspartners aan werkt. Om dit te realiseren, zetten wij in op maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap. Hoe wij hierop inzetten is uitgewerkt in dit inkoopbeleid.

Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap

Drenthe heeft hoge ambities. Per jaar kopen wij voor ca. € 60.000.000,- in. Een groot deel hiervan besteden wij aan de aanleg en het onderhoud van wegen, vaarwegen en kunstwerken, maar wij kopen daarnaast onder andere ook facilitaire producten en adviesdiensten in.

Met ons inkoopbeleid kunnen wij een grote bijdrage leveren aan een meer duurzame provincie Drenthe.

De provincie streeft naar een duurzame ontwikkeling binnen alle activiteiten die zij ontplooit. Het college zet zich in voor een duurzame(re) manier van inkopen. Bijvoorbeeld door aandacht te hebben voor het Drentse en regionale bedrijfsleven, een MKB-vriendelijke benadering, circulair en innovatief inkopen. Door deze inzet levert de provincie een duurzame bijdrage aan haar inwoners (people), het milieu (planet) en het bedrijfsleven (profit).

Leeswijzer

Hoofdstuk 2 legt uit wat maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) en -opdrachtgeverschap betekent, wat de MVI-thema's inhouden en geeft een toelichting op wat wij nu al doen per thema. Hoofdstuk 3 geeft een toelichting op onze MVI-aanpak. In hoofdstuk 4 staan de kaders waarbinnen inkoop plaatsvindt binnen onze organisatie. Hoofdstuk 5 bevat de drempelbedragen die wij hanteren bij het kiezen van aanbestedingsprocedures. Hoofdstuk 6 geeft een toelichting over de wijze waarop inkoop is georganiseerd volgens het gecoördineerde inkoopmodel. Tot slot bevat hoofdstuk 7 de klachtenafhandeling en de hardheidclausule.

Wat is Maatschappelijk verantwoord inkopen en wat doen wij?

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat wij naast de prijs van producten, diensten of werken ook letten op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Bij de uitvoering van MVI hebben wij het over maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap, omdat betrokkenheid van de hele organisatie nodig is voor een succesvolle uitvoering.

Als provincie vertalen wij onze duurzame ambities naar maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap als volgt:

Wij streven de meest positieve milieu-, maatschappelijke en economische effecten na gedurende de levensloop van de producten, diensten en werken die wij inkopen.

MVI is onderverdeeld in thema's (zie figuur 1) met betrekking tot milieu en sociale aspecten. Gezamenlijk vormen deze thema's het fundament voor MVI. Aangevuld met de thema's innovatie en MKB (focus op regionaal mkb en werkgelegenheid) vormen dit de thema's waarop provincie Drenthe zich met haar inkoopbeleid richt. Het vergt een goede afweging vooraf om op een juiste wijze invulling te geven aan deze thema's, onder andere door het maken van de juiste keuzes in een project en door het signaleren van mogelijkheden en onmogelijkheden om een bijdrage te leveren aan één of meerdere thema's.

Figuur 1: mvi thema's

Hieronder staan de MVI thema's (paragraaf 2.1 tot en met 2.5) nader beschreven alsmede de mate waarin de provincie hier aandacht voor heeft. In paragraaf 2.6 en 2.7 wordt ingegaan op de thema’s innovatie en MKB.

Ketenverantwoordelijkheid

Het stimuleren van ketenverantwoordelijkheid van bedrijven. Dat betekent het voorkomen of aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, beloning, mensenrechten en milieu conform de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen (thema internationale sociale voorwaarden of ISV). De internationale sociale voorwaarden richten zich op het bevorderen van de internationale arbeidsnormen, zoals het tegengaan van dwangarbeid, slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Het toepassen van de internationale sociale voorwaarden bij opdrachten voor leveringen, diensten en werken draagt bij aan het uitbannen van zulke misstanden in de inkoopketen. Daar waar binnen projecten ISV aan de orde zijn, worden deze in de aanbesteding meegenomen. Verder past in het licht van verantwoord opdrachtgeverschap ook de aandacht voor het toepassen van het wettelijk minimum loon. Met de toepassing van onze inkoopvoorwaarden wordt de opdrachtnemer verplicht zich te houden aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die op hem en zijn werknemers van toepassing is. Daarnaast is de ketenaansprakelijkheid voor loon opgenomen in provinciale bestekken. Hiermee geeft provincie Drenthe invulling aan de toepassing van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS, 1 juli 2015).

Social Return

Social Return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De invulling van Social Return kan onder andere in de vorm van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor doelgroepen of door op een andere wijze een (aanvullende) maatschappelijke bijdrage te leveren. Op deze manier krijgen mensen die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken de kans om voor kortere of langere tijd bij een regulier bedrijf geplaatst te worden.

Wij passen daar waar mogelijk en doelmatig Social Return toe binnen de mogelijkheden van wet- en regelgeving. Daarnaast is er de afweging of de betreffende opdracht daadwerkelijk geschikt is voor toepassing van Social Return. Social Return kan onuitvoerbaar zijn binnen de kaders van een specialistische opdracht.

Milieu en Klimaat

Bij milieuvriendelijk inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van een negatieve impact op het milieu of het leveren van een positieve bijdrage aan het milieu en klimaat om het voldoen aan de doelstellingen uit het Klimaatakkoord. Binnen onze provincie is er volop aandacht voor dit thema. Er worden verschillende onderwerpen onderscheiden zoals: energie en klimaat, materialen en grondstoffen, lucht, water en bodem, leefomgeving, natuur, biodiversiteit en ruimte, gezondheid en welzijn.

Voor inkoop betekent dit dat wij de ‘Milieukostenindicator’(MKI) steeds vaker inzetten als meetinstrument in onze aanbestedingen, als objectieve maatstaf om de milieueffecten van een dienst, levering of werk te kunnen beoordelen en te vergelijken. Hierbij worden milieueffecten in euro’s uitgedrukt, als uitkomst van een levenscyclusanalyse (LCA). Een LCA bepaalt de milieueffecten van een oplossing over verschillende levensfasen, bijvoorbeeld van grondstoffenwinning tot afdanking. De MKI drukt deze milieubelasting uit in één enkele waarde. Deze financiële waarde geeft uitdrukking aan de verwachte maatschappelijke kosten om de optredende milieueffecten ongedaan te maken. Zo wordt co2 reductie bij aanbestedingen beoordeeld met behulp van toepassing van de milieukostenindicator (MKI).

Daarnaast levert provincie Drenthe een bijdrage aan het klimaat door in te zetten op verduurzaming van haar energiebehoefte en het inzetten op elektrisch vervoer.

Diversiteit en inclusie

Bij diversiteit en inclusie gaat het om het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat zij kunnen en niet op wie zij zijn, van wie zij houden, waar zij vandaan komen of wat zij geloven.

Inclusie gaat dus over een samenleving waarin iedereen mee kan doen en bij hoort. Provincie Drenthe wil een inclusieve samenleving zijn. Een samenleving waar iedereen welkom is, iedereen meedoet en iedereen erbij hoort. Wij handelen bij aanbestedingen in overeenstemming met de visie van de provincie Drenthe op Inclusie/Toegankelijkheid (Drentse Inclusie-agenda) en het VN Verdrag Toegankelijkheid.

Bij de voorbereiding van aanbestedingen nemen wij toegankelijkheid/inclusie als aandachtspunt mee. Afhankelijk van de inkoopopdracht vullen wij dit nader in. Hierbij valt te denken aan:

• -

  inkoop van software, die ook toegankelijk is voor mensen met een visuele of auditieve beperking;

• -

  inclusieve inrichting openbaar gebied, maar ook (overheids-)gebouwen.

Circulair inkopen

Provincie Drenthe neemt circulariteit mee als criterium bij aanbestedingen.

Bij circulair inkopen borgt de provincie als opdrachtgever dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet. Cruciaal hierbij is waarde behoud van producten en materialen: waarde vernietiging door 'downcycling' (moet zoveel mogelijk worden voorkomen.

Biobased inkopen is onderdeel van het thema circulair inkopen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van hernieuwbare natuurlijke materialen.

Het is noodzakelijk om verder te onderzoeken wat gepaste criteria zijn voor circulair inkopen. Ieder project heeft een andere context. Per project worden specifieke criteria en doelstellingen bepaald om deze ook later bij toekomstige vergelijkbare projecten te kunnen inzetten. Bij dit onderzoek neemt provincie Drenthe haar infrastructurele werken als uitgangspunt, om hier kennis en ervaring op te doen die later breder kan worden ingezet.

Innovatie

De overheid kan de markt stimuleren om met innovatieve en unieke nieuwe oplossingen te komen om haar publieke taken beter te kunnen uitvoeren. Hierbij kan provincie Drenthe gebruik maken van het instrument marktconsultatie. Innovatieve oplossingen richten zich vaak op het goedkoper, duurzamer, sneller, betrouwbaarder of veiliger uitvoeren van publieke taken. Ook kan innovatiegericht inkopen ingezet worden om bij veranderende publieke taken innovatieve oplossingen in te kopen.

Wij stimuleren innovatieve oplossingen door:

• -

  circulair en duurzaam uit te vragen;

• -

  aanjagen van innovaties en experimenten door inhoudelijke of financiële ondersteuning en het verbinden van partijen;

• -

  wij maken van Drenthe dé proeftuin voor innovatieve en creatieve ondernemers;

• -

  aanjagen van innovaties, nieuwe concepten en initiatieven uit de samenleving onder andere met betrekking tot mobiliteit.

MKB, Drents/Regionaal bedrijfsleven

De provincie Drenthe wil, indien zich daar geen zwaarwegende belangen tegen verzetten, bij aanbestedingen zo veel mogelijk kansen creëren voor het MKB en dan specifiek voor Drentse en regionale ondernemers, teneinde de werkgelegenheid in Drenthe te stimuleren. Bij onderhandse aanbestedingen (bij Werken, Leveringen en Diensten tot aan het drempelbedrag voor Europees aanbesteden) worden zo veel mogelijk Drentse ondernemers en uit de regio (Groningen, Friesland en Overijssel) betrokken. Wij stellen hierbij als doel minimaal 2 Drentse/regionale partijen uit te nodigen. Drentse ondernemers krijgen meer voorrang door het volgende uitnodigingsbeleid bij meervoudig onderhandse aanbestedingen toe te passen:

• -

  2 van de 3 genodigden uit Drenthe en 1 uit de regio. Lukt dit niet dan;

• -

  1 van de 3 genodigden uit Drenthe en 2 uit de regio. Lukt dit niet dan uit de regio;

• -

  is het aantrekken van partijen uit de regio niet haalbaar, dan zoeken wij naar partijen buiten de regio.

Naast het uitnodigingsbeleid wil provincie Drenthe ook met haar aanbestedingen kansen creëren voor het Drents en regionaal MKB, onder andere door de complexiteit van aanbestedingen waar mogelijk te beperken, onderaanneming en samenwerkingsverbanden toe te staan en opdrachten niet onnodig groot te maken.

Onze maatschappelijk verantwoord inkopen aanpak

Voor de realisatie van onze ambities biedt dit beleidsdocument een praktische aanpak om te komen van ambitie naar concrete resultaten. Op basis van dit beleid stellen wij bij aanbestedingen een plan op waarin de MVI thema’s voor de betreffende aanbesteding concreet zijn uitgewerkt. Hierbij besteden wij ook aandacht aan mogelijke samenwerkingsverbanden, zodat de potentiële impact vergroot wordt. Hierbij valt onder andere te denken aan een samenwerking met andere provincies en of gemeenten om de ambities en het beleid ten aanzien van circulair inkopen goed op elkaar af te stemmen. Door samen te werken, creëren we meer massa en kunnen we betere resultaten realiseren doordat het voor leveranciers interessanter wordt om nieuwe of duurzamere toepassingen te ontwikkelen als meer overheden deze willen kopen.

De praktische aanpak om dit te realiseren en om maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap binnen onze organisatie verder te brengen, is gebaseerd op een duidelijke richting, integrale samenwerking en continue monitoring. Daarom zetten wij in op de volgende onderdelen:

• -

  Eigenaarschap

• -

  Focus

• -

  Meetbaar en transparant

Om effectief uitvoering te kunnen geven aan deze onderdelen gaan we de driehoeksverhouding tussen beleid, inkoop en uitvoering versterken. Alleen met betrokkenheid van alle drie kan MVI succesvol worden. In de navolgende paragrafen geven wij invulling aan de onderdelen en de driehoeksverhouding.

Eigenaarschap

De noodzakelijke samenwerking en integrale aanpak voor een succesvolle toepassing van MVI en het realiseren van maatschappelijke meerwaarde organiseren we door het aanwijzen van MVI thema eigenaren. Binnen inkoop is elke aanbestedingsdeskundige eigenaar van een of meer MVI thema’s.

In dit systeem is de thema-eigenaar verantwoordelijk om MVI doelen op de korte en middellange termijn te vertalen naar het generieke aanbestedingsplan (voor Europese aanbestedingen) en de checklist (voor meervoudig onderhandse aanbestedingen). Deze startdocumenten bevatten een opsomming van beleidsthema’s en toepassingsmogelijkheden. De voor de betreffende aanbesteding verantwoordelijke inkoper/aanbestedingsdeskundige komt met de behoeftesteller (interne klant) tot een optimale invulling van MVI-thema’s binnen het voor die aanbesteding op te stellen pakket van eisen en gunningscriteria

Focus

Ambitieweb

Onze inkopen zijn divers; van wegen tot computers en van gebouwen tot kopieerapparaten. Dit zorgt er voor dat niet voor alle aanbestedingen dezelfde strategie toegepast kan worden. Het zorgt er ook voor dat niet alle MVI thema's overal toepasbaar zijn, laat staan dat zij allemaal tegelijk toe te passen zijn. Om ervoor te zorgen dat wij op een effectieve en efficiënte manier omgaan met MVI brengen wij focus aan. Dat doen wij nu door het toepassen van een aanbestedingsplan bij Europese aanbestedingen en het hanteren van een checklist bij meervoudig onderhandse uitvragen. Het aanbrengen van deze focus gaat provincie Drenthe vanaf eind 2022 invullen met behulp van het zogenaamde Ambitieweb. Daarin krijgen de verschillende beleidsthema's een plek en prioriteit. In een overkoepelend bestuurlijk vastgesteld generiek Ambitieweb zijn voor de verschillende beleidsthema’s de uitgangspunten opgenomen. Bij provinciale projecten worden deze uitgangspunten toegepast en worden de beleidsthema's vertaald naar gunningscriteria en eisen die bij de betreffende aanbestedingen gehanteerd worden. Het generieke Ambitieweb is dus ten allen tijde leidend. Hierbij geldt het ‘comply or explain’ principe. Afwijken kan, mits gemotiveerd. Daar waar niet voldaan kan worden aan de bestuurlijke vastgestelde normen, wordt dit vastgelegd in het voor het betreffende project opgezette specifieke Ambitieweb.

Er is ruimte voor maatwerk, zodat er altijd sprake is van een goede match tussen de thema's en het doel/voorwerp van de opdracht. De uiteindelijke keuze van thema's wordt altijd gemaakt door de inkoper/aanbestedingsdeskundige in afstemming met de betrokken behoeftesteller.

Bij grotere infraprojecten en aanbestedingen voor leveringen en diensten wordt in de initiatieffase de invulling van het Ambitieweb voor de betreffende aanbesteding kortgesloten met de verantwoordelijk gedeputeerde.

In 2022 wordt met de methode Ambitieweb gestart bij de provinciale aanbestedingen in de infrasector. De ervaringen die hiermee worden opgedaan dienen als input voor een verdere uitrol van het toepassen van de methode Ambitieweb over alle provinciale aanbestedingen.

Productgroepen

Ook brengen we focus aan door ons in eerste instantie te richten op een aantal productcategorieën. De gekozen categorieën bieden nu al grote kansen om resultaat te boeken op de MVI thema's en in deze categorieën is de toepassing van MVI al goed mogelijk door het bestaan van kant-en-klare MVI-criteria aangeboden door PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden van Ministerie van Economische Zaken en Klimaat). De focus ligt bij deze productcategorieën aanvankelijk vooral op de infra-gerelateerde projecten. Van hieruit zal het gebruik van het Ambitieweb worden uitgerold over facilitaire inkopen en andere van toepassing zijnde productgroepen.

Meetbaar, controleerbaar en transparant

Om ervoor te zorgen dat wij blijven verbeteren en verantwoording kunnen afleggen, is het van belang om onze acties meetbaar, controleerbaar en transparant te maken.

Monitoring ontwikkelen

Om te weten of uitgevoerde acties een positief resultaat opleveren is het nodig om te meten. Bij elke aanbesteding leggen wij vast aan welke MVI thema’s invulling wordt gegeven. De wijze waarop wij de acties op de MVI thema's nu vastleggen ontwikkelen wij verder. Een optie is bijvoorbeeld om gebruik te maken van de monitoringstool die door PIANOo wordt aangeboden.

Controleerbaar

Beleidsthema’s worden door inkoop in samenspraak met de opdrachtgever vertaald naar eisen en of gunningscriteria die bij de betreffende aanbestedingen gehanteerd worden. In 2022 wordt hiermee - op basis van het Ambitieweb - gestart bij de provinciale aanbestedingen in de infrasector. De mate waarin de opdrachtnemer voldoet aan de gestelde eisen en of gunningscriteria wordt door inkoop getoetst bij de beoordeling van de aanbestedingsdocumenten. In de uitvoeringsfase worden door de interne opdrachtgever in samenwerking met de contractmanager inkoop de gemaakte afspraken gemonitord. Indien nodig wordt hierop (bij)gestuurd richting opdrachtnemer.

P&C cyclus

Door middel van de planning & control cyclus verantwoorden wij jaarlijks de resultaten op de beleidsthema's. Hiermee zorgen wij ervoor dat zij blijvend onderdeel worden van ons opdrachtgeverschap. Het bestaande proces rondom de P&C cyclus helpt ons om dit op gang te brengen en blijvend aandacht te hebben voor MVI binnen onze organisatie. Hiermee borgen we de realisatie van MVI in onze organisatie.

Kaders

Juridisch kader

Wij streven naar doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen door inkopen en aanbestedingen op een juiste manier uit te voeren. Hierbij leven we als aanbestedende dienst de relevante wet- en regelgeving na, waaronder de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) en de Gids Proportionaliteit. Daarnaast nemen wij de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht en wordt de ondernemingsraad betrokken bij inkopen, wanneer dit op basis van de Wet op de ondernemingsraden aan de orde is.

Uitzonderingen die van toepassing zijn op de aanbestedingsplicht voor opdrachten boven de Europese drempel, neemt de provincie over voor opdrachten onder de Europese drempel. Voorbeeld hiervan zijn de uitzonderingen in artikel 2.24 Aanbestedingswet 2012. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om gunning op basis van een uitsluitend recht, verwerving of huur van grond of gebouwen en onderzoek- en ontwikkelingsopdrachten.

Integriteitskader

Schending privé en zakelijk

De relatie tussen bestuurders, ambtenaren en ondernemers is puur zakelijk, iedereen moet privé en zakelijk gescheiden houden. Ambtenaren, betrokken bij inkooptrajecten, melden daarom onmiddellijk bij hun leidinggevende indien er sprake is van enige relatie. De betrokken ambtenaar kan dan tijdelijk ontheven worden van zijn of haar inkooptaken met betrekking tot het onderhavige project en/of betrokken ondernemer(s)(s). Voor zowel ambtenaren als bestuurders geldt dat zij zich dienen te houden aan de gedragscode integriteit.

Wet Bibob

Om de integriteit van partners waarmee wij zaken doen te checken, kunnen wij bij onze nationale en Europese openbare aanbestedingen en Europese niet-openbare aanbestedingen gebruik maken van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (hierna: Wet Bibob). De Wet Bibob beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding / opdrachtverlening van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet Bibob, de overheid mogelijke criminele activiteiten faciliteert.

Toepassen van voorwaarden bij leveringen, diensten en werken

Wij hanteren de Algemene Inkoopvoorwaarden van de provincie Drenthe als uitgangspunt voor alle inkopen van leveringen en diensten, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Noord Nederland onder nummer 01179514. Bij aanbestedingen van werken passen wij standaard de uniforme administratieve voorwaarden (UAV of UAV-GC) toe. In overleg met inkoop zijn afwijkingen en maatwerk mogelijk.

Opschortende termijn

De provincie Drenthe hanteert voor Europese en nationale procedures de in de Aanbestedingswet opgenomen opschortende termijn van tenminste 20 kalenderdagen na de datum waarop de mededeling van de gunningsbeslissing is verzonden. Voor meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures wordt een termijn van 10 kalenderdagen gehanteerd. In overleg met inkoop kan hiervan worden afgeweken.

Aanbesteden

In dit hoofdstuk staat beschreven welke aanbestedingsprocedures wij toepassen voor de verschillende categorieën en op welke wijze wij dit bepalen. Wij sluiten hierbij aan bij de Gids Proportionaliteit.

Levering en diensten

Figuur 1: Tabel drempelbedragen leveringen/diensten in artikel 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit.

De wettelijk voorgeschreven drempelbedragen voor leveringen en diensten zijn in bovenstaand schema (stoplichtmodel) weergegeven. Zo geldt voor 1 op 1 opdrachten dat er in het groene gebied tot een bedrag van € 30.000,-- ‘veilig’ 1 op 1 een opdracht verstrekt kan worden. Boven de € 70.000,-- is dit niet meer toegestaan, tenzij er op grond van een geldige - bij de Gids Proportionaliteit aansluitende – motivering vanaf mag worden geweken. In het tussenliggende gebied (oranje) is er ruimte voor de aanbestedende dienst voor eigen invulling. Provincie Drenthe heeft hierin de volgende keuze gemaakt: *

Voor opdrachten met een waarde onder de € 50.000,-- stelt de provincie zich op het standpunt dat de argumenten voor het vragen om meer dan één offerte in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en de aanbestedende dienst voortvloeien uit het organiseren van een aanbesteding met meerdere inschrijvers. De provincie sluit hiermee aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit, die stelt dat voor kleine opdrachten de enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking in algemene zin de meest aangewezen procedure lijkt.

Echter uit de motivering van de keuze van de procedure kan blijken dat ook bij een hogere waarde (tot maximaal € 70.000,--) een enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking de meest aangewezen procedure lijkt. In dat geval vindt vooraf een toetsing van deze motivering door de aanbestedingsjurist plaats, gebaseerd op de criteria die genoemd zijn in Voorschrift 3.4 A in de Gids Proportionaliteit en als onderstaand opgesomd:

• •

  omvang van de opdracht

• •

  transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers

• •

  aantal potentiële inschrijvers

• •

  gewenst eindresultaat

• •

  complexiteit van de opdracht

• •

  type van de opdracht en het karakter van de markt

Voor opdrachten boven de € 50.000,-- tot de Europese drempelwaarde geldt in het algemeen dat de grotere waarde van de opdracht rechtvaardigt dat meer leveranciers kunnen inschrijven. Om ook hier een balans te houden met de lasten die dit voor leveranciers en de provincie met zich mee brengt, geldt de meervoudig onderhandse procedure hier als het meest aangewezen. Hiervoor worden tenminste drie en maximaal vijf leveranciers uitgenodigd. Tevens biedt deze procedure de meeste kansen voor het Drents/regionaal MKB.

Bij meervoudig onderhandse procedures wordt in samenspraak tussen de behoeftesteller en de tactisch inkoper bepaald in welke mate begeleiding bij de procedure benodigd is. Europese procedures worden altijd door een aanbestedingsdeskundige begeleid.

De nationaal openbare procedure voor leveringen en diensten wordt door provincie Drenthe in principe niet gebruikt. In plaats daarvan worden opdrachten met een geraamde waarde tussen € 150.000,-- en de Europese drempelwaarde meervoudig onderhands uitgevraagd waarbij minimaal drie, maar als uitgangspunt vijf offertes worden opgevraagd.

Opdrachten voor leveringen en diensten met een financiële waarde gelijk aan of hoger dan de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel dienen Europees aanbesteed te worden, tenzij een uitzondering op de aanbestedingsplicht van toepassing is (zie 4.1).

Het toepassen van een zwaardere procedure dan in het schema aangegeven is toegestaan, mits proportioneel. De motivering van de keuze voor de procedure op basis van bovenstaande aspecten dient in de aanbestedingsdocumenten te worden opgenomen.

Werken

Figuur 2: Tabel drempelbedragen werken in artikel 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit.

De wettelijk voorgeschreven drempelbedragen voor werken zijn in bovenstaand schema (stoplichtmodel) weergegeven. Zo geldt voor 1 op1 opdrachten dat er in het groene gebied tot een bedrag van € 50.000,-- ‘veilig’ 1 op 1 een opdracht verstrekt kan worden. Boven de € 150.000,-- is dit niet meer toegestaan, tenzij er op grond van een geldige - bij de Gids Proportionaliteit aansluitende – motivering van af mag worden geweken. In het tussenliggende gebied (oranje) is er ruimte voor de aanbestedende dienst voor eigen invulling. Provincie Drenthe heeft hierin de volgende keuze gemaakt: *

Voor werken met een waarde onder de € 150.000,-- exclusief btw is ons standpunt dat de argumenten voor het vragen om meer dan één offerte in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en de provincie voortvloeien uit het organiseren van een aanbesteding met meerdere inschrijvers. Hiermee sluiten wij aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit, die stelt dat voor kleine opdrachten de enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking in algemene zin de meest aangewezen procedure lijkt.

Voor opdrachten vanaf € 150.000,-- tot € 3.000.000,-- geldt in het algemeen dat de grotere waarde van de opdracht rechtvaardigt dat meer leveranciers kunnen inschrijven. Om ook hier een balans te houden met de lasten die dit voor leveranciers en de provincie met zich mee brengt, geldt de meervoudig onderhandse procedure hier als het meest aangewezen. Tevens biedt deze procedure de meeste kansen voor het Drents/regionaal MKB.

Het toepassen van een zwaardere procedure dan hierboven omschreven is toegestaan, mits proportioneel. De motivering voor de keuze van de procedure op basis van bovenstaande aspecten dient in de aanbestedingsdocumenten te worden opgenomen

Concessieopdrachten

Figuur 3: Tabel drempelbedragen concessieopdrachten

Voor concessieopdrachten baseren we de keuze voor een aanbestedingsprocedure op bovenstaand schema uit de Gids Proportionaliteit. Als de totale waarde van een opdracht (inclusief opties en verlengingen) in het groene deel van de kleurenbalk valt, dan is dit de meest voor de hand liggende aanbestedingsprocedure. Indien de opdrachtwaarde in het oranje deel van de kleurenbalk zit, dan is een motivatie voor de gekozen procedure vereist. Hiermee sluiten wij aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit.

Concessieopdrachten voor leveringen en diensten met een financiële waarde gelijk aan of hoger dan de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel dienen Europees aanbesteed te worden, tenzij een uitzondering op de aanbestedingsplicht van toepassing is.

Organisatie inkoop

Onder de inkoop van leveringen, diensten en bouwkundige werken en GWW vallen bij de provincie alle goederen, diensten en werken die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en de realisatie van de beleidsopgaven. Onder de inkoop van grond-, weg- en waterbouw (GWW) bij de provincie Drenthe vallen de aanbestedingen van infrastructurele projecten, zoals de aanbesteding van projecten die te maken hebben met het onderhoud en de aanleg van kunstwerken, wegen en vaarwegen.

De verantwoordelijkheid dat de juiste inkoopprocedure wordt doorlopen en voor de systemen die hieraan ondersteunend zijn, is belegd bij het team Subsidies en Inkoop. Op welke wijze de inkoop van leveringen, diensten en werken is georganiseerd is hierna toegelicht.

Gecoördineerd inkoopmodel

Inkoop is georganiseerd volgens het gecoördineerde inkoopmodel. De inkoopfunctie is hierbij niet centraal bij één organisatieeenheid belegd.

Bij het team Subsidies en Inkoop is de begeleiding van de strategische en tactische inkooptaken ten behoeve van de gehele organisatie ondergebracht. De materiedeskundigheid wordt ingebracht door de functionele afdeling. Samen vormen de inkopers, aanbestedingsdeskundigen en de materiedeskundige(n) van de functionele afdeling het inkoopteam dat de meervoudige, nationale en Europese aanbestedingen uitvoert. Zij worden hierbij terzijde gestaan door een jurist en een contractmanager en administratief ondersteund door de frontoffice inkoop. De frontoffice vormt tevens het aanspreekpunt voor alle vragen die gerelateerd zijn aan het inkoopportaal (zie hieronder).

De operationele inkooptaken (bestelfunctie) zijn ondergebracht in de lijn. De behoeftesteller kan hierbij voor enkelvoudige opdrachten zelfstandig via een geautomatiseerde oplossing (het zogenaamde Inkoopportaal) zijn uitvragen en bestellingen plaatsen.

Voor het uitvoeren van meervoudige en Europese aanbestedingen, alsmede voor de contractbeheer- en contractmanagement functie, wordt eveneens gebruik gemaakt van een geautomatiseerde oplossing.

Algemeen

Voor de uitvoering van het inkoopbeleid zijn de volgende algemene zaken van belang. In dit hoofdstuk zijn de klachtenafhandeling en hardheidsclausule beschreven.

Klachtenafhandeling

De provincie heeft een klachtenloket ingesteld, waar een (potentiële) inschrijver een klacht over een lopende aanbesteding of het ontbreken van een aanbesteding kan indienen. Dit kan via het adres: aanbestedingsklachten@drenthe.nl

Op de afhandeling van klachten is de ‘Klachtenregeling aanbesteden provincie Drenthe 2023’ van toepassing. Het klachtenloket past deze klachtenregeling standaard toe bij binnenkomende klachten.

Daarnaast is er een landelijke onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts ingesteld die een niet-bindend advies geeft over aanbestedingsgeschillen. Hiermee wordt beoogd dat de experts in korte tijd een oordeel kunnen vellen over geschillen die vervolgens zonder rechtsgang worden beslecht. Eén van de voorwaarden is echter dat de ondernemer zijn klacht eerst heeft voorgelegd aan de provincie, die vervolgens een redelijke termijn moet hebben gekregen om daarop te reageren. Het standaard klachtenformulier van deze landelijke commissie is te vinden op www.commissievanaanbestedingsexperts.nl

Hardheidsclausule

Toestemming om af te wijken van dit beleid kan alleen gegeven worden door GS. De betrokken afdeling verzoekt GS daartoe om toestemming tot afwijking, met mededeling van de redenen en de consequenties in het kader van wet- en regelgeving die tot het verzoek leiden. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met wettelijke kaders.

Het verstrekken van toestemming om gemotiveerd af te wijken van de op grond van de Gids Proportionaliteit onder de Europese drempel aanbevolen aanbestedingsprocedure is belegd bij de directie. De betrokken afdeling verzoekt daartoe - in samenspraak met inkoop - de provincie secretaris om toestemming tot afwijking, met mededeling van de redenen en de consequenties in het kader van wet- en regelgeving die tot het verzoek leiden. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met wettelijke kaders zoals beschreven in dit beleid.